Archives de Tag: trier papiers

Quand votre « bordélisme » vous coûte votre job

bureau paperasseJe commente rarement l’actualité, parce que ce n’est pas l’objet de ce blog.

Voici cependant l’exception.

Je lis sur le Monde.fr:

« « J’ai toujours été bordélique dans ma vie privée, tous ceux qui me connaissent le savent, mais je n’ai jamais été malhonnête. Seulement, j’ai une phobie administrative… », a déclaré Thomas Thévenoud, député, au Canard enchaîné, lundi 8 septembre.

Les amis de longue date de Thomas Thévenoud se souviennent d’avoir vu, quand il était jeune militant, des paquets de factures encore fermées dans sa voiture et des PV pliés en vrac entre les dossiers.

Il est arrivé que l’eau de son local soit coupée, pour cause d’impayés. « Ecoute, c’est simple, j’ai toujours détesté la paperasse. Je n’ouvre pas les enveloppes… », avait-il lâché un jour …

Depuis le passage éclair de Thomas Thévenoud au gouvernement, les révélations s’enchaînent : jeudi 4 septembre, on apprend d’abord que le couple a fait l’objet d’une procédure de recouvrement forcé, devant 12 593 euros de pénalités au fisc.

Puis Le Canard enchaîné détaille que les Thévenoud ont omis de payer leur loyer pendant trois ans. Jusqu’au kinésithérapeute de leurs filles, qui a dû recourir à un huissier pour obtenir le paiement de deux années de soins non réglés, raconte, jeudi 11 septembre, Le Bien public. »

Cette « phobie administrative » n’est rien d’autre que de la procrastination (tendance à repousser à plus tard). Souffrez-vous, vous aussi, de ce type particulier de procrastination aux conséquences douloureuses? Vous pouvez témoigner sans tabou dans les commentaires, car je sais que ce couple n’est pas le seul à détester la paperasse…

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Les FBI de l’organisation: les enveloppes

Il y avait longtemps que je n’avais pas dit du mal d’une Fausse Bonne Idée (FBI). Avouez, ça vous manquait.

Bon, les enveloppes. Qu’est-ce qu’elle peut bien encore y trouver à redire, la dame du blog?

Comme un médecin pourrait remarquer machinalement acné, rosacée ou psoriasis, sur le visage des personnes autour de lui, moi je porte mon regard sur l’intérieur des sacs à main, quand la situation s’y prête.

Ce qui me frappe souvent, dans l’examen des sacs à main (et des bureaux à la maison), c’est l’usage d’enveloppes comme contenant.

Certain(e)s regroupent les papiers dans des enveloppes usagées. C’est écolo… si on veut. Si c’est pratique? Bof.

Pourquoi c’est une FBI?

  1. Parce que, sous son air bien pratique, l’enveloppe est sournoise. Elle porte le tampon d’une administration, mettons, mais vous vous retrouvez à y stocker un peu de tout, parce que « comme ça, au moins, je sais que c’est là ».
  2. Parce que, dans votre naïveté bonne volonté, vous imaginez que ce sera un stockage temporaire, évidemment.
    Or, des mois plus tard, on retrouve un papier, qui « n’avait rien à faire là », dans l’enveloppe « Impôts » ou « Caisse d’Allocations Familiales » ou « Litige avec voisin ».
  3. Parce que, les papiers étant forcément pliés pour tenir dans l’enveloppe (d’ailleurs, c’est souvent pour ça que vous l’aimez), on les voit mal.
    Du coup, on se souvient, on imagine, on croit que…  et on se trompe. Bref, c’est un faux classement.
  4. Parce que, en plus, vous écrivez des choses dessus: des numéros de téléphone ou des dates, souvent. Et après, bernique pour vous souvenir à quoi ça correspond!

Essayez plutôt ceci, pour traiter votre courrier.

Et ajoutez cette FBI à celles qui sont expliquées, ici (mes préférées)

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Les FBI de l’organisation: les lutins

Mais non, charmants princes et princesses que vous êtes, je ne vous parle pas des lutins qui font le rangement et le ménage à votre place!  Car, hélas, la magie et l’organisation, vous savez…

Non, il s’agit des porte-vues ou porte-documents dits aussi lutins, composés de pochettes plastiques reliées, avec une couverture plastifiée colorée, bref, ceci:

porte vue

Pourquoi est-ce une FBI (Fausse Bonne Idée)?

