Archives de Catégorie: Comment mieux s’organiser

Savoir s’organiser: les outils pour tout concilier

Si vous deviez faire un cadeau utile à une jeune famille (la vôtre, peut-être?), ça pourrait être cette nouvelle édition de Savoir s’organiser.

Avec Stéphanie, ma co-autrice, nous avons travaillé d’arrache-pied cet été et avons complètement mis à jour (et augmenté) ce « best-seller » de l’organisation familiale.

Publié chez Eyrolles, il sera disponible en librairie numérique et physique le 28 octobre.

Vous vous rendez compte? Sa première édition date de 2005. Un collector, à mon avis …

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Départ en vacances: voici votre liste à cocher

Je me suis dit qu’un coup de pouce avant de partir en vacances vous simplifierait la vie.

Voici donc une liste à cocher pour préparer vos valises.

J’ai choisi des vacances en location et me suis basée sur ma propre liste.

Bien entendu, vous la personnaliserez en fonction de votre famille et de votre lieu de vacances.

Liste Pour Vacances

On se retrouve à la rentrée?

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Urgences? Priorités? Comment réussir à tout gérer.

Que faire quand on est noyé sous les urgences et les priorités?

Chez Promologis, par exemple, les salariés ont de nombreux engagements à respecter mais sont aussi très attentifs au facteur humain.

Ils souhaitent avancer sur leur travail tout en restant disponibles.

A quoi ressemble l’une de leur journée de travail?

  • Une messagerie Outlook pleine à craquer,
  • des urgences à traiter,
  • de nombreux intervenants internes et externes,
  • des demandes provenant de locataires,
  • des réunions avec des élus…

bref, un quotidien stimulant certes, mais aussi parfois source de stress.

Que peut-on faire?

Le service RH a fait appel à moi* pour fournir aux salariés une méthode d’organisation qu’ils pourraient s’approprier et qui conviendrait aux différents métiers de l’entreprise.

Je forme donc, en ce moment, les salariés de Promologis à ma méthode de Priorisation Agile.

Un peu plus qu’une formation standard

D’abord, chacun peut l’adapter à ses habitudes de travail.

Mais en plus, ils bénéficient également d’un module « bonus »: Comment ne plus procrastiner.

En effet, posséder une solide méthode d’organisation, c’est bien. Ne pas s’auto-saboter, c’est encore mieux, n’est-ce pas?

Quand une formation sert tout de suite

Voici ce qu’en dit le dernier groupe avec lequel j’ai eu le plaisir de travailler:

✅ Contenu de la formation très intéressant. Laurence captive l’attention et devient un accélérateur pour la mise en pratique des méthodes. Excellente formation. Merci Laurence.
✅ Formation très enrichissante aussi bien pour le côté professionnel que personnel. Outils qui me permettront de (…) moins avoir le nez sur la messagerie. Formatrice très intéressante et qui permet de nous faire relativiser sur des choses sur lesquelles on peut se mettre la pression.
✅ Formation très claire – De bons échanges – Avec possibilité de mise en application immédiate – Très enrichisssant.

* via Formanova

Photo par Luis Villasmil via Unsplash

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On travaille tous les deux, pourquoi c’est moi qui fais toutes les corvées?

Note: cet article date de 2012. Autrement dit, avant que la notion de charge mentale n’émerge publiquement. En cette journée internationale de la femme, je vous le soumets tel quel. Les conseils qu’il contient sont toujours valables, selon moi. Le confinement a évidemment ajouté sa dose de complication. Mais, qu’en-est-il de la répartition des tâches ménagères en 2021? Dites-nous en commentaire si la situation est différente de celle de 2012.

Mesdames, si vous vivez en couple hétérosexuel, ceci est un article pour vous. Parce que c’est vous, le plus souvent, qui amenez le sujet sur le tapis quand on parle de votre organisation à la maison.

Bizarrement, alors que vous travaillez tous les deux, c’est vous qui faites les lessives, nettoyez les toilettes, planifiez les activités des enfants, faites la vaisselle (ou pensez à vider le lave-vaisselle), pensez à inscrire les enfants… Pourquoi? me demandez-vous, vous sentant impuissantes à inverser la tendance (et pestant parce que vous éprouvez un grand sentiment d’injustice).

Mettons de côté l’éducation qu’a reçue Chéri (qui a de l’importance, certes, mais contre laquelle nous ne pouvons rien).

Vous au travail

Je parie qu’au travail, vous êtes professionnelle et réactive. On peut compter sur vous pour travailler en équipe. Vous suivez méthodes et procédures, voire en inventez au besoin.

