Archives de Tag: trier papiers

29 octobre 2012 · 08:30

La parabole des chaussettes

Vous me connaissez: toujours en train de chercher des histoires et des paraboles pour vous faire rire prendre conscience de certains comportements.

Aujourd’hui,

La parabole des chaussettes

ou

A quel moment accepter de perdre du temps

Cela peut sembler pénible, de s’organiser, pour ceux qui le voient comme une série de corvées et de disciplines à acquérir.

Ranger, mettre de l’ordre, traiter la routine quotidienne, c’est une perte de temps, me dit-on parfois (à mon grand dam).

Au sens où, pendant qu’on range ou qu’on se prépare à l’avance, on ne fait pas autre chose. Certes. Comme de rattraper ce qu’on n’a pas fait avant, par exemple? Ou se distraire?

Mais réfléchissons ensemble. Toute la question est de savoir à quel moment vous êtes d’accord pour « perdre du temps »:

  • Au moment de classer les papiers OU au moment où on nous les demande pour demain (fouilles archéologiques en vue)?
  • Au moment de renommer une pièce jointe pour lui donner un nom explicite pour nous OU lorsqu’il faudra remettre la main dessus 6 mois après (recherche fébrile en vue)?
  • Plus généralement, au moment où les choses arrivent dans notre vie et qu’on peut les traiter tranquillement, au fil de l’eau, OU lorsqu’il faut s’en occuper en urgence, toutes affaires cessantes, quel que soit notre état de fatigue, parce qu’on les a procrastinées (stress en vue)?

    La chasse aux orphelines

  • En somme, c’est comme choisir entre ranger les chaussettes par paire, à la sortie du sèche-linge, après les avoir mises dans le bon sens OU se précipiter le matin, à la recherche de la deuxième chaussette, la trouver (ou pas),  les retourner (ou pas), voire constater qu’elles ont un trou, décider de s’en moquer (ou pas) et tenter tout de même de partir dans les temps. En en ayant perdu pas mal, du temps, au final…

J’ai l’impression que chercher à s’organiser, c’est accepter de « perdre du temps » quand ça nous arrange. Pas quand on n’a plus le choix. Et vous, lecteurs, que vous suggère votre logique?

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4 avril 2012 · 08:30

Les FBI de l’organisation: les corbeilles à courrier dangereuses

Il ne faut tout de même pas dramatiser, Laurence: comment une corbeille à courrier pourrait-elle être dangereuse?

Ce n’est pas qu’elle vous fasse courir un danger physique, chers bergers lecteurs (je vous recommande d’ailleurs la lecture de  cet article avant d’aller plus avant).

Mais avec les FBI (Fausses Bonnes Idées) que je vous propose ci-dessous, c’est de danger plus sournois que je parle. Regardez plutôt.

1- Le mouroir

Le mouroir… comme elle y va, la coach en organisation! Et pourquoi cette appellation mortifère?

Parce que, en ce qui concerne la corbeille du milieu et surtout celle du dessous, je ne vous donne pas un mois pour que vous ne sachiez plus du tout ce qu’elles contiennent. Parce que vous savez bien que si vous entassez les papiers dans des banettes superposées, vous finissez toujours par oublier à quoi correspondent vos trois catégories de départ.

Ca démarre toujours bien, ces choses-là, puis ça dérape. De plus, elles « brandouillent », ces banettes en métal. Papier stocké là-dedans = papier oublié. Il MEURT.

Tant qu’à utiliser des banettes, je préfère celles-là. Côte à côte. Oui, ça prend plus de place. Mais s’il s’agit d’acquérir de nouvelles habitudes, j’aime mieux que vous puissiez attraper facilement les papiers et que l’ordre des corbeilles vous semble logique et leur destination claire.

2- Les trieurs verticaux

De la bonne FBI pur jus, pur fruit. Dites-moi un peu ce que vous mettriez dedans si je vous en donnais un:

  • les courriers à poster?
  • les factures à payer?
  • les cartes de voeux reçues auxquelles il faudrait bien répondre (trop tard!)?
  • la nouvelle carte verte à mettre dans la voiture?
  • la description de la kermesse de Petit Dernier?
  • et quoi d’autre? Ah oui, les menus de Pizza Tut, bien sûr!

Vous voyez où je veux en venir? Un peu de tout, en désordre. Je me trompe?

3- Le trieur vertical niveau advanced

Comme ça a l’air rusé, vu comme ça!

Sept intercalaires, comme… les 7 nains? Non, essayez encore.

Comme les 7 jours de la semaine? Peut-être.

Hélas, c’est un piège. Cette merveille n’est faite que pour les super-organisés, niveau Advanced ++.

