Voici mes astuces d’organisation pour vous libérer l’esprit et être plus disponible mentalement pour votre travail quand vous êtes… au travail. Et, de même, vous faciliter la vie quand vous êtes à la maison.
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Vie pro / vie privée: mais où avez-vous la tête?
L’art de la to-do list vraiment utile
On sait tous plus ou moins faire ce qu’on appelle une to-do list (liste des choses à faire). Mais pourquoi est-ce que cela ne marche pas mieux que ça? Pourquoi nous fait-elle peur quand elle est conséquente, pourquoi ne parvient-on à en éliminer qu’une partie et comment faire pour penser aux choses à faire au bon moment, au bon endroit, ni avant ni après?
Parce que, Messieurs-dames, une to-do list est pleine de pièges. Je vous montre?
Note: cet article constitue une réponse aux commentaires des articles « Il faut que je me bloque du temps pour… » et « Comment trop planifier vous fait perdre du temps« .
PIEGE NUMERO 1: il y a to-do et to-do
En anglais, ça veut bien dire « à faire » (en français, ça sonne comme Doudou Liste, mais on n’est pas un peu hors sujet, là?). Or, je vous le demande, qu’est-ce qui est « à faire »?
Des Actions, pardi. En aucun cas « Dossier Cherclient » ou « Anniversaire Bastien » ne sont des actions. Ce sont tout au plus des mots-clefs, « pour vous faire penser à… » (là! le piège!). Si votre to-do list contient de ces mots-clefs, ne soyez pas surpris(e) d’avoir du mal à passer l’action. C’est trop flou, trop compliqué, trop gros… bref, ingérable. Vous avez sûrement remarqué que les seuls items que vous parvenez à cocher avec satisfaction sont les actions.
Les autres (les mots-clef) traînent, traînent…
Il vaut mieux réfléchir à ce que vous entendez, au juste, par « Dossier Cherclient »:
- le rappeler?
- aller voir Brigitte votre collègue pour qu’elle vous fasse un compte-rendu rapide de sa dernière conversation avec lui?
- reprendre son dossier pour y voir plus clair?
Justement, à propos de clarté, voyez si vous êtes capable d’écrire clairement quelle est l’action que vous feriez si vous deviez vous y mettre maintenant.Et c’est cette action qui devra figurer sur votre Doudou liste, pardon To-do list.
Ca n’a l’air de rien, mais remplacez donc » Dossier Cherclient » par l’action précise que vous avez l’intention de faire en premier. Vous verrez, ce sera bien plus facile de jongler avec votre emploi du temps. Et les actions qui suivent la première? Soit vous pouvez vous en occuper dans la foulée, et c’est très bien. Soit vous ne pouvez pas et il vous faudra alors noter la deuxième action à la suite de votre liste, etc.
PIEGE NUMERO 2: je confonds ma liste avec mon agenda
Honorine nous l’illustrait magnifiquement. Elle nous dit
- qu’elle fait en effet une liste d’actions
- puis qu’elle répartit ces actions sur son agenda, en fonction de ce qu’elle prévoit de sa disponibilité.
Piégée, notre Honorine. Tout se décale, les journées ne se déroulent pas comme prévu. Résultat: sensation de ne rien maîtriser, d’être insatisfaite.
Pourquoi? Parce qu’il y a en réalité deux types d’actions.
- Celles qui ont une date butoir impérative: zou, à écrire directement sur l’agenda.
- Celles qui sont à faire dès que possible: sur une liste continue, non limitée dans le temps.
Comme nos journées sont pleines d’imprévus, il nous faut d’abord réaliser les actions à date-limite (prioritaires, par définition), puis remplir le temps qui nous reste avec les actions de la liste continue. Parfois, on a le temps + l’énergie et on « dépote ». Parfois, ce n’est pas le cas et on n’arrivera à faire que quelques unes des actions listées. Pas grave, pourvu qu’on avance tout de même.
PIEGE NUMERO 3: je crois que ma liste suffit
Lesanimauxdumercredi nous en parlait savamment. Elle nous dit
- que sa liste d’actions est bien pleine
- qu’elle aimerait savoir comment s’en servir pour penser aux choses quand c’est le moment de les faire.