Vous sauriez décrire votre job et les tâches à faire pour le mener à bien, pas vrai? Vous sauriez en déléguer une partie s’il le fallait (en admettant que vous ayez le temps d’expliquer, … ce qui n’est pas gagné, je vous l’accorde).

Vous à la maison

Je vous propose de vous comporter de la même façon chez vous.

Imaginons que vous soyez responsable du métier qui s’appelle « rendre notre foyer agréable ». Responsable, j’ai dit. Pas juste exécutante.

Maintenant, il s’agit que vous preniez ce job tout autant au sérieux que l’autre, celui qui s’exerce à l’extérieur.

Ma suggestion pour les tâches ménagères

1- Prenez une vieille page d’agenda papier et noircissez toutes les zones où vous dormez, vous lavez, mangez, êtes dans les transports, véhiculez les enfants et travaillez. Faites cela pour les deux membres de votre couple. Ajoutez les moments d’activités non professionnelles récurrentes et planifiées (yoga, foot, piscine,…).

A l’évidence, ces zones sont inutilisables pour votre home sweet home.
Vous vous concentrerez donc sur les zones non noircies pour la suite.

Vous remarquerez que « jeu video » ou « surf sur internet »  même si cela occupe pas mal de votre temps, n’est pas considéré comme une activité récurrente et planifiée.

2- Faites la liste précise, bien écrite (cela la rend plus crédible) des tâches que vous pensez qu’il faut faire chaque jour, 7 jour sur 7.

Exemples: débarrasser la table, faire les lits (bon, les recouvrir, ça ira), sortir le chien, faire la cuisine, préparer le petit déjeuner et les affaires des enfants la veille au soir, … comme vous voulez.

3- Faites la liste précise des tâches à faire plusieurs fois par semaine et hebdomadairement: faire les courses, passer l’aspirateur, nettoyer telle ou telle pièce, repasser, arroser les plantes, nettoyer la caisse du chat, vider les poubelles,  traiter les papiers, faire des sauvegardes du PC, tris divers…

Toujours sur une liste très « pro ». Je vous assure, c’est important.

Ne notez pas « lessive », alors que ce que vous voulez dire, c’est

  • ramasser le linge des différents bacs dans les chambres
  • vider les poches des vêtements
  • les trier par type et par couleur
  • lancer une machine (selon vos critères)
  • récupérer et faire sécher (selon votre méthode à vous)
  • plier et/ou repasser et/ou assembler les chaussettes…

Précis, chère Responsable. Votre compagnon n’a peut-être pas une vue complète de tout ça…

4- Soumettez ces listes à Chéri en lui proposant de répartir ces … hm… corvées entre vous. Précisez qu’il s’agit de réussir ensemble la mission « rendre notre foyer agréable » et pas « satisfaire la maniaquerie héritée de ma mère » ni « faire juste ce qu’il faut pour que j’arrête de râler ».

Réfléchissez ensemble au temps nécessaire pour chaque corvée et au moment le plus opportun de les réaliser dans la journée/semaine. Veut-on travailler en équipe ou pas? Veut-on conserver certains jours de la semaine sans aucune corvée ou pas?

Il se peut que, devant votre sérieux, Chéri vous trouve bien trop solennelle et se risque à se gausser (« dis donc, ma Douce, pour la poubelle, tu ne veux pas faire un rétroplanning avec des réunions de suivi trimestrielles, des fois? »).

Vous pouvez lui rappeler en souriant l’importance d’une caverne paisible, propre et chaleureuse pour les deux chasseurs de mammouth que vous êtes. Oui, vous aussi vous voulez vous détendre après une longue journée de travail. Justement.

5- Vérifiez que Chéri est à l’aise avec le maniement des outils impliqués. Si ce n’est pas le cas, prévoyez quelques sessions de formation (changer l’embout de l’aspirateur pour certains coins? cela ne l’a peut-être jamais effleuré).

6- Les engagements étant pris, il n’y a plus qu’à les respecter, n’est-ce pas? Tout petit, dans la cour de récréation, déjà, Chéri respectait les règles du foot, puis plus tard, les règles des études, puis celles de son travail. Pourquoi en irait-il autrement dans sa vie familiale?

7- Il arrive qu’on aboutisse à la conclusion que personne ne veut/peut faire telle ou telle tâche. Eh bien, soit vous l’abandonnez, soit vous la déléguez à une personne extérieure à votre couple.

Je m’attends à quelques témoignages qui viendront enrichir ma suggestion. Lâchez-vous Mesdames. Messieurs, on veut bien votre point de vue aussi, évidemment.

