Archives de Tag: s’organiser au bureau

Au bureau, une rentrée en douceur

MoutonSaute

  • En vacances, déconnectez!

Ne consultez pas vos mails (vous vous souvenez? Vous avez justement paramétré votre messagerie pour que vos interlocuteurs sachent que vous n’êtes pas là!).

Profitez-en donc pour vous libérer de vos laisses électroniques. Allons,  quelques jours par an, ce n’est pas la mer à boire (j’aurais pu trouver une autre métaphore, c’est sûr…).

  • En profiter jusqu’au dernier moment!

Je souffre à chaque fois que les cadres avec qui je travaille m’expliquent qu’ils rentrent de vacances plus tôt pour avoir le temps de prendre connaissance de leurs mails « parce que, sinon, je passe mon lundi de rentrée à éplucher ma messagerie ». Exact, comme TOUT LE MONDE!

Parcourir votre messagerie dimanche, avant votre retour officiel, en vous disant « il faut que je lise ça », « il faut que je fasse ça » ne vous avance à rien… sauf à stresser. Attendez donc d’être de retour pour de bon.

Conseils pratiques pour le jour J:

  • Les êtres humains d’abord

Pour ne pas se noyer, éviter de se précipiter vers sa messagerie pour prendre connaissance des « urgences ». Car s’il y avait eu une vraie urgence,  soyez-en sûr, on vous aurait dérangé pendant votre apéro sur la terrasse.

Commencez plutôt par aller saluer vos collègues et échanger quelques mots sur les vacances: cela permet de reprendre contact en douceur avec les événements.

Puis, une fois à votre bureau, procédez comme suit:

  1. consultez d’abord votre agenda. De quoi les deux semaines à venir sont-elles faites?
  2. écoutez votre messagerie vocale. Notez les actions qui en découlent. Date-limite? Direct sur votre agenda. Pas de date-limite? A noter sur votre cahier ou gestionnaire de tâches.
  3. lisez votre messagerie.
  • Messagerie: limiter les bombes à retardement
  1. Passer quelques secondes à lire chaque mail, sans sélectionner a priori les plus « urgents », les plus « importants » … ni ceux dont vous estimez à vue de nez que votre réponse devrait être rapide.
  2. Vérifiez à chaque fois que vous pouvez lire les pièces jointes.
    Je sais, vous n’avez pas le temps! A mon avis, ce que vous ne pouvez pas vous permettre, plutôt, c’est de découvrir, au dernier moment, qu’il y avait une erreur dans les fichiers joints et qu’il faut maintenant rattraper le retard toutes affaires cessantes.
  3. Classez ou jetez tout de suite les « pour info » et répondez immédiatement à un mail seulement si sa réponse vous prend moins de 2 minutes.
  4. Pour tous les autres mails, notez l’action à faire au fur et à mesure: vous y reviendrez à la fin de la consultation de votre messagerie.
  5. Finissez tranquillement votre lecture, en veillant à faire sortir chaque mail lu (et décision prise) de votre boîte de réception.
  • Deux bonnes résolutions de la rentrée
  1. Mettre en place une communication plus efficace:
    demandez à vos interlocuteurs habituels qu’ils s’astreignent à traiter un seul (je répète: un seul) thème par mail. Faites-en de même. On a l’impression que cela va générer plus de mails (ce que personne ne veut) mais en réalité, cela accélère le traitement de chaque mail. Car on évite ainsi les aller-retours improductifs, les « tu as reçu mon mail? », les messages lus mais non traités, etc. Et donc, tout le monde gagne du temps.
  2. Prendre quelques instants en fin de journée pour ranger son bureau:
    jeter les Post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, jeter quelques vieux mails, mettre en évidence la priorité du lendemain… et découvrir chaque matin, en arrivant, le plaisir d’un bureau net, sans distraction visuelle inutile.

Ravie de vous retrouver, chers lecteurs!

15 Commentaires

Classé dans Apprendre à s'organiser, Arrêter de procrastiner, Comment classer des documents, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, Se former à l'organisation personnelle

Faites gagner un bordélique: vos votes pour le concours

Concours « Fais gagner ton bordélique »

Vous avez photographié (à leur insu, pour la plupart d’entre vous) le bureau de votre épouse, votre fille, votre mari, votre collègue, votre beau-frère… et j’avoue que je suis impressionnée: quelle créativité dans l’empilement de papiers, quelle imagination dans la variété des objets!

