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Faire des listes risque-t-il d’affaiblir ma mémoire?

 

C’est Nat qui pose cette question. En effet, retenir une liste de courses ou des choses à faire semble un exercice salutaire à qui se soucie de la vivacité de ses neurones.

C’est exact, jusqu’à un certain point.

D’abord, notre mémoire à court terme n’est capable de retenir, en moyenne que 5 à 9 items. En sachant qu’il faut être attentif au moment où on « fait entrer » la liste à apprendre. La moindre interruption, et hop, ça s’envole (mère de famille nombreuse et travailleurs en open space, vous savez de quoi je parle).

Puis, il faut créer un sens à ce qu’on veut mémoriser (à l’aide d’images mentales, de rimes, d’associations…).

Ensuite, pour que ces mots (ou chiffres, ou objets), restent en mémoire jusqu’à ce qu’on en ait besoin, il faut répéter et réviser.

Autrement dit, pour mémoriser une liste de course composée de quelques éléments, il y aura un peu d’effort à déployer, mais pas vraiment de problème. Mais les quelques 120 items qui composent le caddie hebdomadaire d’une famille de cinq personnes… c’est une autre affaire.

Et quant à se souvenir au bon moment de toutes nos tâches, ce n’est guère mieux. Vous avez remarqué comme on se rappelle des choses à faire quand ce n’est pas le moment?

De plus, si vous tentez de garder en permanence à l’esprit toutes vos tâches + vos courses + ce qu’on vous a dit + les infos du jour, la seule chose qu’il va vous arriver, c’est la surchauffe: les informations tournent dans votre tête. Concentré(e) sur « faut pas que j’oublie », vous percevez moins bien ce qui vous entoure.

C’est ici que la liste entre en jeu. Parce qu’elle vous permet de matérialiser ce qui papillonne en désordre dans votre tête, elle vous rend plus disponible pour capter ce qui arrive autour de vous. Et, paradoxalement, rend votre mémoire plus efficace parce qu’elle limite les auto- interruptions mentales du type « ah oui, il y a ça aussi… ».

memory

Les enfants nous battent au jeu du mémory: ils sont plus attentifs

Pour finir,  si vous souhaitez entretenir votre mémoire, voici quelques attitudes à adopter (ou conserver):

jouer. Aux cartes, par exemple. Idéalement avec des amis (mieux qu’avec un écran)

apprendre chansons et poésies

rester curieux et attentif avec tous vos sens

soigner votre corps (le cerveau en fait partie, vous vous souvenez?): activité physique et nourriture variée

 

 

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Ma vie comme un millefeuille

millefeuille« Laurence, j’ai suivi vos conseils: j’ai maintenant une longue liste de choses à faire. Je vois bien l’intérêt: ma tête est plus libre et je ne risque plus d’oublier quelque chose. Cependant, je suis parfois découragé(e) en la voyant. Comment dois-je m’y prendre pour faire tout ce qu’elle contient sans avoir l’impression que ma vie est contrôlée par ma liste? »

C’est en fait très simple.

Pour éviter cette sensation de « ma vie est une longue suite de corvéééées! », imaginez que votre journée est un millefeuille: une couche de pâte feuilletée/une couche de crème/une couche de pâte/etc.

Autrement dit, vous allez choisir vos actions en alternant volontairement une corvée/une chose agréable/une corvée/une chose pas trop dure/etc.

Pour que, à la fin de la journée:

  1. vous ayez avancé sur les choses pénibles = satisfaction de vous-même pour avoir triomphé
  2. vous avez fait des choses plaisantes = satisfaction tout court

Voilà pourquoi il faut marquer toute sorte d’actions sur sa liste, et non uniquement des corvées.

Vous êtes gourmand(e)? Alors vous aimerez peut-être lire un autre article où le millefeuille apparaît également, flanqué d’une bordélique.

 

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Si je le vois, j’y pense. Et si j’y pense, je le fais. Ah bon?

Pour s’organiser au travail, on a tous essayé plusieurs méthodes spontanées. L’une d’entre elles repose principalement sur notre vue.