Autrement dit, ni vous, ni moi. Nous, on va passer notre temps à passer les papiers d’une zone à l’autre, en croyant s’organiser. Et on en fait quoi, des  papiers, quand on est au bout, hein? Et si on a besoin de 8 zones? Et c’était quoi, déjà, dans la zone 2?

4- Mon pire cauchemar

Ils sont très rares les gens qui savent se servir de ce bloc tiroir correctement chez eux. Et même au bureau, pas facile d’utiliser convenablement tous les tiroirs. Je ne les recommande pas d’emblée. Ca peut très vite virer mouroir ++.

Mon écureuil préféré, celui qui vient d’entrer dans mon bureau, précise que dans son cas, lorsque ces tiroirs-ci se sont retrouvés pleins, les papiers ont glissé au fond, et là, …bref, il paraît qu’un écureuil qui perd ses noisettes, c’est pas beau à voir.

Pourtant, comme ils ont l’air utiles ces tiroirs: les papiers y seraient bien rangés (lire « cachés »)… Soupir.

                                                         

Allez, ce n’est pas pour vous, c’est tout. C’est comme Brad Pitt ou Monica Belucci: ils ne sont pas pour vous. Résignez-vous.

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16 mars 2012 · 08:30

Devant ce papier, j’hésite. Mais pas le KGB

Vous recevez beaucoup de courrier. Autant vous savez quoi faire des pubs inutiles (poubelle, n’est-ce pas?), autant vous hésitez parfois: dois-je conserver ce papier? Dois-je en faire quelque chose? Si oui, quoi?

Alors, dans le doute, vous le posez dans une pile. En attendant d’y voir plus clair. En attendant de vous décider. Ce qui n’arrivera pas, parce qu’il sera tout doucement recouvert par d’autres, du même acabit.

Vous: Bon, qu’est-ce qu’on fait alors?

Moi: On utilise votre imagination.

1- Maintenez fermement le papier en question entre le pouce et l’index.

2- Regardez-le fixement et posez-lui les questions suivantes (genre interrogatoire du KGB):

  • qu’est-ce que je dois faire de toi, au juste?
    (Petit rappel pour les débutants au KGB: « faut que j’m’en occupe … », c’est trop flou.
    Soyez plus précis,  Serguei Papirov, пожалуйста*    !)
  • est-ce que je te veux vraiment? Est-ce que j’ai vraiment besoin de toi?
  • si je ne m’occupe pas de toi maintenant, suis-je prêt(e) à te consacrer de mon temps et de mon espace pour revenir m’occuper de toi?

3- Selon les réponses à ces questions,  vous lâchez le papier dans la poubelle (le plus souvent possible, c’est l’idéal), ou notez l’action à faire.  Ou bien encore, vous le posez sur une pile A Classer parce qu’il a bien répondu à votre interrogatoire et qu’il a donc mérité de rester avec vous.

* s’il vous plaît. On peut faire partie de mon KGB fictif et rester poli (je vais finir par me faire repérer, moi avec mes FBI et mes KGB…)

Si ce sujet des papiers vous fascine (allez, avouez!), vous aimerez jeter un oeil sur:

Où et comment classer mes papiers? Mes conseils et vos commentaires passionnants sur le sujet.

Pourquoi les gars du KGB auraient mieux fait de s’occuper de leurs… moutons.

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26 octobre 2011 · 07:30

Gérer facilement les papiers au bureau (2/2)

Cet article est la suite de celui-ci.

Une manipulation = une place

Si on ne doit manipuler chaque document qu’une seule fois, il nous faut donc assigner une place à chaque document qu’on décide de garder.

D’où l’importance du système de classement sur votre bureau.

Matériel: chemises cartonnées et corbeilles

1. Corbeille “Action”

Cela concerne les documents qui nécessitent une action de plus de deux minutes.

Technique:

  • vous notez l’action sur votre liste d’actions (on y reviendra).
  • puis vous placez le papier dans la corbeille Action jusqu’à ce que vous soyez prêt à vous en occuper

2. Chemises “Projet”

Elles sont destinées aux projets qui se déroulent en plusieurs étapes, sur lesquels vous travaillez en ce moment. Tout papier  qui se rapporte au projet X (et qui ne nécessite pas d’action de votre part) est placé dans la chemise baptisée Projet X. Vous aurez vraisemblablement plusieurs chemises de ce genre sur votre bureau.
Vous remarquerez que ça simplifie la tâche de vos collègues en votre absence qui passeront moins de temps à chercher sur votre bureau les documents du dossier X .

3. Chemise ou corbeille “ à lire” (aucune urgence)

Elle peut contenir des articles, des journaux professionnels, des études …

Note 1: Essayez de ne pas garder la revue professionnelle en entier, mais de découper seulement le ou les articles qui vous intéressent. Ca prend moins de place à stocker et c’est plus léger à transporter.
Note 2: Un article complet  « Comment arriver à lire tout ça? » est prévu juste après celui-ci.