Il lui manque un système de codage qui lui permette, dans un contexte donné, de repérer super vite tout ce qu’elle a l’intention de faire dans ce contexte. Ainsi, non seulement elle ne se fera pas polluer par la vue des autres actions (là! le piège!), mais elle est aussi sûre de pouvoir regrouper intelligemment ses actions, et donc de gagner du temps.
Prenons un exemple de codage des actions (il figure entre parenthèses, avec sa signification):
- vider le premier carton de la chambre d’ami (Δ = maison)
- appeler plombier pour réparation (W = au travail)
- demander à (JB = personne) où il en est du Dossier Cherclient
Je vous ai mis entre parenthèses un exemple de code/pictogramme/signe, que vous devrez inventer pour vous-même, et qui vous indique soit un lieu (maison), soit un moment (travail) soit une personne (JB) dont vous avez besoin pour passer à l’action. Ainsi, une fois à la maison, par exemple, vous n’avez plus qu’à parcourir des yeux votre liste et vous concentrer sur les actions qui portent le logo « maison ». Si votre liste est numérique (gestionnaire de tâches), utilisez donc de la couleur ou placez un caractère spécial devant les actions pour faciliter le tri.
J’attire votre attention sur le cas du plombier ci-dessus: même si elle est d’ordre privé, l’action doit comporter le logo 
puisque vous appellerez cet homme de l’art aux heures ouvrables.
PIEGE NUMERO 4: je fais des listes… mais ne les relis pas
M’est avis que vous créez des listes un peu partout, sur toute sorte de supports (le piège!). Choisissez un seul et unique support, à votre goût (cahier, gestionnaire de tâches) et tenez-vous y.
Multiplier les listes de choses à faire, comme vous l’avez vous-même constaté, ne sert qu’à engendrer davantage de confusion.
Vous n’avez qu’une seule liste et ne la relisez jamais? Demandez-vous pourquoi:
- vous n’arrivez pas à vous relire? Préférez les listes électroniques aux listes papier.
- vous ne savez plus à quoi ces actions correspondent? Pensez à mettre un peu plus de détails pour ne plus vous y perdre.
- vous détestez secrètement ces directives, même si vous en concevez l’intérêt? Tant qu’il n’y a pas trop de choses à faire, ma foi, … continuez à privilégier l’improvisation si c’est votre choix et que votre mémoire vous le permet.
D’autres lectures édifiantes sur le sujet?
Jeunes qui sortez de l’école, êtes-vous mûrs pour travailler?
Les responsables des ressources humaines et les managers qui recrutent sont parfois surpris des réactions des jeunes qui sortent de l’école. Oui, c’est vrai, vous faites partie de la génération Y: vous n’êtes pas « comme les vieux ». Et puis, c’est normal de ne pas connaître toutes les règles de l’entreprise quand on débute. Donc, vos collègues savent être indulgents. Jusqu’à un certain point.
Jeunes diplômés, cet article est rédigé pour vous faire gagner du temps et éviter des erreurs de base. Pas pour vous critiquer, OK? (je sais que vous êtes sensibles).
Il y a certains signes d’immaturité, à 22 ou 23 ans, qui posent problème, et auxquels nous (les anciens) pensons que vous devriez faire attention:
1- Vous confondez réactivité et précipitation. Habitués que vous êtes à FB et Twitter, vous vous jetez sur les mails et les chats internes sans respirer. Sans même réfléchir, parfois.
Avec deux conséquences:
- votre chef demande à valider tout ce que vous émettez et ça vous fait râler
- en réunion ou en formation, avec de vrais gens en face de vous, vous avez en permanence le nez baissé vers votre portable. C’est évidemment impoli mais surtout on se pose des questions sur votre implication réelle. Vous vous ennuyez ou quoi?
2- Vous n’êtes jamais à l’heure.
3- Les règles de l’entreprise semblent être juste des indications. En tout cas, elles ne s’appliquent pas à vous. Ah bon?
4- Vous boudez quand on vous critique.
5- Vous ne comprenez pas quand les choses ne se déroulent pas comme vous l’aviez imaginé.
6- Ca fait juste trois fois qu’on vous explique que votre tenue n’est pas adaptée à votre job. C’est deux de trop.