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S’organiser avec des enfants

J’ai bien aimé collaborer avec Marie Bryon pour son article sur les trucs et astuces d’organisation utilisés par les familles.

Voici l’article « Les petits trucs (d’organisation) qui marchent vraiment »:

Vous trouverez de nombreuses autres astuces (si vos enfants ont de 3 à 18 ans) pour que votre vie familiale se déroule facilement dans mon guide « J’aide mon enfant à s’organiser » (éditions Eyrolles).

Faut-il le rappeler, plus nos enfants sont autonomes, moins on est obligé de faire les choses à leur place ou de les « harceler » pour qu’ils s’activent. A la clef: plus de sérénité pour tout le monde et du temps gagné.

J'aide mon enfant à s'organiser

Femmes d’Aujourd’hui paraît en Belgique et j’en profite pour saluer mes consoeurs Belges (hello, Ann).

Photo Nathan Dumlao via Unsplash

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Quand Outlook vous félicite (parce que vous êtes super organisé.e)

Perrine a grandement illuminé ma journée quand j’ai reçu son mail.

Elle me dit :

« Chère Laurence, 
Depuis de nombreuses années que je vous lis en ligne et sur papier, j’ai appliqué avec succès certains de vos conseils et m’en réjouis : désencombrement, vêtements, courses, budget… j’en ai pioché un peu partout surtout avec l’arrivée des 2 enfants et progresse gentiment.
Restait le boulot, j’avais bien tenté de suivre l’idée de bien garder sa boîte mail toujours vide mais ça n’a jamais tenu bien longtemps. A l’occasion d’un changement de poste, je m’y colle avec application depuis 2 semaines. Et là, pour ma première après-midi de télétravail, je découvre en triant mes mails que l’application Outlook en ligne me félicite pour ma boite toute vide ! Ce que n’a jamais fait mon bon vieil Outlook de bureau…Alors, j’ai tout de suite pensé à vous et je ne résiste pas à partager ma fierté ! 
Bonne rentrée Laurence, continuez de nous coacher tout en humour et bon sens! Bien à vous,
Lectrice Perrine »

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LA FORCE DES HABITUDES

La moitié de nos actions sont le fait d’habitudes

Ayant toujours intéressé penseurs et philosophes, les habitudes sont devenues un important champ de recherche scientifique: comment se forment-elles, quelles sont leurs incidences sur nos comportements et, pourquoi pas, notre bonheur?

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Le petit truc qui fait toute la différence

Parfois, en matière d’organisation, une petite chose suffit à nous simplifier tellement la vie qu’on a du mal à comprendre comment on a fait pour s’en passer!

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5 conseils d’organisation pour une rentrée réussie

Nous avons certes tous envie de profiter des derniers jours du mois d’août. Mais comme mon métier est de vous aider à vous organiser sans stress inutile,  j’anticipe la rentrée pour vous et je vous « mâche » le travail.

Lecteur.trice  de ce blog préparé(e)

=

lecteur.trice bien organisé (e)

=

lecteur.trice zen

(ça ne rime pas mais bon, je fais déjà l’effort de l’écriture inclusive, … vous apprécierez)

Ce qui nous donne une « listounette » de 5 conseils pour rentrer du bon pied.

Conseil N° 1: soigner notre sommeil

Tout s’aggrave et se complique quand on manque de sommeil. Nos enfants sont grognons au réveil, on oublie des affaires (mince, les maasques!), on bouscule tout le monde, on râle, c’est pénible.

Par conséquent, utilisons cette dernière semaine pour « remettre les pendules à l’heure ». Entraînons tout le monde à se lever une demi-heure plus tôt chaque jour.

Oui, je sais bien, on adore le rythme des vacances, passer un temps fou au petit déjeuner, ne pas devoir habiller les petits… mais le choc de la rentrée risque d’être trop brutal pour toute la famille si on n’anticipe pas tranquillement le changement de rythme inévitable.

Conseil N° 1 bis: préparer notre sommeil

On le sait: l’enchaînement entre le confinement et les vacances nous a presque tous conduits à décaler notre horaire de coucher. Le réveil n’en est que plus tardif, évidemment. Ce qui peut rendre  mon premier conseil ci-dessus compliqué à appliquer.

Pour se coucher plus tôt (ou en tout cas, respecter notre rythme biologique et se recaler pour septembre), pas de recette miracle: activité physique dans la journée et extinction des écrans 2 heures avant d’aller se coucher.

