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Les FBI de l’organisation: les corbeilles à courrier dangereuses

Il ne faut tout de même pas dramatiser, Laurence: comment une corbeille à courrier pourrait-elle être dangereuse?

Ce n’est pas qu’elle vous fasse courir un danger physique, chers bergers lecteurs (je vous recommande d’ailleurs la lecture de  cet article avant d’aller plus avant).

Mais avec les FBI (Fausses Bonnes Idées) que je vous propose ci-dessous, c’est de danger plus sournois que je parle. Regardez plutôt.

1- Le mouroir

Le mouroir… comme elle y va, la coach en organisation! Et pourquoi cette appellation mortifère?

Parce que, en ce qui concerne la corbeille du milieu et surtout celle du dessous, je ne vous donne pas un mois pour que vous ne sachiez plus du tout ce qu’elles contiennent. Parce que vous savez bien que si vous entassez les papiers dans des banettes superposées, vous finissez toujours par oublier à quoi correspondent vos trois catégories de départ.

Ca démarre toujours bien, ces choses-là, puis ça dérape. De plus, elles « brandouillent », ces banettes en métal. Papier stocké là-dedans = papier oublié. Il MEURT.

Tant qu’à utiliser des banettes, je préfère celles-là. Côte à côte. Oui, ça prend plus de place. Mais s’il s’agit d’acquérir de nouvelles habitudes, j’aime mieux que vous puissiez attraper facilement les papiers et que l’ordre des corbeilles vous semble logique et leur destination claire.

2- Les trieurs verticaux

De la bonne FBI pur jus, pur fruit. Dites-moi un peu ce que vous mettriez dedans si je vous en donnais un:

  • les courriers à poster?
  • les factures à payer?
  • les cartes de voeux reçues auxquelles il faudrait bien répondre (trop tard!)?
  • la nouvelle carte verte à mettre dans la voiture?
  • la description de la kermesse de Petit Dernier?
  • et quoi d’autre? Ah oui, les menus de Pizza Tut, bien sûr!

Vous voyez où je veux en venir? Un peu de tout, en désordre. Je me trompe?

3- Le trieur vertical niveau advanced

Comme ça a l’air rusé, vu comme ça!

Sept intercalaires, comme… les 7 nains? Non, essayez encore.

Comme les 7 jours de la semaine? Peut-être.

Hélas, c’est un piège. Cette merveille n’est faite que pour les super-organisés, niveau Advanced ++.

Autrement dit, ni vous, ni moi. Nous, on va passer notre temps à passer les papiers d’une zone à l’autre, en croyant s’organiser. Et on en fait quoi, des  papiers, quand on est au bout, hein? Et si on a besoin de 8 zones? Et c’était quoi, déjà, dans la zone 2?

4- Mon pire cauchemar

Ils sont très rares les gens qui savent se servir de ce bloc tiroir correctement chez eux. Et même au bureau, pas facile d’utiliser convenablement tous les tiroirs. Je ne les recommande pas d’emblée. Ca peut très vite virer mouroir ++.

Mon écureuil préféré, celui qui vient d’entrer dans mon bureau, précise que dans son cas, lorsque ces tiroirs-ci se sont retrouvés pleins, les papiers ont glissé au fond, et là, …bref, il paraît qu’un écureuil qui perd ses noisettes, c’est pas beau à voir.

Pourtant, comme ils ont l’air utiles ces tiroirs: les papiers y seraient bien rangés (lire « cachés »)… Soupir.

                                                         

Allez, ce n’est pas pour vous, c’est tout. C’est comme Brad Pitt ou Monica Belucci: ils ne sont pas pour vous. Résignez-vous.

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Le costard-cravate zen et efficace en 5 leçons

Aujourd’hui, j’ai le plaisir d’accueillir Stéphane Zenef. Stéphane veut vivre zen. Pour y parvenir, son outil principal, c’est l’efficacité. Sur son blog zen-et-efficace.com, il partage cette philosophie de vie. Ci-dessous, sa manière de vivre le quotidien de « l’homme-cravate ».

Nouveau style

Depuis un an, je suis un homme-cravate. Comprenez que je travaille en costard-cravate.

Avant,  je ne possédais qu’un costard qui me servait pour les grandes occasions, maximum une fois par an. J’ai donc dû m’adapter lorsqu’il a fallu en porter 5 fois par semaine et ce, de la routine matinale à l’organisation de mon armoire en passant par l’apprentissage du nœud de cravate.

