Archives de Catégorie: Comment mieux s’organiser

Quand on essaie toutes les méthodes pour s’organiser…

Phase 1: prise de conscience qu’il faut un système

Phase 2: expérimentation dudit système

Phase 3: on sophistique le système parce qu’il y a trop d’informations à gérer

Phase 4: on tente de rester à flot mais on est débordé

Phase 5: on commet des erreurs, parce qu’on n’a pas le temps de tout lire

Phase 6: quelques conséquences désagréables…

Heureusement, on a fait mieux depuis (et sans intervention divine): comme par exemple, suivre une formation destinée justement aux personnes débordées, qui n’ont pas le temps de tâtonner et qui veulent être plus agiles, plus souples, … plus efficaces, en somme.

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A la rentrée, c’est décidé, je me (re)mets au sport!

Oui, certes, mais entre le travail, les transports et la famille, votre excellente idée risque de rester au stade de la résolution non suivie d’effet.

Peut-être craignez-vous, cette année encore, de ne pas avoir le temps d’aller à la salle de sport ou à la piscine.

Alors, comment être sûr(e), cette fois, d’en faire une vraie priorité (parce que ça devrait l’être, non?) C’est simple.

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L’analyse post mortem de la valise

Rassurez-vous. Pas d’autopsie de cadavres prévue aujourd’hui. Mais juste une astuce d’organisatrice professionnelle confrontée aux retours de vacances parfois chaotiques de certains (suivez mon regard). Cet article s’adresse aux personnes qui emportent dans leurs valises des dizaines de « aucazous’, vêtements, chaussures, accessoires etc.

OK, OK, emportez tout ça si ça vous fait du bien. Je reconnais que le minimalisme n’est pas la tasse de thé de tout le monde.

MAIS faites-moi plaisir: puisque de toute façon, vous n’aimez pas non plus vider votre valise au retour (ouh les lessives, le rangement!), cela nous donne donc le temps d’analyser ensemble le contenu de ladite valise avant de la vider complètement.

Déterminer 3 critères

Pour chaque vêtement ou accessoire que vous sortirez de la valise, attribuez-lui une couleur.

Par exemple:

  • vêtement pas mis: rouge
  • vêtement porté une fois: jaune
  • vêtement mis souvent: vert

Au besoin, faites 3 tas ou bien prenez des photos.

En tirer des leçons

Maintenant, vous savez  avec certitude quelles tenues

  • ont parfaitement correspondu à vos activités de vacances, répondu à vos attentes (les verts). Ils ont gagné le droit de repartir avec vous;
  • repartiront avec vous en vacances, mais seulement s’il reste de la place dans la valise (les jaunes);
  • se sont avérées inutiles, c’est-à-dire les « on-ne-sait-jamais »  et les « ça-ne-va-avec-rien » décidément importables en vrai (les rouges). Fini pour eux.

Lors de vos prochaines vacances, vous en tiendrez compte, j’en suis sûre.

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Au bureau, une rentrée en douceur

MoutonSaute

  • Profiter de vos vacances jusqu’au dernier moment!

Je souffre à chaque fois que les cadres avec qui je travaille m’expliquent qu’ils rentrent de vacances plus tôt pour avoir le temps de prendre connaissance de leurs mails « parce que, sinon, je passe mon lundi de rentrée à éplucher ma messagerie ». Exact, comme TOUT LE MONDE!

Parcourir votre messagerie dimanche, avant votre retour officiel, en vous disant « il faut que je lise ça », « il faut que je fasse ça » ne vous avance à rien… sauf à stresser. Attendez donc d’être de retour pour de bon.

Conseils pratiques pour le jour J:

  • Les êtres humains d’abord

Pour ne pas se noyer, éviter de se précipiter vers sa messagerie pour prendre connaissance des « urgences ». Car s’il y avait eu une vraie urgence,  soyez-en sûr, on vous aurait dérangé pendant votre apéro sur la terrasse.

