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L’art de la to-do list vraiment utile

On sait tous plus ou moins faire ce qu’on appelle une to-do list (liste des choses à faire). Mais pourquoi est-ce que cela ne marche pas mieux que ça? Pourquoi nous fait-elle peur quand elle est conséquente, pourquoi ne parvient-on à en éliminer qu’une partie  et comment faire pour penser aux choses à faire au bon moment, au bon endroit, ni avant ni après?

Parce que, Messieurs-dames, une to-do list est pleine de pièges. Je vous montre?

Note: cet article constitue une réponse aux commentaires des articles « Il faut que je me bloque du temps pour… » et « Comment trop planifier vous fait perdre du temps« .

PIEGE NUMERO 1: il y a to-do et to-do

En anglais, ça veut bien dire « à faire » (en français, ça sonne comme Doudou Liste, mais on n’est pas un peu hors sujet, là?). Or, je vous le demande, qu’est-ce qui est « à faire »?

Des Actions, pardi. En aucun cas « Dossier Cherclient » ou « Anniversaire Bastien » ne sont des actions. Ce sont tout au plus des mots-clefs,  « pour vous faire penser à… » (là! le piège!). Si votre to-do list contient de ces mots-clefs, ne soyez pas surpris(e) d’avoir du mal à passer l’action. C’est trop flou, trop compliqué, trop gros… bref, ingérable. Vous avez sûrement remarqué que les seuls items que vous parvenez à  cocher avec satisfaction sont les actions.

Les autres  (les mots-clef) traînent, traînent…

Il vaut mieux réfléchir à ce que vous entendez, au juste, par « Dossier Cherclient »:

  • le rappeler?
  • aller voir Brigitte votre collègue pour qu’elle vous fasse un compte-rendu rapide de sa dernière conversation avec lui?
  • reprendre son dossier pour y voir plus clair?

Justement, à propos de clarté, voyez si vous êtes capable d’écrire clairement quelle est l’action que vous feriez si vous deviez vous y mettre maintenant.Et c’est cette action qui devra figurer sur votre Doudou liste, pardon To-do list.

Ca n’a l’air de rien, mais remplacez donc » Dossier Cherclient » par l’action précise que vous avez l’intention de faire en premier. Vous verrez, ce sera bien plus facile de jongler avec votre emploi du temps. Et les actions qui suivent la première? Soit vous pouvez vous en occuper dans la foulée, et c’est très bien. Soit vous ne pouvez pas et il vous faudra alors noter la deuxième action à la suite de votre liste, etc.

PIEGE NUMERO 2: je confonds ma liste avec mon agenda

Honorine nous l’illustrait magnifiquement. Elle nous dit

  • qu’elle fait en effet une liste d’actions
  • puis qu’elle répartit ces actions sur son agenda, en fonction de ce qu’elle prévoit de sa disponibilité.

Piégée, notre Honorine. Tout se décale, les journées ne se déroulent pas comme prévu. Résultat: sensation de ne rien maîtriser, d’être insatisfaite.

Pourquoi? Parce qu’il y a en réalité deux types d’actions.

  • Celles qui ont une date butoir impérative: zou, à écrire directement sur l’agenda.
  • Celles qui sont à faire dès que possible: sur une liste continue, non limitée dans le temps.

Comme nos journées sont pleines d’imprévus, il nous faut d’abord réaliser les actions à date-limite (prioritaires, par définition), puis remplir le temps qui nous reste avec les actions de la liste continue. Parfois, on a le temps + l’énergie et on « dépote ». Parfois, ce n’est pas le cas et on n’arrivera à faire que quelques unes des actions listées. Pas grave, pourvu qu’on avance tout de même.

PIEGE NUMERO 3: je crois que ma liste suffit

Lesanimauxdumercredi nous en parlait savamment. Elle nous dit

  • que sa liste d’actions est bien pleine
  • qu’elle aimerait savoir comment s’en servir pour penser aux choses quand c’est le moment de les faire.

Il lui manque un système de codage qui lui permette, dans un contexte donné, de repérer super vite tout ce qu’elle a l’intention de faire dans ce contexte. Ainsi,  non seulement elle ne se fera pas polluer par la vue des autres actions (là! le piège!), mais elle est aussi sûre de pouvoir regrouper intelligemment ses actions, et donc de gagner du temps.