Variété limitée

Lorsque vous travaillez dans un environnement rempli d’hommes-cravates, les costards sont tous de couleurs équivalentes (teintes de gris, bleu foncé, brun parfois), les chemises à peine plus colorées (en majorité blanches, bleues ciel, roses, voire lilas).

Sortir de ce cadre informel se remarque, mais généralement pas de la manière escomptée.  La seule fantaisie possible se situe alors au niveau de la cravate.

1. Jouez sur la cravate

Celle-ci peut faire l’objet de fantaisies bien plus prononcées. Pas de leçon de mode ici, mais d’un point de vue « zen et efficace » j’ai constaté que l’on se lasse vite. L’impression de porter toujours les mêmes variantes s’installe rapidement.

Jouez sur la cravate. Rouge. Bleue. Verte. Bariolée. Lignée. A motifs… C’est cet accessoire qui donnera une impression de variété dans vos tenues.

2. Assurez un tournus

On porte toujours les mêmes habits. Ceux que l’on préfère. C’est humain. Alors lorsque votre armoire comporte 5 costumes, 3 couleurs de chemises et 10 cravates, on peut facilement donner l’impression de toujours être habillé de manière identique. Pour éviter cela, j’ai structuré mon armoire :
Un cintre = Un costume. Pantalon et veste sur le même cintre vous évite les associations matinales embrumées.

  • On range à droite. J’accroche le cintre dans ma penderie, toujours à l’extrême droite.
  • On s’habille par la gauche. A l’inverse je m’habille en prenant le costard le plus à gauche de la penderie.
  • Je choisis ensuite la chemise qui est rangée selon le même principe : plus c’est à gauche, plus cela fait longtemps que je ne l’ai pas mise.

Les cravates sous la main. Enfin, j’ouvre le tiroir sous la penderie dans lequel j’ai disposé deux simples boites. Je choisis une cravate dans la boite de devant. Je prendrai soin le soir de la déposer dans la boite à l’arrière. Du coup, lorsque la boite de devant est vide, j’ai mis toutes mes cravates, j’échange les deux boites et je recommence.

3. Ne variez pas la chaussette

Au contraire de la cravate, la chaussette, qui normalement ne s’expose pas, est inutile à varier. J’ai simplifié mes chaussettes. Dans le même tiroir que les cravates, j’ai deux autres boites. Une pleine de chaussettes noires, l’autre de chaussettes de sport et socquettes. Point.

Le matin, il me suffit de prendre une paire de chaussettes noires pour m’habiller. Je n’ai plus ni chaussettes de couleurs différentes, ni chaussettes inconfortables, ni chaussettes solitaires, ni chaussettes trouées.

4. Aérez le costume

Tous les soirs, veillez à aérer vos costards et chemises durant une heure ou deux pour leur redonner une fraîcheur. Ensuite seulement, rangez-les dans l’armoire.

Afin d’être zen et efficace, lorsque le costard attend sur le balcon, la cravate va sur mon oreiller. Ainsi, je suis sûr qu’en allant me coucher au plus tard, je pense à le rentrer.

5. Economisez les secondes

Chaque seconde économisée peut être dépensée pour ce qui compte vraiment, c’est en tous les cas ma philosophie comme je l’explique sur zen-et-efficace.com. Alors voici quelques trucs :

Nettoyage du costard

Trouvez un teinturier qui est sur le chemin entre votre domicile et votre travail. Comme vous passez déjà devant, cela ne vous coûtera pas plus d’énergie ou de temps.

Chausse-pied

Disposez un chausse-pied à portée de main de l’endroit où vous enfilez vos chaussures.

Lacets

Choisissez des chaussures sans lacets. Lacer des chaussures c’est 20 secondes. Les délacer 5. Sur une base de 5 jours de travail par semaine, 48 semaines par an et en supposant que vous ne les enlevez pas la journée, c’est 98 minutes gagnées. 98 minutes libérées pour faire autre chose que de lacer des souliers. Sympa, non ?

Nœud de cravate

Faites un nœud Windsor à votre cravate et goûtez au plaisir apaisant d’avoir un nœud parfait en faisant coulisser votre cravate tous les matins autour de votre cou (j’ai parfois vu dans le train des hommes d’affaires s’énerver plus de 15 minutes à tenter le nœud parfait…). Encore 120 minutes économisées par an.

