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Phobie administrative ou procrastination ordinaire?

Vraie ou fausse phobie

«La phobie administrative existe, mais elle est moins répandue que ce que l’on entend. De nombreuses personnes utilisent ce terme pour décrire un état ou une activité qui leur déplaît, or la phobie est quelque chose de particulier, avec des symptômes très forts, c’est une peur panique qui se déclenche soit lorsque l’on est en contact avec l’objet dont on a peur, soit quand on sait que l’on va devoir être en contact avec cet objet.» explique Charlotte Kayes, psychologue clinicienne, spécialisée dans le traitement des troubles anxieux à Julie Renson dans Libération du 17 mai 2022.

Il arrive qu’on renonce

L’article se poursuit: « Il n’existe cependant pas de données officielles sur les personnes atteintes de phobie administrative. Mais d’après une étude publiée en décembre par l’assureur Lovys et réalisée par l’institut de sondages YouGov, la gestion administrative serait source d’angoisse pour plus d’un tiers (37 %) des Français et près de 49 % des 18-34 ans. Des chiffres corroborés par l’Insee, selon lequel une personne sur trois déclare avoir renoncé au moins une fois à effectuer une démarche en ligne au cours de l’année 2021. Les raisons invoquées : «Délais d’attente, incompétence de l’interlocuteur, complexité de la procédure, manque de compétences numériques.» D’après l’institut, les personnes âgées et les plus défavorisées rencontrent davantage de difficultés à effectuer des démarches administratives, tout comme les jeunes moins expérimentés que leurs aînés. »

Mon expérience d’organisatrice professionnelle chez les particuliers

Je confirme: l’aversion pour « l’Administratif » (à prononcer avec une moue dégoûtée) est souvent cumulée avec de la peur. Peur de ne pas savoir s’y prendre ou peur de « perdre du temps », par exemple.

Mais le plus souvent, je rencontre des personnes ayant peur de perdre un document ou manquant tellement de confiance dans leur classement qu’elles finissent par dupliquer tout « au cas où », ce qui prend une place folle ou bien ne plus rien classer du tout. Ajoutez l’achat d’un scanner (ou l’usage du smartphone en guise de scanner) puis les environnements numériques dans le cloud et on est au summum de la panique et de l’agacement. La moindre recherche de documents devient alors digne des travaux de madame Desroches-Noblecourt. De quoi être découragé.e en effet.

Et chez les jeunes?

En ce qui concerne les jeunes, le problème vient également du vocabulaire employé par les différents organismes. Ainsi, comment deviner que la Sécu, la CPAM et la Caisse d’assurance maladie sont des synonymes? Comment repérer la différence entre ladite et une mutuelle? Pourquoi cette dernière est fournie par l’entreprise quand on est salarié.e et par… on ne sait qui quand on est auto entrepreneur? Et est-ce qu’un bailleur, c’est la même chose qu’un propriétaire et qu’une agence immobilière? Quid du syndic? Serait-ce une abréviation de syndicat (sic)? Que conserver? Comment classer des documents quand on a l’habitude de tout faire avec son smartphone?

Le classement, c’est pas sorcier

J’interviens souvent, chez les particuliers, pour les aider à mettre de l’ordre dans tous leurs documents, papiers et numériques. On crée ensemble un classement basé sur leur vie, facile à maintenir dans le temps, avec du matériel super simple et des techniques valables pour tous les documents. Pas besoin de scanner, ni de déchiqueter, ni de conserver des tas de documents ad vitam aeternam.

Si le classement est facile, l’aversion administrative diminue. Mais, hélas, je ne peux rien faire pour augmenter notre patience quand nous devons rester des heures en attente au téléphone avec des musiques suraigües en boucle (il y a des fans de Vivaldi, parmi vous, chers lecteurs?) ou des serveurs vocaux qui nous font miroiter l’accès à un humain pour nous raccrocher au nez au bout de 8 minutes.

Haut les coeurs, tout n’est pas perdu: vous trouverez des réponses dans cet article sur la méthode pour classer ses papiers sans se décourager.

« Ils » y arrivent, et pas vous? Découvrez pourquoi votre classement de documents ne fonctionne pas.

Dites-nous donc en commentaire comment ça se passe chez vous, l’Administratif.

Photos de Valentin Ciccarone et Sharon McCutcheon via Unsplash

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Vie pro / vie privée: mais où avez-vous la tête?

Voici mes astuces d’organisation pour vous libérer l’esprit et être plus disponible mentalement pour votre travail quand vous êtes… au travail. Et, de même, vous faciliter la vie quand vous êtes à la maison.