Prenons un exemple de codage des actions (il figure entre parenthèses, avec sa signification):

  • vider le premier carton de la chambre d’ami (Δ  = maison)
  • appeler plombier pour réparation (W = au travail)
  • demander à (JB = personne) où il en est du Dossier Cherclient

Je vous ai mis entre parenthèses un exemple de code/pictogramme/signe, que vous devrez inventer pour vous-même, et qui vous indique soit un lieu (maison), soit un moment (travail) soit une personne (JB) dont vous avez besoin pour passer à l’action. Ainsi, une fois à la maison, par exemple, vous n’avez plus qu’à parcourir des yeux votre liste et vous concentrer sur les actions qui portent le logo « maison ». Si votre liste est numérique (gestionnaire de tâches), utilisez donc de la couleur ou placez un caractère spécial devant les actions pour faciliter le tri.

J’attire votre attention sur le cas du plombier ci-dessus: même si elle est d’ordre privé, l’action doit comporter le logo (W) puisque vous appellerez cet homme de l’art aux heures ouvrables.

PIEGE NUMERO 4: je fais des listes… mais ne les relis pas

M’est avis que vous créez des listes un peu partout, sur toute sorte de supports (le piège!). Choisissez un seul et unique support, à votre goût (cahier, gestionnaire de tâches) et tenez-vous y.

Multiplier les listes de choses à faire, comme vous l’avez vous-même constaté, ne sert qu’à engendrer davantage de confusion.

Vous n’avez qu’une seule liste et ne la relisez jamais? Demandez-vous pourquoi:

  • vous n’arrivez pas à vous relire? Préférez les listes électroniques aux listes papier.
  • vous ne savez plus à quoi ces actions correspondent? Pensez à mettre un peu plus de détails pour ne plus vous y perdre.
  • vous détestez secrètement ces directives, même si vous en concevez l’intérêt? Tant qu’il n’y a pas trop de choses à faire, ma foi, … continuez à privilégier l’improvisation si c’est votre choix et que votre mémoire vous le permet.

D’autres lectures édifiantes sur le sujet?

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J’ai du mal à m’y mettre (article à tendance anglo-australo-balkanique)

« J’ai comme un blocage: lorsqu’il s’agit de démarrer une tâche, ça ne vient pas. J’envisage des tas d’options, je cumule les prétextes, je me prends à rêver d’une situation parfaite… et je passe à autre chose.

En fait, j’ai du mal à me mettre en branle dès lors que cela implique une activité physique, pas marrante, pas créative. En revanche, une fois que je suis lancé(e), impossible de m’arrêter. Vous me retrouveriez là à 3 heures du matin: je n’ai pas vu le temps passer.
D’où ma question pour vous, Laurence: il doit bien avoir une façon de démarrer, non? Quelle est la meilleure?
 »

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Et le gagnant sera…

Vous êtes 2499 abonnés à ce blog. Il se trouve que j’aime les chiffres ronds.

Alors, j’offre un exemplaire de mon guide « S’organiser c’est facile » ou « J’aide mon enfant à s’organiser » (au choix) à la 2500ème personne qui s’abonnera.

Veillez à indiquer une adresse mail valide parce que c’est comme ça que je vous contacterai, cher(e) Numéro 2500.

Même si vous ne gagnez pas, soyez remercié(e) pour votre fidélité et votre participation! Et n’ayez crainte, un autre concours vous attend.

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Article invité: les coins secrets d’Eric

Chez lui, Eric Valdenaire, photographe, optimise les espaces perdus. Regardez comment:

Escalier Escalier Meuble sous évier Meuble sous évier

Et pour ceux qui se poseraient la question, oui, les pots de confiture sont aussi des réalisations maison. Miam.

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Idée originale: les crochets sous l’étagère

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crochets sous étagère

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Désencombrement express: les gants

L’hiver est fini, on dirait. C’est le moment de faire un tri dans ces indispensables de l’hiver: les gants.

Voici le résultat du désencombrement des gants de mes enfants, pour vous encourager à en faire autant, truuit, truuit (sifflet du coach). Allez, ça prend 5 minutes!

IMG_0236

  • A gauche, l’Orphelin. Il y en a toujours. Il finira dans le tiroir à cirage, celui-là…
  • En haut, des moufles en bon état et des gants en cuir qui dureront encore bien l’hiver prochain.
  • A droite, des gants de ski blancs (pour les bonshommes de neige et autres activités banlieusardes enneigées): hop, à la machine à laver.
    En bas, deux paires intactes (miracle!) qui seront aussi dûment lavées avant d’être stockées pour l’an prochain.
  • J’ajoute qu’il faudra que je farfouille un peu partout dans les manteaux à la recherche des autres gants, parce que ce n’est pas parce qu’on a une mère organisatrice professionnelle qu’on est soi-même ordonné (qui a soupiré, là?).