Bon, ça a l’air un peu cru(el) dit comme ça, mais au moins, vous n’aurez pas de mauvaise surprise en commençant à travailler.
Comme je suis sensible à l’entrée des jeunes dans la vie active, j’ai également pensé à votre look (et vos finances) et à l’aménagement de votre studio.
Les 19 indices qui montrent que vous êtes une personne organisée
Vous savez que vous êtes organisé quand:
- Vos amis peuvent débarquer à l’improviste: vous avez de quoi les nourrir, les abreuver et les faire asseoir sans qu’ils se sentent « de trop »
- Une amie qui vous aide à la cuisine trouve d’emblée l’ustensile qu’elle cherche parce qu’il est rangé à un endroit logique
- Tout le monde, chez vous, sait où sont les choses: tournevis, aspirateur, enveloppes, papiers administratifs…: du coup, on ne vous dérange pas pour ça
- Vous ne ratez aucun rendez-vous (ou si peu que ça ne vaut pas la peine de le mentionner, pas vrai?)
- Les enfants savent nettoyer leur chambre, la salle de bains, les toilettes et faire la vaisselle
- Vous contemplez les moutons de poussière naissants d’un air placide, parce que vous savez que leur tour viendra, comme toutes les semaines
- On ne vous entend pas crier sur vos enfants le matin et pourtant ils prennent un petit déjeuner et sont présentables pour aller à l’école – où ils arrivent à l’heure
- Chacun chez vous sait faire des repas équilibrés (hors décongélation de pizza)
- Si vous repassez, ce n’est pas le matin même du jour où vous voulez porter un certain vêtement, pas maquillée/pas rasé, à toute vitesse, parce que vous savez gagner la bataille du linge
- Votre sac à main/sac à dos est léger, léger…
- Vous vous réjouissez vraiment à l’idée de partir en vacances, parce que les valises, pff, comme qui rigole!
- Vous dormez bien puisque le mot « découvert » a disparu de votre vocabulaire depuis la seule fois où, dans votre folle jeunesse, vous avez reçu un coup de fil de votre banquier le samedi matin, en pleine grasse matinée
- Au travail, en votre absence, un collègue peut retrouver vos documents sans devoir vous appeler pendant vos congés
- Vous avez beaucoup de travail mais n’éprouvez que rarement la sensation d’être complètement débordé(e) alors que vous prenez le temps d’aller déjeuner avec vos collègues
- En général, vous avez moins de 50 mails dans votre boîte de réception même si vous ne les consultez pas depuis la maison
- La hauteur de la pile de papiers sur votre bureau est inférieure à la hauteur d’une main
- Personne ne vous appelle plus pour dire « tu as reçu mon mail? » parce que chacun sait que vous allez y répondre sans faute, même si pas dans l’instant
- Vous êtes capable de faire avancer plusieurs projets de front, même s’ils n’ont pas de date-limite
- Finalement, vous faites ce que vous voulez de votre vie parce rien ne vous empêche de passer à l’action.
Je compte sur vous pour nous trouver un vingtième indice.
Désencombrement express: mon bureau au travail
La fin de l’année approche. Un dernier sursaut d’énergie, c’est possible?
Si oui, lançons-nous dans le désencombrement express de votre bureau au travail. Voici comment procéder:
Matériel: 3 corbeilles*, un stylo, des chemises cartonnées, un porte-vue, une poubelle.
- Partez de la droite de votre bureau si vous êtes droitier **
- Attrapez chaque papier volant et demandez-vous à quel projet il est rattaché. Créez la chemise correspondante si elle n’existe pas déjà. Le nom du projet est à inscrire en majuscule en haut à droite, à l’encre.
Placez le papier volant dans la chemise.
Vos collègues qui restent au bureau entre Noël et le jour de l’An vous diront merci. - Attrapez chaque dossier/pochette plastique/chemise et retirez-en ce qui est en double, brouillon ou inutile. Décidez si vous voulez le garder à portée de main (= sur votre bureau) ou pas (= ailleurs).
- Raflez tous les post-it et jetez ceux qui n’ont pas (ou plus) de sens.
- Regroupez tous les post-it qui contiennent des informations de référence (codes, mot de passe etc…) dans un lutin (on dit porte-vues, ou protège-documents aussi).