Si vous êtes du genre à utiliser vos yeux pour vous organiser, peut-être faites-vous ceci:

  • des guirlandes de post-it autour de votre écran, sous votre clavier, sur votre cahier… partout,
  • vous repassez en gras  (non lus) les emails une fois que vous les avez lus, pour vous faire penser qu’il faudra faire quelque chose avec eux,
  • variante: vous placez des couleurs ou des drapeaux sur les emails nécessitant une action,
  • vous faites des piles de documents par genre. Par exemple, Pile n°1:“ce que je dois faire aujourd’hui”, Pile n°2: “les pas très urgents mais il ne faudra pas que je les oublie” et Pile n°3: « les quand j’aurai le temps”…

Certes, ces techniques fonctionnent… jusqu’à un certain point. Hélas, plus vous gérez d’informations moins cela marche.

 

Tout se passe comme si vous aviez la certitude que « Si je le vois, j’y pense et si j’y pense, je vais le faire« . Or, non.

Parce que:

1- Sans pour autant passer à l’action, vous augmentez votre »tourbillon mental« : « ah, oui, j’avais dit qu’il fallait que je le fasse! Oh mince, ça aussi! »

2- Les priorités changent tout le temps. Et c’est normal.

3- Vous n’avez qu’une vision partielle de ce qui vous attend: ce qui est sous votre nez. Le reste, parfois tout aussi important, est ailleurs: sur des listes, dans votre tête, sur une carte de visite, parmi vos notes de réunion…

4- Vous vous redites plusieurs fois les mêmes choses au sujet des mêmes informations: cela finit par être épuisant.

5- Vous savez bien que tous ces signaux finissent par devenir invisibles.
Soit parce qu’ils sont là depuis trop longtemps (ou disparaissent mécaniquement, chassés par les nouveaux messages), soit parce que vous ne pouvez pas (ou n’avez pas envie de) passer à l’action. Mais le pense-bête visuel, lui, reste là.

bureau désordre

SOLUTION

  1. Extrayez une action de chaque email ou papier tant que vous l’avez sous les yeux.
  2. Notez-la sur votre cahier ou votre gestionnaire de tâches si vous ne voulez pas/ne pouvez pas la faire immédiatement.
  3. Puis sortez l’email ou le papier de son emplacement de départ.
  4. Vous aurez maintenant sous les yeux une liste unique des choses à faire, quelle qu’en soit la provenance.

 

AVANTAGES

  1. Plus besoin d’avoir les informations d’origine à la vue pendant des jours et des jours. Votre environnement redevient clair, vos idées aussi.
  2. Cette liste unique vous permet d’avoir une vision complète de tout ce que vous avez à faire. Vous pouvez maintenant choisir quoi faire en toute connaissance de cause et selon les priorités du moment.
  3. Vous voici l’heureux propriétaire d’une boîte de réception qui contient seulement les messages que vous n’avez pas encore lus: quel soulagement!

Pour aller plus loin:

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Faire ses listes avec des mind maps – Article Invité

Lors de l’article Les FBI de l’organisation: cloisonner vie professionnelle et vie privée, Stéphane, l’auteur talentueux du blog Zen et Efficace nous avait expliqué, dans un commentaire, qu’il utilisait la technique du mind mapping pour ses listes de tâches qui, du coup, ne sont plus des listes, mais des cartes.

Vu l’intérêt des lecteurs de ce blog pour sa technique, Stéphane a gentiment proposé de nous détailler tout ça. Merci!

« Une mind map c’est…

Aussi appelé cartes heuristiques ou cartes mentales en français, les « mind maps » sont des outils vraiment puissants pour extraire, organiser et mémoriser l’information.

Je ne vais pas vous faire ici une leçon de méthodologie sur le mind mapping car mon utilisation est superficielle. Superficielle, mais partout: pour détailler les tâches d’un projet, pour la prise de notes en séances, pour aborder et comprendre un nouveau domaine et en organiser l’information.

Le mind mapping utilise le fait que notre cerveau ne travaille pas avec des listes, mais il fait des connexions entre les choses, selon différents critères. Un exemple: un enfant sachant ce qu’est un chien reconnaitra un Berger Allemand comme tel, même si c’est la première fois qu’il en voit un. C’est parce qu’il sait ce qui caractérise un chien. Il peut ainsi ranger ce qu’il voit dans la bonne case «chiens».