Parce que:

1- pas de tri possible par catégorie, ou alors bricolée

2- les papiers que l’on y range finissent par incruster leur encre sur le plastique

3- insérer une feuille  se déroule plutôt bien mais retirer et replacer ladite feuille ailleurs s’avère drôlement plus agaçant

4- on ne peut pas ajouter une feuille au milieu sans devoir déplacer toutes celles qui viennent après

5- c’est moche.

Morale de l’histoire:

Pour stocker imprimés ou dessins,

Ne vous laissez pas séduire par les lutins.

Jeanne de la Source (LaFontaine.com était déjà pris)

J’évoquai déjà les lutins dans cet article: comment se débarrasser des Post-it.

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Idée originale: je sais quoi faire de tous mes petits papiers volants

Finalement, c’est absurde. Je ne vois pas pourquoi on se fatigue à essayer de les mettre quelque part, ces bouts de papier! Surtout que si on ne les a pas sous les yeux, on les oublie, pas vrai?

Que pensez-vous de cette idée de génie ?

papiers suspendus

D’autres idée originales pour tout afficher? Regardez ici.

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Documentaire: le Bordélicus Sapiens dans son milieu naturel

Aujourd’hui, je vous convie à regarder un documentaire animalier sur l’observation du bordélique dans son milieu naturel.

Pour permettre une meilleure analyse de ses comportements, la réalisatrice a introduit une situation inhabituelle: le tri d’un petit tas de papiers. Vous pourrez ainsi observer comment le Bordélicus Sapiens y réagit.

mgm-lion

 (Bien installés? Z’avez pensé au pop corn?).

Musique grandiloquente.

(Voix off: Attention, cela va très vite, parce que cela fait des années que le Bordélicus Sapiens (surnommé aussi le BS) accomplit ces petits gestes automatiques qui, accumulés, mènent au bazar).

SCENE 1

Bordélicus Sapiens  attrape un petit tas de papiers provenant de son sac à main ou de son bureau.

Cary Grant 1

Bordélicus Sapiens est joueur

Il  constate que le tas est hétérogène: facturettes, post-it, tickets, petits papiers gribouillés, ordonnance froissée, dossier plus ou moins en cours,…

– BS: « Je ne me souviens plus pourquoi j’ai noté ça; C’était quoi, déjà? ; Pfff, ça me fatigue!; Ah, où est le dossier qui va avec?… »

(Voix off: on perçoit le début d’une inquiétude/exaspération mais BS n’ose pas renoncer devant la caméra)

Cigarette Holder

SCENE 2

Courageusement, Bordélicus Sapiens tente de regrouper logiquement ses papiers. Pour ce faire, il utilise ses deux mains: une main qui tient le tas d’origine et l’autre qui contient le premier groupe de papiers qu’il est en train de constituer.
(Voix off: voilà, ses deux mains sont prises)

Cary Grant 3

(Voix off: nous en sommes au papier N° 7 et tout s’est déroulé sans encombre)

SCENE 3
Mais, avant qu’il ait décidé quoi faire du petit papier N° 8, BS attrape un autre papier, le N°9.
(Gros plan. Arrêt sur image. Voix off, soudain dramatique: C’EST LÀ!
C’est à partir de ce moment-là que tout dégénère. Regardez bien, c’est passionnant!)
Bordélicus Sapiens se  retrouve à devoir prendre deux décisions en même temps: l’une pour le papier N° 8, toujours en attente, et l’autre pour le N°9.

cary grant 4

Bordélicus Sapiens est bien embêté

Il lui est maintenant impossible d’aiguiller les papiers N° 8 et N° 9, puisque son cerveau ne peut gérer en même temps ses gestes + ses prises de décisions
(gros plan sur les yeux inquiets de BS).

Bordelicus attrape un 10ème papier puis un 11ème, qu’il tente de regrouper avec d’autres.

– BS (grommelant à mi-voix) « ça, ça va avec celui-ci; ça, il faudra que je m’en occupe; ça, c’est pour me faire penser à… »

SCENE 4
(Dix minutes plus tard)

Devant les petits tas qui se sont multipliés et la complexité de tout ça, BS est découragé.
(gros plan sur l’air accablé de BS)
Cary Grant 5


(Voix off dramatique puis enjouée: La nature est cruelle! Mais Bordelicus Sapiens tentera peut-être de nouveau sa chance).
(Musique de fin et générique).