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Question des lecteurs « Je suis tête en l’air, ça se soigne? »

Marta me dit:

Bonjour Laurence,

Je suis anarchique ascendant tête en l’air, des choses comme ceci m’arrivent constamment, pourtant, je crois je crois très fort à l’ordre qui rend la vie plus légère. Mais il arrive que:

on avait acheté le cahier et organisé des sections, on a, trois mois plus tard, trois-quatre cahiers avec les infos éparpillées: comment est-on arrivé là?

Oubli d’un cahier – pas bien préparé le départ la veille, genre, ou bien préparé, sorti le cahier pour noter ou consulter, laissé sur la table- on achète un à la volée en se disant qu’on reportera tout dans le premier, puis…

Agenda bien complété, perdu, on ne sait pas comment, deux semaines sans agenda dans l’espoir de le trouver, donc notes sur le téléphone et les cahiers mentionnés-ci dessus…

Bref, avez-vous des méthodes de rattrapage des dérapages? »

L’étourderie est souvent le résultat d’une trop grande concentration… sur autre chose que sur les gestes que l’on est en train de faire!

Voici les pistes que je peux vous proposer:

1- Lorsque vous posez quelque chose chez vous, arrêtez-vous une fraction de seconde pour « flasher » de l’oeil ce que vous êtes en train de faire. Stoppez votre dialogue intérieur et enregistrez dans votre mémoire l’emplacement de l’objet et les éléments les plus proches: « là, je suis en train de poser mon cahier sur le meuble de l’entrée, à côté du vide poche ». Effet de bord: cet exercice est excellent pour la mémoire.

2- Créez des rituels pour tout ce qui est récurrent. Le rituel suprême, pour vous Marta, étant la consultation de l’agenda et du cahier. A faire tous les jours, à moment fixe. Il est impossible de perdre gravement quelque chose dont vous vous servez quotidiennement. Votre brosse à dents, par exemple, vous la perdez?

3- Faites des cheks-lists  à tête reposée et écrivez-les sur votre smartphone ou punaisez-les au mur. Exemples: « Ce que je dois prendre pour aller chez Chéri », « Ce qu’il me faut pour un rendez-vous professionnel » etc.

4- Purgez, ma chère. Si votre intérieur et/ou votre sac à main sont très encombrés, plus rien ne ressort visuellement: vous avez du mal à repérer les objets que vous cherchez.

Si, en plus, vous avez N exemplaires du même objet, celui qu’il vous faut se retrouve noyé au milieu des autres qui lui ressemblent.

Si vous n’aviez qu’un seul cahier, coloré, robuste, vous le trouveriez plus facilement. Appelons cela  la technique de »l’aiguille minimaliste dans la botte de foin« .

Dans vos sacs, placez les « permanents » (voir cet article) toujours dans les mêmes poches.

5- Fabriquez des déserts. Chez vous, délimitez des petites zones de vide (cf cet article, pour la façon de procéder), qui sont comme des repos visuels. Sur ces déserts, un élément important pour vous (comme un cahier ou un agenda) ressortirait bien plus facilement.

Mais, bien sûr, si vous collez des tas de choses sur la zone désertique… ça ne marche plus.

6- Usez et abusez des alarmes pour vos rendez-vous, en tenant compte de votre inertie. 45 minutes avant, ça peut suffire, mais ça dépend pour quoi.

Si  l’organisation personnelle est quelque chose que vous êtes en train d’acquérir, dites-vous que c’est comme un nouveau sport. Impossible d’atteindre un niveau convenable sans faire d’erreurs.  Remontez donc à cheval, Marta!

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Comment faire face à une période de rush?

Au travail, cela arrive souvent.

Un « coup de bourre », une « charrette », un « coup de feu », une « urgence », un « surcroît temporaire de travail ». Comment s’en sortir sans finir épuisé(e)?

La réponse est sur le Journal du Net, dans un article pour lequel Fabien Renou m’a interviewée. Bon, c’est vrai, je lui ai répondu un dimanche (je n’ai pas pu avant, pour cause de planning surchargé). Comme quoi, même les conseillers en organisation sont soumis aux mêmes lois que les autres…

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S’organiser pour ne plus être débordé

Une étude américaine révèle qu’un responsable perd en moyenne 6 semaines par an à chercher des informations qu’il a reçues précédemment. Un résultat qui montre à quel point le manque d’organisation peut peser lourdement sur l’efficacité. Or, l’organisation n’est pas innée, elle s’apprend.
Cette formation de deux jours passe en revue les meilleures techniques et méthodes pour augmenter votre efficacité au quotidien.

Une formation indispensable pour tous ceux qui se sentent débordés par la charge de travail qu’ils ont à gérer.

