Archives de Catégorie: Comment mieux s’organiser

Vos questions: s’organiser pour faire ses comptes, ranger les papiers, simplifier la vie de famille

Merci d’avoir répondu si nombreux sur les sujets d’organisation que vous souhaitez voir traités sur le blog. J’en ai déjà couvert certains, ici même. Aussi, je vous propose de commencer par ces thèmes-là:

Corinne me dit: « Bonjour, moi ce sont les comptes ! j’ai beau essayer je n’arrive pas à m’y mettre sérieusement et le rangement des papiers. Ce qui est paradoxal c’est que je suis super organisée pour tout le reste !« .

Notons qu’au travail, les dates limites à respecter et notre engagement envers les autres créent des obligations: on les respecte (nous n’avons pas trop le choix, disons). Tandis qu’un tas de papier ou des comptes un peu flous ne sont pas à deux jours près, n’est-ce pas?

Pour Corinne, je propose la lecture de « Le budget pour les nuls, par quoi commencer?« . C’est une série, il n’y a qu’à suivre les liens.

J’ajouterais bien également « Comment se motiver pour économiser« , tant il est vrai que pour tenir dans le temps, il vaut mieux avoir un but.

Pour les papiers, il y a  un article qui fait partie des « favoris » du blog (j’en déduis qu’il remplit bien son rôle d’information), c’est « Classer ses papiers en 6 principes et 5 questions« .

Laure me dit: « Bonjour Laurence,
Moi j’aimerai des conseils pour organiser la vie de famille avec 3 enfants . Je cumule les bonus: écureuil, bordélique, rêveuse, artiste et haut potentiel. Alors je cherche des choses pratico-pratique pour faire les routines, les tableaux de service, les listes de courses, la gestion des devoirs, etc… Merci pour tous vos conseils épicés d’humour. »

Julesetmoa ajoute: « Gérer une famille nombreuse (3 enfants seulement), tout en travaillant et sans s’oublier !! merci. »

Laure et Julesetmoa, je prends le risque de vous frustrer un petit peu en vous répondant que le premier guide que Stéphanie et moi avons écrit « Savoir s’organiser » correspond exactement à votre situation, y compris vos propres caractéristiques que nous cumulons à nous deux. Plutôt que d’en reproduire des extraits (car je mets un point d’honneur à créer du contenu original sur ce blog), je vous invite à vous le procurer; il est disponible dans toutes les bonnes librairies et même en plusieurs langues, si le défi linguistique vous tente. Vous y retrouverez ce même ton léger que vous appréciez sur le blog.

La suite? Ce seront certainement les questions de Cool, Claire et Vally…

 

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J’aimerais savoir mieux organiser…

people coffee meeting team

Photo de Startup Stock Photos sur Pexels.com

Chers lecteurs, ce blog existe depuis 9 ans et contient 825 articles sur l’organisation.

Vous y avez trouvé astuces, méthodes et inspiration pour mieux vous organiser (je le sais parce que vous me l’avez dit. Un grand merci pour vos retours, d’ailleurs).

Aujourd’hui, je voudrais vous mettre à contribution pour le rendre encore plus intéressant pour vous.

Voulez-vous me dire, dans les commentaires, quels sujets d’organisation vous aimeriez qu’on y aborde?

Je suis pressée de lire vos avis.

 

 

 

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Un poil d’organisation pour les bricoleurs du dimanche (comme moi)

Votre chantier de peinture s’avère plus long que prévu? Vous n’êtes pas forcément un as du bricolage? Vous ne souhaitez pas rincer/essorer/sécher vos outils d’un jour sur l’autre? En somme, comment faire pour utiliser facilement vos rouleaux et pinceaux pendant plusieurs jours?

C’est simple: à la fin de la première journée, vous

1/ débarrassez grossièrement vos outils de l’éventuel excédent de peinture en les roulant sur plusieurs épaisseurs de journaux,

2/ emballez, avec le moins d’air possible, vos outils de peinture dans un sachet plastique comme celui-ci (congélation). Utilisez le petit lien.