J’ai déjà parlé à plusieurs reprises (ici par exemple) de la liste des choses à faire.

C’est le point le plus important de l’organisation.
Pour rester en phase avec nos priorités, on a besoin d’un outil  qui

  • nous empêche de nous disperser
  • nous permet de constater l’avancement de notre travail
  • nous rappelle ce qu’on doit faire au bon moment.

C’est la liste de vos actions. Appelons-la CAHIER, mais il est bien entendu qu’il peut s’agir  d’un smartphone, de votre gestionnaire de tâches Outlook, ce qui vous convient à vous. Pas de feuilles volantes, toutefois, ni de Post-it ®.

Le CAHIER

Sur cette liste d’actions, on ne note, comme son nom l’indique que des tâches à faire, celles qui n’ont pas de date-limite.

Les gribouillis de réunion ou de conversation téléphonique doivent être effectués sur un autre support (ou dans une partie à part de votre cahier).

Tout comme vos idées géniales. Si elles ne sont pas encore au stade de “tâche à faire”, vous devriez les noter ailleurs.

Chaque item est bien séparé des autres.


Repérer les urgences

Un simple coup de surligneur devant la tâche à faire suffit amplement pour vous signaler “c’est une urgence ».
Quelque chose qui était « juste à faire » ce matin peut devenir une urgence dans l’après-midi. Selon les métiers, les urgences bougent beaucoup dans une journée.

Toute tâche effectuée est cochée. Ca permet de mesurer l’avancement et ça donne du courage.
Attention, cochée ne signifie pas rayée. Si vous rayez toutes les tâches au fur et à mesure de leur exécution, votre liste devient illisible, peu confortable à l’oeil et pour tout dire … de moins en moins engageante.

La tâche à faire doit être précise et aussi unitaire que possible. Exemple : vous prévoyez un déplacement.

Je ne noterais pas “préparer déplacement”, simplement, car c’est trop vague.

Ma liste ressemblerait plutôt à ça :

    • prévenir Smith de ma venue
    • demander à Fred de me réserver le même hôtel que la dernière fois
    • emporter le dossier Projet

et pourquoi pas également :

  • passer chez le teinturier!

Chaque soir, revoyez ce que vous avez fait dans la journée et remettez à jour les priorités pour le lendemain.

Comme ça, vous savez donc par quoi commencer en arrivant le matin.

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24 octobre 2011 · 07:30

Gérer facilement les papiers au bureau (1/2)

Où l’on se rend compte que tout repose sur la décision.

De toute façon, il n’y a que 5 choses à faire avec le papier.

1- En faire quelque chose ici et maintenant

2- Le placer dans une corbeille “Action” ou “Projet X” ou “à lire” pour en faire quelque chose plus tard

3- Le rediriger vers quelqu’un d’autre

4- Le classer

5 -Le jeter

Pour que ça fonctionne bien, sans accumulation, il faut prendre l’engagement de ne manipuler chaque feuille qu’une seule fois.  Refusez de le reposer tant que vous n’avez pas pris de décision à son sujet.

Pourquoi?

Les personnes qui ont beaucoup de documents sur leur bureau voient et manipulent le même papier des dizaines de fois, se redisent la même chose à son sujet plusieurs fois (souvent quelque chose comme : “il faudra que …”). C’ est très consommateur d’énergie. En fait, c’est littéralement épuisant. Sans que vous vous en rendiez compte, le désordre vous “pompe” votre énergie. Et même si personne ne venait rien ajouter à vos piles, vous auriez quand même l’impression d’être débordé.

L’astuce:  il s’agit de prendre des décisions, le plus vite possible dès réception du document. Difficile?  Dans 99 % des cas, vous savez quoi faire avec ce papier ; attendre quelques heures ou quelques jours de plus n’y changera rien.

Alors, voici une check-list pour décider que faire des papiers :

– Faut-il agir à propos de ce papier?

– Si c’est juste une information, dois-je le garder maintenant que je l’ai vue?

– Si je le jetais et découvrais que j’en ai besoin plus tard, pourrais-je facilement le remplacer?

– D’ici que j’en ai encore besoin, sera-t-il obsolète?

– Est-il assez récent pour être utile?

– Une version plus récente va-t-elle prochainement arriver sur mon bureau?

– Y-a-t-il une raison juridique à le garder?

Mais ce n’est pas tout. Une fois la décision prise, où mettre ledit papier pour le retrouver quand on en aura besoin? Je vous proposerai des astuces dans le prochain article, vous pouvez y compter.

