Depuis quelques jours, on me sollicite pour recueillir mes conseils pour les révisions du baccalauréat qui approche à grands pas. En somme, les vacances de printemps sont la dernière ligne droite pour réviser, n’est-ce pas? Alors, en plus de ce que pourraient préconiser les enseignants, voici ma meilleure recommandation, dite aussi « LA chose qui fâche ».
Archives de Catégorie: Comment mieux s’organiser
Mon meilleur conseil pour les révisions du bac
Nouvelle page Facebook pour « S’organiser, c’est facile »
Quelques soucis techniques sur Facebook (dont certains ont été témoins, ce me semble) + l’envie de mieux communiquer avec vous, chers lecteurs = une nouvelle page Facebook pour « S’organiser, c’est facile ».
- Si vous êtes déjà abonnés à la page « historique », il vous faudra vous abonner à la nouvelle (ce qui serait très sympa, merci beaucoup). Pour cela, vous avez juste à cliquer sur le lien FB dans la colonne de gauche de ce blog.
- Si vous avez un doute « suis-je sur la vieille ou la nouvelle page? », une astuce: la nouvelle page s’appelle « S’organiser (virgule) c’est facile. L’ancienne n’avait pas cette virgule.
- Et puis, si nous sommes déjà amis, vous recevrez évidemment une invitation. Vous connaissez le principe.
A bientôt.
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Sondage: êtes-vous hyperstressés au travail?
Voyons si vous répondez comme les 32 000 personnes interrogées par le cabinet Stimulus* au sujet de leur stress au travail.
Il se trouve que ma formation « S’organiser pour booster son efficacité » répond exactement aux situations décrites par ce cabinet.
Alors, si vous avez coché toutes les cases, on se voit bientôt?
* Etude citée par le N° de mai 2018 de Santé Magazine
Comment bien vivre en horaires décalés
Cet article « Comment bien vivre en horaires décalés » d’Ariane Langlois pour Maxi contient des témoignages et un interview de l’auteure de ce blog.
Organiser les mondes parallèles
Au travail, en équipe, vous avez besoin d’organiser vos mondes parallèles.
Objectif : retrouver plus vite l’information que vous cherchez, quel que soit son support
Conseil de base: veillez à ce que vos dossiers physiques et numériques portent le même nom. Un nom clair, facile à comprendre par tout le monde (vous voulez que vos collègues vous appellent quand vous êtes en vacances? Non, je m’en doutais). Ainsi, un document relatif au projet X, qu’il s’agisse d’un mail, d’un document texte ou d’une brochure sera forcément au bon endroit. Bien étiqueté: Projet X.
Erreurs à éviter
- appeler un dossier physique « prospects » et le même dossier numérique « contacts ». C’est vrai, c’est proche. Mais ça peut ne pas être exactement la même chose.
- oublier de se mettre d’accord avec les autres membres de l’équipe sur la nomenclature : celui que vous appelez CherClient ne devrait pas pouvoir s’appeler ClientChéri par votre voisine d’openspace.
Comment on fait
- provoquez une réunion sur le thème : « allez, on s’organise pour gagner du temps » et ressortez avec une nomenclature qui convient à tous.
- vous renommerez les dossiers, si nécessaire, au fur et à mesure que vous vous en servez. Inutile de passer une demi-journée à « tout remettre à plat », vous n’avez pas le temps.
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Quelques conseils sur le classement des documents.
Et un gros plan sur le classement des documents sur votre PC.
La technique infaillible pour mettre de l’ordre dans son PC en moins d’une minute chrono. Promis.
Et en rythme, s’il vous plaît (ou Comment tirer parti de ses propres capacités)
Aujourd’hui, parlons rythme, si vous voulez bien. Et voilà, c’est reparti, vous dites-vous à mi-voix. Qu’est-ce qu’elle a encore été chercher, la dame du blog, pour nous amener une de ses idées saugrenues? On va danser, maintenant? Non, chers lecteurs (encore que, si on en croit La Fontaine,…).
En fait, je vous propose de scruter de près votre niveau d’énergie dans une journée. Avec quel rythme vous vous mettez en route le matin, démarrez l’après-midi ou encore pétillez le soir.
