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Question des lecteurs « Je suis tête en l’air, ça se soigne? »

Marta me dit:

Bonjour Laurence,

Je suis anarchique ascendant tête en l’air, des choses comme ceci m’arrivent constamment, pourtant, je crois je crois très fort à l’ordre qui rend la vie plus légère. Mais il arrive que:

on avait acheté le cahier et organisé des sections, on a, trois mois plus tard, trois-quatre cahiers avec les infos éparpillées: comment est-on arrivé là?

Oubli d’un cahier – pas bien préparé le départ la veille, genre, ou bien préparé, sorti le cahier pour noter ou consulter, laissé sur la table- on achète un à la volée en se disant qu’on reportera tout dans le premier, puis…

Agenda bien complété, perdu, on ne sait pas comment, deux semaines sans agenda dans l’espoir de le trouver, donc notes sur le téléphone et les cahiers mentionnés-ci dessus…

Bref, avez-vous des méthodes de rattrapage des dérapages? »

L’étourderie est souvent le résultat d’une trop grande concentration… sur autre chose que sur les gestes que l’on est en train de faire!

Voici les pistes que je peux vous proposer:

1- Lorsque vous posez quelque chose chez vous, arrêtez-vous une fraction de seconde pour « flasher » de l’oeil ce que vous êtes en train de faire. Stoppez votre dialogue intérieur et enregistrez dans votre mémoire l’emplacement de l’objet et les éléments les plus proches: « là, je suis en train de poser mon cahier sur le meuble de l’entrée, à côté du vide poche ». Effet de bord: cet exercice est excellent pour la mémoire.

2- Créez des rituels pour tout ce qui est récurrent. Le rituel suprême, pour vous Marta, étant la consultation de l’agenda et du cahier. A faire tous les jours, à moment fixe. Il est impossible de perdre gravement quelque chose dont vous vous servez quotidiennement. Votre brosse à dents, par exemple, vous la perdez?

3- Faites des cheks-lists  à tête reposée et écrivez-les sur votre smartphone ou punaisez-les au mur. Exemples: « Ce que je dois prendre pour aller chez Chéri », « Ce qu’il me faut pour un rendez-vous professionnel » etc.

4- Purgez, ma chère. Si votre intérieur et/ou votre sac à main sont très encombrés, plus rien ne ressort visuellement: vous avez du mal à repérer les objets que vous cherchez.

Si, en plus, vous avez N exemplaires du même objet, celui qu’il vous faut se retrouve noyé au milieu des autres qui lui ressemblent.

Si vous n’aviez qu’un seul cahier, coloré, robuste, vous le trouveriez plus facilement. Appelons cela  la technique de »l’aiguille minimaliste dans la botte de foin« .

Dans vos sacs, placez les « permanents » (voir cet article) toujours dans les mêmes poches.

5- Fabriquez des déserts. Chez vous, délimitez des petites zones de vide (cf cet article, pour la façon de procéder), qui sont comme des repos visuels. Sur ces déserts, un élément important pour vous (comme un cahier ou un agenda) ressortirait bien plus facilement.

Mais, bien sûr, si vous collez des tas de choses sur la zone désertique… ça ne marche plus.

6- Usez et abusez des alarmes pour vos rendez-vous, en tenant compte de votre inertie. 45 minutes avant, ça peut suffire, mais ça dépend pour quoi.

Si  l’organisation personnelle est quelque chose que vous êtes en train d’acquérir, dites-vous que c’est comme un nouveau sport. Impossible d’atteindre un niveau convenable sans faire d’erreurs.  Remontez donc à cheval, Marta!

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Comment faire face à une période de rush?

Au travail, cela arrive souvent.

Un « coup de bourre », une « charrette », un « coup de feu », une « urgence », un « surcroît temporaire de travail ». Comment s’en sortir sans finir épuisé(e)?

La réponse est sur le Journal du Net, dans un article pour lequel Fabien Renou m’a interviewée. Bon, c’est vrai, je lui ai répondu un dimanche (je n’ai pas pu avant, pour cause de planning surchargé). Comme quoi, même les conseillers en organisation sont soumis aux mêmes lois que les autres…

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S’organiser pour ne plus être débordé

Une étude américaine révèle qu’un responsable perd en moyenne 6 semaines par an à chercher des informations qu’il a reçues précédemment. Un résultat qui montre à quel point le manque d’organisation peut peser lourdement sur l’efficacité. Or, l’organisation n’est pas innée, elle s’apprend.
Cette formation de deux jours passe en revue les meilleures techniques et méthodes pour augmenter votre efficacité au quotidien.

Une formation indispensable pour tous ceux qui se sentent débordés par la charge de travail qu’ils ont à gérer.