Cintre

Prenez un cintre au travail pour y accrocher votre veste. Cela évitera qu’elle ne se froisse, et retardera d’autant votre prochaine visite chez le teinturier.

Qu’en pensez-vous? Et vous, comment simplifiez-vous votre quotidien d’homme-cravate?

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En 2012, on gère son temps de travail

Dans la catégorie des bonnes résolutions, un article de RegionsJob pour lequel j’ai été interviewée. Pendant mes vacances. Tss.

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La première heure de la journée

Toutes les heures durent 60 minutes. Pourtant elles ne sont pas toutes équivalentes.

Parfois, les heures de la journée passent à toute vitesse, au travail. Parfois ces sacrées 60 minutes s’effilochent en douce pendant que vous surfez sur internet, zappez d’une chaîne de télévision à une autre, d’un mail à l’autre dans l’attente de vous « y mettre ».

L’heure critique, c’est la première heure de la journée.

Pourquoi la première heure est-elle si importante?

Vous avez remarqué comme les mauvais jours ont tendance à démarrer de travers?

Soit vous n’avez pas réussi à vous lever et vous avez sauté le petit déjeuner. Ou bien encore, vous vous êtes battus pour remettre la main sur vos clefs et faire accélérer les enfants en route pour l’école.

Ou bien encore, tout s’est déroulé au mieux jusqu’à votre lieu de travail.
Et là, vous avez tenté de rattrapé le retard que vous aviez dans le traitement de vos mails et… vous voilà noyé et découragé.

La première heure est cruciale parce qu’elle donne le ton pour (presque) tout ce qui va vous arriver aujourd’hui. En effet, si ça démarre bien, c’est plutôt facile de rester sur sa lancée: on se sent motivé par ce qui a bien marché et on a envie que cela continue.

En revanche, si vous passez la première heure de la journée à lutter contre des situations  triviales ou à tenter de rattraper le temps perdu, vous allez vous trouver de plus en plus en retard et/ou ronchon. Peu de satisfaction à prévoir…

Comment faire de cette première heure un bon starter chez vous

Comme votre journée commence au lever, voyons si vous pouvez booster votre énergie dès le départ. Pour cela, vous pourriez:

  • préparer vos affaires (sac, clefs, tenue) la veille au soir
  • vous lever 10 minutes plus tôt pour être sûr d’avoir le temps de prendre votre petit déjeuner dans de bonnes conditions
  • faire 10 minutes d’exercices (abdominaux, pompes? autre chose?)
  • lire quelques articles d ‘un journal
  • câliner un volontaire (enfant, compagnon, animal, … voisin?)

Conseil N°1: ne lisez pas vos mails en déjeunant: c’est le meilleur moyen de stresser tout de suite. Et c’est pour qui, l’ulcère?

Conseil N°2: si mes suggestions  vous semblent impossible à mettre en place, pourquoi ne pas vous coucher un quart d’heure plus tôt la veille? Un quart d’heure, ce n’est rien. Mais ce minuscule changement peut faire toute la différence….

Comment faire de cette première heure un bon starter au bureau

Comme à la maison, vous vous rendrez vite compte que la première heure au bureau est super importante. Voyons, est-ce que vous aussi, vous commencez votre journée de travail par « d’abord un café, puis j’ouvre ma messagerie. » ?

Je sais bien que bon nombre d’entre nous ont besoin des informations contenues dans leurs mails pour pouvoir avancer sur leurs tâches. Mais devez-vous vraiment les ouvrir à l’instant même où vous vous asseyez à votre bureau? Rien qui pourrait attendre… 20 minutes, disons? Allez, une heure?

Je vous propose de consacrer cette première heure aux projets importants et longs, ceux qui vous donnent cette impression de satisfaction lorsqu’ils avancent. Jetez-vous sur ce dossier épineux ou ce gros rapport. Lààà! Maintenant, les urgences peuvent tomber, le « gros » de votre journée est fait.

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Plus efficace au boulot

Un article de Céline Chadeau pour Cadremploi. Des astuces de cadres pour être plus efficace au boulot. Toujours bon à prendre, non?

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Comment faire face à une période de rush?

Au travail, cela arrive souvent.

