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Ranger mon bureau… comme un berger

En matière de rangement de papiers sur le bureau, avouons-le, nous manquons de logique. On fait des piles de ci et des piles de ça. Des « en attente que je me décide », des « je verrai ça plus tard », des « à classer quand j’aurai le temps », des « oh, ça, faut-pas-que-j’oublie ». Et ça se mélange à qui mieux mieux, comme un énorme troupeau de moutons.

En fait, sur notre bureau, pour traiter les papiers, sans rien perdre ni rien oublier, on n’a besoin que de 4 piles. Pas plus. Amateurs de jolies fournitures, vous pouvez marquer nettement vos piles en utilisant des banettes (ou corbeilles à courrier). Ca évite les débordements et c’est plus facile de s’y retrouver.

Pour vous faire comprendre la logique, chers lecteurs, je vous transforme en bergers, aujourd’hui.

Règle du jeu: On va partir de la gauche vers la droite. Vous allez imaginer que vos papiers sont des moutons qui jouent… à saute-mouton, bien sûr. Le mouton doit toujours être dans un enclos (une pile/une corbeille). Jamais en dehors. Vous êtes le berger: votre métier, c’est de prendre soin des moutons (autrement dit: traiter vos papiers sans stress et sans retard). Notez, s’il vous plaît, que le mouton n’a pas vocation à moisir dans les piles. Ca va finir par sentir, sinon.

  1. PILE N° 1: A votre gauche. Là où tous les papiers arrivent. Tout le monde pose à cet endroit  les papiers qu’il faudra traiter. Par exemple, à la maison: carnet scolaire à signer, catalogues à lire, factures, publicités, feuilles de soin à remplir… tout.
    Les moutons restent là, dans leur enclos, sagement, en attendant que vous soyez prêt à vous en occuper.Top chrono: ça y est, vous êtes prêt(e) à soigner vos moutons.
  2. PILE N°2: venus de la première pile, ce sont les papiers que vous avez lus, pour lesquels vous avez pris la décision de faire quelque chose. Par  exemple: remplir, signer, appeler pour vérifier, montrer à Chéri(e) ou à Chef…
    L’action que vous avez choisi de faire doit être notée (là-dessus), si vous n’avez pas envie de la faire tout de suite. Si cette action n’est pas notée, vous aurez juste déplacé les papiers de la Pile N° 1 à la Pile N°2. Et vous risquez d’oublier ce qu’il y a dans la pile et ce qu’il y a à faire pour chaque papier.
    Puis, je vous le demande, faire sauter le mouton d’un enclos à un autre sans avoir décidé quoi en faire au juste, quel serait l’intérêt?
    Là, dans cette deuxième pile, vous avez posé chaque mouton après avoir diagnostiqué de quoi il avait besoin. Pas le droit de le reposer dans l’enclos N° 1. Ni entre deux enclos, jeune berger débutant!
  3. PILE N°3: les papiers qui sont en attente d’une réponse. Exemples de réponse, chez vous: de la sécurité sociale, de la compagnie d’assurance, de la mutuelle, d’une livraison de la Resuisse…
    Dites-vous que cette pile concerne le mouton qui a besoin du vétérinaire. Vous l’avez appelé. Vous ne pouvez plus rien faire pour cette pauvre bête tant que l’homme de l’art n’arrive pas.
  4. PILE N° 4: Complètement à droite. La joyeuse pile des « à classer ». Je l’ai déjà dit et je le répèterai sûrement encore (c’est l’âge, chers lecteurs, vous verrez, vous aussi…): ce n’est pas grave si vous avez un énorme tas de « à classer », sans rien d’autre à faire que classer. Mais, par contre, c’est embêtant si, au milieu des « à classer », il y a des « faut encore que je fasse ça ».
    Ici, dans cet enclos N° 4, nous ne voulons que des moutons tondus, en bonne santé, sur lesquels il n’y a plus rien à faire.

Les papiers/moutons partent donc de la gauche (Pile N°1) et se trouvent répartis dans les 3 autres piles en fonction des décisions que vous prenez sur chacun.

Bien sûr, dès que l’action est faite, ou la livraison reçue, ou la réponse arrivée, le papier se déplace avec ses petites pattes vers la droite, la pile des « à classer ». Ou bien vous le jetez, si vous n’en avez plus besoin.
Oui, vous avez le droit de jeter des moutons, c’est pas des vrais.

Mais, Laurence, où je mets les papiers à garder comme

  • le planning des cours de tennis de Bastien, ou le planning de l’équipe au travail
  • les jours de livraison de mes paniers bio,
  • les numéros d’urgence ou de mes collègues…?

Vous avez un frigo, non? Je plaisante, bien sûr!

Vous pouvez soit les afficher (panneau de liège dans la cuisine, pan de mur au-dessus du bureau) ou les dissimuler joliment dans un porte-vue dans un tiroir. Faites en sorte que tout le monde autour de  vous sache où est le porte-vue.

Bergers, bergères, à vos  moutons… euh papiers.

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