Archives de Tag: s’organiser au travail

février 13, 2014 · 8:30

Jeunes qui sortez de l’école, êtes-vous mûrs pour travailler?

Les responsables des ressources humaines et les managers qui recrutent sont parfois surpris des réactions des jeunes qui sortent de l’école. Oui, c’est vrai, vous faites partie de la génération Y: vous n’êtes pas « comme les vieux ». Et puis, c’est normal de ne pas connaître toutes les règles de l’entreprise quand on débute. Donc, vos collègues savent être indulgents. Jusqu’à un certain point.

Jeunes diplômés, cet article est rédigé pour vous faire gagner du temps et éviter des erreurs de base. Pas pour vous critiquer, OK? (je sais que vous êtes sensibles).

Il y a certains signes d’immaturité, à 22 ou 23 ans, qui  posent problème, et auxquels nous (les anciens) pensons que vous devriez faire attention:

1- Vous confondez réactivité et précipitation. Habitués que vous êtes à FB et Twitter, vous vous jetez sur les mails et les chats internes sans respirer. Sans même réfléchir, parfois.

Avec deux conséquences:

  • votre chef demande à valider tout ce que vous émettez et ça vous fait râler
  • en réunion ou en formation, avec de vrais gens en face de vous, vous avez en permanence le nez baissé vers votre portable. C’est évidemment impoli mais surtout on se pose des questions sur votre implication réelle. Vous vous ennuyez ou quoi?

2- Vous n’êtes jamais à l’heure.

3- Les règles de l’entreprise semblent être juste des indications. En tout cas, elles ne s’appliquent pas à vous. Ah bon?

4- Vous boudez quand on vous critique.

5- Vous ne comprenez pas quand les choses ne se déroulent pas comme vous l’aviez imaginé.

6- Ca fait juste trois fois qu’on vous explique que votre tenue n’est pas adaptée à votre job. C’est deux de trop.

Bon,  ça a l’air un peu cru(el) dit comme ça, mais au moins, vous n’aurez pas de mauvaise surprise en commençant à travailler.

Comme je suis sensible à l’entrée des jeunes dans la vie active, j’ai également pensé à votre look (et vos finances) et à l’aménagement de votre studio.

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janvier 13, 2014 · 8:30

Les 19 indices qui montrent que vous êtes une personne organisée

Vous savez que vous êtes organisé quand:

  1. Vos amis peuvent débarquer à l’improviste: vous avez de quoi les  nourrir, les abreuver et les faire asseoir sans qu’ils se sentent « de trop »
  2. Une amie qui vous aide à la cuisine trouve d’emblée l’ustensile qu’elle cherche parce qu’il est rangé à un endroit logique
  3. Tout le monde, chez vous, sait où sont les choses: tournevis, aspirateur, enveloppes, papiers administratifs…: du coup, on ne vous dérange pas pour ça
  4. Vous ne ratez aucun rendez-vous (ou si peu que ça ne vaut pas la peine de le mentionner, pas vrai?)
  5. Les enfants savent nettoyer leur chambre, la salle de bains, les toilettes et faire la vaisselle
  6. Vous contemplez les moutons de poussière naissants d’un air placide, parce que vous savez que leur tour viendra, comme toutes les semaines
  7. On ne vous entend pas crier sur vos enfants le matin et pourtant ils prennent un petit déjeuner et sont présentables pour aller à l’école – où ils arrivent à l’heure
  8. Chacun chez vous sait faire des repas équilibrés (hors décongélation de pizza)
  9. Si vous repassez, ce n’est pas le matin même du jour où vous voulez porter un certain vêtement, pas maquillée/pas rasé, à toute vitesse, parce que vous savez gagner la bataille du linge
  10. Votre sac à main/sac à dos est léger, léger…
  11. Vous vous réjouissez vraiment à l’idée de partir en vacances, parce que les valises, pff, comme qui rigole!
  12. Vous dormez bien puisque le mot « découvert » a disparu de votre vocabulaire depuis la seule fois où, dans votre folle jeunesse, vous avez reçu un coup de fil de votre banquier le samedi matin, en pleine grasse matinée
  13. Au travail, en votre absence, un collègue peut retrouver vos documents sans devoir vous appeler pendant vos congés
  14. Vous avez beaucoup de travail mais n’éprouvez que rarement la sensation d’être complètement débordé(e) alors que vous prenez le temps d’aller déjeuner avec vos collègues
  15. En général, vous avez moins de 50 mails dans votre boîte de réception même si vous ne les consultez pas depuis la maison
  16. La hauteur de la pile de papiers sur votre bureau est inférieure à la hauteur d’une main
  17. Personne ne vous appelle plus pour dire « tu as reçu mon mail? » parce que chacun sait que vous allez y répondre sans faute, même si pas dans l’instant
  18. Vous êtes capable de faire avancer plusieurs projets de front, même s’ils n’ont pas de date-limite
  19. Finalement, vous faites ce que vous voulez de votre vie parce rien ne vous empêche de passer à l’action.