Note de la réalisatrice: le choix de Cary Grant est certes discutable pour un documentaire animalier mais avouez que vous n’avez pas boudé votre plaisir!

* * * *

Et quand vous aurez fini votre pop corn, vous aimerez peut-être lire:

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Les Tables de la Loi (avec du latin dedans)

sancerre_table
LES ECRITS TU NE JETTERAS POINT

Parfois je me demande:  tout ce qui est écrit sur un support papier serait-il sacré?

Pour certains, on dirait que, si c’est écrit, on ne peut pas donner, on ne peut pas échanger, on ne peut pas (blasphème!)  jeter. On conserve et puis c’est tout. Ca ne se discute pas.

Ne nous méprenons pas. Cet article ne parle pas de religion: ce n’est pas ma spécialité, de toute façon.

Cependant, voici quelques exemples de l’intrusion du sacré parmi ceux que je rencontre le plus souvent:

  1. Les vieilles encyclopédies poussiéreuses, incompréhensibles tant elles sont détaillées, sur papier bible (tiens donc).
    « Oh non, impossible que cela sorte de chez moi! Mais tout de même (prononcé à mi-voix en reposant le N° 8 de ladite encyclopédie sur l’étagère) vous croyez que ça vaudrait combien, Laurence, si je la revendais? »
    Guère, hélas. Il me semble que vous m’avez dit que vous aviez peu de temps pour vous. Combien d’heures voulez-vous passer sur internet à essayer de les mettre en vente?
  2. Le catalogue en papier glacé ( voir  les commentaires de cet article).
    « Oh non, pas question qu’il disparaisse tout suite, comme ça, froidement. C’est de l’écrit, bon sang! ».
    Oui, enfin, c’est surtout du marketing destiné à vous faire acheter.
  3. Les cahiers d’école de tous mes enfants, à tous âges. Leurs gribouillages. Mes notes de fac. Mes pistes de réflexion lorsque je me cherchais une voie. Les cartes de voeux. Les articles découpés dans les magazines.
    « Mais Laurence, vous ne vous rendez pas compte? C’est de la matière grise, de la créativité, de l’héritage en puissance, de la mémoire externe, c’est de… l’ECRIT. Ca se garde. »

Oui… oui,oui (ton du psychanalyste)… ou pas (ton un poil plus ferme de l’organisatrice professionnelle).

On peut aussi considérer que:

  • les livres sont des produits manufacturés comme les autres. Qui fournissent leur lot de plaisir et de déception.
    Si vous êtes déçu, c’est-à-dire que vous n’éprouvez jamais le besoin de les (re)lire, pourquoi diable s’en encombrer ad vitam aeternam?*
  • vous n’avez plus les mêmes aspirations, goûts, aptitudes qu’il y a 10 ou 20 ans. Vos notes de fac ou de développement personnel avaient beaucoup de valeur à l’époque où vous les avez écrits.
    Mais maintenant, est-ce toujours vrai?
  • vos enfants, s’ils devaient quitter la maison, prendraient leur téléphone portable leurs vêtements et leur mp3. Probablement pas  tous les dessins de Maternelle que vous avez conservés.

Je vous assure: on peut jeter/donner/vendre des écrits, si on le souhaite et s’ils nous encombrent. Aucune malédiction ne s’ensuivra.

Je me demande combien de convertis cet article fera… A vos commentaires!

* un peu de latin dans cet article me semble bienvenu. Il y avait aussi verba volant, scripta manent (les paroles s’envolent, les écrits restent), mais, évidemment, ça servait nettement moins bien mon propos.

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Les FBI de l’organisation: le rangement pour courrier »à étage »

Comme me disait fort justement une de mes charmantes clientes l’autre jour, après avoir constaté qu’il n’y avait pas moyen d’utiliser ceci de façon utile: « et vous, Laurence, vous mettriez quoi, dedans? » Mais… rien. Brûlez-le, c’est tout.

rangement papiers entrée

Et celui ci-dessous, allez, on lui laisse une chance?

Vous plaisantez, j’espère. Autodafé. Direct.

rangement papiers entrée 1

C’est qu’on devient OPTD (Organisatrice Professionnelle Tendance Dure) à force de voir tant de FBI!