Bon, eh bien, c’est pas le tout de regarder chez les autres. A vous maintenant.

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Comment ranger nappes et serviettes?

AM me dit: « j’aurai besoin d’un conseil pour ranger mes nappes et serviettes. J’ai deux profondes étagères dans un placard pour les ranger mais c’est TOUJOURS le bazar… J’ai vu l’article avec la barre sur la porte du placard: super comme idée mais j’ai trop de nappes pour ce système… ;
Mes serviettes sont toujours toutes mélangées: les blanches, les grises, les jaunes… au secours!« .

Marie-Pierre rencontre aussi ce problème.
Voyons comment on peut améliorer ça.

Il y a nos nappes et serviettes, plus, parfois, celles qu’on a récupérées (mère, grand-mère…) et  ça complique tout. Surtout que, je ne sais pas pour vous, mais celles de mes grand-mères ont été brodées par leurs soins sur du tissu de très bonne qualité. Des merveilles…

Mais soyons réalistes: qu’attendons-nous de nos nappes au juste? Question métaphysique, s’il en est.

  1. Elles couvrent la table convenablement (ni trop longues, sinon on se prend les pieds dedans), ni trop courtes (sinon elle ne jouent pas leur rôle).
    On en déduit qu’on peut sortir du placard celles qui ne correspondent pas à ce critère. Sortez-les, allez, vous ne risquez rien.
  2. Elles sont en bon état: pas de trous (sinon, voyez ce que vous pouvez faire pour y remédier), pas de taches indélébiles (vous n’oserez pas les utiliser quand vous avez des invités).
    On sort celles qui ne correspondent pas à ce critère.
  3. Elles possèdent des serviettes assorties qui, elles aussi, sont toutes en bon état et en nombre suffisant par rapport à la taille de vos tablées.
    On sort les nappes et serviettes qui ne correspondent pas à ce critère.
  4. On les trouve jolies. Vraiment.
    On sort celles qui ne rentrent pas dans cette catégorie.

On se retrouve donc avec:

  • un tas des nappes et serviettes qu’on utilise effectivement.
  • un tas des « presque bien mais pas tout à fait », composé des éliminées (presque jolies, presque en bon état, presque pratiques… mais en fait pas vraiment)
  • des objets-souvenirs, en l’occurrence… des nappes-souvenirs.

Concentrons-nous d’abord sur celles qu’on utilise « en vrai ».

Premièrement: plier les nappes de façon homogène, de façon à obtenir un rectangle de la même taille pour toutes (même les rondes, on peut le faire). Il va de soi que le rectangle rentre dans les étagères que vous avez choisies pour ranger vos nappes. Envisagez de les placer en profondeur si vos étagères font 60 cm de profondeur.

Deuxièmement: plier les serviettes comme vous voulez, de façon à ce qu’elles soient le moins épaisses possibles une fois pliées. Comme ça, vos piles seront moins hautes! Placez-les de façon à bien les repérer dans les étagères: les plus petites sur les plus larges, par exemple. Ou encore, les plus utilisées devant les moins utilisées.

Que faire si, malgré tout, les nappes et serviettes retenues ne tiennent pas dans l’espace alloué?

  1. Opérer un tri plus drastique et/ou trouver un endroit supplémentaire pour stocker celles que vous utilisez le moins (plus haut, plus bas, ailleurs dans la maison…).
  2. Changer d’emplacement: déplacez de la vaisselle pour y mettre le linge de maison, jouez aux chaises musicales jusqu’à ce que vous trouviez la place idéale.

Que faire des nappes et serviettes « éliminées » mais en bon état?

  1. Vous pouvez les stocker ailleurs chez vous (haut d’armoire, haut de placard, pièce de rangement, grenier, garage,….). Mais attention: protégez-les dans un carton avec une étiquette lisible ou un plastique transparent.
  2. Vous pouvez aussi  les proposer à une association, une petite nièce, une voisine…

Mais qu’est-ce que vous êtes rationnelle, Laurence! Et mes nappes-souvenirs, hm?

Mais, chère lectrice, que faites-vous des souvenirs en général? Vous les gardez, n’est-ce pas? Eh bien, gardez-les ces jolies nappes! Mais rangez-les comme les « éliminées », avec soin. Et déléguez à votre descendance le soin de décider de leur sort…

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