Archives de Tag: s’organiser au travail

Comment faire face à une période de rush?

Au travail, cela arrive souvent.

Un « coup de bourre », une « charrette », un « coup de feu », une « urgence », un « surcroît temporaire de travail ». Comment s’en sortir sans finir épuisé(e)?

La réponse est sur le Journal du Net, dans un article pour lequel Fabien Renou m’a interviewée. Bon, c’est vrai, je lui ai répondu un dimanche (je n’ai pas pu avant, pour cause de planning surchargé). Comme quoi, même les conseillers en organisation sont soumis aux mêmes lois que les autres…

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Le cahier: fidèle outil d’organisation ou FBI?

Cahier Oxford European book

En quoi un  simple cahier vous aiderait à vous organiser… ou pas? La façon dont vous vous en servez est déterminante, pardi. Voyons ensemble si votre cahier est une FBI ou un fidèle outil…

Vous: Je me sers déjà d’un cahier, mais ça ne marche pas très bien. Pourquoi?

Moi: Dites-moi comment vous vous en servez…
Vous:

1- J’y note tout, n’importe comment:

  • mes notes de réunion,
  • ce que me disent mes clients au téléphone,
  • les choses qu’il ne faut pas que j’oublie sous forme de mot-clef,
  • des actions à faire,
  • des références de livres qui ont l’air bien…

2- J’y ai déterminé deux zones, en prenant le cahier dans les deux sens. Au bout d’un moment, je ne sais plus quel est le bon sens!

3- Je note, certes, mais je ne retrouve plus rien, c’est trop le fouillis, là-dedans!

4- En fait, j’ai un cahier sur lequel je note toute sorte de choses, plus un cahier pour les réunions, plus un cahier pour ci et un autre cahier pour ça… mais je n’ai  jamais le bon cahier au bon moment.

5- Parfois je note, et parfois pas. Il y a donc une partie des choses à faire qui est sur le cahier et une partie qui se trouve ailleurs (dans ma tête, pour tout dire).

6- Je ne retrouve pas mes urgences, alors j’utilise des codes couleurs ou des codes de priorité mais je m’emmêle.

Donc, à force, me dites-vous souvent, j’ai fini par croire que le cahier ne servait qu’aux écoliers et que, finalement, mon organisation devait reposer sur mon agenda + ma mémoire + des post-it. Mais ça aussi, c’est parfois très limite. Le cahier est-il une FBI (Fausse Bonne Idée)?

Remettons les choses en perspective, voulez-vous?

D’abord, pourquoi un cahier (et pas plutôt des post-it, des feuilles volantes, un bloc-note…)?

  • votre outil d’organisation doit être un support unique: un cerveau = un cahier (genre disque dur externe, pour vous les geeks)
  • il doit vous donner une vision complète de ce que vous avez à faire (hors agenda)
  • vous devez pouvoir l’emporter partout: en réunion de travail, en réunion des parents d’élève, à la maison
  • il doit avoir un look raisonnablement montrable, puisque voir ci-dessus
  • il doit être robuste, puisque voir ci-dessus aussi
  • il doit être coloré, pour le repérer super vite au milieu d’une pile de papiers.

Pour que votre cahier vous serve vraiment comme outil d’organisation, retenez ceci:

  • vous ne l’utilisez que dans un sens
  • il  possède des intercalaires déplaçables
  • vous attribuez le premier intercalaire à vos actions uniquement, le deuxième aux réunions (en pensant à détacher les feuilles, de retour de réunion) et les troisième et quatrième intercalaires pour ce que vous voudrez (idées de génie, notes en tout genre)
  • il est composé  de feuilles détachables
  • vous ne notez devant le premier intercalaire que les actions à faire par vous dès que possible (les actions possédant une date-limite sont dans votre agenda)
  • vous y notez toute sorte d’action, dès lors qu’elle vous prend plus de 2 minutes ou que vous ne pouvez/voulez pas la faire de suite
  • vous ne laissez plus rien dans votre cerveau, vous notez tout (vision complète, vous vous souvenez?)

Ce n’est qu’en l’utilisant ainsi que votre cahier vous servira fidèlement.

Et si vous voulez lui donner un petit nom de serviteur fidèle (Slurp ou Jolly Jumper ou Cerveau bis), vous pouvez.

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Se former… c’est pour tout le monde

Votre charge de travail augmente? Vos responsabilités changent? Vous bougez? Pourquoi ne pas vous former en 2011?

Là, vous voyez quelques uns des participants à mes formations: ils s’exercent… non, je plaisante, bien entendu!

Venez vous entraîner (je fournis les treillis) sur ces quatre thèmes en 2011

  • S’organiser pour être (encore) plus efficace
  • Booster sa mémoire
  • Développer son esprit de synthèse
  • Organiser ses idées pour réussir ses projets

la programmation est ICI.