Ainsi lorsque vous faites une mind map avec pour sujet central le chien, libre à vous de démarrer en séparant les tailles de chiens, ou les chiens selon la longueur des poils. C’est vous qui décidez.

Ce qui est important est de trouver une manière de structurer l’information qui vous convienne. D’ailleurs, c’est pour cela que je fais des mind maps de manière digitale: je sais rarement la forme que prendra celle-ci en la démarrant et la voie informatique me permet de la réordonner tout au long du processus de création.

Couvrir vos besoins

J’insiste souvent sur le fait qu’un outil n’a pas de valeur intrinsèque: il n’est ni bon, ni mauvais en soi. Il se contente de couvrir vos besoins de façon plus ou moins adéquate. Un exemple: si je vous donne la meilleure fourchette du monde, mais que vous devez manger une soupe… cela ne vous aidera probablement pas.

Les mind maps ne font pas exception: tout dépend de vos besoins et ils doivent être clairs.

Moi,  je cherchais un logiciel pour mon iPad. Il devait être ergonomique, c’est-à-dire permettre la création, la personnalisation et l’édition facile des mind maps.

La sauvegarde était importante pour ne jamais perdre d’information.

J’ai trouvé mon bonheur: iThoughtsHD.

Bourré de possibilités graphiques, ergonomie excellente, sauvegarde automatique sur Dropbox dans un format choisi pour être lu sur mon ordinateur de travail par un logiciel adéquat. Autrement dit: si on me vole mon iPad, je peux continuer à utiliser mes cartes instantanément et sans le moindre problème.

J’étais donc paré pour faire mes mind maps, même si à cette époque, je n’imaginais pas m’en servir pour gérer mes tâches.

Listes de tâches

J’ai commencé à gérer des tâches de manière classique: en alignant les tâches, les unes en dessous des autres. D’abord dans un carnet avec un stylo, puis rapidement sur un fichier Word, à l’aide de simples listes à puces. Puis j’avais besoin de filtrer et d’ordonner : date d’échéance, projet, type de tâche… alors j’ai fait des tableaux et dès lors il était logique de passer sous Excel. Mais cela ne me convenait pas réellement.

J’ai ensuite testé beaucoup d’applications sans vraiment trouver mon bonheur pendant longtemps. Un des problèmes récurrents était la perte de la vision d’ensemble. Dès que vous commencez à avoir un certain nombre de tâches, il est impossible de tout conserver sous les yeux et d’être efficace, car la majorité des tâches deviennent alors des distracteurs. Comme mes journées n’ont que 24 heures, je passais mon temps à naviguer d’une liste à l’autre pour savoir où mettre les priorités. Je passais trop de temps à gérer mes listes de tâches et pas assez à effectuer les tâches elles-mêmes.

Puis un jour, j’ai décidé de transformer mes listes de tâches en carte de tâches.

Attention, outil puissant

iThoughtsHD est un puissant logiciel. De nombreuses mises en forme et mises en page sont possibles. On peut dessiner à main levée sur le iPad et transformer le résultat en image à utiliser dans une mind map, on peut mettre en gras, italique, souligner, justifier ou aligner à gauche ou droite, jouer sur la taille de la police, joindre des fichiers, écrire des compléments d’information pour les tâches, associer une ressource ou un taux de complétion à la tâche. Bref, tout ce qu’il faut pour faire de la gestion de projet ou des cartes artistiques.

C’est à la fois sa force, car cela permet d’évoluer dans ses pratiques et de s’adapter lorsque les besoins évoluent, mais c’est également un piège dans lequel il faut faire attention de ne pas tomber: lorsque «tout» est possible, on a tendance à s’éparpiller.

Ma ToDo Map

Moi j’aime la simplicité. Souvent, la simplicité est synonyme d’efficacité. Mes cartes sont donc simples.

Ma ToDo Map est organisée en semaines qui s’ouvrent sur des jours du lundi au vendredi (+week-end) dans lesquels j’ai des tâches :

ToDoMap1
Un code couleur simple sert à différencier et prioriser les tâches:ToDoMap2Notes: le crapaud est une technique de productivité de Brian Tracy.Quelques icônes me donnent des indications complémentaires sur la tâche :ToDoMap3En pratique, voilà ce que cela peut donner:ToDoMap4Mais bien sûr, en démarrant votre lundi 31, vous prendrez soin de «replier» les jours suivants de manière à ne pas être distraits par les tâches qui ne sont pas encore d’actualité:ToDoMap5Au fur et à mesure de vos journées, vous aurez le loisir d’effacer les tâches terminées, de les requalifier en changeant la couleur ou l’énoncé, ou encore de les faire glisser vers une date ultérieure si tout ne se déroule pas comme prévu (ce qui est souvent le cas).