Commencez plutôt par aller saluer vos collègues et échanger quelques mots sur les vacances: cela permet de reprendre contact en douceur avec les événements.

Puis, une fois à votre bureau, procédez comme suit:

  1. consultez d’abord votre agenda. De quoi les deux semaines à venir sont-elles faites?
  2. écoutez votre messagerie vocale. Notez les actions qui en découlent. Date-limite? Direct sur votre agenda. Pas de date-limite? A noter sur votre cahier ou gestionnaire de tâches.
  3. lisez votre messagerie.
  • Messagerie: limiter les bombes à retardement
  1. Passer quelques secondes à lire chaque mail, sans sélectionner a priori les plus « urgents », les plus « importants » … ni ceux dont vous estimez à vue de nez que votre réponse devrait être rapide.
  2. Vérifiez à chaque fois que vous pouvez lire les pièces jointes.
    Je sais, vous n’avez pas le temps! A mon avis, ce que vous ne pouvez pas vous permettre, plutôt, c’est de découvrir, au dernier moment, qu’il y avait une erreur dans les fichiers joints et qu’il faut maintenant rattraper le retard toutes affaires cessantes.
  3. Classez ou jetez tout de suite les « pour info » et répondez immédiatement à un mail seulement si sa réponse vous prend moins de 2 minutes.
  4. Pour tous les autres mails, notez l’action à faire au fur et à mesure: vous y reviendrez à la fin de la consultation de votre messagerie.
  5. Finissez tranquillement votre lecture, en veillant à faire sortir chaque mail lu (et décision prise) de votre boîte de réception.
  • Deux bonnes résolutions de la rentrée
  1. Mettre en place une communication plus efficace:
    demandez à vos interlocuteurs habituels qu’ils s’astreignent à traiter un seul (je répète: un seul) thème par mail. Faites-en de même. On a l’impression que cela va générer plus de mails (ce que personne ne veut) mais en réalité, cela accélère le traitement de chaque mail. Car on évite ainsi les aller-retours improductifs, les « tu as reçu mon mail? », les messages lus mais non traités, etc. Et donc, tout le monde gagne du temps.
  2. Prendre quelques instants en fin de journée pour ranger son bureau:
    jeter les Post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, jeter quelques vieux mails, mettre en évidence la priorité du lendemain… et découvrir chaque matin, en arrivant, le plaisir d’un bureau net, sans distraction visuelle inutile.

Bonne rentrée, chers lecteurs!

Article publié la première fois en 2013

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Podcast: tout ce qu’une meilleure organisation peut vous apporter

KlerviYogaKlervi m’a invitée sur son blog, et m’a interrogée sur les bénéfices qu’on peut attendre d’une meilleure organisation.

Nous avons évoqué plein d’autres choses: comment s’organiser lorsqu’on est à son compte, pourquoi il ne faut pas avoir peur de « mélanger » les choses à faire, quels sont les outils d’organisation à privilégier, comment faire quand on a une surcharge de travail, comment dire non, mes futurs projets, etc.

https://klerviyoga.com/2019/07/03/episode-21-laurence-einfalt-apprendre-a-sorganiser/

J’ai bien envie de démarrer une série de podcasts sur ce blog. Qu’en pensez-vous?

 

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La capacité à s’organiser: un soft skill plébiscité partout

Il est toujours intéressant de comparer les méthodes de recrutement de plusieurs pays et le contenu des annonces. Adzuna a réalisé une étude sur les soft skills (les talents non mesurables mais indispensables aux salariés pour évoluer paisiblement et efficacement en entreprise).

On y trouve  – quelle surprise –  que la capacité à s’organiser est l’un des soft skills les plus demandés aux candidats.

Voici les résultats complets de l’étude:

https://www.adzuna.fr/blog/2019/01/22/%e2%80%89soft-skills%e2%80%89-les-competences-les-plus-demandees-par-les-recruteurs-en-2019/

 

 

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Voici comment votre smartphone peut vous aider à ranger

« Laurence, vous êtes malade, sans doute? Depuis quand chantez-vous les louanges de nos téléphones portables? D’habitude, vous seriez plutôt du genre à nous inciter à nous en méfier » vous dites-vous.