Etre organisé (je rappelle que c’est tout de même un peu l’objectif de ce blog et non pas réviser vos fables ou apprendre à jouer à saute-mouton), c’est atteindre ses objectifs avec un minimum d’efforts. S’organiser, c’est, par conséquent
- être capable de profiter de son énergie pour attaquer en pleine forme ce qui nous demande un effort. Car il ne sert à rien de « se mettre des coups de pied aux fesses » pour faire une tâche alors qu’on est tout simplement épuisé.
- réserver exprès les tâches peu gourmandes en capacité mentale pour nos heures creuses. Ainsi, même un peu « mou du genou », on arrive tout de même à faire des choses.
C’est ce qu’on appelle optimiser son temps, tout simplement.
Etape 1: repérer son rythme quotidien naturel
Suis-je « du matin » ou « du soir »?
Quand je demande à mes étudiants s’ils pensent être « du matin » ou « du soir », à 95% ils me répondent comme une évidence: du soir! Oui, je sais, jeunes gens fougueux, vous préférez commencer votre journée à 14h, à cause des fêtes bien arrosées, des web séries que vous suivez et des jeux videos.
Je devrais plutôt poser la question ainsi: si vous devez vous concentrer vite et bien, à quel moment cela est-il le plus facile pour vous?
La réponse vous donne le moment de la journée le plus favorable pour attaquer les tâches compliquées, celles qui vous demandent beaucoup d’énergie.
Pour certains, ce sera des tâches de vérification précise (tableaux de données, pointages); pour d’autres, des tâches de réflexion (réfléchir à une définition de poste, préparer les grandes lignes d’une présentation); pour d’autres enfin, des tâches à contenu émotionnel (appeler un client difficile, recadrer quelqu’un…).
On en déduit que les autres moments de la journée devront être destinés à d’autres types de tâches. Par exemple: faire ses notes de frais, chercher de l’information sur son CPF (comment? Vous ne savez pas que vous possédez un Compte Personnel de Formation?), ranger un peu son bureau, lire la dernière newsletter de l’entreprise, passer ses appels personnels (seulement les indispensables, OK?)…
Etape 2: repérer ses erreurs
Vous êtes peut-être victime, bien malgré vous, de ces deux erreurs:
- Attendre que tout le monde soit parti pour vous mettre aux travaux de réflexion. Certes, vous êtes au calme, mais certainement pas au mieux de votre énergie. Et puis, même si on est très impliqué dans son travail, veut-on finir tous les soirs à 21h?
- Gérer toutes les urgences dès l’arrivée au bureau, être obligé de zapper le déjeuner pour finir épuisé et en hypoglycémie vers 16 h. Où vous vous traînerez entre grignotage de paquets de biscuits et surfing sans but sur le net (selon la façon dont vous avez positionné votre écran par rapport à la porte d’entrée).
Etape 3: la solution, en rythme (et en couleur)
Je vous recommande de démarrer votre journée par les tâches que vous vous êtes vous-même planifiées (une belle FBI pour vous convaincre). Si vous avez noté « en dur » sur votre agenda « Appeler Jean-Pierre du contrôle de gestion », ce n’est pas pour rien: c’est bien parce que c’est le BON jour pour appeler ce cher JP. Faites un maximum de ces tâches-là avant d’aller regarder vos mails entrants (un article inspirant pour vous convaincre).
A présent, suivez le code couleur: en rose, pour ceux qui sont « du matin ». En bleu, pour ceux qui sont de l’après-midi ou du soir.
Après avoir travaillé le plus possible sur VOS priorités, comme indiqué ci-dessus, foncez sur cette messagerie que vous adorez et craignez en même temps. Démarrez maintenant les tâches à forte concentration/faciles.
Faites une courte/longue pause quand votre ventre commence à gargouiller.
Retournez travailler sur les tâches compliquées/faciles.
Déjeuner: personne ne zappe, même si on déjeune en solo.
Continuez le plus possible sur les tâches que vous vous êtes vous-même planifiées, si vous n’avez pas tout coché ce matin. De préférence, placez maintenant les tâches faciles/tâches à forte concentration.
Retournez sur votre messagerie.
Faites une longue pause si vous sentez que votre concentration commence à s’effilocher. Si nécessaire, faites une courte pause.
Continuez à travailler comme vous le sentez jusqu’à la fin de votre journée de travail.
