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Comment je gère tout ce que j’ai à faire

Jadis, je cherchais toute sorte de méthode pour m’aider à « gérer » tout ce que je devais faire, à la maison, au travail, en famille,… En fait,  je compliquais les choses en pensant m’organiser.

D’abord, je faisais des tas. Tas des « urgent », tas des « ça peut attendre » (mais, zut, parfois ça devenait urgent dans mon dos!), tas des « quand j’aurai le temps ».

Au travail, je confondais boîte de réception et liste de tâches à faire. De sorte que je privilégiais toujours la messagerie pour « me faire penser à faire les choses ». Du coup, tout ce qui provenait d’une autre source (téléphone, réunion, idée de génie en provenance de mon cerveau..) était en grand danger d’être oublié.

Ah, et puis, je faisais des listes, aussi. Mais, avec tout ça, et même avec une guirlande de post-it autour de mon écran, en plus, c’était frustrant et fatigant. Je n’étais jamais sûre de faire la bonne chose au bon moment. Et j’oubliais tout ce qui n’était pas urgent. Ou alors, je m’en souvenais lorsque ce n’était pas le moment . Insomniaques, vous me suivez?

Depuis, je me suis grandement détendue sur le sujet.

Deux sortes de tâches à faire

Finalement, il n’existe que des tâches à date-limite et des tâches « à faire dès que possible ».

Et parmi ces dernières, certaines deviennent à un moment donné (ou sont d’emblée) des urgences. La seule chose que j’avais à faire, c’était noter ces tâches à un endroit infaillible et soulager ainsi mon cerveau. (Voir ici quoi noter au juste). Le matériel? Un agenda pour les « à date-limite » et un simple cahier pour les « dès que possible ».

Se tenir à jour
Très régulièrement, il me fallait jeter un oeil sur le cahier. Facile à faire puisque je notais aussi dessus très régulièrement.

Chaque soir, je pouvais repérer de quoi mon lendemain serait fait: un cocktail d’ incontournables tâches en provenance de l’agenda + de tâches que je choisissais parmi ma liste selon l’urgence, mon humeur ou mon énergie.

Et si je ne peux pas tout faire dans la journée?

Bien sûr, je travaillais d’arrache-pied à en réaliser le plus possible.

Mais, à la fin de la journée, il en restait.
Ce qui a fini par me sembler normal, puisque j’avais toujours plus de choses à faire que de temps pour les effectuer.

Ce système tout simple avait l’avantage de centraliser mes actions, de me permettre de les avoir à tout instant sous les yeux et donc de pouvoir décider en connaissance de cause du moment opportun pour les faire.

De plus, les urgences me sautaient aux yeux. Bien plus que lorsqu’ elles étaient enfouies dans des piles. Et je n’oubliais plus rien. Le bonheur. Le zen. Vous voulez essayer?

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Urgence, vous dites?

Nous ressentons tous cette culture de l’urgence, cette habitude de travailler en « flux tendu »: ça fait « agile », « réactif », « moderne », » temps réel ». Bref, l’action semble valorisée. La réaction, plutôt. Et au détriment de la réflexion, ça c’est sûr.

Vous n’avez jamais reçu, vous, en réponse à l’un de vos mails, une réponse ultra-rapide, mais parfaitement inutilisable? Et n’avez-vous jamais reçu un coup de fil « t’as pas reçu mon mail? » de la part de l’agité du mulot qui n’arrive pas à comprendre que vous ne soyez pas branché en permanence sur la messagerie… enfin sur SES messages à lui? Moi si. Souvent (soupir).

Perception et réalité

En réalité, cette ambiance survoltée, dopée à l’urgence, est une arnaque. On ne travaille pas mieux dans l’urgence. Invariablement, le  résultat d’un travail fait à la dernière minute est moins satisfaisant que celui qui a été réfléchi puis peaufiné. L’urgence devient plutôt une façon de prioriser ses actions, lorsque l’on sent qu’on est débordé.

Distinguer vraie et fausse urgence

Il y a les vraies urgences (problème imprévisible chez un client, accident du travail, retards imputables à des dysfonctionnements…). Là, on ne se pose pas de questions, on laisse tout tomber et on AGIT. Ca tombe bien, on est très nombreux à adorer ça, fonctionner en pompier.

Et puis il y a les fausses urgences: celles qui étaient de banales « choses à faire » il y a 1 semaine, trois jours ou hier. Celles-là, vous les avez vu venir. Mais vous avez choisi de ne pas leur accorder d’attention du tout puisque ce n’était pas des urgences au moment où vous en avez eu connaissance.

Ajoutons les pièces jointes pas lues, les mails survolés négligemment, les réunions non préparées qui s’éternisent et qui débordent sur le temps de travail de tout le monde… Toutes ces micro-négligences transforment la suite des actions en urgences.

C’est celles-là que nous pouvons  limiter. En anticipant, évidemment.

Une petite habitude à prendre pour en finir avec les urgences qu’on aurait pu éviter

Prenons donc quelques instants, lorsqu’on nous informe de quelque chose, pour:

  • lire complètement le document/mail
  • réfléchir de suite aux situations de blocage possible (qui sera en congé? Ai-je bien tous les éléments? Qu’est-ce que ça implique?)
  • poser immédiatement les questions complémentaires pour nous permettre d’agir en autonomie maximum
  • être explicite du premier coup quand on transfère un mail: que doit faire exactement la personne qui le reçoit?

Vous pensez ne pas avoir le temps de le faire? Dans ce cas, demandez-vous si vous avez du temps à perdre plus tard… au moment de rattraper des bombes à retardement!

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