Lors de l’article Les FBI de l’organisation: cloisonner vie professionnelle et vie privée, Stéphane, l’auteur talentueux du blog Zen et Efficace nous avait expliqué, dans un commentaire, qu’il utilisait la technique du mind mapping pour ses listes de tâches qui, du coup, ne sont plus des listes, mais des cartes.
Vu l’intérêt des lecteurs de ce blog pour sa technique, Stéphane a gentiment proposé de nous détailler tout ça. Merci!
« Une mind map c’est…
Aussi appelé cartes heuristiques ou cartes mentales en français, les « mind maps » sont des outils vraiment puissants pour extraire, organiser et mémoriser l’information.
Je ne vais pas vous faire ici une leçon de méthodologie sur le mind mapping car mon utilisation est superficielle. Superficielle, mais partout: pour détailler les tâches d’un projet, pour la prise de notes en séances, pour aborder et comprendre un nouveau domaine et en organiser l’information.
Le mind mapping utilise le fait que notre cerveau ne travaille pas avec des listes, mais il fait des connexions entre les choses, selon différents critères. Un exemple: un enfant sachant ce qu’est un chien reconnaitra un Berger Allemand comme tel, même si c’est la première fois qu’il en voit un. C’est parce qu’il sait ce qui caractérise un chien. Il peut ainsi ranger ce qu’il voit dans la bonne case «chiens».
Ainsi lorsque vous faites une mind map avec pour sujet central le chien, libre à vous de démarrer en séparant les tailles de chiens, ou les chiens selon la longueur des poils. C’est vous qui décidez.
Ce qui est important est de trouver une manière de structurer l’information qui vous convienne. D’ailleurs, c’est pour cela que je fais des mind maps de manière digitale: je sais rarement la forme que prendra celle-ci en la démarrant et la voie informatique me permet de la réordonner tout au long du processus de création.
Couvrir vos besoins
J’insiste souvent sur le fait qu’un outil n’a pas de valeur intrinsèque: il n’est ni bon, ni mauvais en soi. Il se contente de couvrir vos besoins de façon plus ou moins adéquate. Un exemple: si je vous donne la meilleure fourchette du monde, mais que vous devez manger une soupe… cela ne vous aidera probablement pas.
Les mind maps ne font pas exception: tout dépend de vos besoins et ils doivent être clairs.
Moi, je cherchais un logiciel pour mon iPad. Il devait être ergonomique, c’est-à-dire permettre la création, la personnalisation et l’édition facile des mind maps.
La sauvegarde était importante pour ne jamais perdre d’information.
J’ai trouvé mon bonheur: iThoughtsHD.
Bourré de possibilités graphiques, ergonomie excellente, sauvegarde automatique sur Dropbox dans un format choisi pour être lu sur mon ordinateur de travail par un logiciel adéquat. Autrement dit: si on me vole mon iPad, je peux continuer à utiliser mes cartes instantanément et sans le moindre problème.
J’étais donc paré pour faire mes mind maps, même si à cette époque, je n’imaginais pas m’en servir pour gérer mes tâches.
Listes de tâches
J’ai commencé à gérer des tâches de manière classique: en alignant les tâches, les unes en dessous des autres. D’abord dans un carnet avec un stylo, puis rapidement sur un fichier Word, à l’aide de simples listes à puces. Puis j’avais besoin de filtrer et d’ordonner : date d’échéance, projet, type de tâche… alors j’ai fait des tableaux et dès lors il était logique de passer sous Excel. Mais cela ne me convenait pas réellement.
J’ai ensuite testé beaucoup d’applications sans vraiment trouver mon bonheur pendant longtemps. Un des problèmes récurrents était la perte de la vision d’ensemble. Dès que vous commencez à avoir un certain nombre de tâches, il est impossible de tout conserver sous les yeux et d’être efficace, car la majorité des tâches deviennent alors des distracteurs. Comme mes journées n’ont que 24 heures, je passais mon temps à naviguer d’une liste à l’autre pour savoir où mettre les priorités. Je passais trop de temps à gérer mes listes de tâches et pas assez à effectuer les tâches elles-mêmes.