Puis, quittez votre travail et maintenant, zumba, et en rythme, s’il vous plaît!
Votre boîte de réception n’est pas une bonne to-do list
Votre boîte de réception n’est pas une bonne to-do list parce que:
- vos actions à faire sont mélangées avec d’autres informations, ce qui rend difficile leur identification,
- malheureusement, les objets des mails reflètent rarement leur contenu: il vous faut alors vous souvenir de ce que vous deviez faire au juste pour chacun d’entre eux, ce qui vous oblige à fournir un effort de mémoire supplémentaire,
- vous êtes distraits par les nouveaux mails qui arrivent pendant que vous vous débattez avec les anciens.
Mais alors, que faire?
Lire ou relire
- cet article qui vous explique comment gérer votre messagerie efficacement.
- et puis, tant que vous y êtes, celui qui vous rappelle ce qu’est l’email, en vrai.
Question des lecteurs: comment faire un retro-planning?
Brice me dit
« Je voudrais vous demander conseil dans la planification en elle même : comment faire un planning ou retro/planning efficace par projet ?
Et comment calculer efficacement et au plus juste le temps nécessaire à la réalisation d’un/e projet/tâche/action ??
Cette année gros challenge pour moi, mon supérieur me demande de planifier au mieux, au plus juste, au plus réaliste et en même temps productif ; mes projets de l’année (qui sont très nombreux ! des projets de 1 jour, 2 semaines ou parfois 2 mois !) en tenant évidemment compte des urgences, des petits à côté, etc… Comment planifier tout çà !??
Et une autre question me vient en tête… La liste d’actions, c’est super !
Mais en notant l’action, faudrait-il noter le temps qu’on estime nécessaire pour l’effectuer ?
J’espère ne pas m’être enflammé avec toutes ces questions !
Bonne journée Laurence ! Et un grand merci pour vos réponses.
Brice »
Brice, vous êtes prêt? C’est parti.
Phase de réflexion et recherche
Avant de démarrer quoi que soit sur un projet, il faut y réfléchir. Pour ça, le couple papier/crayon convient bien. On va écrire tout ce à quoi on pense au sujet de ce projet.
Voici les principales questions à se poser (ou à voir avec votre supérieur avant de commencer):
- à quoi ce projet va-t’il servir?
- quel est le résultat souhaité, exactement?
- quelle est la date-limite (s’il y en a une)?
- de qui vais-je avoir besoin pour travailler sur ce projet?
- est-ce que quelqu’un l’a déjà fait? Aurai-je besoin de son expérience à un moment? Quand?
- comment et quand vais-je communiquer à mon supérieur où j’en suis?
- ai-je toutes les compétences pour faire? Sinon, comment procéder?
- ai-je bien toutes les informations nécessaires? Qui peut me les fournir? Quand?
- puis-je prendre toutes les décisions jusqu’au bout du projet ou dois-je les demander? A qui?
Chacune de ces questions est importante. Vous voyez déjà ce qui se dessine.
Soit vous avez toutes les réponses à vos questions et vous n’avez plus qu’à trouver l’action de démarrage qui va vous lancer puis vous pencher directement sur la planification (voir ci-dessous).
Soit il y a des questions pour lesquelles vous n’avez pas de réponse et il vous faut les trouver dès que possible (avec l’aide de votre supérieur, au besoin). Dans ce cas, votre action de démarrage est quelque chose comme « aller voir Jean-Pierre dès que possible pour lui demander comment il a fait ».
Repérage d’emploi du temps
Muni de toutes les informations nécessaires à votre projet, prenez votre agenda et partez de votre date-limite. Repérez les événements placés entre aujourd’hui et votre date-limite. Certains vont avoir un effet sur votre emploi du temps: les vacances scolaires, les salons professionnels, formations, réunions, d’autres projets déjà planifiés… Ce sont des jours sur lesquels vous ne pouvez pas compter pour « produire ».
Découpage et planification des étapes
Pour arriver au résultat souhaité, il va y avoir des étapes -clefs, qui doivent se dérouler dans l’ordre. Placez la date-limite de chaque étape-clef sur votre agenda.
Chaque étape-clef se compose d’un certain nombre de sous-étapes. Listons-les et attribuons-leur un temps.
Pour ce faire, tenez compte de votre vitesse de travail et de votre emploi du temps pour ce qui vous concerne.