Voilà comment je travaille. Tout ce que j’ai à faire est dans une unique carte: plus de 400 tâches. Professionnelles ou privées, court, moyen et long terme, idées, projets, rappels, tâches en attente… Tout est dedans! J’espère que cet article vous aura donné une ou deux idées intéressantes et je me réjouis de partager avec vous en commentaire. »

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Les FBI de l’organisation: cloisonner vie privée et vie professionnelle

« Laurence, me disent parfois les jeunes femmes que je forme à l’organisation personnelle, je ne veux pas que ma vie professionnelle déborde sur ma vie privée. J’adore mon job mais je veux cloisonner. Avez-vous des astuces pour réussir à bien séparer l’une de l’autre? »

Comme je les comprends! Et comme j’y croyais moi aussi!

Jusqu’à ce que les situations ci-dessous se reproduisent un peu trop souvent:

– vous pensez qu’il faut rappeler Mme Durant de la société MonFournisseur  pendant que vous faites les courses. Arrivée au parking, pour récupérer votre voiture, hop, c’est sorti de votre tête. Rien ne garantit que vous vous en souviendrez demain.

– ça fait une semaine que vous vous dites qu’il faut prendre rendez-vous chez le pédiatre mais ça se fait aux heures de bureau et justement, vous n’avez rien pour vous le rappeler quand vous êtes au travail,  puisque c’est privé. Tous les soirs, lorsque vous retrouvez votre famille, vous vous dites « et zut, j’ai encore oublié d’appeler! ».

– vous aviez dit à votre belle-soeur que vous la rappelleriez ce week-end mais tout s’est bousculé et vous avez oublié. Vous vous dites que vous l’appellerez à l’heure du déjeuner lundi. Mais comment y penser au bon moment?

Vous avez remarqué? Qu’on le veuille ou non, notre cerveau ne fait pas la différence entre « c’est privé » et « c’est professionnel ». Pour lui, il s’agit de « choses à faire« , point. Et il s’en moque que ce soit le bon moment ou pas.

En somme,  l’étanchéité vie pro/vie privée est une FBI. Alors, que faire?

La solution (paradoxale, mais essayez tout de même, vous m’en direz des nouvelles):

En plus de votre agenda, il vous faut une liste unique de choses à faire.

Le mot-clef, c’est UNIQUE.

Oui, allez-y, mélangez tout, comme ça vous vient dans la tête, au fur et à mesure que ça arrive dans votre vie. Ne vous occupez pas de savoir l’origine (privé? pro?) du « truc à faire ». Notez-le, c’est tout.

Veillez cependant  à bien noter de vraies actions (voir cet article) et non des projets.

Exemple: Noter « cuisine » (= sa rénovation est un projet en soi) ne sera pas utile si, ce que vous voulez dire vraiment, c’est « chercher des fournisseurs pour rénover ma cuisine » (= action).

Pour faire cette liste, il vous faut un outil fiable, toujours sur vous. Votre smartphone? Un petit cahier? un grand cahier? Qu’importe, pourvu que vous puissiez noter super vite.

D’accord, Laurence, me disent mes stagiaires, mais comment faire le tri dans cette (longue) liste?

Pour faire le tri dans les choses à faire, vous allez inventer un petit code pour désigner les choses à faire à la maison, le soir par exemple. Et puis un autre pour les choses à faire seulement le week-end. Vous indiquez ce code devant chaque tâche.

Ces codes, ça peut être:

  • pour la maison: une petite maison stylisée ou un M pour signifier  « à la Maison », …
  • pour le week-end: WE, par exemple.
  • et pour le bureau? Comme nous y passons beaucoup de temps, je considère que c’est un contexte par défaut: pas besoin de code.