Puis un jour, j’ai décidé de transformer mes listes de tâches en carte de tâches.
Attention, outil puissant
iThoughtsHD est un puissant logiciel. De nombreuses mises en forme et mises en page sont possibles. On peut dessiner à main levée sur le iPad et transformer le résultat en image à utiliser dans une mind map, on peut mettre en gras, italique, souligner, justifier ou aligner à gauche ou droite, jouer sur la taille de la police, joindre des fichiers, écrire des compléments d’information pour les tâches, associer une ressource ou un taux de complétion à la tâche. Bref, tout ce qu’il faut pour faire de la gestion de projet ou des cartes artistiques.
C’est à la fois sa force, car cela permet d’évoluer dans ses pratiques et de s’adapter lorsque les besoins évoluent, mais c’est également un piège dans lequel il faut faire attention de ne pas tomber: lorsque «tout» est possible, on a tendance à s’éparpiller.
Ma ToDo Map
Moi j’aime la simplicité. Souvent, la simplicité est synonyme d’efficacité. Mes cartes sont donc simples.
Ma ToDo Map est organisée en semaines qui s’ouvrent sur des jours du lundi au vendredi (+week-end) dans lesquels j’ai des tâches :
- Un code couleur simple sert à différencier et prioriser les tâches:
Notes: le crapaud est une technique de productivité de Brian Tracy.Quelques icônes me donnent des indications complémentaires sur la tâche :
En pratique, voilà ce que cela peut donner:
Mais bien sûr, en démarrant votre lundi 31, vous prendrez soin de «replier» les jours suivants de manière à ne pas être distraits par les tâches qui ne sont pas encore d’actualité:
Au fur et à mesure de vos journées, vous aurez le loisir d’effacer les tâches terminées, de les requalifier en changeant la couleur ou l’énoncé, ou encore de les faire glisser vers une date ultérieure si tout ne se déroule pas comme prévu (ce qui est souvent le cas).
Voilà comment je travaille. Tout ce que j’ai à faire est dans une unique carte: plus de 400 tâches. Professionnelles ou privées, court, moyen et long terme, idées, projets, rappels, tâches en attente… Tout est dedans! J’espère que cet article vous aura donné une ou deux idées intéressantes et je me réjouis de partager avec vous en commentaire. »
WordPress:
J’aime chargement…
« Laurence, j’ai suivi vos conseils: j’ai maintenant une longue liste de choses à faire. Je vois bien l’intérêt: ma tête est plus libre et je ne risque plus d’oublier quelque chose. Cependant, je suis parfois découragé(e) en la voyant. Comment dois-je m’y prendre pour faire tout ce qu’elle contient sans avoir l’impression que ma vie est contrôlée par ma liste? »
S'organiser c'est facile 
L’art de la to-do list vraiment utile
On sait tous plus ou moins faire ce qu’on appelle une to-do list (liste des choses à faire). Mais pourquoi est-ce que cela ne marche pas mieux que ça? Pourquoi nous fait-elle peur quand elle est conséquente, pourquoi ne parvient-on à en éliminer qu’une partie et comment faire pour penser aux choses à faire au bon moment, au bon endroit, ni avant ni après?
Parce que, Messieurs-dames, une to-do list est pleine de pièges. Je vous montre?
Note: cet article constitue une réponse aux commentaires des articles « Il faut que je me bloque du temps pour… » et « Comment trop planifier vous fait perdre du temps« .
PIEGE NUMERO 1: il y a to-do et to-do
En anglais, ça veut bien dire « à faire » (en français, ça sonne comme Doudou Liste, mais on n’est pas un peu hors sujet, là?). Or, je vous le demande, qu’est-ce qui est « à faire »?