Je compte sur vous pour nous trouver un vingtième indice.

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décembre 16, 2012 · 8:30

Désencombrement express: mon bureau au travail

bureau rangeLa fin de l’année approche. Un dernier sursaut d’énergie, c’est possible?

Si oui, lançons-nous dans le désencombrement express de votre bureau au travail. Voici comment procéder:

Matériel: 3 corbeilles*, un stylo, des chemises cartonnées, un porte-vue, une poubelle.

  1. Partez de la droite de votre bureau si vous êtes droitier **
  2. Attrapez chaque papier volant et demandez-vous à quel projet il est rattaché. Créez la chemise correspondante si elle n’existe pas déjà. Le nom du projet est à inscrire en majuscule en haut à droite, à l’encre.chemises
    Placez le papier volant dans la chemise.
    Vos collègues qui restent au bureau entre Noël et le jour de l’An vous diront merci.
  3. Attrapez chaque dossier/pochette plastique/chemise et retirez-en ce qui est en double, brouillon ou inutile. Décidez si vous voulez le garder à portée de main (= sur votre bureau) ou pas (= ailleurs).
  4. Raflez tous les post-it et jetez ceux qui n’ont pas (ou plus) de sens.
    post its
  5. Regroupez tous les post-it qui contiennent des informations de référence (codes, mot de passe etc…) dans un lutin (on dit porte-vues, ou protège-documents aussi).
    porte vue
  6. Enlevez de votre bureau tous les projets qui s’arrêtent fin 2012. Ne les jetez pas, sauf si vous n’en aurez plus besoin, mais enlevez-les de votre espace de travail.
  7. Archivez vos e-mails (jusqu’à moins 30 jours, mettons)
  8. Placez tout ce qui nécessitera votre attention dès le 2 janvier dans la première bannette.bannette bois
  9. Résultat: un espace de travail physique et numérique raisonnablement dégagé pour démarrer 2013 en douceur.

* pour vos « moutons professionnels« 

** droitiers, vous déplacez les documents de la gauche vers la droite. C’est pour cela que les documents les plus vieux se retrouvent assez souvent à votre droite. Bien entendu, c’est l’inverse pour les gauchers. Comme il est plus facile de prendre des décisions sur les « vieilleries », on commence par là.

Il s’agit d’un Désencombrement Express. Je vous fais donc grâce du premier tiroir de votre bureau, des notes qui figurent en vrac sur votre cahier, et des classements de votre armoire. Pour ce coup-là.

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novembre 26, 2012 · 8:30

Faites gagner un bordélique: vos votes pour le concours

Concours « Fais gagner ton bordélique »

Vous avez photographié (à leur insu, pour la plupart d’entre vous) le bureau de votre épouse, votre fille, votre mari, votre collègue, votre beau-frère… et j’avoue que je suis impressionnée: quelle créativité dans l’empilement de papiers, quelle imagination dans la variété des objets!

Mais c’est pas tout ça. Il faut voter, maintenant.

Vous voterez jusqu’à mardi 27 à minuit. Et nous verrons les résultats jeudi 29, d’accord?

Bureau N° 1

Bureau N° 2

Bureau N° 3

Bureau N° 4

Bureau N° 5

Bureau N° 6

Bureau N° 7

Bureau N° 8

Bureau N° 9

Bureau N° 10

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juillet 19, 2012 · 8:30

Comment planifiez-vous vos journées?

 

Comment planifiez-vous vos journées?

Réponse A: je ne planifie rien, je préfère réagir aux événements. D’ailleurs, je n’ai pas d’agenda et pour l’instant, je touche du bois, je n’ai jamais oublié un rendez-vous… enfin, presque jamais. Personne n’est parfait.

Réponse B: je ne mets sur mon agenda que les vraies date-limites. Pour le reste, c’est-à-dire tout ce que je dois faire dès que possible, j’utilise une liste qui se vide et se remplit presque aussitôt. Mais au moins, je sais que tout ce que je dois faire est là. Parce que j’ai constaté que ma mémoire est loin d’être infaillible.

