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2 septembre 2013 · 08:30

Si je le vois, j’y pense. Et si j’y pense, je le fais. Ah bon?

Pour s’organiser au travail, on a tous essayé plusieurs méthodes spontanées. L’une d’entre elles repose principalement sur notre vue.

Si vous êtes du genre à utiliser vos yeux pour vous organiser, peut-être faites-vous ceci:

des guirlandes de post-it autour de votre écran, sous votre clavier, sur votre cahier… partout,
vous repassez en gras (non lus) les emails une fois que vous les avez lus, pour vous faire penser qu’il faudra faire quelque chose avec eux,
variante: vous placez des couleurs ou des drapeaux sur les emails nécessitant une action,
vous faites des piles de documents par genre. Par exemple, Pile n°1:“ce que je dois faire aujourd’hui”, Pile n°2: “les pas très urgents mais il ne faudra pas que je les oublie” et Pile n°3: « les quand j’aurai le temps”…

Certes, ces techniques fonctionnent… jusqu’à un certain point. Hélas, plus vous gérez d’informations moins cela marche.

Tout se passe comme si vous aviez la certitude que « Si je le vois, j’y pense et si j’y pense, je vais le faire« . Or, non.

Parce que:

1- Sans pour autant passer à l’action, vous augmentez votre »tourbillon mental« : « ah, oui, j’avais dit qu’il fallait que je le fasse! Oh mince, ça aussi! »

2- Les priorités changent tout le temps. Et c’est normal.

3- Vous n’avez qu’une vision partielle de ce qui vous attend: ce qui est sous votre nez. Le reste, parfois tout aussi important, est ailleurs: sur des listes, dans votre tête, sur une carte de visite, parmi vos notes de réunion…

4- Vous vous redites plusieurs fois les mêmes choses au sujet des mêmes informations: cela finit par être épuisant.

5- Vous savez bien que tous ces signaux finissent par devenir invisibles.
Soit parce qu’ils sont là depuis trop longtemps (ou disparaissent mécaniquement, chassés par les nouveaux messages), soit parce que vous ne pouvez pas (ou n’avez pas envie de) passer à l’action. Mais le pense-bête visuel, lui, reste là.

bureau désordre

SOLUTION

Extrayez une action de chaque email ou papier tant que vous l’avez sous les yeux.
Notez-la sur votre cahier ou votre gestionnaire de tâches si vous ne voulez pas/ne pouvez pas la faire immédiatement.
Puis sortez l’email ou le papier de son emplacement de départ.
Vous aurez maintenant sous les yeux une liste unique des choses à faire, quelle qu’en soit la provenance.

AVANTAGES

Plus besoin d’avoir les informations d’origine à la vue pendant des jours et des jours. Votre environnement redevient clair, vos idées aussi.
Cette liste unique vous permet d’avoir une vision complète de tout ce que vous avez à faire. Vous pouvez maintenant choisir quoi faire en toute connaissance de cause et selon les priorités du moment.
Vous voici l’heureux propriétaire d’une boîte de réception qui contient seulement les messages que vous n’avez pas encore lus: quel soulagement!

Pour aller plus loin:

Je règle leur compte aux Post-it (même si je les aime bien)
« Laurence, on voit bien que vous n’avez jamais vu ma messagerie! » Je crois que si.
La technique infaillible, en détail, pour gérer vos mails.
Comment éviter les bombes à retardement (horreur! elles ressemblent à des mails)
La (désormais) célèbre parabole des chaussettes ou quand accepter de perdre du temps.
Pour ceux qui manipulent encore beaucoup de papiers: comment gérer les papiers au bureau.

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Tagué comment ne plus crouler sous l'information, gérer les priorités, gérer les urgences, gérer ses mails, surcharge de travail, tâches à faire, to-do list, vider ma messagerie

13 décembre 2012 · 08:30

Les FBI de l’organisation: cloisonner vie privée et vie professionnelle

« Laurence, me disent parfois les jeunes femmes que je forme à l’organisation personnelle, je ne veux pas que ma vie professionnelle déborde sur ma vie privée. J’adore mon job mais je veux cloisonner. Avez-vous des astuces pour réussir à bien séparer l’une de l’autre? »

Comme je les comprends! Et comme j’y croyais moi aussi!

Jusqu’à ce que les situations ci-dessous se reproduisent un peu trop souvent:

– vous pensez qu’il faut rappeler Mme Durant de la société MonFournisseur pendant que vous faites les courses. Arrivée au parking, pour récupérer votre voiture, hop, c’est sorti de votre tête. Rien ne garantit que vous vous en souviendrez demain.

– ça fait une semaine que vous vous dites qu’il faut prendre rendez-vous chez le pédiatre mais ça se fait aux heures de bureau et justement, vous n’avez rien pour vous le rappeler quand vous êtes au travail, puisque c’est privé. Tous les soirs, lorsque vous retrouvez votre famille, vous vous dites « et zut, j’ai encore oublié d’appeler! ».

– vous aviez dit à votre belle-soeur que vous la rappelleriez ce week-end mais tout s’est bousculé et vous avez oublié. Vous vous dites que vous l’appellerez à l’heure du déjeuner lundi. Mais comment y penser au bon moment?

Vous avez remarqué? Qu’on le veuille ou non, notre cerveau ne fait pas la différence entre « c’est privé » et « c’est professionnel ». Pour lui, il s’agit de « choses à faire« , point. Et il s’en moque que ce soit le bon moment ou pas.

En somme, l’étanchéité vie pro/vie privée est une FBI. Alors, que faire?

La solution (paradoxale, mais essayez tout de même, vous m’en direz des nouvelles):

En plus de votre agenda, il vous faut une liste unique de choses à faire.