- Enlevez de votre bureau tous les projets qui s’arrêtent fin 2012. Ne les jetez pas, sauf si vous n’en aurez plus besoin, mais enlevez-les de votre espace de travail.
- Archivez vos e-mails (jusqu’à moins 30 jours, mettons)
- Placez tout ce qui nécessitera votre attention dès le 2 janvier dans la première bannette.
- Résultat: un espace de travail physique et numérique raisonnablement dégagé pour démarrer 2013 en douceur.
* pour vos « moutons professionnels«
** droitiers, vous déplacez les documents de la gauche vers la droite. C’est pour cela que les documents les plus vieux se retrouvent assez souvent à votre droite. Bien entendu, c’est l’inverse pour les gauchers. Comme il est plus facile de prendre des décisions sur les « vieilleries », on commence par là.
Il s’agit d’un Désencombrement Express. Je vous fais donc grâce du premier tiroir de votre bureau, des notes qui figurent en vrac sur votre cahier, et des classements de votre armoire. Pour ce coup-là.
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Faites gagner un bordélique: vos votes pour le concours
Concours « Fais gagner ton bordélique »
Vous avez photographié (à leur insu, pour la plupart d’entre vous) le bureau de votre épouse, votre fille, votre mari, votre collègue, votre beau-frère… et j’avoue que je suis impressionnée: quelle créativité dans l’empilement de papiers, quelle imagination dans la variété des objets!
Mais c’est pas tout ça. Il faut voter, maintenant.
Vous voterez jusqu’à mardi 27 à minuit. Et nous verrons les résultats jeudi 29, d’accord?
Bureau N° 1
Bureau N° 2
Bureau N° 3
Bureau N° 4
Bureau N° 5
Bureau N° 6
Bureau N° 7
Bureau N° 8
Bureau N° 9
Bureau N° 10
Classé dans Mon avis
Comment planifiez-vous vos journées?
Comment planifiez-vous vos journées?
Réponse A: je ne planifie rien, je préfère réagir aux événements. D’ailleurs, je n’ai pas d’agenda et pour l’instant, je touche du bois, je n’ai jamais oublié un rendez-vous… enfin, presque jamais. Personne n’est parfait.
Réponse B: je ne mets sur mon agenda que les vraies date-limites. Pour le reste, c’est-à-dire tout ce que je dois faire dès que possible, j’utilise une liste qui se vide et se remplit presque aussitôt. Mais au moins, je sais que tout ce que je dois faire est là. Parce que j’ai constaté que ma mémoire est loin d’être infaillible.
Réponse C: je programme mes tâches à faire avec une liste que je fais le soir pour le lendemain. Ca me vide la tête et ça me structure. Bon, j’avoue que je n’arrive jamais à faire tout ce que j’ai écrit, je suis sans arrêt bousculé(e) par des imprévus. Mais c’est pareil pour tout le monde, non?
Réponse D: pas d’organisation possible sans planification. Tout -absolument tout- est marqué sur mon agenda. M’imposer des date-limites, même quand ce n’est pas nécessaire, ça me force à faire les choses. Heureusement, je n’aime pas l’oisiveté.
Alors, quel est votre style à vous?
Les FBI de l’organisation: les corbeilles à courrier dangereuses
Il ne faut tout de même pas dramatiser, Laurence: comment une corbeille à courrier pourrait-elle être dangereuse?
Ce n’est pas qu’elle vous fasse courir un danger physique, chers bergers lecteurs (je vous recommande d’ailleurs la lecture de cet article avant d’aller plus avant).
Mais avec les FBI (Fausses Bonnes Idées) que je vous propose ci-dessous, c’est de danger plus sournois que je parle. Regardez plutôt.
1- Le mouroir
Le mouroir… comme elle y va, la coach en organisation! Et pourquoi cette appellation mortifère?
Parce que, en ce qui concerne la corbeille du milieu et surtout celle du dessous, je ne vous donne pas un mois pour que vous ne sachiez plus du tout ce qu’elles contiennent. Parce que vous savez bien que si vous entassez les papiers dans des banettes superposées, vous finissez toujours par oublier à quoi correspondent vos trois catégories de départ.