Ainsi, lorsque vous serez dans l’un ou l’autre de ces contextes, il vous suffira de regarder les tâches qui comportent le code correspondant et de choisir celles que vous voulez faire. Vous négligerez exprès les autres.
Note: Si vous utilisez la fonction liste de votre smartphone, vous ferez un tri sur la première lettre pour ne voir apparaître que les tâches que vous pouvez faire ici et maintenant.

Exemple: WE appeler Jeanne (ma belle-soeur)

Alors, allez-vous essayer ma solution paradoxale?

Je tiens à re-préciser ici que je suis une fervente partisane du cloisonnement dès lors qu’il s’agit d’empêcher les appels/mails/sms  professionnels de venir polluer notre temps privé.  Réfléchissez toujours au pourcentage de vous-même que vous voulez rendre disponible aux uns et aux autres. Un job, ce n’est pas forcément un sacerdoce, vous savez. C’est plutôt un échange: votre temps contre une rémunération. Cela doit rester équilibré, juste.

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Les FBI de l’organisation : les to-do lists quotidiennes

Des listes? Mais oui, j’en fais, des listes. Plein même. Mais ce qui me chagrine, c’est que

  • je les perds
  • je ne sais plus à qui correspond le numéro de téléphone que j’ai noté à toute vitesse
  • je me prévois plein de choses à faire mais la journée ne se déroule jamais comme prévu
  • ce n’est pas parce que je l’ai marqué que j’ai davantage envie de le faire
  • je suis obligée de les recopier d’un jour sur l’autre
  • certaines tâches ont des dates-limite, d’autres non, je m’embrouille avec mon agenda
  • il y a de tout, dans mes listes.

Un contenu hétérogène

Exactement. Il y a de tout dans vos listes. Des mots-clef (anniversaire Bastien), des actions (rappeler Belle Maman), des pense-bêtes (0682526410), des gribouillages réalisés pendant une conversation téléphonique… pas l’idéal pour s’y retrouver. Et pas très motivant non plus!

Sur quoi notez-vous?

Il y a aussi la question du support : le bord du journal, les post-it, les dos de chéquier, votre agenda, un cahier, des bloc-notes, des cahiers de brouillon récupérés, des feuilles de brouillon coupés en quatre…

Avec tout ça, vous avez la recette idéale de la FBI. Bonne idée de noter, bien sûr. Mais Fausse Bonne Idée de noter n’importe quoi, n’importe où, avec des objectifs différents.

MAIS ALORS, COMMENT LISTER UTILE?

Penser ACTION

Si vous voulez vous organiser, il vous faut penser en termes d’action. Quelle est la toute première action à faire pour que « Anniversaire Bastien » ait lieu dans de bonnes conditions?

  • préparer le gâteau?
  • dégager le garage pour qu’ils puissent y danser?
  • lui demander ce qu’il veut comme cadeau?
  • vérifier que la date idéale ne coïncide pas avec le championnat départemental de foot?
  • lui demander qui il veut inviter?

Une de ces actions est la première à réaliser. C’est celle-là qu’il vous faut noter.

Sur quoi? Un seul support.

Si vous êtes « high tech », sur votre smartphone, dans une liste de tâches. Au travail, ça pourrait être dans le gestionnaire de tâches de votre messagerie.

Si vous êtes « low-tech », sur un cahier. Un vrai cahier, robuste, rigide, qui vous plaît et qui sera dédié uniquement à l’inscription et au suivi de vos tâches. Mon préféré est ici.

Je parle bien de ces tâches sans date-limite, à faire dès que possible. Parce que celles qui sont assorties d’une échéance, vous les notez sur votre agenda.

Et là vous verrez que:

  • vous n’oublierez plus rien: vous n’êtes plus obligé de faire les choses « tant que j’y pense »
  • à tout moment, vous avez sous les yeux tout ce que vous avez à faire: c’est plus facile pour gérer ses priorités
  • Peu importe la provenance des tâches (mails, téléphone, réunion, voire … votre tête), tout est centralisé à un seul endroit
  • vous avez enfin le plaisir serein du choix de vos activités au lieu d’attendre que tout arrive en bout de date-limite pour vous en occuper
  • comme vous notez toute sorte de tâches, vous pouvez tirer parti de chaque instant de votre emploi du temps.

Bannissez donc les listes sauvages et quotidiennes au profit d’une liste unique qui deviendra vite votre deuxième cerveau. A vous le zen!

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