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Question des lecteurs: comment voyager léger pour un séjour en ville?

Question soulevée par Pascale: comment voyager léger quand on aime avoir le choix, qu’on ne connaît pas la météo à l’avance et qu’on est coquette?

LA VALISE OU LE SAC

Si vous avez déjà les bagages idéaux, passez directement au paragraphe « par quoi commencer? ».

Mais si vous vous demandez comment choisir le bon contenant, voici mon opinion. Pourquoi prendre un sac ou une valise déjà alourdis par leurs différents compartiments, proposés d’office, alors que vous pouvez en adapter l’intérieur rien que pour vous? D’après moi, le compartiment à chaussures, à petits machins, les pochettes intégrées zippées… tout ça ne correspond pas forcément aux affaires que l’on emporte. Procurez-vous plutôt des pochettes qui contiendront exactement ce qui vous arrange.

  • une pochette pour les affaires de toilette,
  • une pour les dessous,
  • une pour le linge sale,
  • une pour les chaussures,
  • une pour les papiers et dossiers (rigide)  etc.

Ainsi, vous « customisez » votre environnement. Le déballage/remballage est grandement facilité:

  • les affaires de toilette directement dans la salle de bains de l’hôtel,
  • les papiers sur le bureau (voir aussi cet article),
  • on transfère tel quel le contenu des autres pochettes dans de vrais tiroirs et c’est tout.

Quelles que soient la taille de votre bagage et la longueur de votre séjour, vous retrouvez toujours les mêmes objets au même endroit: dans leur pochette.

J’ajoute que cette technique des pochettes permet déjà de canaliser votre tendance à emporter la totalité de votre dressing avec vous.

PAR QUOI COMMENCER?

Voyager léger s’accommode mal de l’indécision.
Prendre un maximum de vêtements pour vous permettre de composer la tenue idéale selon votre humeur probable du moment n’est pas une option, malheureusement.

Alors, comment faire?
Partez des chaussures de ville
. Dites-vous qu’il vous en faut 3 paires au maximum, pas une de plus. Choisissez-les en fonction de vos activités:

  • séminaire, entretiens  ou formation = vous serez assise tout le temps, prenez la paire que vous voulez.
  • shopping ou visite de la ville = tout sauf des talons hauts.
  • soirée, dîner, spectacle = talons hauts, si vous voulez.
  • ajoutez des baskets si des activités sportives sont prévues.

Notez que vous voyagerez avec les chaussures les plus lourdes pour avoir moins de poids à porter.

EMPORTER CE QU’ON EST SÛR DE PORTER

Loin de chez vous, ce n’est pas le moment d’essayer de nouvelles tenues. Au contraire, empaquetez les vêtements et chaussures que vous adorez, que vous êtes sûre de porter. Ainsi, vous ne regretterez pas d’en avoir moins à votre disposition. Exemple: vous ne portez que des pantalons? Inutile d’imaginer que vous trouverez justement une occasion de porter cette jupe habillée. Vous ne le ferez pas.

CHOISIR VETEMENTS ET ACCESSOIRES

Pour composer un maximum de tenues à partir d’un minimum de vêtements, le principe est de partir d’une couleur de base.  Ainsi, tout va avec tout (cf photo ci-dessous).
Ce sont les accessoires qui apporteront la touche de couleur et de fantaisie qui font plaisir. Ainsi, il est plus amusant et moins lourd d’emporter trois foulards, deux colliers et deux ceintures pour varier un top basique uni que plusieurs hauts  différents.

N’hésitez pas à faire des essais devant le miroir.

NB: Une chemise peut être portée de différentes façons: toute seule, sur un tee-shirt, rentrée dans un pantalon ou sortie comme un gilet, ceinturée ou non.

Pour un séjour de deux jours:

  • choisissez un bas (pantalon ou jupe) décontracté et un autre plus habillé
  • choisissez trois hauts, de décontracté à habillé (notez que la soie est légère, se lave et sèche vite)
  • prenez quelques accessoires assortis
  • un parapluie le plus petit possible (ou un imperméable si vous le portez pendant le trajet)
  • deux pulls fins (on peut les superposer mais ils sont moins encombrants qu’un gros pull irlandais) ou
  • un gilet ou une veste coordonnée au reste de vos vêtements

Choix des vêtements pour voyage pro/perso

Pour 3 jours, ajouter un bas et un haut. Pour 4 jours, encore un haut de plus. Pour 5 jours, encore un haut. Etc..