Ca démarre toujours bien, ces choses-là, puis ça dérape. De plus, elles « brandouillent », ces banettes en métal. Papier stocké là-dedans = papier oublié. Il MEURT.
Tant qu’à utiliser des banettes, je préfère celles-là. Côte à côte. Oui, ça prend plus de place. Mais s’il s’agit d’acquérir de nouvelles habitudes, j’aime mieux que vous puissiez attraper facilement les papiers et que l’ordre des corbeilles vous semble logique et leur destination claire.
2- Les trieurs verticaux
De la bonne FBI pur jus, pur fruit. Dites-moi un peu ce que vous mettriez dedans si je vous en donnais un:
- les courriers à poster?
- les factures à payer?
- les cartes de voeux reçues auxquelles il faudrait bien répondre (trop tard!)?
- la nouvelle carte verte à mettre dans la voiture?
- la description de la kermesse de Petit Dernier?
- et quoi d’autre? Ah oui, les menus de Pizza Tut, bien sûr!
Vous voyez où je veux en venir? Un peu de tout, en désordre. Je me trompe?
3- Le trieur vertical niveau advanced
Comme ça a l’air rusé, vu comme ça!
Sept intercalaires, comme… les 7 nains? Non, essayez encore.
Comme les 7 jours de la semaine? Peut-être.
Hélas, c’est un piège. Cette merveille n’est faite que pour les super-organisés, niveau Advanced ++.
Autrement dit, ni vous, ni moi. Nous, on va passer notre temps à passer les papiers d’une zone à l’autre, en croyant s’organiser. Et on en fait quoi, des papiers, quand on est au bout, hein? Et si on a besoin de 8 zones? Et c’était quoi, déjà, dans la zone 2?
4- Mon pire cauchemar
Ils sont très rares les gens qui savent se servir de ce bloc tiroir correctement chez eux. Et même au bureau, pas facile d’utiliser convenablement tous les tiroirs. Je ne les recommande pas d’emblée. Ca peut très vite virer mouroir ++.
Mon écureuil préféré, celui qui vient d’entrer dans mon bureau, précise que dans son cas, lorsque ces tiroirs-ci se sont retrouvés pleins, les papiers ont glissé au fond, et là, …bref, il paraît qu’un écureuil qui perd ses noisettes, c’est pas beau à voir.
Pourtant, comme ils ont l’air utiles ces tiroirs: les papiers y seraient bien rangés (lire « cachés »)… Soupir.
Allez, ce n’est pas pour vous, c’est tout. C’est comme Brad Pitt ou Monica Belucci: ils ne sont pas pour vous. Résignez-vous.
Le costard-cravate zen et efficace en 5 leçons
Aujourd’hui, j’ai le plaisir d’accueillir Stéphane Zenef. Stéphane veut vivre zen. Pour y parvenir, son outil principal, c’est l’efficacité. Sur son blog zen-et-efficace.com, il partage cette philosophie de vie. Ci-dessous, sa manière de vivre le quotidien de « l’homme-cravate ».
Nouveau style
Depuis un an, je suis un homme-cravate. Comprenez que je travaille en costard-cravate.
Avant, je ne possédais qu’un costard qui me servait pour les grandes occasions, maximum une fois par an. J’ai donc dû m’adapter lorsqu’il a fallu en porter 5 fois par semaine et ce, de la routine matinale à l’organisation de mon armoire en passant par l’apprentissage du nœud de cravate.
Variété limitée
Lorsque vous travaillez dans un environnement rempli d’hommes-cravates, les costards sont tous de couleurs équivalentes (teintes de gris, bleu foncé, brun parfois), les chemises à peine plus colorées (en majorité blanches, bleues ciel, roses, voire lilas).
Sortir de ce cadre informel se remarque, mais généralement pas de la manière escomptée. La seule fantaisie possible se situe alors au niveau de la cravate.
1. Jouez sur la cravate
Celle-ci peut faire l’objet de fantaisies bien plus prononcées. Pas de leçon de mode ici, mais d’un point de vue « zen et efficace » j’ai constaté que l’on se lasse vite. L’impression de porter toujours les mêmes variantes s’installe rapidement.