Des Actions, pardi. En aucun cas « Dossier Cherclient » ou « Anniversaire Bastien » ne sont des actions. Ce sont tout au plus des mots-clefs, « pour vous faire penser à… » (là! le piège!). Si votre to-do list contient de ces mots-clefs, ne soyez pas surpris(e) d’avoir du mal à passer l’action. C’est trop flou, trop compliqué, trop gros… bref, ingérable. Vous avez sûrement remarqué que les seuls items que vous parvenez à cocher avec satisfaction sont les actions.
Les autres (les mots-clef) traînent, traînent…
Il vaut mieux réfléchir à ce que vous entendez, au juste, par « Dossier Cherclient »:
Justement, à propos de clarté, voyez si vous êtes capable d’écrire clairement quelle est l’action que vous feriez si vous deviez vous y mettre maintenant.Et c’est cette action qui devra figurer sur votre Doudou liste, pardon To-do list.
Ca n’a l’air de rien, mais remplacez donc » Dossier Cherclient » par l’action précise que vous avez l’intention de faire en premier. Vous verrez, ce sera bien plus facile de jongler avec votre emploi du temps. Et les actions qui suivent la première? Soit vous pouvez vous en occuper dans la foulée, et c’est très bien. Soit vous ne pouvez pas et il vous faudra alors noter la deuxième action à la suite de votre liste, etc.
PIEGE NUMERO 2: je confonds ma liste avec mon agenda
Honorine nous l’illustrait magnifiquement. Elle nous dit
Piégée, notre Honorine. Tout se décale, les journées ne se déroulent pas comme prévu. Résultat: sensation de ne rien maîtriser, d’être insatisfaite.
Pourquoi? Parce qu’il y a en réalité deux types d’actions.
Comme nos journées sont pleines d’imprévus, il nous faut d’abord réaliser les actions à date-limite (prioritaires, par définition), puis remplir le temps qui nous reste avec les actions de la liste continue. Parfois, on a le temps + l’énergie et on « dépote ». Parfois, ce n’est pas le cas et on n’arrivera à faire que quelques unes des actions listées. Pas grave, pourvu qu’on avance tout de même.
PIEGE NUMERO 3: je crois que ma liste suffit
Lesanimauxdumercredi nous en parlait savamment. Elle nous dit
Il lui manque un système de codage qui lui permette, dans un contexte donné, de repérer super vite tout ce qu’elle a l’intention de faire dans ce contexte. Ainsi, non seulement elle ne se fera pas polluer par la vue des autres actions (là! le piège!), mais elle est aussi sûre de pouvoir regrouper intelligemment ses actions, et donc de gagner du temps.
Prenons un exemple de codage des actions (il figure entre parenthèses, avec sa signification):
Je vous ai mis entre parenthèses un exemple de code/pictogramme/signe, que vous devrez inventer pour vous-même, et qui vous indique soit un lieu (maison), soit un moment (travail) soit une personne (JB) dont vous avez besoin pour passer à l’action. Ainsi, une fois à la maison, par exemple, vous n’avez plus qu’à parcourir des yeux votre liste et vous concentrer sur les actions qui portent le logo « maison ». Si votre liste est numérique (gestionnaire de tâches), utilisez donc de la couleur ou placez un caractère spécial devant les actions pour faciliter le tri.
J’attire votre attention sur le cas du plombier ci-dessus: même si elle est d’ordre privé, l’action doit comporter le logo
puisque vous appellerez cet homme de l’art aux heures ouvrables.
PIEGE NUMERO 4: je fais des listes… mais ne les relis pas
M’est avis que vous créez des listes un peu partout, sur toute sorte de supports (le piège!). Choisissez un seul et unique support, à votre goût (cahier, gestionnaire de tâches) et tenez-vous y.
Multiplier les listes de choses à faire, comme vous l’avez vous-même constaté, ne sert qu’à engendrer davantage de confusion.
Vous n’avez qu’une seule liste et ne la relisez jamais? Demandez-vous pourquoi:
D’autres lectures édifiantes sur le sujet?
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