Le lendemain, vous défaites le lien et pouvez de nouveau vous servir de vos pinceaux et rouleaux tels quels. Et le surlendemain aussi, moyennant la même opération.

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Finir l’année 2019 plus zen? Oui c’est possible

Vous recevez 150 mails par jour. Vous êtes perpétuellement en réunion. Votre boîte de réception contient 2392 mails semi-traités (ou oubliés). Pas le temps de rappeler vos interlocuteurs sauf urgence. Des informations en pagaille, qu’il faudrait lire, comprendre, intégrer. Des outils de communication dans tous les sens: réseau social d’entreprise, intranet, groupes de travail, visio conférence, chat….

Tout se passe comme si chaque « chose à faire » se jetait sur vous (un peu comme le mouton agressif de l’illustration ci-dessus, quelle sale bête) et ça devient ingérable.

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A quel âge peut-on laisser son enfant seul à la maison?

Photo by Element5 Digital

Un article de Dorothée Blancheton, qui m’a interviewée pour Doctissimo.

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Quand on essaie toutes les méthodes pour s’organiser…

Phase 1: prise de conscience qu’il faut un système

Phase 2: expérimentation dudit système

Phase 3: on sophistique le système parce qu’il y a trop d’informations à gérer

Phase 4: on tente de rester à flot mais on est débordé

Phase 5: on commet des erreurs, parce qu’on n’a pas le temps de tout lire

Phase 6: quelques conséquences désagréables…

Heureusement, on a fait mieux depuis (et sans intervention divine): comme par exemple, suivre une formation destinée justement aux personnes débordées, qui n’ont pas le temps de tâtonner et qui veulent être plus agiles, plus souples, … plus efficaces, en somme.

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A la rentrée, c’est décidé, je me (re)mets au sport!

Oui, certes, mais entre le travail, les transports et la famille, votre excellente idée risque de rester au stade de la résolution non suivie d’effet.

Peut-être craignez-vous, cette année encore, de ne pas avoir le temps d’aller à la salle de sport ou à la piscine.

Alors, comment être sûr(e), cette fois, d’en faire une vraie priorité (parce que ça devrait l’être, non?) C’est simple.

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L’analyse post mortem de la valise

Rassurez-vous. Pas d’autopsie de cadavres prévue aujourd’hui. Mais juste une astuce d’organisatrice professionnelle confrontée aux retours de vacances parfois chaotiques de certains (suivez mon regard). Cet article s’adresse aux personnes qui emportent dans leurs valises des dizaines de « aucazous’, vêtements, chaussures, accessoires etc.

OK, OK, emportez tout ça si ça vous fait du bien. Je reconnais que le minimalisme n’est pas la tasse de thé de tout le monde.

MAIS faites-moi plaisir: puisque de toute façon, vous n’aimez pas non plus vider votre valise au retour (ouh les lessives, le rangement!), cela nous donne donc le temps d’analyser ensemble le contenu de ladite valise avant de la vider complètement.

Déterminer 3 critères

Pour chaque vêtement ou accessoire que vous sortirez de la valise, attribuez-lui une couleur.

Par exemple:

  • vêtement pas mis: rouge
  • vêtement porté une fois: jaune
  • vêtement mis souvent: vert

Au besoin, faites 3 tas ou bien prenez des photos.

En tirer des leçons

Maintenant, vous savez  avec certitude quelles tenues

  • ont parfaitement correspondu à vos activités de vacances, répondu à vos attentes (les verts). Ils ont gagné le droit de repartir avec vous;
  • repartiront avec vous en vacances, mais seulement s’il reste de la place dans la valise (les jaunes);
  • se sont avérées inutiles, c’est-à-dire les « on-ne-sait-jamais »  et les « ça-ne-va-avec-rien » décidément importables en vrai (les rouges). Fini pour eux.

Lors de vos prochaines vacances, vous en tiendrez compte, j’en suis sûre.

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Au bureau, une rentrée en douceur

MoutonSaute

  • Profiter de vos vacances jusqu’au dernier moment!