Avouez que, vous aussi, vous vous êtes fait avoir avec ce semblant de trieur.

Avouez que vous avez essayé de lui trouver un usage et qu’il trône, envahi de papiers, devenus inutiles, poussiéreux et oubliés, quelque part entre votre entrée, votre salon et votre chambre.

Signé:  la Grande Inquisitrice des FBI

Un peu trop vigoureux pour vous? Attendez, vous n’avez pas tout vu: parfois j’applique la question, parfois je torture, ça dépend de mon humeur. Le reste du temps, je fais la chasse aux trieurs.

Vous doutez encore? La démonstration par l’exemple, au magasin, lors d’un reportage télé.

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Pourquoi ils y arrivent et pas moi? (parce que: la Règle des 5 niveaux)

classeurPourquoi mon collègue comptable, la délicieuse assistante de mon chef et ma belle-mère arrivent-ils à ranger tous leurs documents, tout de suite, dans des classeurs?

Pourquoi, malgré mes bonnes résolutions, ne suis-je capable que de faire des tas de papiers en attente d’être « trouillotés » sur un coin de mon bureau?

Ah ah, ça vous intrigue, pas vrai? Quelle est la différence entre eux et moi (ou vous, disons)?

Leur discipline? Leur faible charge de travail? L’attention démesurée (et quasi pathologique) qu’ils portent à cette tâche inintéressante qu’est le classement? Fi donc, pas de mesquinerie sur ce blog, gentes dames et messieurs!

La vérité toute nue: ils se sont entraînés à « ranger tout de suite ». Et pas vous. Et cet entraînement a fait qu’ils ne se sentent plus soumis à la règle, pourtant universelle, dite des « 5 niveaux ».

Je vous décompose le truc pour mettre en évidence cette règle.

Imaginons que je veuille ranger cette unique feuille dans un classeur. Voici ce qu’il se passe si je compte le nombre de gestes nécessaires:

UN: j’attrape le classeur

DEUX: je l’ouvre

TROIS: je manipule le levier qui tient le classeur fermé

QUATRE: je manipule les intercalaires jusqu’à trouver celui qui me concerne

CINQ: j’empoigne la perforatrice (si je sais où elle est – sinon, ajoutez N gestes)

SIX: je perfore (comme je peux, si on ne m’a pas  montré comment faire des trous bien centrés)

C’est déjà pénible, hein?

SEPT je re-manipule les intercalaires

HUIT: je re-manipule le levier

NEUF: je ferme le classeur

DIX: je le re-mets à sa place

Soit DIX (DIX!) gestes pour une simple feuille de papier!  N’est-ce pas énorme? Ridicule, presque? Et encore, je vous épargne le nombre de gestes phénoménal qu’il faudrait effectuer pour faire rentrer cette **** de feuille dans cette **** de pochette transparente perforée si je me suis mis en tête qu’il fallait protéger toutes les feuilles du classeur.

Vous commencez à apercevoir où je veux en venir?

A chaque fois que vous devrez faire plus de 4 ou 5 gestes pour prendre ou ranger quelque chose, au quotidien, vous ne le ferez pas. C’est simple: ça ne vaut pas le coup (l’effort)  pour le commun des mortels.

C’est ça, la REGLE DES 5 NIVEAUX.

Ca ressemble à la gravité: on la subit quotidiennement sans s’en rendre compte. Cette règle est valable pour tout, tout le temps. Dans l’arborescence de votre disque dur, dans vos placards, à la maison comme au travail. D’aucuns disent même que les enfants et les hommes y sont encore plus sensibles, hm, hm.

D’où l’intérêt de simplifier vos rangements et classements pour augmenter les chances qu’ils perdurent dans le temps. Il s’agit de faire le moins de gestes possibles  (déplacement, manipulation, clic de souris, …) pour les objets ou documents du quotidien.

Evidemment, elle ne s’applique plus s’il y a un enjeu particulier (conservation de documents contractuels, protection particulière d’un objet…) ou si vous êtes super entraîné. Comme nos comptables, assistantes et belles-mères.

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Désencombrement express: mon bureau au travail

bureau rangeLa fin de l’année approche. Un dernier sursaut d’énergie, c’est possible?