PENSER MINI

Les voyageurs réguliers trouveront ça évident, mais il n’y a aucune raison d’emporter les flacons et tubes entiers en voyage. Procurez-vous les mini flacons, boites et tubes proposés par Sephora ou Muji, par exemple. Transvasez la quantité qu’il vous faut et voyagez léger! Et regroupez les liquides dans un sac Ziploc, même si les flacons sont réputés sans fuite. Moi, ce que j’en dis, hein.

N’emportez pas ce qui est déjà sur place

Séchoir à cheveux, gel douche, lait pour le corps, savon, shampooing sont fournis par la plupart des hôtels dès deux étoiles. Pourquoi se charger de ses propres produits et appareils si on n’a pas de problèmes particuliers?

VOS HABITUDES

Lorsque vous voyagez, vous sortez de votre routine habituelle. C’est ça qui est bien! Pourquoi ne pas embrasser complètement cette philosophie et accepter de modifier vos habitudes?

On peut fréquenter des tas de gens et passer de bons moments sans avoir obligatoirement manipulé fer à friser ou lisseur avant de sortir. Après tout, vous êtes loin de chez vous, qui sait à quoi vous ressemblez d’habitude? Une petite frisette en plus en une couleur de fard à paupière en moins ne vous défigurera pas!
Et si vous ne mettez pas de crème de nuit pendant deux jours, tant pis.
Quant à la manucure, un coup de vernis transparent la veille du départ et vous êtes tranquille pendant le séjour, sans avoir à apporter dissolvant, vernis, coton…

A vous: partagez donc vos astuces de voyageuse dans les commentaires.

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8 conseils pour s’organiser en voyage d’affaire

  1. Valider le contenu des rendez-vous
    Comme vous envoyez plusieurs jours à l’avance un ordre du jour à vos interlocuteurs (n’est-ce pas ?), pour valider au préalable contenu et déroulement de l’entretien, profitez-en donc pour passer en revue le matériel qui sera mis à votre disposition sur place (video projecteur, accès internet …).
    Tant qu’à faire,  demandez aussi un nom de contact supplémentaire qui pourrait vous aider sur la partie logistique en attendant l’arrivée de votre interlocuteur , ou si vous n’arrivez pas à joindre celui-ci.
  2. Prévoir entre 2 et 4 rendez-vous par jour
    En planifier plus, c’est dangereux, car la fatigue se fait vite sentir, entre le décalage horaire et la tension inhérente à l’environnement moins connu et à l’enjeu.
  3. Mens sana in corpore sano
    On n’oublie pas qu’on a un corps qui a besoin de se restaurer et de récupérer. Alors, sauf à vexer ses hôtes, on garde la sortie en boîte de nuit et les essais gastronomiques pour le dernier jour!
  4. Se déplacer « utile »
    On se renseigne sur les déplacements et le temps qu’ils prennent, en privilégiant les plus fiables et les plus reposants (même si c’est moins pittoresque).
  5. En avance, pourquoi ?
    Prévoyez d’arriver en avance à chaque rendez-vous. Si tout se passe bien, on utilise ce temps pour prendre un verre d’eau, se détendre ou réfléchir à l’entretien à venir. Et s’il y a eu des embouteillages, on ne sera pas en retard pour autant.
  6. Profiter des inévitables temps d ‘attente
    Ainsi, si votre interlocuteur vous fait patienter à l’accueil, mettez ce temps à profit pour faire une tâche interruptible, pas passionnante mais utile : pourquoi ne pas saisir les coordonnées de vos contacts sur votre portable?  Mais attention ! Ne téléphonez pas : si la personne que vous venez voir arrivait, vous seriez obligé d’interrompre votre conversation ou de la faire « poireauter ».
  7. Se créer un bureau virtuel
    Dans un porte-document, on peut créer un « bureau virtuel » avec :
  • des compartiments pour les documents à distribuer,
  • des chemises cartonnées pour regrouper les notes prises et les documents récupérés,
  • les chargeurs de portable et de téléphone,
  • le minimum de fourniture de bureau (mini agrafeuse, surligneur …) etc…

tout ça pour être sûr de tout retrouver en un temps record.