Je souffre à chaque fois que les cadres avec qui je travaille m’expliquent qu’ils rentrent de vacances plus tôt pour avoir le temps de prendre connaissance de leurs mails « parce que, sinon, je passe mon lundi de rentrée à éplucher ma messagerie ». Exact, comme TOUT LE MONDE!

Parcourir votre messagerie dimanche, avant votre retour officiel, en vous disant « il faut que je lise ça », « il faut que je fasse ça » ne vous avance à rien… sauf à stresser. Attendez donc d’être de retour pour de bon.

Conseils pratiques pour le jour J:

  • Les êtres humains d’abord

Pour ne pas se noyer, éviter de se précipiter vers sa messagerie pour prendre connaissance des « urgences ». Car s’il y avait eu une vraie urgence,  soyez-en sûr, on vous aurait dérangé pendant votre apéro sur la terrasse.

Commencez plutôt par aller saluer vos collègues et échanger quelques mots sur les vacances: cela permet de reprendre contact en douceur avec les événements.

Puis, une fois à votre bureau, procédez comme suit:

  1. consultez d’abord votre agenda. De quoi les deux semaines à venir sont-elles faites?
  2. écoutez votre messagerie vocale. Notez les actions qui en découlent. Date-limite? Direct sur votre agenda. Pas de date-limite? A noter sur votre cahier ou gestionnaire de tâches.
  3. lisez votre messagerie.
  • Messagerie: limiter les bombes à retardement
  1. Passer quelques secondes à lire chaque mail, sans sélectionner a priori les plus « urgents », les plus « importants » … ni ceux dont vous estimez à vue de nez que votre réponse devrait être rapide.
  2. Vérifiez à chaque fois que vous pouvez lire les pièces jointes.
    Je sais, vous n’avez pas le temps! A mon avis, ce que vous ne pouvez pas vous permettre, plutôt, c’est de découvrir, au dernier moment, qu’il y avait une erreur dans les fichiers joints et qu’il faut maintenant rattraper le retard toutes affaires cessantes.
  3. Classez ou jetez tout de suite les « pour info » et répondez immédiatement à un mail seulement si sa réponse vous prend moins de 2 minutes.
  4. Pour tous les autres mails, notez l’action à faire au fur et à mesure: vous y reviendrez à la fin de la consultation de votre messagerie.
  5. Finissez tranquillement votre lecture, en veillant à faire sortir chaque mail lu (et décision prise) de votre boîte de réception.
  • Deux bonnes résolutions de la rentrée
  1. Mettre en place une communication plus efficace:
    demandez à vos interlocuteurs habituels qu’ils s’astreignent à traiter un seul (je répète: un seul) thème par mail. Faites-en de même. On a l’impression que cela va générer plus de mails (ce que personne ne veut) mais en réalité, cela accélère le traitement de chaque mail. Car on évite ainsi les aller-retours improductifs, les « tu as reçu mon mail? », les messages lus mais non traités, etc. Et donc, tout le monde gagne du temps.
  2. Prendre quelques instants en fin de journée pour ranger son bureau:
    jeter les Post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, jeter quelques vieux mails, mettre en évidence la priorité du lendemain… et découvrir chaque matin, en arrivant, le plaisir d’un bureau net, sans distraction visuelle inutile.

Bonne rentrée, chers lecteurs!

Article publié la première fois en 2013

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Podcast: tout ce qu’une meilleure organisation peut vous apporter

KlerviYogaKlervi m’a invitée sur son blog, et m’a interrogée sur les bénéfices qu’on peut attendre d’une meilleure organisation.

Nous avons évoqué plein d’autres choses: comment s’organiser lorsqu’on est à son compte, pourquoi il ne faut pas avoir peur de « mélanger » les choses à faire, quels sont les outils d’organisation à privilégier, comment faire quand on a une surcharge de travail, comment dire non, mes futurs projets, etc.

https://klerviyoga.com/2019/07/03/episode-21-laurence-einfalt-apprendre-a-sorganiser/

J’ai bien envie de démarrer une série de podcasts sur ce blog. Qu’en pensez-vous?

 

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