Au premier paragraphe, il y avait cette question « est-ce que quelqu’un l’a déjà fait? Aurai-je besoin de son expérience à un moment? Quand? ». Si vous éprouvez des difficultés à allouer un temps à certaines sous-étapes (parce que vous ne les avez jamais réalisées, par exemple), l’expérience des autres peut vous être utile à ce moment-là.
Comme il va y avoir des imprévus, des modifications de dernière minute et que vous n’avez pas qu’un seul projet à mener à bien, prévoyez large. Si vous pensez mettre deux heures pour réaliser une certaine tâche, notez plutôt quatre heures.
Si vous devez faire appel à un collègue pour l’une ou plusieurs de vos sous-étapes, ajoutez 30% de temps en plus par rapport au temps que vous mettriez. Pourquoi? Parce que vos collègues n’attendent pas les bras croisés que vous daigniez leur donner du travail. Ils en ont déjà, merci bien.
Si vous devez faire appel à un prestataire extérieur, ajoutez 50% de temps en plus. Pourquoi? Pour la même raison que vos collègues mais, en plus, on suppose qu’il y aura des allers-retours de validation qui allongent les délais.
Tenez compte aussi de l’agenda de votre supérieur et indiquez-lui les jours où vous souhaitez faire des points avec lui.
Gérer son temps
Maintenant, vous avez votre rétro-planning. Il est composé des dates-limite des étapes-clefs, des sous-étapes et du temps alloué à chacune.
Ce qui vous donne la date de démarrage. C’est à ce jour-là que vous devez entamer votre première action. Chaque jour ou chaque semaine, vous reprenez votre rétro-planning et vous demandez quelle est l’action que vous pouvez au moins faire pour faire avancer votre projet. Il en faut au moins une par jour, en tout cas. Mais il peut y en avoir bien plus, évidemment. Ici, l’objectif est de pouvoir mener de front plusieurs projets, d’où l’intérêt d’avancer action par action, sur chaque projet, et pas forcément de façon séquentielle. Ceci pour vous permettre de lisser votre charge de travail.
Pour répondre à votre deuxième question, Brice, il n’est pas nécessaire de chronométrer les actions proprement dites.
Ce qui est important, c’est de prévenir dès que possible toutes les autres personnes impliquées, même si vous n’avez prévu leur implication que dans un mois.
Un projet qui se déroule absolument comme prévu, c’est rare…
Mon expérience et celle de nombreux autres chefs de projet, me fait dire qu’on se trompe souvent sur les temps alloués à certaines tâches, à moins qu’elles soient vraiment très standardisées. C’est normal. Au fur et à mesure du déroulement du projet, on ajuste, on ajoute, on enlève, on décale…
A la fin du projet, il est bon de se poser et de réfléchir à comment capitaliser sur ce nouveau savoir-faire. On appelle ça le retour d’expérience et c’est bien utile.
Pour compléter cet article, il y a quelque temps, j’expliquai comment s’organiser avec de multiples projets à Mamiouche. Vous aimerez peut-être y jeter un coup d’oeil.
Chers lecteurs, sans doute avez-vous d’autres astuces ou techniques pour aider Brice? A vos claviers.
Question des lecteurs: où mettre toutes les informations que je reçois?
Lyvia me dit
« ... J’ai cependant une petite question : j’ai un agenda et un Cahier d’actions.
J’ai trouvé intéressant d’utiliser mon Cahier d’actions de la manière suivante :
– page de GAUCHE la liste en continu pour le PERSO
– page de DROITE la liste en continu pour le PRO
Comme çà j’ai une vue d’ensemble, le pro et le perso, mais aussi je ne peux regarder que le pro ou que le perso !
Ma question est la suivante : J’ai plein d’infos qui arrivent au fur et à mesure de la journée (en général au travail, mais ce peut être pour les 2), si ce sont des choses à faire, je les notes dans ma liste d’action, cependant des fois ce ne sont que des informations, des notes à garder, etc… Que dois-je en faire ?! Où les noter pour les conserver, toujours les avoir à porté de main si besoin ??
Et deuxième question : Ces mêmes informations au fur et à mesure de la journée, elles peuvent se rapporter à différents projets/dossiers que je traite.
