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Vider ma boîte mail à toute vitesse

Laurence: « Maintenant que vous êtes à l’aise avec ma technique simplissime pour traiter vos mails (voir ici), faisons une petite enquête.

Combien de mails avez-vous dans votre boîte de réception?

Mes interlocuteurs, à qui mieux mieux:

  • 300,
  • 2892,
  • pfiou, j’en sais trop rien, mais beaucoup, je n’ose pas les jeter
  • j’ai laaargement le temps de boire un café dès que je lance ma messagerie… »
  • All together : mais-j’ai-pas-le-temps-de-faire-le-ménage-là-dedans!

Je suis d’accord avec vous: faire du tri dans votre boîte de réception prendrait du temps. Trop de temps. Parce que, pour bien faire, il faudrait les relire tous pour être sûr de les classer au bon endroit ou de les jeter sans regret.

Or, tâche ingrate et non urgente = tâche repoussée, encore et encore… vous connaissez.

Bon, on va faire simple et rapide (j’adore, pas vous?).

Créez, en dehors de votre boîte de réception un répertoire. Appelez-le « avant le Date d’Aujourd’hui ». Exemple « avant le 17 juin 2011 ».

Mettez dedans tous les mails de votre boîte de réception. Sauf les plus récents. A vous de voir si vous voulez conserver dans votre inbox 15 jours ou un mois de mails « vivants ». Le moins possible, mes amis, évidemment.

Plus tard, dans 6 mois, 1 an, 2 ans… vous pourrez décider d’archiver ou détruire ce répertoire.

Avantages:

  • Maintenant, votre boîte de réception ne vous fait plus (aussi) peur
  • Aucun mail n’est détruit
  • Votre messagerie retrouve la réactivité de sa jeunesse…
  • Vous n’avez pas eu besoin de faire le tri
  • Votre moteur de recherche vous permet de remettre la main sur ceux dont vous avez besoin.
  • Ce répertoire porte une date: cela vous incite à penser en termes de « vieillissement » de l’information.

D’ailleurs, je ne saurais trop insister: êtes-vous archiviste? Non, mais vraiment, je veux dire?

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Messages : checker n’est pas jouer!

Comme tout bon formateur, je propose des pauses à chaque demi-journée pour permettre aux participants à mes stages de se détendre, fumer une cigarette (je suis une ancienne fumeuse, comme je les comprends!), boire un café…

Invariablement, la majorité d’entre eux se précipite sur leur téléphone portable, leur smartphone, voire trottent vigoureusement en direction de leur PC, si la formation a lieu en leurs locaux. Vous ai-je dit que les pauses durent une dizaine de minutes, rarement plus?

Ils reviennent de cette consultation le sourcil froncé, l’air soucieux.

Pourquoi? Parce qu’ils ont -je cite- « checké  leurs mails ». Autrement dit vérifié, relevé, pris connaissance, parcouru.

Or, comme au jeu de dames lorsqu’on était petit, « souffler n’est pas jouer ». Que je transforme allègrement en « checker n’est pas jouer ».

Lorsque vous consultez vos messages, vous n’avez pas toujours la possibilité de passer à l’action immédiatement parce qu’il vous manque des informations ou que ce n’est ni le bon endroit (couloir, métro, salle de formation) ni  le bon moment (pause courte, heure du déjeuner, fin de journée).

Vous pensez « jouer », c’est-à-dire travailler, avancer sur vos tâches. Vous caressez aussi l’espoir que répondre à deux ou trois messages rapidement, « sur le gaz » vous permettra de diminuer le tas de mails qui s’accumule pendant que vous vous formez. Il se peut même que vous attendiez une réponse urgente.

Pourtant, prendre connaissance d’un message, sans avoir de quoi noter l’action à faire dès qu’on aura fini ce qui est en cours, ne sert à rien. Sauf à augmenter votre niveau de stress car vous allez devoir:

  • répéter en boucle dans votre cerveau « il faut que je rappelle Cherclient, il faut que je rappelle Cherclient, il faut que… » .Vous préparez votre réponse à Cherclient au lieu de participer à la suite de la journée… puis vous risquez d’oublier.
  • prendre connaissance (encore!) du message pour vous rafraîchir la mémoire, et en comprendre tous les détails, ce qui revient à n’avoir rien fait (d’où « checker n’est pas jouer »).
  • Et quant à repasser en « non lu » les messages que vous avez pourtant ouverts, pour vous « faire penser qu’il faut y revenir », c’est double stress et confusion à l’horizon…

Envie d’être purement réactif ou vraiment efficace?