Prochaines dates : les 21 et 22 juin. Puis 14 et 15 octobre 2010. Programme et inscription ici

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Ne plus crouler sous l’information : c’est possible

Allez, encore quelques questions  à se poser et bientôt vous ne serez plus envahi par les papiers, journaux, catalogues, flyers, dépliants, mails …


Penser au futur

– Imaginons que je n’aie jamais reçu cette information… que se passerait-il?

– Si je garde ce document pour le lire « à tête reposée », ai-je planifié ce « plus tard« ?

– Si je décide de conserver le document,

  • est-ce que je pense honnêtement en avoir besoin un jour?
  • à quelle occasion, précisément?
  • où vais-je le chercher, lorsque j’en aurai besoin?
  • sous quel nom?

Note : ce sont ces deux derniers points qui vous aideront à bâtir votre propre système de classement.


Privilégier ses objectifs

Puis-je qualifier ce que j’entends exactement par « information intéressante »? Intéressante pour faire quoi? Pour réaliser quel projet?


Distinguer information et souvenir de l’information

  • Qu’est-ce que j’apprends de nouveau en lisant ce document?
    Ne sert-il pas tout bêtement à me rafraîchir la mémoire, et ce, de façon non planifiée?
  • En quoi conserver un document sans pouvoir le retrouver facilement préserve-t-il ma mémoire?


 

Donner de la valeur à son (précieux) espace

  • Puis-je obtenir les mêmes informations, ailleurs, sous une forme moins encombrante, plus à jour, ou plus pratique?
  • Maintenant que j’ai pris connaissance de cette information, que se passerait-il de grave si je jetais ce document?
  • Faut-il absolument que j’ajoute ce document à mon désordre?

Evidemment, il ne s’agit pas de se poser toutes ces questions pour un seul document. Mais juste, en les relisant de temps à autre, de vous en approprier quelques unes pour parvenir à devenir plus sélectif.

Vous trouverez plus de techniques pour s’organiser face à l’afflux d’informations au travail ici

Et vous, quelles sont vos techniques pour ne pas vous noyer sous l’information ?

 


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6 questions à se poser pour ne plus crouler sous l’information

Que peut-on faire pour maîtriser le flux continu d’informations ? Se poser les bonnes questions, bien sûr.

  1. Comment ce document (papier ou électronique) est-il parvenu jusqu’à moi ?
    Si je ne l’ai pas sollicité, c’est que quelqu’un a jugé bon de porter cette information à ma connaissance. Pour obtenir quelque chose de moi, vraisemblablement.
     
  2. Est-ce une raison suffisante pour accepter ce qu’on me « suggère » de faire … forcément au détriment de mes priorités ? 
  3. Qu’est-ce qui m’oblige à croire que je dois lire l’intégralité des documents que je croise dans ma vie ? 
  4. Suis-je plus efficace/performant(e) dans ma vie et dans mon travail lorsque je me transforme en “documentaliste” ? 
  5. Est-ce que j’aime réellement tout garder ? Ou bien est-ce que je m’y sens obligé(e) ? Par qui ? 
  6. Puis-je quantifier toutes les informations que je rate, faute de les recevoir ? Des milliers, certainement. Me manquent-elles ?

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Pourquoi je suis devenue « coach en organisation »

Quand j’ai annoncé autour de moi, fin 2003, que j’avais l’intention d’aider les gens à s’organiser chez eux (et pas juste au travail), les réactions m’ont surprise.

Moi, évidemment, je trouvais que c’était une bonne idée d’apporter de l’aide dans un domaine un peu tabou, secret … au point qu’il n’existait même pas de guide pratique sur le sujet (il y en a maintenant, et j’y suis pour quelque chose !).

C’est vrai quoi, il n’y a pas de gène de l’organisation, pas plus que de fibre du rangement, ni de don pour la méthode, encore moins de prédisposition pour le tri ! A mon avis, s’organiser, ça s’apprend.

Mais mes interlocuteurs ne voyaient pas ça comme ça.

Premières réactions

Ca donnait plutôt  (textes verbatim, repris du site Toluna)

  • Que les gens sont nuls, ils ne sont pas foutus de ranger chez eux !
  • J’en aurais besoin dans la chambre des enfants mais je n’ose même plus toucher je ferme la porte pour ne pas voir les dégâts
  • On peut s’inscrire où ? Je veux bien une place pour mon mari.
    Après tout, il y a des coaches pour tout maintenant.
    A quand le coach pour améliorer ses performances sexuelles ??
  • Eh bien j’en offrirais bien un à mon chef et là il y a du boulot ! pour moi ça va je suis l’ordre en personne et c’est d’ailleurs pour cette raison que ça me dérange
  • Personnellement je ne vois pas l’intérêt de payer quelqu’un qui va nous dire qu’il faut qu’on fasse des penderies murales et qu’on achète des armoires….
  • Je ne suis pas certaine que j’apprécierais que l’on vienne ranger mon intérieur, je préfère m’en charger !

