- Profiter de vos vacances jusqu’au dernier moment!
Je souffre à chaque fois que les cadres avec qui je travaille m’expliquent qu’ils rentrent de vacances plus tôt pour avoir le temps de prendre connaissance de leurs mails « parce que, sinon, je passe mon lundi de rentrée à éplucher ma messagerie ». Exact, comme TOUT LE MONDE!
Parcourir votre messagerie dimanche, avant votre retour officiel, en vous disant « il faut que je lise ça », « il faut que je fasse ça » ne vous avance à rien… sauf à stresser. Attendez donc d’être de retour pour de bon.
Conseils pratiques pour le jour J:
- Les êtres humains d’abord
Pour ne pas se noyer, éviter de se précipiter vers sa messagerie pour prendre connaissance des « urgences ». Car s’il y avait eu une vraie urgence, soyez-en sûr, on vous aurait dérangé pendant votre apéro sur la terrasse.
Commencez plutôt par aller saluer vos collègues et échanger quelques mots sur les vacances: cela permet de reprendre contact en douceur avec les événements.
Puis, une fois à votre bureau, procédez comme suit:
- consultez d’abord votre agenda. De quoi les deux semaines à venir sont-elles faites?
- écoutez votre messagerie vocale. Notez les actions qui en découlent. Date-limite? Direct sur votre agenda. Pas de date-limite? A noter sur votre cahier ou gestionnaire de tâches.
- lisez votre messagerie.
- Messagerie: limiter les bombes à retardement
- Passer quelques secondes à lire chaque mail, sans sélectionner a priori les plus « urgents », les plus « importants » … ni ceux dont vous estimez à vue de nez que votre réponse devrait être rapide.
- Vérifiez à chaque fois que vous pouvez lire les pièces jointes.
Je sais, vous n’avez pas le temps! A mon avis, ce que vous ne pouvez pas vous permettre, plutôt, c’est de découvrir, au dernier moment, qu’il y avait une erreur dans les fichiers joints et qu’il faut maintenant rattraper le retard toutes affaires cessantes.
- Classez ou jetez tout de suite les « pour info » et répondez immédiatement à un mail seulement si sa réponse vous prend moins de 2 minutes.
- Pour tous les autres mails, notez l’action à faire au fur et à mesure: vous y reviendrez à la fin de la consultation de votre messagerie.
- Finissez tranquillement votre lecture, en veillant à faire sortir chaque mail lu (et décision prise) de votre boîte de réception.
- Deux bonnes résolutions de la rentrée
- Mettre en place une communication plus efficace:
demandez à vos interlocuteurs habituels qu’ils s’astreignent à traiter un seul (je répète: un seul) thème par mail. Faites-en de même. On a l’impression que cela va générer plus de mails (ce que personne ne veut) mais en réalité, cela accélère le traitement de chaque mail. Car on évite ainsi les aller-retours improductifs, les « tu as reçu mon mail? », les messages lus mais non traités, etc. Et donc, tout le monde gagne du temps.
- Prendre quelques instants en fin de journée pour ranger son bureau:
jeter les Post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, jeter quelques vieux mails, mettre en évidence la priorité du lendemain… et découvrir chaque matin, en arrivant, le plaisir d’un bureau net, sans distraction visuelle inutile.
Bonne rentrée, chers lecteurs!
Article publié la première fois en 2013
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Vous recevez 150 mails par jour. Vous êtes perpétuellement en réunion. Votre boîte de réception contient 2392 mails semi-traités (ou oubliés). Pas le temps de rappeler vos interlocuteurs sauf urgence. Des informations en pagaille, qu’il faudrait lire, comprendre, intégrer. Des outils de communication dans tous les sens: réseau social d’entreprise, intranet, groupes de travail, visio conférence, chat….
Rassurez-vous. Pas d’autopsie de cadavres prévue aujourd’hui. Mais juste une astuce d’organisatrice professionnelle confrontée aux retours de vacances parfois chaotiques de certains (suivez mon regard). Cet article s’adresse aux personnes qui emportent dans leurs valises des dizaines de « aucazous’, vêtements, chaussures, accessoires etc.
Klervi m’a invitée sur son blog, et m’a interrogée sur les bénéfices qu’on peut attendre d’une meilleure organisation.
Il est toujours intéressant de comparer les méthodes de recrutement de plusieurs pays et le contenu des annonces. Adzuna a réalisé une étude sur les soft skills (les talents non mesurables mais indispensables aux salariés pour évoluer paisiblement et efficacement en entreprise).
« Laurence, vous êtes malade, sans doute? Depuis quand chantez-vous les louanges de nos téléphones portables? D’habitude, vous seriez plutôt du genre à nous inciter à nous en méfier » vous dites-vous.
Un poil d’organisation pour les bricoleurs du dimanche (comme moi)
Votre chantier de peinture s’avère plus long que prévu? Vous n’êtes pas forcément un as du bricolage? Vous ne souhaitez pas rincer/essorer/sécher vos outils d’un jour sur l’autre? En somme, comment faire pour utiliser facilement vos rouleaux et pinceaux pendant plusieurs jours?
C’est simple: à la fin de la première journée, vous
1/ débarrassez grossièrement vos outils de l’éventuel excédent de peinture en les roulant sur plusieurs épaisseurs de journaux,
2/ emballez, avec le moins d’air possible, vos outils de peinture dans un sachet plastique comme celui-ci (congélation). Utilisez le petit lien.
Le lendemain, vous défaites le lien et pouvez de nouveau vous servir de vos pinceaux et rouleaux tels quels. Et le surlendemain aussi, moyennant la même opération.
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