Le mot-clef, c’est UNIQUE.

Oui, allez-y, mélangez tout, comme ça vous vient dans la tête, au fur et à mesure que ça arrive dans votre vie. Ne vous occupez pas de savoir l’origine (privé? pro?) du « truc à faire ». Notez-le, c’est tout.

Veillez cependant à bien noter de vraies actions (voir cet article) et non des projets.

Exemple: Noter « cuisine » (= sa rénovation est un projet en soi) ne sera pas utile si, ce que vous voulez dire vraiment, c’est « chercher des fournisseurs pour rénover ma cuisine » (= action).

Pour faire cette liste, il vous faut un outil fiable, toujours sur vous. Votre smartphone? Un petit cahier? un grand cahier? Qu’importe, pourvu que vous puissiez noter super vite.

D’accord, Laurence, me disent mes stagiaires, mais comment faire le tri dans cette (longue) liste?

Pour faire le tri dans les choses à faire, vous allez inventer un petit code pour désigner les choses à faire à la maison, le soir par exemple. Et puis un autre pour les choses à faire seulement le week-end. Vous indiquez ce code devant chaque tâche.

Ces codes, ça peut être:

pour la maison: une petite maison stylisée ou un M pour signifier « à la Maison », …
pour le week-end: WE, par exemple.
et pour le bureau? Comme nous y passons beaucoup de temps, je considère que c’est un contexte par défaut: pas besoin de code.

Ainsi, lorsque vous serez dans l’un ou l’autre de ces contextes, il vous suffira de regarder les tâches qui comportent le code correspondant et de choisir celles que vous voulez faire. Vous négligerez exprès les autres.
Note: Si vous utilisez la fonction liste de votre smartphone, vous ferez un tri sur la première lettre pour ne voir apparaître que les tâches que vous pouvez faire ici et maintenant.

Exemple: WE appeler Jeanne (ma belle-soeur)

Alors, allez-vous essayer ma solution paradoxale?

Je tiens à re-préciser ici que je suis une fervente partisane du cloisonnement dès lors qu’il s’agit d’empêcher les appels/mails/sms professionnels de venir polluer notre temps privé. Réfléchissez toujours au pourcentage de vous-même que vous voulez rendre disponible aux uns et aux autres. Un job, ce n’est pas forcément un sacerdoce, vous savez. C’est plutôt un échange: votre temps contre une rémunération. Cela doit rester équilibré, juste.

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Classé dans Comment s'organiser au travail, FBI (Fausses Bonnes Idées), S'organiser à la maison

Tagué équilibre vie privée, cahier, choses à faire, gestionnaire de tâches, je suis débordé(e), liste de tâches, mieux s'organiser, s'organiser pour ne plus être débordée, tâches à faire, to-do list, vie privée, vie professionnelle

2 juillet 2010 · 12:31

Comment je gère tout ce que j’ai à faire

Jadis, je cherchais toute sorte de méthode pour m’aider à « gérer » tout ce que je devais faire, à la maison, au travail, en famille,… En fait, je compliquais les choses en pensant m’organiser.

D’abord, je faisais des tas. Tas des « urgent », tas des « ça peut attendre » (mais, zut, parfois ça devenait urgent dans mon dos!), tas des « quand j’aurai le temps ».

Au travail, je confondais boîte de réception et liste de tâches à faire. De sorte que je privilégiais toujours la messagerie pour « me faire penser à faire les choses ». Du coup, tout ce qui provenait d’une autre source (téléphone, réunion, idée de génie en provenance de mon cerveau..) était en grand danger d’être oublié.

Ah, et puis, je faisais des listes, aussi. Mais, avec tout ça, et même avec une guirlande de post-it autour de mon écran, en plus, c’était frustrant et fatigant. Je n’étais jamais sûre de faire la bonne chose au bon moment. Et j’oubliais tout ce qui n’était pas urgent. Ou alors, je m’en souvenais lorsque ce n’était pas le moment . Insomniaques, vous me suivez?

Depuis, je me suis grandement détendue sur le sujet.

Deux sortes de tâches à faire

Finalement, il n’existe que des tâches à date-limite et des tâches « à faire dès que possible ».

Et parmi ces dernières, certaines deviennent à un moment donné (ou sont d’emblée) des urgences. La seule chose que j’avais à faire, c’était noter ces tâches à un endroit infaillible et soulager ainsi mon cerveau. (Voir ici quoi noter au juste). Le matériel? Un agenda pour les « à date-limite » et un simple cahier pour les « dès que possible ».

Se tenir à jour
Très régulièrement, il me fallait jeter un oeil sur le cahier. Facile à faire puisque je notais aussi dessus très régulièrement.

Chaque soir, je pouvais repérer de quoi mon lendemain serait fait: un cocktail d’ incontournables tâches en provenance de l’agenda + de tâches que je choisissais parmi ma liste selon l’urgence, mon humeur ou mon énergie.

Et si je ne peux pas tout faire dans la journée?

Bien sûr, je travaillais d’arrache-pied à en réaliser le plus possible.

Mais, à la fin de la journée, il en restait.
Ce qui a fini par me sembler normal, puisque j’avais toujours plus de choses à faire que de temps pour les effectuer.

Ce système tout simple avait l’avantage de centraliser mes actions, de me permettre de les avoir à tout instant sous les yeux et donc de pouvoir décider en connaissance de cause du moment opportun pour les faire.

De plus, les urgences me sautaient aux yeux. Bien plus que lorsqu’ elles étaient enfouies dans des piles. Et je n’oubliais plus rien. Le bonheur. Le zen. Vous voulez essayer?