Prochaines dates : les 21 et 22 juin. Puis 14 et 15 octobre 2010. Programme et inscription ici

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Ne plus crouler sous l’information : c’est possible

Allez, encore quelques questions  à se poser et bientôt vous ne serez plus envahi par les papiers, journaux, catalogues, flyers, dépliants, mails …

 

Penser au futur

– Imaginons que je n’aie jamais reçu cette information… que se passerait-il?

– Si je garde ce document pour le lire « à tête reposée », ai-je planifié ce « plus tard« ?

– Si je décide de conserver le document,

  • est-ce que je pense honnêtement en avoir besoin un jour?
  • à quelle occasion, précisément?
  • où vais-je le chercher, lorsque j’en aurai besoin?
  • sous quel nom?

Note : ce sont ces deux derniers points qui vous aideront à bâtir votre propre système de classement.

 

Privilégier ses objectifs

Puis-je qualifier ce que j’entends exactement par « information intéressante »? Intéressante pour faire quoi? Pour réaliser quel projet?


Distinguer information et souvenir de l’information

  • Qu’est-ce que j’apprends de nouveau en lisant ce document?
    Ne sert-il pas tout bêtement à me rafraîchir la mémoire, et ce, de façon non planifiée?
  • En quoi conserver un document sans pouvoir le retrouver facilement préserve-t-il ma mémoire?

Donner de la valeur à son (précieux) espace

  • Puis-je obtenir les mêmes informations, ailleurs, sous une forme moins encombrante, plus à jour, ou plus pratique?
  • Maintenant que j’ai pris connaissance de cette information, que se passerait-il de grave si je jetais ce document?
  • Faut-il absolument que j’ajoute ce document à mon désordre?

Evidemment, il ne s’agit pas de se poser toutes ces questions pour un seul document. Mais juste, en les relisant de temps à autre, de vous en approprier quelques unes pour parvenir à devenir plus sélectif.

Vous trouverez plus de techniques pour s’organiser face à l’afflux d’informations au travail ici

Et vous, quelles sont vos techniques pour ne pas vous noyer sous l’information ?

 

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6 questions à se poser pour ne plus crouler sous l’information

Que peut-on faire pour maîtriser le flux continu d’informations ? Se poser les bonnes questions, bien sûr.

  1. Comment ce document (papier ou électronique) est-il parvenu jusqu’à moi ?
    Si je ne l’ai pas sollicité, c’est que quelqu’un a jugé bon de porter cette information à ma connaissance. Pour obtenir quelque chose de moi, vraisemblablement.
     
  2. Est-ce une raison suffisante pour accepter ce qu’on me « suggère » de faire … forcément au détriment de mes priorités ? 
  3. Qu’est-ce qui m’oblige à croire que je dois lire l’intégralité des documents que je croise dans ma vie ? 
  4. Suis-je plus efficace/performant(e) dans ma vie et dans mon travail lorsque je me transforme en “documentaliste” ? 
  5. Est-ce que j’aime réellement tout garder ? Ou bien est-ce que je m’y sens obligé(e) ? Par qui ? 
  6. Puis-je quantifier toutes les informations que je rate, faute de les recevoir ? Des milliers, certainement. Me manquent-elles ?

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L’ organisation au travail des cadres : le check-up

L’Agence pour l’Emploi des Cadres (APEC) se penche sur l’organisation des sus-nommés.
Voici le résultat lorsque Jean Chabod (suprêmement organisé, lui-même !) m’interviewe pour cadres.apec.fr.

Un petit check-up ? Ici

Wiki or not wiki ?

Je connais des équipes de développement de logiciels qui  utilisent les wikis avec profit. Notons qu’ils utilisent des nomenclatures communes, travaillent sur un même projet bien identifié, dans un contexte de complète transparence… bref, le meilleur des mondes.

Moi, je ne vois toujours pas en quoi exactement l’usage des wikis aiderait à mieux s’organiser … et vous ?

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Décomplexés

L’autre jour, j’animais ma formation S’organiser pour ne plus être débordé. Comme d’habitude, ça a été un moment d’échanges intéressants.

Lorsque, à la fin des deux jours, j’ai demandé à chacun son avis sur la formation : « je vais la mettre en application », « ça me semble tout à fait jouable », « je faisais déjà en partie ce que vous proposez mais maintenant je comprends pourquoi ça ne marchait pas », « on se sent décomplexé« .

Parce que si vous croulez sous les mails, les interruptions, les informations en tout genre et les choses à faire, vous croyez que c’est votre faute ? Vous pensez que les autres  arrivent à gérer tout ça facilement mais pas vous ?

Eh bien non. Vous n’êtes pas seul. Un stage comme celui-là permet de s’en rendre compte. Et ça fait du bien.

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