Nous avons découvert (ou renforcé) un certain nombre de bonnes pratiques, lors du confinement dû au coronavirus. J’en ai identifié 8.
Si vous en avez découvert d’autres, dites-les nous en commentaire.
La discipline en réunion (et avant)
Quand on se retrouve IRL, dans une salle de réunion, on peut parler presque tous en même temps, voire faire des apartés avec notre voisin. En visioconférence, c’est impossible: nos oreilles saturent.
J’ajoute qu’une réunion Zoom non préparée agace tout le monde: elle représente une perte de temps considérable, rendue plus apparente encore parce qu’on ne peut pas compenser cet inconvénient par les « micro-interactions compensatrices » de la « vraie vie ».
Nous avons donc appris les vertus de la discipline en réunion: heure de début, ordre du jour, tours de parole, règles pour poser les questions… tout ce qui était implicite en salle de réunion et donc sujet à interprétation a dû devenir explicite: par conséquent, les règles sont mieux respectées.
Quant à envoyer des mails pendant les réunions, on le faisait déjà avant, alors rien n’a changé, ce me semble…
Revoir les rythmes de réunions d’équipe
Ha la sacro sainte réunion du lundi! Le télétravail pour (presque) tous nous a permis de repérer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas en termes de communication d’équipe. On garde la réunion hebdo? Ou on préfère 15 minutes en fin de matinée et 20 minutes vers 17h?
S’améliorer en communication non face à face
Regarder sa caméra et non sa propre image sur l’écran quand on s’adresse à nos collègues: on a aussi appris ça. Si on ne le fait pas, nos interlocuteurs décrochent.
Et les présentations Powerpoint alors? Eh bien elles ne nous emballaient déjà pas avant la pandémie… mais depuis, l’accent est mis encore davantage sur nos talents d’orateurs et, franchement, ce n’est pas plus mal.
Convaincre que le télétravail, ça fonctionne
Il paraît que les dirigeants d’entreprise, relayés parfois par les RH, en doutaient.
Eh bien, il s’avère que notre productivité n’a pas baissé. Elle a même sérieusement augmenté pour tous ceux dont les temps de transport se sont trouvés réduits à néant. Une source de fatigue en moins.
Le télétravail fonctionne et la preuve en est faite. On peut en augmenter l’usage, surtout dans les PME.
Et la confiance alors?
Pendant le confinement, on n’a pas vraiment eu le choix: les managers ont dû faire confiance à leurs équipes, sans « filet ». C’est-à-dire sans présentéisme.
Le monde (de l’entreprise) ne s’est pas écroulé. Tous ceux qui pouvaient matériellement atteindre leurs objectifs l’ont fait, en organisant leur temps comme ils ont pu/voulu.
Peut-être que nous y gagnerons collectivement en termes de management à l’issue de l’épidémie.
Ré-évaluer nos méthodes de travail
Il y a eu sans conteste un vent de panique au sein de certaines équipes: comme on ne se voit plus, accentuons tous les canaux de communication pour conserver le sens de notre appartenance et éviter l’isolement.
Sauf que ça a assez vite conduit à des abus: des mails échangés à toute heure du jour et de la nuit, en passant par la multiplication des boucles Whatsapp et l’enchaînement interminable de visioconférences.
Il a fallu donc (j’adore ça, évidemment): s’organiser.
Autrement dit, constater une bonne fois pour toute que, par exemple:
- lire ses mails au fur et à mesure qu’ils arrivent est une grosse source de stress
- ne jamais mettre ses notifications en sourdine, tout outil de communication confondu, est une grave erreur…
et ainsi repenser notre façon d’absorber et traiter l’information.
L’un de mes webinaires qui a le plus de succès, s’intitule « 60 minutes pour maîtriser – enfin- sa messagerie« . J’y vois un signe encourageant.
Du rythme, du rythme
Ce qui nous amène directement au bénéfice suivant.
Il se peut que ces nouvelles conditions de travail nous aient permis de mieux repérer notre propre productivité sur une journée.
Sommes-nous plus du matin? Ou du soir? En décidant de choisir nos activités en fonction de cette découverte, nous sommes devenus, somme toute, plus efficaces.
Bien sûr, ces découvertes ne valent que si
- vous avez réussi à « gérer » vos enfants pendant votre journée officielle de travail
- vous n’avez pas cherché à compenser votre (éventuelle) moindre présence pendant les heures « officielles » par une surreprésentation en ligne le matin et le soir.
Choisir nos applications en fonction de leurs usages
Si vous avez créé pendant le confinement autant de groupes privés et professionnels que vous avez de groupes de travail, amis et famille, je vous plains.
Entre ceux qui avaient du temps libres et ont considéré que s’envoyer des blagues étaient une mission de salut public, ceux qui demandaient des nouvelles de tout le monde tout le temps pour se rassurer et les échanges professionnels sur les projets forcément décalés, pour finir sur les informations scolaires en provenance de l’établissement de nos enfants … je suis sûre que vous avez fini par comprendre que Whatsapp doit être réservé aux échanges privés et que l’on doit couper les notifications quand on travaille.
Vous n’avez pas besoin que je vous explique que le contenu de cet article est principalement destiné aux personnes qui travaillent dans le secteur tertiaire, qui ont été en bonne santé pendant le confinement etc…
Oui, bien d’accord avec Julie ! Quand on est prof, par définition, on travaille à la maison (ce que certains ont du mal à comprendre mais c’est un autre débat), mais là, ça a été +++, les parents ont mon numéro de tel, mes adresses mails, et surtout les 1ères semaines, il y avait tellement de trucs différent à gérer, tellement de demandes de toutes sortes, que ça a été vraiment difficile de maintenir la frontière, je pense même que je n’y suis pas arrivée, il m’a fallu arriver aux vacances, donc 3 semaines après le début du confinement, pour me déconnecter (pas complètement d’ailleurs) et me réorganiser de façon à être moins dans l’urgence à la fin des vacances.
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Dans mon cas on attendait une action immédiate. Genre « Je suis sur le dossier Untel, vous pourriez me dire à quelle date la facture a été envoyée? »
avec relance 1 heure plus tard. ça c’ était en semaine à 21h45.
Et un dimanche, demande de synthèse de dossier pour le lundi matin en réunion à 8h.
Des demandes que je n’avais jamais eues avant le télétravail.
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Jirel, ce n’est pas parce que notre supérieur ou nos clients se « vident la tête » en nous envoyant des mails à des heures indues qu’ils s’attendent à une réponse immédiate. Sinon, ça s’appelle du tchat…;). Je suis personnellement coupable d’avoir envoyé un mail de relance à une cliente, récemment, à une heure très tardive, parce que mon emploi du temps ne m’aurait pas permis de le lui envoyer le lendemain matin et qu’il y avait une certaine urgence à prendre en compte ma demande.
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Julie, je suis curieuse: comment avez-vous fait pour « canaliser » les sollicitations et organiser votre temps entre vie privée et vie professionnelle?
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Pour les profs, c’est tout le contraire par contre. Frontière travail/ domicile abolies, multiplication des sollicitations…
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Je confirme pour les abus, j’ai du rapidement expliquer à un supérieur que non, je ne lisais plus mes mails à 21h45. Ni le dimanche….
Le mieux étant de l’expliquer calmement et comme une chose allant de soi (en tous cas dans mon cas) .
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