Un « coup de bourre », une « charrette », un « coup de feu », une « urgence », un « surcroît temporaire de travail ». Comment s’en sortir sans finir épuisé(e)?

La réponse est sur le Journal du Net, dans un article pour lequel Fabien Renou m’a interviewée. Bon, c’est vrai, je lui ai répondu un dimanche (je n’ai pas pu avant, pour cause de planning surchargé). Comme quoi, même les conseillers en organisation sont soumis aux mêmes lois que les autres…

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Le cahier: fidèle outil d’organisation ou FBI?

Cahier Oxford European book

En quoi un  simple cahier vous aiderait à vous organiser… ou pas? La façon dont vous vous en servez est déterminante, pardi. Voyons ensemble si votre cahier est une FBI ou un fidèle outil…

Vous: Je me sers déjà d’un cahier, mais ça ne marche pas très bien. Pourquoi?

Moi: Dites-moi comment vous vous en servez…
Vous:

1- J’y note tout, n’importe comment:

  • mes notes de réunion,
  • ce que me disent mes clients au téléphone,
  • les choses qu’il ne faut pas que j’oublie sous forme de mot-clef,
  • des actions à faire,
  • des références de livres qui ont l’air bien…

2- J’y ai déterminé deux zones, en prenant le cahier dans les deux sens. Au bout d’un moment, je ne sais plus quel est le bon sens!

3- Je note, certes, mais je ne retrouve plus rien, c’est trop le fouillis, là-dedans!

4- En fait, j’ai un cahier sur lequel je note toute sorte de choses, plus un cahier pour les réunions, plus un cahier pour ci et un autre cahier pour ça… mais je n’ai  jamais le bon cahier au bon moment.

5- Parfois je note, et parfois pas. Il y a donc une partie des choses à faire qui est sur le cahier et une partie qui se trouve ailleurs (dans ma tête, pour tout dire).

6- Je ne retrouve pas mes urgences, alors j’utilise des codes couleurs ou des codes de priorité mais je m’emmêle.

Donc, à force, me dites-vous souvent, j’ai fini par croire que le cahier ne servait qu’aux écoliers et que, finalement, mon organisation devait reposer sur mon agenda + ma mémoire + des post-it. Mais ça aussi, c’est parfois très limite. Le cahier est-il une FBI (Fausse Bonne Idée)?

Remettons les choses en perspective, voulez-vous?

D’abord, pourquoi un cahier (et pas plutôt des post-it, des feuilles volantes, un bloc-note…)?

  • votre outil d’organisation doit être un support unique: un cerveau = un cahier (genre disque dur externe, pour vous les geeks)
  • il doit vous donner une vision complète de ce que vous avez à faire (hors agenda)
  • vous devez pouvoir l’emporter partout: en réunion de travail, en réunion des parents d’élève, à la maison
  • il doit avoir un look raisonnablement montrable, puisque voir ci-dessus
  • il doit être robuste, puisque voir ci-dessus aussi
  • il doit être coloré, pour le repérer super vite au milieu d’une pile de papiers.

Pour que votre cahier vous serve vraiment comme outil d’organisation, retenez ceci:

  • vous ne l’utilisez que dans un sens
  • il  possède des intercalaires déplaçables
  • vous attribuez le premier intercalaire à vos actions uniquement, le deuxième aux réunions (en pensant à détacher les feuilles, de retour de réunion) et les troisième et quatrième intercalaires pour ce que vous voudrez (idées de génie, notes en tout genre)
  • il est composé  de feuilles détachables
  • vous ne notez devant le premier intercalaire que les actions à faire par vous dès que possible (les actions possédant une date-limite sont dans votre agenda)
  • vous y notez toute sorte d’action, dès lors qu’elle vous prend plus de 2 minutes ou que vous ne pouvez/voulez pas la faire de suite
  • vous ne laissez plus rien dans votre cerveau, vous notez tout (vision complète, vous vous souvenez?)

Ce n’est qu’en l’utilisant ainsi que votre cahier vous servira fidèlement.

Et si vous voulez lui donner un petit nom de serviteur fidèle (Slurp ou Jolly Jumper ou Cerveau bis), vous pouvez.

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Powerpoint nous rend idiots

Dans ma vie antérieure, personne ne se serait déplacé chez un client sans sa présentation Powerpoint, dite aussi « prez ».