Réponse C: je programme mes tâches à faire avec une liste que je fais le soir pour le lendemain. Ca me vide la tête et ça me structure. Bon, j’avoue que je n’arrive jamais à faire tout ce que j’ai écrit, je suis sans arrêt bousculé(e) par des imprévus. Mais c’est pareil pour tout le monde, non?

Réponse D: pas d’organisation possible sans planification. Tout -absolument tout- est marqué sur mon agenda. M’imposer des date-limites, même quand ce n’est pas nécessaire, ça me force à faire les choses. Heureusement, je n’aime pas l’oisiveté.

Alors, quel est votre style à vous?

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avril 4, 2012 · 8:30

Les FBI de l’organisation: les corbeilles à courrier dangereuses

Il ne faut tout de même pas dramatiser, Laurence: comment une corbeille à courrier pourrait-elle être dangereuse?

Ce n’est pas qu’elle vous fasse courir un danger physique, chers bergers lecteurs (je vous recommande d’ailleurs la lecture de  cet article avant d’aller plus avant).

Mais avec les FBI (Fausses Bonnes Idées) que je vous propose ci-dessous, c’est de danger plus sournois que je parle. Regardez plutôt.

1- Le mouroir

Le mouroir… comme elle y va, la coach en organisation! Et pourquoi cette appellation mortifère?

Parce que, en ce qui concerne la corbeille du milieu et surtout celle du dessous, je ne vous donne pas un mois pour que vous ne sachiez plus du tout ce qu’elles contiennent. Parce que vous savez bien que si vous entassez les papiers dans des banettes superposées, vous finissez toujours par oublier à quoi correspondent vos trois catégories de départ.

Ca démarre toujours bien, ces choses-là, puis ça dérape. De plus, elles « brandouillent », ces banettes en métal. Papier stocké là-dedans = papier oublié. Il MEURT.

Tant qu’à utiliser des banettes, je préfère celles-là. Côte à côte. Oui, ça prend plus de place. Mais s’il s’agit d’acquérir de nouvelles habitudes, j’aime mieux que vous puissiez attraper facilement les papiers et que l’ordre des corbeilles vous semble logique et leur destination claire.

2- Les trieurs verticaux

De la bonne FBI pur jus, pur fruit. Dites-moi un peu ce que vous mettriez dedans si je vous en donnais un:

  • les courriers à poster?
  • les factures à payer?
  • les cartes de voeux reçues auxquelles il faudrait bien répondre (trop tard!)?
  • la nouvelle carte verte à mettre dans la voiture?
  • la description de la kermesse de Petit Dernier?
  • et quoi d’autre? Ah oui, les menus de Pizza Tut, bien sûr!

Vous voyez où je veux en venir? Un peu de tout, en désordre. Je me trompe?

3- Le trieur vertical niveau advanced

Comme ça a l’air rusé, vu comme ça!

Sept intercalaires, comme… les 7 nains? Non, essayez encore.

Comme les 7 jours de la semaine? Peut-être.

Hélas, c’est un piège. Cette merveille n’est faite que pour les super-organisés, niveau Advanced ++.

Autrement dit, ni vous, ni moi. Nous, on va passer notre temps à passer les papiers d’une zone à l’autre, en croyant s’organiser. Et on en fait quoi, des  papiers, quand on est au bout, hein? Et si on a besoin de 8 zones? Et c’était quoi, déjà, dans la zone 2?

4- Mon pire cauchemar

Ils sont très rares les gens qui savent se servir de ce bloc tiroir correctement chez eux. Et même au bureau, pas facile d’utiliser convenablement tous les tiroirs. Je ne les recommande pas d’emblée. Ca peut très vite virer mouroir ++.

Mon écureuil préféré, celui qui vient d’entrer dans mon bureau, précise que dans son cas, lorsque ces tiroirs-ci se sont retrouvés pleins, les papiers ont glissé au fond, et là, …bref, il paraît qu’un écureuil qui perd ses noisettes, c’est pas beau à voir.

Pourtant, comme ils ont l’air utiles ces tiroirs: les papiers y seraient bien rangés (lire « cachés »)… Soupir.

                                                         

Allez, ce n’est pas pour vous, c’est tout. C’est comme Brad Pitt ou Monica Belucci: ils ne sont pas pour vous. Résignez-vous.

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avril 2, 2012 · 8:30

Le costard-cravate zen et efficace en 5 leçons

Aujourd’hui, j’ai le plaisir d’accueillir Stéphane Zenef. Stéphane veut vivre zen. Pour y parvenir, son outil principal, c’est l’efficacité. Sur son blog zen-et-efficace.com, il partage cette philosophie de vie. Ci-dessous, sa manière de vivre le quotidien de « l’homme-cravate ».