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Bien choisir son gestionnaire de tâches

Pour bien s’organiser, il faut une méthode et des outils.

D’abord la méthode

Je vous expliquais dans cet article comment reconnaître et utiliser une bonne to-do list. C’est la base: car ce sont des actions que nous allons saisir dans notre futur gestionnaire de tâches.

Pa ailleurs, pour bien repérer le type d’informations afin de les retrouver au bon moment, je répondais à la question de Valérie « comment m’organiser dans mon travail?« .

Enfin, si le retro-planning n’est pas votre fort, vous aimerez peut-être relire ma réponse à Brice sur ce sujet.

Zabelle voulait savoir comment rester « sur les rails » et ne pas trop papillonner. Cet article lui donnait des pistes.

Pour mémoire, la méthode de traitement des informations et des « choses à faire » est expliquée en détail dans  mon guide « Apprendre à s’organiser, c’est facile« , paru chez Eyrolles, et bien sûr, lors de mes formations à l’organisation personnelle.

Puis les outils

Cherchons maintenant le gestionnaire de tâches (qui ne soit pas un agenda) pour noter et trier toutes ces actions qui ne sont pas assorties d’une date-limite impérative. En somme, elles sont à faire « sans mollir » mais pas à un jour près.

Comme vous le savez, un cahier fait fort bien l’affaire.

Mais si vous n’envisagez pas votre organisation sans outil numérique, voici les caractéristiques que doit posséder votre gestionnaire de tâches:

  • accessible de partout (maison, transports, travail), ou se synchronise comme qui rigole
  • il vous plaît (ergonomie, couleurs…)
  • vous pouvez attacher des notes aux actions (photo, page web, son…)
  • il vous permet de voir vos actions triées selon les critères suivants
    • par projet
    • par contexte (souvent appelé étiquette ou matérialisé par des couleurs)
    • une signalisation de type « urgence », mais une seule suffit, pas X niveaux de priorité, bon sang!
    • par date d’échéance (indicative, certes mais tout de même super utile)

Le hit-parade des gestionnaires de tâches

Aujourd’hui (ça change vite, leur business model aussi), les outils que je préfère sont:

Vous aurez remarqué que je n’inclus pas le gestionnaire de tâches d’Outlook ni les outils qui servent à collecter et catégoriser toutes vos notes.

Chers lecteurs, qu’utilisez-vous?

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Une tendance selon mon coeur: organisée… mais chic

En entreprise, vous avez constaté comme c’est mal pratique de se trimballer d’une salle de réunion à l’autre avec son portable d’une main, son badge autour du cou, sa clef USB, ses pièces pour le distributeur de café et sa carte de cantine?

Eh bien voilà. La solution est peut-être ci-dessous. On connaissait la banane (en plastique noir, par exemple) ou le holster des salariés qui sont sous astreinte. Pratiques, certes mais certainement pas des modèles de chic.

Bon, ce que je vous montre là, c’est du Fendi, autrement dit, ni pour vous  (qu’est-ce que j’en sais?) ni pour moi.

Mais je gage qu’on devrait tout de même pouvoir trouver une interprétation plus grand public de cette ceinture élégante pour personnes organisées. Et customisable, non? Ce serait encore mieux…

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C’est comment chez vous? Le rangement des vêtements d’hiver

Que fait-on au début du printemps quand on est une organisatrice professionnelle? On range. Eh oui. Les affaires d’hiver. Et comme on aime la récup’ et qu’on a fait du tri dans les papiers, il nous reste… un range-revue. Et là, on se dit: mais, oui, des moufles dans un range-revue, comment n’y ai-je pas pensé plus tôt, c’est tellement évident.

La visite guidée de la maison de l’auteure de ce blog commence ici:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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