Si oui, lançons-nous dans le désencombrement express de votre bureau au travail. Voici comment procéder:

Matériel: 3 corbeilles*, un stylo, des chemises cartonnées, un porte-vue, une poubelle.

  1. Partez de la droite de votre bureau si vous êtes droitier **
  2. Attrapez chaque papier volant et demandez-vous à quel projet il est rattaché. Créez la chemise correspondante si elle n’existe pas déjà. Le nom du projet est à inscrire en majuscule en haut à droite, à l’encre.chemises
    Placez le papier volant dans la chemise.
    Vos collègues qui restent au bureau entre Noël et le jour de l’An vous diront merci.
  3. Attrapez chaque dossier/pochette plastique/chemise et retirez-en ce qui est en double, brouillon ou inutile. Décidez si vous voulez le garder à portée de main (= sur votre bureau) ou pas (= ailleurs).
  4. Raflez tous les post-it et jetez ceux qui n’ont pas (ou plus) de sens.
    post its
  5. Regroupez tous les post-it qui contiennent des informations de référence (codes, mot de passe etc…) dans un lutin (on dit porte-vues, ou protège-documents aussi).
    porte vue
  6. Enlevez de votre bureau tous les projets qui s’arrêtent fin 2012. Ne les jetez pas, sauf si vous n’en aurez plus besoin, mais enlevez-les de votre espace de travail.
  7. Archivez vos e-mails (jusqu’à moins 30 jours, mettons)
  8. Placez tout ce qui nécessitera votre attention dès le 2 janvier dans la première bannette.bannette bois
  9. Résultat: un espace de travail physique et numérique raisonnablement dégagé pour démarrer 2013 en douceur.

* pour vos « moutons professionnels« 

** droitiers, vous déplacez les documents de la gauche vers la droite. C’est pour cela que les documents les plus vieux se retrouvent assez souvent à votre droite. Bien entendu, c’est l’inverse pour les gauchers. Comme il est plus facile de prendre des décisions sur les « vieilleries », on commence par là.

Il s’agit d’un Désencombrement Express. Je vous fais donc grâce du premier tiroir de votre bureau, des notes qui figurent en vrac sur votre cahier, et des classements de votre armoire. Pour ce coup-là.

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La parabole des chaussettes

Vous me connaissez: toujours en train de chercher des histoires et des paraboles pour vous faire rire prendre conscience de certains comportements.

Aujourd’hui,

La parabole des chaussettes

ou

A quel moment accepter de perdre du temps

Cela peut sembler pénible, de s’organiser, pour ceux qui le voient comme une série de corvées et de disciplines à acquérir.

Ranger, mettre de l’ordre, traiter la routine quotidienne, c’est une perte de temps, me dit-on parfois (à mon grand dam).

Au sens où, pendant qu’on range ou qu’on se prépare à l’avance, on ne fait pas autre chose. Certes. Comme de rattraper ce qu’on n’a pas fait avant, par exemple? Ou se distraire?

Mais réfléchissons ensemble. Toute la question est de savoir à quel moment vous êtes d’accord pour « perdre du temps »:

  • Au moment de classer les papiers OU au moment où on nous les demande pour demain (fouilles archéologiques en vue)?
  • Au moment de renommer une pièce jointe pour lui donner un nom explicite pour nous OU lorsqu’il faudra remettre la main dessus 6 mois après (recherche fébrile en vue)?
  • Plus généralement, au moment où les choses arrivent dans notre vie et qu’on peut les traiter tranquillement, au fil de l’eau, OU lorsqu’il faut s’en occuper en urgence, toutes affaires cessantes, quel que soit notre état de fatigue, parce qu’on les a procrastinées (stress en vue)?

    La chasse aux orphelines

  • En somme, c’est comme choisir entre ranger les chaussettes par paire, à la sortie du sèche-linge, après les avoir mises dans le bon sens OU se précipiter le matin, à la recherche de la deuxième chaussette, la trouver (ou pas),  les retourner (ou pas), voire constater qu’elles ont un trou, décider de s’en moquer (ou pas) et tenter tout de même de partir dans les temps. En en ayant perdu pas mal, du temps, au final…

J’ai l’impression que chercher à s’organiser, c’est accepter de « perdre du temps » quand ça nous arrange. Pas quand on n’a plus le choix. Et vous, lecteurs, que vous suggère votre logique?

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