Si vous choisissez d’être efficace, prenez de quoi noter avant de prendre connaissance de vos messages. Un cahier, quelqu’un ?

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Les FBI de l’organisation : trieurs et règles automatiques

Voix féminine : »C’est vrai que je n’aime pas la paperasse, mais j’ai trouvé la parade : je place chaque feuille (parfois les enveloppes aussi) dans une section d’un trieur tout neuf que j’ai acheté pour m’organiser. J’ai donc une section « à payer », une section « à classer », une section « maison » , une section … euh je ne sais plus pour celle-là, et une section « divers » : c’est là que je mets tout ce dont je ne sais pas quoi faire. »

Voix masculine : » J’ai trouvé comment contrôler le flux des mails qui arrivent sans arrêt : j’ai mis en place des règles de tri par expéditeur. Comme ça, ils sont classés automatiquement, avant que je les lise, et je n’ai plus qu’à aller vérifier tous les jours mes 8 répertoires. »

Mesdames et Messieurs, je vais passer pour une rabat-joie. Il s’agit là de FBI. Oui, de Fausses Bonnes Idées de l’organisation. Vous pensez que le tri  » a priori » vous facilite le travail et vous donne une sensation de contrôle sur ce qui vous arrive? Hélas, rien n’est plus faux.

En triant avant d’avoir agi :

  • vous repoussez à plus tard les décisions à prendre.
    Elégamment, je vous l’accorde, mais tout de même. Cette expo, j’y vais ou pas ? Hop, dans le trieur et on verra plus tard. Cette proposition de changement d’opérateur, je donne suite ou pas ? Hop, dans le trieur le temps que je me décide.
  • vous courez le risque de ne pas voir passer une « bombe à retardement ».
    Vous savez? cette date-limite cachée au milieu d’un courrier, cette invitation à laquelle il faut répondre avant le…
  • vous n’avez pas une vision globale de tout ce que vous avez à faire, ce qui vous empêche de planifier votre temps.
  • vous vous imposez une discipline plus lourde que si vous n’aviez qu’une « boîte aux lettres » (c’est comme si vous possédiez N boîtes au lieu d’une)
  • pour vos mails, vous raisonnez par expéditeur et non en tenant compte de vos projets.
    Si Anne, ma collègue et Pierre, mon fournisseur, travaillent avec moi sur un projet donné, il vaut mieux que leurs mails soient classés, après lecture,  au même endroit, non?
  • vous ne voyez plus les papiers, ils sont cachés.
    Vous me direz, c’était le but. Je comprends bien l’intérêt, certes. Néanmoins, loin des yeux, loin de … l’action aussi. Ce n’est peut-être pas prudent, finalement, de les cacher!

L’anti-FBI (autrement dit la Bonne Idée)

Pour tout ce qui arrive sous forme de papier: une corbeille unique. C’est-à-dire une à la maison + une au bureau.

Pour les mails: un nombre nécessaire et suffisant de boîtes de réception de mails. Pas trop.

Vous aurez juste à

  1. Parcourir le contenu de ces boîtes à la fréquence qui vous arrange.
  2. Prendre chaque document (ouvrir chaque mail) et décider quoi en faire avant de passer au document suivant. Tant que votre décision n’est pas prise, ne reposez pas le document. Restez dessus encore une fraction de seconde, le temps d’évaluer de façon réaliste ce que vous pensez en tirer.
  3. Placer le papier ou le mail à la poubelle, ou le placer dans une pile/corbeille/répertoire « à classer » ou bien encore une pile/corbeille/répertoire « action à mener ».

Là, vous savez quoi faire (tout est au même endroit) et plus rien ne vous encombre inutilement.


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