Mais c’est pas tout ça. Il faut voter, maintenant.

Vous voterez jusqu’à mardi 27 à minuit. Et nous verrons les résultats jeudi 29, d’accord?

Bureau N° 1

Bureau N° 2

Bureau N° 3

Bureau N° 4

Bureau N° 5

Bureau N° 6

Bureau N° 7

Bureau N° 8

Bureau N° 9

Bureau N° 10

28 Commentaires

Classé dans Mon avis

Les FBI de l’organisation: les corbeilles à courrier dangereuses

Il ne faut tout de même pas dramatiser, Laurence: comment une corbeille à courrier pourrait-elle être dangereuse?

Ce n’est pas qu’elle vous fasse courir un danger physique, chers bergers lecteurs (je vous recommande d’ailleurs la lecture de  cet article avant d’aller plus avant).

Mais avec les FBI (Fausses Bonnes Idées) que je vous propose ci-dessous, c’est de danger plus sournois que je parle. Regardez plutôt.

1- Le mouroir

Le mouroir… comme elle y va, la coach en organisation! Et pourquoi cette appellation mortifère?

Parce que, en ce qui concerne la corbeille du milieu et surtout celle du dessous, je ne vous donne pas un mois pour que vous ne sachiez plus du tout ce qu’elles contiennent. Parce que vous savez bien que si vous entassez les papiers dans des banettes superposées, vous finissez toujours par oublier à quoi correspondent vos trois catégories de départ.

Ca démarre toujours bien, ces choses-là, puis ça dérape. De plus, elles « brandouillent », ces banettes en métal. Papier stocké là-dedans = papier oublié. Il MEURT.

Tant qu’à utiliser des banettes, je préfère celles-là. Côte à côte. Oui, ça prend plus de place. Mais s’il s’agit d’acquérir de nouvelles habitudes, j’aime mieux que vous puissiez attraper facilement les papiers et que l’ordre des corbeilles vous semble logique et leur destination claire.

2- Les trieurs verticaux

De la bonne FBI pur jus, pur fruit. Dites-moi un peu ce que vous mettriez dedans si je vous en donnais un:

  • les courriers à poster?
  • les factures à payer?
  • les cartes de voeux reçues auxquelles il faudrait bien répondre (trop tard!)?
  • la nouvelle carte verte à mettre dans la voiture?
  • la description de la kermesse de Petit Dernier?
  • et quoi d’autre? Ah oui, les menus de Pizza Tut, bien sûr!

Vous voyez où je veux en venir? Un peu de tout, en désordre. Je me trompe?

3- Le trieur vertical niveau advanced

Comme ça a l’air rusé, vu comme ça!

Sept intercalaires, comme… les 7 nains? Non, essayez encore.

Comme les 7 jours de la semaine? Peut-être.

Hélas, c’est un piège. Cette merveille n’est faite que pour les super-organisés, niveau Advanced ++.

Autrement dit, ni vous, ni moi. Nous, on va passer notre temps à passer les papiers d’une zone à l’autre, en croyant s’organiser. Et on en fait quoi, des  papiers, quand on est au bout, hein? Et si on a besoin de 8 zones? Et c’était quoi, déjà, dans la zone 2?

4- Mon pire cauchemar

Ils sont très rares les gens qui savent se servir de ce bloc tiroir correctement chez eux. Et même au bureau, pas facile d’utiliser convenablement tous les tiroirs. Je ne les recommande pas d’emblée. Ca peut très vite virer mouroir ++.

Mon écureuil préféré, celui qui vient d’entrer dans mon bureau, précise que dans son cas, lorsque ces tiroirs-ci se sont retrouvés pleins, les papiers ont glissé au fond, et là, …bref, il paraît qu’un écureuil qui perd ses noisettes, c’est pas beau à voir.

Pourtant, comme ils ont l’air utiles ces tiroirs: les papiers y seraient bien rangés (lire « cachés »)… Soupir.

                                                         

Allez, ce n’est pas pour vous, c’est tout. C’est comme Brad Pitt ou Monica Belucci: ils ne sont pas pour vous. Résignez-vous.

49 Commentaires

Classé dans Comment s'organiser au travail, S'organiser à la maison