Ah diable. Alors que faire ? Pas de débouché pour mon idée de génie ?

Heureusement, j’avais (j’ai toujours, si si) des « bordéliques »autour de moi. Et là, le discours n’était pas le même …

Les bordéliques et ceux qui les aiment

Amis bordéliques et débordés, je suis taquine. Alors, je vous ai mis entre parenthèses ce que vos amis, votre famille pensent tout bas lorsqu’on vous voit vous débattre dans le désordre et la panique.

  • « Je préfère ne pas recevoir chez moi : lorsque je veux dîner avec des amis, on va au restaurant » (ben oui, mais s’il faut payer pour te voir, euh, comment dire…)
  • « N’ouvre pas cette porte, malheureuse, c’est mon débarras » (on ne peut pas l’ouvrir, elle est bloquée par les piles au sol, de toute façon. Barbe Bleue va !)
  • « Moi les paperasses, c’est pas mon truc » (OK, t’as payé combien d’agios, tu disais ?)
  • « Je m’y retrouve dans mon bazar » (alors, peut-être peux-tu me rendre mon bouquin de cuisine, depuis 3 ans que tu l’as ?)
  • « Ce sont les enfants qui mettent du foutoir partout » (allons, même les tournevis et les catalogues IKEA sur la table de la salle à manger ?)
  • « Je n’ai rien à me mettre » (tu veux dire que, comme ta penderie déborde, tu t’y retrouves mieux sur les portants de Zara ?)
  • « Je ne sais pas combien j’ai de casse-noix. Au moins 4  » (pas grave, trouve-nous juste le tire-bouchon !)
  • « Je n’arrive jamais à l’heure, c’est comme ça » (nous, on s’en moque, mais on sait que toi, tu as stressé, par contre : t’avais oublié de prendre les fleurs et tu t’en es rendu compte au dernier moment)

En somme, une désorganisation vécue comme une fatalité et des excuses grosses comme moi pour sauver la face.

Quand mes amis désordonnés et moi parlions de ce que j’envisageais de lancer pour les particuliers,  je voyais bien que, même s’il n’y avait pas forcément un Marché (avec une majuscule comme dans Ecole de Commerce), il y avait un réel besoin d’aide, de formation, de techniques. Ca tombait bien: mon cursus et mon expérience faisaient de moi la bonne personne pour y répondre.

J’avais sans doute raison de tenter le coup.

C’est comme ça que j’ai créé Jara.
Ceux d’entre vous qui font appel à moi pour leur vie privée, ou qui l’envisagent, m’appellent « coach en organisation » ou « coach en rangement ». Je ne suis pas coach, mais je m’en fous. J’adore mon métier : je sais que je sers à quelque chose.

Si vous êtes tenté(e) par ce métier, je vous propose de lire cet article.

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L’ organisation au travail des cadres : le check-up

L’Agence pour l’Emploi des Cadres (APEC) se penche sur l’organisation des sus-nommés.
Voici le résultat lorsque Jean Chabod (suprêmement organisé, lui-même !) m’interviewe pour cadres.apec.fr.

Un petit check-up ? Ici

Wiki or not wiki ?

Je connais des équipes de développement de logiciels qui  utilisent les wikis avec profit. Notons qu’ils utilisent des nomenclatures communes, travaillent sur un même projet bien identifié, dans un contexte de complète transparence… bref, le meilleur des mondes.

Moi, je ne vois toujours pas en quoi exactement l’usage des wikis aiderait à mieux s’organiser … et vous ?

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Décomplexés

L’autre jour, j’animais ma formation S’organiser pour ne plus être débordé. Comme d’habitude, ça a été un moment d’échanges intéressants.

Lorsque, à la fin des deux jours, j’ai demandé à chacun son avis sur la formation : « je vais la mettre en application », « ça me semble tout à fait jouable », « je faisais déjà en partie ce que vous proposez mais maintenant je comprends pourquoi ça ne marchait pas », « on se sent décomplexé« .

Parce que si vous croulez sous les mails, les interruptions, les informations en tout genre et les choses à faire, vous croyez que c’est votre faute ? Vous pensez que les autres  arrivent à gérer tout ça facilement mais pas vous ?

Eh bien non. Vous n’êtes pas seul. Un stage comme celui-là permet de s’en rendre compte. Et ça fait du bien.

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