Nouveau style

Depuis un an, je suis un homme-cravate. Comprenez que je travaille en costard-cravate.

Avant,  je ne possédais qu’un costard qui me servait pour les grandes occasions, maximum une fois par an. J’ai donc dû m’adapter lorsqu’il a fallu en porter 5 fois par semaine et ce, de la routine matinale à l’organisation de mon armoire en passant par l’apprentissage du nœud de cravate.

Variété limitée

Lorsque vous travaillez dans un environnement rempli d’hommes-cravates, les costards sont tous de couleurs équivalentes (teintes de gris, bleu foncé, brun parfois), les chemises à peine plus colorées (en majorité blanches, bleues ciel, roses, voire lilas).

Sortir de ce cadre informel se remarque, mais généralement pas de la manière escomptée.  La seule fantaisie possible se situe alors au niveau de la cravate.

1. Jouez sur la cravate

Celle-ci peut faire l’objet de fantaisies bien plus prononcées. Pas de leçon de mode ici, mais d’un point de vue « zen et efficace » j’ai constaté que l’on se lasse vite. L’impression de porter toujours les mêmes variantes s’installe rapidement.

Jouez sur la cravate. Rouge. Bleue. Verte. Bariolée. Lignée. A motifs… C’est cet accessoire qui donnera une impression de variété dans vos tenues.

2. Assurez un tournus

On porte toujours les mêmes habits. Ceux que l’on préfère. C’est humain. Alors lorsque votre armoire comporte 5 costumes, 3 couleurs de chemises et 10 cravates, on peut facilement donner l’impression de toujours être habillé de manière identique. Pour éviter cela, j’ai structuré mon armoire :
Un cintre = Un costume. Pantalon et veste sur le même cintre vous évite les associations matinales embrumées.

  • On range à droite. J’accroche le cintre dans ma penderie, toujours à l’extrême droite.
  • On s’habille par la gauche. A l’inverse je m’habille en prenant le costard le plus à gauche de la penderie.
  • Je choisis ensuite la chemise qui est rangée selon le même principe : plus c’est à gauche, plus cela fait longtemps que je ne l’ai pas mise.

Les cravates sous la main. Enfin, j’ouvre le tiroir sous la penderie dans lequel j’ai disposé deux simples boites. Je choisis une cravate dans la boite de devant. Je prendrai soin le soir de la déposer dans la boite à l’arrière. Du coup, lorsque la boite de devant est vide, j’ai mis toutes mes cravates, j’échange les deux boites et je recommence.

3. Ne variez pas la chaussette

Au contraire de la cravate, la chaussette, qui normalement ne s’expose pas, est inutile à varier. J’ai simplifié mes chaussettes. Dans le même tiroir que les cravates, j’ai deux autres boites. Une pleine de chaussettes noires, l’autre de chaussettes de sport et socquettes. Point.

Le matin, il me suffit de prendre une paire de chaussettes noires pour m’habiller. Je n’ai plus ni chaussettes de couleurs différentes, ni chaussettes inconfortables, ni chaussettes solitaires, ni chaussettes trouées.

4. Aérez le costume

Tous les soirs, veillez à aérer vos costards et chemises durant une heure ou deux pour leur redonner une fraîcheur. Ensuite seulement, rangez-les dans l’armoire.

Afin d’être zen et efficace, lorsque le costard attend sur le balcon, la cravate va sur mon oreiller. Ainsi, je suis sûr qu’en allant me coucher au plus tard, je pense à le rentrer.

5. Economisez les secondes

Chaque seconde économisée peut être dépensée pour ce qui compte vraiment, c’est en tous les cas ma philosophie comme je l’explique sur zen-et-efficace.com. Alors voici quelques trucs :

Nettoyage du costard

Trouvez un teinturier qui est sur le chemin entre votre domicile et votre travail. Comme vous passez déjà devant, cela ne vous coûtera pas plus d’énergie ou de temps.

Chausse-pied

Disposez un chausse-pied à portée de main de l’endroit où vous enfilez vos chaussures.

Lacets

Choisissez des chaussures sans lacets. Lacer des chaussures c’est 20 secondes. Les délacer 5. Sur une base de 5 jours de travail par semaine, 48 semaines par an et en supposant que vous ne les enlevez pas la journée, c’est 98 minutes gagnées. 98 minutes libérées pour faire autre chose que de lacer des souliers. Sympa, non ?