Plus d’infos sur  le DIF sur le site http://www.travail-solidarite.gouv.fr.

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Powerpoint nous rend idiots

Dans ma vie antérieure, personne ne se serait déplacé chez un client sans sa présentation Powerpoint, dite aussi « prez ».

Peaufinée à moulte reprise par le service marketing produit, le service communication, bénie par le responsable des opérations, cette prez , notre vademecum, était invariablement  bourrée de « bullet points », flèches circulaires, images animées et surtout graphiques ascendants.

Elle représentait la substantifique moëlle de l’entreprise, son credo,  la ligne du parti.

A peine « retravaillée », la voilà montrable à un public de journalistes blasés lors d’une conférence de presse.

Retravaillée de nouveau (avec davantage de chiffres et de tableaux) et hop, voilà pour les investisseurs.

Déclinée comme ci et comme ça, et hop, parfaite pour le prospect somnolent que chaque fournisseur assomme de sa propre prez.

Un article du New York Times rapporte que le général McChrystal, commandant en chef des forces américaines et de l’OTAN en Afghanistan s’est vu projeter une présentation Powerpoint (censée représenter la complexité de la stratégie militaire des US en Afghanistan) d’une telle complexité justement qu’il n’a pas eu d’autre solution que de s’exclamer mi-figue mi-raisin : « quand nous aurons compris ce schéma, nous aurons gagné la guerre ».Voici de quoi il parlait:

On le comprend. Pas le schéma, le général.

Le temps passé sur Powerpoint est aujourd’hui un sujet de plaisanterie au Pentagone. « Powerpoint nous rend idiots » a récemment déclaré le général James Mattis, chef du US joint Forces Command. « Dans le monde, certains problèmes ne sont pas transformables en puces« .

Cet état de fait est toutefois de moins en moins pris à la légère: les officiers subalternes (Powerpoint rangers!) se retrouvent accaparés par la préparation quotidienne des diapositives pour tout et n’importe quoi. Ce qui nuit à l’indispensable travail de réflexion stratégique. En 2009, lorsque que le site internet Company Command  a demandé à un chef de section de l’armée de terre en Irak à quoi il passait le plus de temps « à faire des présentations Powerpoint » a-t-il répondu.

Le général Petraeus qualifie de « pure souffrance » ce temps passé à subir les présentations même s’il apprécie les qualité du logiciel de Microsoft. Dans le jargon des militaires, les présentations Powerpoint destinées à la presse servent à « hypnotiser les poulets »! (article d’Elisabeth Bumiller, traduit dans Courrier International).

Dans les entreprises, de plus en plus de cadres pensent en puces, produisent des diapos au kilomètre, font tourner des flèches, clignoter des acronymes, ajoutent extraits video et musiques grandiloquentes. Dans votre entreprise, c’est comme ça aussi?

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6 questions à se poser pour ne plus crouler sous l’information

Que peut-on faire pour maîtriser le flux continu d’informations ? Se poser les bonnes questions, bien sûr.

  1. Comment ce document (papier ou électronique) est-il parvenu jusqu’à moi ?
    Si je ne l’ai pas sollicité, c’est que quelqu’un a jugé bon de porter cette information à ma connaissance. Pour obtenir quelque chose de moi, vraisemblablement.
     
  2. Est-ce une raison suffisante pour accepter ce qu’on me « suggère » de faire … forcément au détriment de mes priorités ? 
  3. Qu’est-ce qui m’oblige à croire que je dois lire l’intégralité des documents que je croise dans ma vie ? 
  4. Suis-je plus efficace/performant(e) dans ma vie et dans mon travail lorsque je me transforme en “documentaliste” ? 
  5. Est-ce que j’aime réellement tout garder ? Ou bien est-ce que je m’y sens obligé(e) ? Par qui ? 
  6. Puis-je quantifier toutes les informations que je rate, faute de les recevoir ? Des milliers, certainement. Me manquent-elles ?

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L’ organisation au travail des cadres : le check-up

L’Agence pour l’Emploi des Cadres (APEC) se penche sur l’organisation des sus-nommés.
Voici le résultat lorsque Jean Chabod (suprêmement organisé, lui-même !) m’interviewe pour cadres.apec.fr.

Un petit check-up ? Ici

Wiki or not wiki ?

Je connais des équipes de développement de logiciels qui  utilisent les wikis avec profit. Notons qu’ils utilisent des nomenclatures communes, travaillent sur un même projet bien identifié, dans un contexte de complète transparence… bref, le meilleur des mondes.

Moi, je ne vois toujours pas en quoi exactement l’usage des wikis aiderait à mieux s’organiser … et vous ?

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