Jouez sur la cravate. Rouge. Bleue. Verte. Bariolée. Lignée. A motifs… C’est cet accessoire qui donnera une impression de variété dans vos tenues.
2. Assurez un tournus
On porte toujours les mêmes habits. Ceux que l’on préfère. C’est humain. Alors lorsque votre armoire comporte 5 costumes, 3 couleurs de chemises et 10 cravates, on peut facilement donner l’impression de toujours être habillé de manière identique. Pour éviter cela, j’ai structuré mon armoire :
Un cintre = Un costume. Pantalon et veste sur le même cintre vous évite les associations matinales embrumées.
- On range à droite. J’accroche le cintre dans ma penderie, toujours à l’extrême droite.
- On s’habille par la gauche. A l’inverse je m’habille en prenant le costard le plus à gauche de la penderie.
- Je choisis ensuite la chemise qui est rangée selon le même principe : plus c’est à gauche, plus cela fait longtemps que je ne l’ai pas mise.
Les cravates sous la main. Enfin, j’ouvre le tiroir sous la penderie dans lequel j’ai disposé deux simples boites. Je choisis une cravate dans la boite de devant. Je prendrai soin le soir de la déposer dans la boite à l’arrière. Du coup, lorsque la boite de devant est vide, j’ai mis toutes mes cravates, j’échange les deux boites et je recommence.
3. Ne variez pas la chaussette
Au contraire de la cravate, la chaussette, qui normalement ne s’expose pas, est inutile à varier. J’ai simplifié mes chaussettes. Dans le même tiroir que les cravates, j’ai deux autres boites. Une pleine de chaussettes noires, l’autre de chaussettes de sport et socquettes. Point.
Le matin, il me suffit de prendre une paire de chaussettes noires pour m’habiller. Je n’ai plus ni chaussettes de couleurs différentes, ni chaussettes inconfortables, ni chaussettes solitaires, ni chaussettes trouées.
4. Aérez le costume
Tous les soirs, veillez à aérer vos costards et chemises durant une heure ou deux pour leur redonner une fraîcheur. Ensuite seulement, rangez-les dans l’armoire.
Afin d’être zen et efficace, lorsque le costard attend sur le balcon, la cravate va sur mon oreiller. Ainsi, je suis sûr qu’en allant me coucher au plus tard, je pense à le rentrer.
5. Economisez les secondes
Chaque seconde économisée peut être dépensée pour ce qui compte vraiment, c’est en tous les cas ma philosophie comme je l’explique sur zen-et-efficace.com. Alors voici quelques trucs :
Nettoyage du costard
Trouvez un teinturier qui est sur le chemin entre votre domicile et votre travail. Comme vous passez déjà devant, cela ne vous coûtera pas plus d’énergie ou de temps.
Chausse-pied
Disposez un chausse-pied à portée de main de l’endroit où vous enfilez vos chaussures.
Lacets
Choisissez des chaussures sans lacets. Lacer des chaussures c’est 20 secondes. Les délacer 5. Sur une base de 5 jours de travail par semaine, 48 semaines par an et en supposant que vous ne les enlevez pas la journée, c’est 98 minutes gagnées. 98 minutes libérées pour faire autre chose que de lacer des souliers. Sympa, non ?
Nœud de cravate
Faites un nœud Windsor à votre cravate et goûtez au plaisir apaisant d’avoir un nœud parfait en faisant coulisser votre cravate tous les matins autour de votre cou (j’ai parfois vu dans le train des hommes d’affaires s’énerver plus de 15 minutes à tenter le nœud parfait…). Encore 120 minutes économisées par an.
Cintre
Prenez un cintre au travail pour y accrocher votre veste. Cela évitera qu’elle ne se froisse, et retardera d’autant votre prochaine visite chez le teinturier.
Qu’en pensez-vous? Et vous, comment simplifiez-vous votre quotidien d’homme-cravate?
S'organiser c'est facile 
Il y a objectif et objectif
Tiens donc? Il y aurait deux sortes d’objectifs? Pourtant, de formations en réunions de management, on a tous plus ou moins intégré ce qu’est un objectif: il doit être SMART, n’est-ce pas? Je voudrais vous proposer une autre façon de considérer vos objectifs, qu’ils soient privés ou professionnels.
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