Nœud de cravate

Faites un nœud Windsor à votre cravate et goûtez au plaisir apaisant d’avoir un nœud parfait en faisant coulisser votre cravate tous les matins autour de votre cou (j’ai parfois vu dans le train des hommes d’affaires s’énerver plus de 15 minutes à tenter le nœud parfait…). Encore 120 minutes économisées par an.

Cintre

Prenez un cintre au travail pour y accrocher votre veste. Cela évitera qu’elle ne se froisse, et retardera d’autant votre prochaine visite chez le teinturier.

Qu’en pensez-vous? Et vous, comment simplifiez-vous votre quotidien d’homme-cravate?

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décembre 30, 2011 · 7:30

En 2012, on gère son temps de travail

Dans la catégorie des bonnes résolutions, un article de RegionsJob pour lequel j’ai été interviewée. Pendant mes vacances. Tss.

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décembre 1, 2011 · 7:30

La première heure de la journée

Toutes les heures durent 60 minutes. Pourtant elles ne sont pas toutes équivalentes.

Parfois, les heures de la journée passent à toute vitesse, au travail. Parfois ces sacrées 60 minutes s’effilochent en douce pendant que vous surfez sur internet, zappez d’une chaîne de télévision à une autre, d’un mail à l’autre dans l’attente de vous « y mettre ».

L’heure critique, c’est la première heure de la journée.

Pourquoi la première heure est-elle si importante?

Vous avez remarqué comme les mauvais jours ont tendance à démarrer de travers?

Soit vous n’avez pas réussi à vous lever et vous avez sauté le petit déjeuner. Ou bien encore, vous vous êtes battus pour remettre la main sur vos clefs et faire accélérer les enfants en route pour l’école.

Ou bien encore, tout s’est déroulé au mieux jusqu’à votre lieu de travail.
Et là, vous avez tenté de rattrapé le retard que vous aviez dans le traitement de vos mails et… vous voilà noyé et découragé.

La première heure est cruciale parce qu’elle donne le ton pour (presque) tout ce qui va vous arriver aujourd’hui. En effet, si ça démarre bien, c’est plutôt facile de rester sur sa lancée: on se sent motivé par ce qui a bien marché et on a envie que cela continue.

En revanche, si vous passez la première heure de la journée à lutter contre des situations  triviales ou à tenter de rattraper le temps perdu, vous allez vous trouver de plus en plus en retard et/ou ronchon. Peu de satisfaction à prévoir…

Comment faire de cette première heure un bon starter chez vous

Comme votre journée commence au lever, voyons si vous pouvez booster votre énergie dès le départ. Pour cela, vous pourriez:

  • préparer vos affaires (sac, clefs, tenue) la veille au soir
  • vous lever 10 minutes plus tôt pour être sûr d’avoir le temps de prendre votre petit déjeuner dans de bonnes conditions
  • faire 10 minutes d’exercices (abdominaux, pompes? autre chose?)
  • lire quelques articles d ‘un journal
  • câliner un volontaire (enfant, compagnon, animal, … voisin?)

Conseil N°1: ne lisez pas vos mails en déjeunant: c’est le meilleur moyen de stresser tout de suite. Et c’est pour qui, l’ulcère?

Conseil N°2: si mes suggestions  vous semblent impossible à mettre en place, pourquoi ne pas vous coucher un quart d’heure plus tôt la veille? Un quart d’heure, ce n’est rien. Mais ce minuscule changement peut faire toute la différence….

Comment faire de cette première heure un bon starter au bureau

Comme à la maison, vous vous rendrez vite compte que la première heure au bureau est super importante. Voyons, est-ce que vous aussi, vous commencez votre journée de travail par « d’abord un café, puis j’ouvre ma messagerie. » ?

Je sais bien que bon nombre d’entre nous ont besoin des informations contenues dans leurs mails pour pouvoir avancer sur leurs tâches. Mais devez-vous vraiment les ouvrir à l’instant même où vous vous asseyez à votre bureau? Rien qui pourrait attendre… 20 minutes, disons? Allez, une heure?

Je vous propose de consacrer cette première heure aux projets importants et longs, ceux qui vous donnent cette impression de satisfaction lorsqu’ils avancent. Jetez-vous sur ce dossier épineux ou ce gros rapport. Lààà! Maintenant, les urgences peuvent tomber, le « gros » de votre journée est fait.

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septembre 21, 2011 · 8:30

Plus efficace au boulot

Un article de Céline Chadeau pour Cadremploi. Des astuces de cadres pour être plus efficace au boulot. Toujours bon à prendre, non?

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