Et enfin, penser aux suites de rendez-vous
Faites là-bas comme ici : finissez votre  rendez-vous par une liste claire des actions attendues de part et d’autre.
Cela vous permet d’anticiper sur les tâches à faire, de retour dans votre entreprise.

Avez-vous des trucs et astuces de « baroudeurs » d’affaire à partager ?

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S’organiser en voyage d’affaire – Sur place

Se tenir au courant

Prendre connaissance avec régularité des messages vocaux et électroniques, mais pas de façon « compulsive » à chaque pause. Il vaut mieux les ouvrir aux moments où vous pouvez les traiter.

Optimiser son temps

  1. Utiliser les temps morts du déplacement: temps d ‘attente à l’aéroport, entre deux rendez-vous, etc pour, selon les cas :
    • faire le point et compléter ses notes,
    • récupérer un peu d’énergie,
    • préparer le rendez-vous suivant,
    • écouter des podcasts en rapport avec son métier,
    • lire la presse professionnelle (puisqu’on n’a jamais le temps de le faire en temps normal).
  2. A l’arrivée, prendre 15 minutes pour s’installer comme chez soi dans sa chambre d’hôtel : dédier un emplacement pour les affaires privées et un autre pour les affaires professionnelles.
    Si on laisse une partie des documents dans sa valise, une autre dans son porte-document et le reste sur le bureau de la chambre d’hôtel, on perdra du temps à reconstituer tout ce qu’il nous faut avant chaque rendez-vous.
  3. Ranger et traiter les informations récupérées tous les soirs, et ne pas attendre la fin du déplacement pour planifier relances et actions futures sur son agenda ou sa liste de choses à faire.
  4. Utiliser la fonction dictaphone de son téléphone portable , dans les endroits où il n’est pas aisé de prendre des notes , pour ne pas laisser filer une idée ou une action.

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S’organiser en voyage d’affaire – Avant de partir

Contrer la loi de Murphy

La loi de Murphy (dite loi de d’emmerdement maximum) s’ applique à la puissance 10 à l’étranger. Pour la contrer, un maître mot : anticiper.

Plus vous réfléchirez à l’avance à ce qui va (et risque) d’arriver, plus vous serez prêt.

Exemples :

Emportez vos médicaments de base pour ne pas perdre de temps à en chercher sur place (sans parler des dosages différents d’un pays à l’autre qui peuvent entraîner des effets secondaires auxquels vous ne pensiez pas).
Je me souviens de mon président, avec qui j’étais aux Etats-Unis pour un voyage de prospection. Il  a passé trois jours dans le brouillard, assommé par les médicaments locaux, pour avoir voulu soigner un simple rhume attrapé dans l’avion. Sale coup pour son efficacité !

Personne n’est à l’abri d’une défaillance d’ordinateur portable ou de clef USB. Il vaut mieux que vous ayez une version papier de votre présentation en diaporama. Et que vous la connaissiez bien !


Vos bagages

Ils peuvent être perdus par la compagnie aérienne. Deux parades qui ont fait leur preuve :

  • prévoir une tenue de rechange dans votre sac en cabine (vous n’aurez pas le temps de faire du shopping avant votre 1er rendez-vous)
  • faire livrer votre matériel de présentation (surtout s’il est lourd) directement à votre hôtel ou sur le lieu de la réunion.


S’informer

Plus vous aurez d’informations utiles avant de partir, plus vous serez opérationnel sur place : habitudes relationnelles et culturelles, fêtes locales, temps de trafic, plans d’accès d’un point à un autre, etc.

Pensez à consulter Google Maps et les blogs des expatriés français : ce sont des mines d’information.


Préparer son absence … et son retour

Les retours de déplacement posent souvent problème : les mails se sont accumulés, les papiers aussi et il faut tout de même exploiter rapidement les informations récupérées du déplacement. Dédiez quelques heures, avant le départ, à la gestion des tâches qui risquent d’apparaître en votre absence. Informez précisément collaborateurs et assistants sur la marche à suivre.


Pour les notes de frais, emportez une enveloppe pour y déposer à la volée tous les justificatifs. Cela évitera les fouilles archéologiques (poches, porte-document, manteau, valise …) au retour.

Bon voyage !

 

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