Alors jusque là, je les notais sur un carnet, puis un post it, puis là, etc… donc pas efficace du tout ; et je suis un peu perdue sur la manière de fonctionner pour tout çà ! »
D’abord, Lyvia, votre découpage de cahier Gauche/Droite Perso/Pro me semble une bonne idée.
D’autres solutions sont possibles, mais si celle-là vous convient bien, on garde.
Ensuite, oui, trois fois oui, pour l’écriture des actions à faire à partir d’une information reçue.
Pour votre question concernant les informations qui vont servir (ou pas) à différents projets/dossiers, voici ce que je vous propose:
Quand une information tombe entre vos mains expertes, posez-vous la question magique
A quelle occasion en aurai-je besoin? Pour faire quoi?
Cas N° 1: Pff, aucune idée
Si vous ne savez pas répondre, cette information peut être tranquillement jetée.
En effet, si vous la gardez mais ne savez pas à quoi elle va vous servir, vous allez, au choix:
- la laisser traîner sur votre bureau, au risque de créer un bazar inutile ou
- la ranger n’importe où, au risque de ne pas la retrouver ou
- la dupliquer frénétiquement en vous disant « au cas où… », ce qui créera, n’en doutez pas, la même situation qu’au N°1 ci-dessus.
Cas N° 2: Dossier X uniquement
Si vous savez répondre à ma question magique, par exemple ainsi: « cette information me servira pour le dossier X », elle est évidemment à placer dans le dossier X (que celui-ci soit numérique ou papier, peu importe, même combat).
Cas N° 3: Dossier X et Y et Z et ….
Si vous savez répondre, par exemple ainsi: « cette information me servira pour le dossier X et pourrait aussi me servir pour le dossier Y, voire pour le dossier Z qui démarrera dans 3 mois », cela signifie que vous devez créer un Dossier de Référence dans lequel vous mettrez cette information aussi longtemps que vous pensez qu’elle vous sera utile.
Voici quelques exemples de documents de référence, selon votre métier: votre planning d’opérations, les coordonnées de vos collègues, les conditions générales de vente, votre modèle de diapos PPT ou de lettre-type, des procédures, le calendrier des vacances scolaires, les coordonnées des fournisseurs avec lesquels vous travaillez régulièrement, les dates de congés des uns et des autres si ce n’est pas régulier, vos check-lists d’événements récurrents etc…
Cas N° 4: Juste une fois
Si vous savez répondre à ma fameuse question magique, par exemple ainsi: « cette information me servira juste le temps que je rappelle M. Durant », elle peut être écrite sur votre cahier à la suite de votre action « Appeler M. Durant » ou, si elle est plus conséquente (gros dossier, chemise bien pleine, contrat…), placez-la dans une bannette Action uniquement destinée à cela, juste sous votre nez, à côté de votre cahier. Elle y restera jusqu’à ce que vous ayez eu M. Durant au téléphone.
En conclusion, pour mémoire, la question magique: A quelle occasion vais-je avoir besoin de cette information?
Pour aller plus loin, vous aimerez peut-être vous (re)plonger dans ces articles:
- Vous vous souvenez quand je vous incitais à garder les moutons/informations?
- Ici, on parlait de s’organiser dans son travail, avec des préoccupations qui ressemblent aux vôtres.
- Pour ceux qui trouvent que le cahier, c’est un peu has been, je prétends que l’outil d’organisation importe moins que la méthode.
- Quand on s’inspire de bonnes (si on veut) vieilles techniques pour repérer une information utile parmi celles qui nous inondent.
Venez participer à mes trois ateliers pendant les journées Elle Zen des 25 et 26 mai
Lieu: Paris 13ème, 16-18 rue Vulpian (Le Cyclone)
Dates: vendredi 25 et samedi 26 mai 2018
Venez participer aux trois ateliers de thèmes différents que j’anime sur deux jours:
> Vendredi 25 mai
13h15-14h : S’organiser à la maison, c’est facile
> Samedi 26 mai
11h15-12h : Choisir ses outils pour mieux s’organiser
17h15-18h : Comment ne plus remettre à demain
Programme complet et inscriptions
Notez que je serai sur place samedi entre les deux ateliers: nous pourrons donc échanger entre « organisonautes zen », si vous le souhaitez.
On s’y retrouve en tenue de yoga? Chiche?
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