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4 juin 2010 · 14:53

Les FBI de l’organisation : trieurs et règles automatiques

Voix féminine : »C’est vrai que je n’aime pas la paperasse, mais j’ai trouvé la parade : je place chaque feuille (parfois les enveloppes aussi) dans une section d’un trieur tout neuf que j’ai acheté pour m’organiser. J’ai donc une section « à payer », une section « à classer », une section « maison » , une section … euh je ne sais plus pour celle-là, et une section « divers » : c’est là que je mets tout ce dont je ne sais pas quoi faire. »

Voix masculine : » J’ai trouvé comment contrôler le flux des mails qui arrivent sans arrêt : j’ai mis en place des règles de tri par expéditeur. Comme ça, ils sont classés automatiquement, avant que je les lise, et je n’ai plus qu’à aller vérifier tous les jours mes 8 répertoires. »

Mesdames et Messieurs, je vais passer pour une rabat-joie. Il s’agit là de FBI. Oui, de Fausses Bonnes Idées de l’organisation. Vous pensez que le tri  » a priori » vous facilite le travail et vous donne une sensation de contrôle sur ce qui vous arrive? Hélas, rien n’est plus faux.

En triant avant d’avoir agi :

  • vous repoussez à plus tard les décisions à prendre.
    Elégamment, je vous l’accorde, mais tout de même. Cette expo, j’y vais ou pas ? Hop, dans le trieur et on verra plus tard. Cette proposition de changement d’opérateur, je donne suite ou pas ? Hop, dans le trieur le temps que je me décide.
  • vous courez le risque de ne pas voir passer une « bombe à retardement ».
    Vous savez? cette date-limite cachée au milieu d’un courrier, cette invitation à laquelle il faut répondre avant le…
  • vous n’avez pas une vision globale de tout ce que vous avez à faire, ce qui vous empêche de planifier votre temps.
  • vous vous imposez une discipline plus lourde que si vous n’aviez qu’une « boîte aux lettres » (c’est comme si vous possédiez N boîtes au lieu d’une)
  • pour vos mails, vous raisonnez par expéditeur et non en tenant compte de vos projets.
    Si Anne, ma collègue et Pierre, mon fournisseur, travaillent avec moi sur un projet donné, il vaut mieux que leurs mails soient classés, après lecture,  au même endroit, non?
  • vous ne voyez plus les papiers, ils sont cachés.
    Vous me direz, c’était le but. Je comprends bien l’intérêt, certes. Néanmoins, loin des yeux, loin de … l’action aussi. Ce n’est peut-être pas prudent, finalement, de les cacher!

L’anti-FBI (autrement dit la Bonne Idée)

Pour tout ce qui arrive sous forme de papier: une corbeille unique. C’est-à-dire une à la maison + une au bureau.

Pour les mails: un nombre nécessaire et suffisant de boîtes de réception de mails. Pas trop.

Vous aurez juste à

  1. Parcourir le contenu de ces boîtes à la fréquence qui vous arrange.
  2. Prendre chaque document (ouvrir chaque mail) et décider quoi en faire avant de passer au document suivant. Tant que votre décision n’est pas prise, ne reposez pas le document. Restez dessus encore une fraction de seconde, le temps d’évaluer de façon réaliste ce que vous pensez en tirer.
  3. Placer le papier ou le mail à la poubelle, ou le placer dans une pile/corbeille/répertoire « à classer » ou bien encore une pile/corbeille/répertoire « action à mener ».

Là, vous savez quoi faire (tout est au même endroit) et plus rien ne vous encombre inutilement.


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7 mai 2010 · 17:04

6 questions à se poser pour ne plus crouler sous l’information

Que peut-on faire pour maîtriser le flux continu d’informations ? Se poser les bonnes questions, bien sûr.

  1. Comment ce document (papier ou électronique) est-il parvenu jusqu’à moi ?
    Si je ne l’ai pas sollicité, c’est que quelqu’un a jugé bon de porter cette information à ma connaissance. Pour obtenir quelque chose de moi, vraisemblablement.     
  2. Est-ce une raison suffisante pour accepter ce qu’on me « suggère » de faire … forcément au détriment de mes priorités ? 
  3. Qu’est-ce qui m’oblige à croire que je dois lire l’intégralité des documents que je croise dans ma vie ? 
  4. Suis-je plus efficace/performant(e) dans ma vie et dans mon travail lorsque je me transforme en “documentaliste” ? 
  5. Est-ce que j’aime réellement tout garder ? Ou bien est-ce que je m’y sens obligé(e) ? Par qui ? 
  6. Puis-je quantifier toutes les informations que je rate, faute de les recevoir ? Des milliers, certainement. Me manquent-elles ?

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