Peaufinée à moulte reprise par le service marketing produit, le service communication, bénie par le responsable des opérations, cette prez , notre vademecum, était invariablement  bourrée de « bullet points », flèches circulaires, images animées et surtout graphiques ascendants.

Elle représentait la substantifique moëlle de l’entreprise, son credo,  la ligne du parti.

A peine « retravaillée », la voilà montrable à un public de journalistes blasés lors d’une conférence de presse.

Retravaillée de nouveau (avec davantage de chiffres et de tableaux) et hop, voilà pour les investisseurs.

Déclinée comme ci et comme ça, et hop, parfaite pour le prospect somnolent que chaque fournisseur assomme de sa propre prez.

Un article du New York Times rapporte que le général McChrystal, commandant en chef des forces américaines et de l’OTAN en Afghanistan s’est vu projeter une présentation Powerpoint (censée représenter la complexité de la stratégie militaire des US en Afghanistan) d’une telle complexité justement qu’il n’a pas eu d’autre solution que de s’exclamer mi-figue mi-raisin : « quand nous aurons compris ce schéma, nous aurons gagné la guerre ».Voici de quoi il parlait:

On le comprend. Pas le schéma, le général.

Le temps passé sur Powerpoint est aujourd’hui un sujet de plaisanterie au Pentagone. « Powerpoint nous rend idiots » a récemment déclaré le général James Mattis, chef du US joint Forces Command. « Dans le monde, certains problèmes ne sont pas transformables en puces« .

Cet état de fait est toutefois de moins en moins pris à la légère: les officiers subalternes (Powerpoint rangers!) se retrouvent accaparés par la préparation quotidienne des diapositives pour tout et n’importe quoi. Ce qui nuit à l’indispensable travail de réflexion stratégique. En 2009, lorsque que le site internet Company Command  a demandé à un chef de section de l’armée de terre en Irak à quoi il passait le plus de temps « à faire des présentations Powerpoint » a-t-il répondu.

Le général Petraeus qualifie de « pure souffrance » ce temps passé à subir les présentations même s’il apprécie les qualité du logiciel de Microsoft. Dans le jargon des militaires, les présentations Powerpoint destinées à la presse servent à « hypnotiser les poulets »! (article d’Elisabeth Bumiller, traduit dans Courrier International).

Dans les entreprises, de plus en plus de cadres pensent en puces, produisent des diapos au kilomètre, font tourner des flèches, clignoter des acronymes, ajoutent extraits video et musiques grandiloquentes. Dans votre entreprise, c’est comme ça aussi?

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6 questions à se poser pour ne plus crouler sous l’information

Que peut-on faire pour maîtriser le flux continu d’informations ? Se poser les bonnes questions, bien sûr.

  1. Comment ce document (papier ou électronique) est-il parvenu jusqu’à moi ?
    Si je ne l’ai pas sollicité, c’est que quelqu’un a jugé bon de porter cette information à ma connaissance. Pour obtenir quelque chose de moi, vraisemblablement.
     
  2. Est-ce une raison suffisante pour accepter ce qu’on me « suggère » de faire … forcément au détriment de mes priorités ? 
  3. Qu’est-ce qui m’oblige à croire que je dois lire l’intégralité des documents que je croise dans ma vie ? 
  4. Suis-je plus efficace/performant(e) dans ma vie et dans mon travail lorsque je me transforme en “documentaliste” ? 
  5. Est-ce que j’aime réellement tout garder ? Ou bien est-ce que je m’y sens obligé(e) ? Par qui ? 
  6. Puis-je quantifier toutes les informations que je rate, faute de les recevoir ? Des milliers, certainement. Me manquent-elles ?

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L’ organisation au travail des cadres : le check-up

L’Agence pour l’Emploi des Cadres (APEC) se penche sur l’organisation des sus-nommés.
Voici le résultat lorsque Jean Chabod (suprêmement organisé, lui-même !) m’interviewe pour cadres.apec.fr.

Un petit check-up ? Ici

Wiki or not wiki ?

Je connais des équipes de développement de logiciels qui  utilisent les wikis avec profit. Notons qu’ils utilisent des nomenclatures communes, travaillent sur un même projet bien identifié, dans un contexte de complète transparence… bref, le meilleur des mondes.

Moi, je ne vois toujours pas en quoi exactement l’usage des wikis aiderait à mieux s’organiser … et vous ?

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