Pour tout le monde: jeux de société, câlins et lecture. Faites comme si il y avait une panne d’électricité, pourquoi pas?

Bonus: se remettre au sport dès la rentrée.

Conseil N° 2: anticiper les repas

En vacances, on aime faire ses courses au marché du coin, avec des produits frais qu’on a le temps de cuisiner. Les salades composées font le bonheur de toute la famille. Et puis, on mange à n’importe quelle heure, entre l’apéro qui s’étire en longueur et la glace sur le port en fin de soirée. Ca nous ferait presque une bouffée de nostalgie en évoquant ces plaisirs tout simples…

Oui mais, en septembre, tout change. Plus autant de temps pour cuisiner, un peu marre des concombres/tomates, les enfants doivent manger à des heures raisonnables parce que « y’a école demain ». Bref.

Cette dernière semaine d’août pourrait bien être l’occasion de réfléchir à votre organisation des repas si elle n’est pas tout à fait au point.

Pour mémoire, on mange tous les soirs. Découvrir chaque jour à 18h30 qu’adultes et enfants  ont faim, … comment dire? Ce n’est pas une vraie surprise.

Donc on anticipe.

Avec le sacro-saint plan de menu . Essayez ça: on se pose quelques instants avec un planning sous les yeux. On compose des menus super simples avec la diététique qui nous convient. Idéalement, chaque repas devrait pouvoir être « fabriqué » par n’importe quelle personne du foyer qui a plus de 12 ans. Ces menus sont affichés dans la cuisine. La liste de courses en découle. Et on s’y tient.

Simple, économique, et allégeant la charge mentale: tout ce qu’on veut.

Un bonus économique? L’optimisation du contenu des placards de cuisine de retour de vacances.

Conseil N° 3: repérer les lieux

Peut-être que vos enfants font leur rentrée dans un nouvel établissement.

Il peut être intéressant cette semaine de:

  1. leur parler sécurité (en dehors de ce qui touche au COVID-19, parce que ça, ils sont au courant)
  2. faire le trajet jusqu’à l’école avec eux, d’abord ensemble puis en les suivant à quelques mètres pour vérifier que les réflexes de sécurité sont bien appris (regarder avant de traverser, descendre de la trottinette, monter et descendre du bus…)
  3. chronométrer ensemble le temps réel de déplacement.

Bonus: voici comment créer une organisation efficace pour les futurs collégiens.

Conseil N° 4: répartir les « corvées »

Politiquement correct ou pas, la répartition des corvées domestiques repose toujours en majorité sur les femmes dès qu’il y a des enfants. Je caressai l’espoir que le confinement créerait une opportunité de revoir ces stéréotypes mais ça n’a pas forcément été le cas partout.

Ce n’est pas pour autant qu’il faut laisser tomber. La rentrée est tout de même l’occasion de répartir les corvées domestiques en fonction des emplois du temps de chacun.

Il n’y a aucune raison que pour les membres de la famille ne ramassent pas leur chaussettes sales et ne passent pas l’éponge derrière eux.

De même, personne n’aime descendre la poubelle mais on ne peut pas  indéfiniment prétendre que des elfes à l’odorat peu développé s’en chargeront un jour.

Ici, pour obtenir la participation de vos proches et  faire respecter vos demandes, l’humour est votre meilleur allié.

Souvenez-vous: ce n’est pas quand tout le monde aura la « tête dans le guidon » que vous pourrez créer de bonnes habitudes.

Conseils N° 5: moins d’info

J’ai gardé ce conseil pour la fin parce que je le trouve crucial: prendre connaissances des informations deux fois par jour suffit largement. N’ayez crainte: vos collègues vous tiendront au courant dans la journée s’il se passe quelque chose dans le monde susceptible d’avoir un impact sur votre journée.

Les informations en continu, surtout quand elles sont contradictoires, nous dépriment et créent du stress. Peut-on consulter moins souvent  TrucFM, Fessebouc et Instakilo? Allez, c’est pour votre bien.

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8 nouvelles bonnes pratiques au travail que nous devons au confinement

Nous avons découvert (ou renforcé) un certain nombre de bonnes pratiques, lors du confinement dû au coronavirus.  J’en ai identifié 8.

Si vous en avez découvert d’autres, dites-les nous en commentaire.

La discipline en réunion (et avant)

Quand on se retrouve IRL, dans une salle de réunion, on peut parler presque tous en même temps, voire faire des apartés avec notre voisin. En visioconférence, c’est impossible: nos oreilles saturent.

J’ajoute qu’une réunion Zoom non préparée agace tout le monde: elle représente une perte de temps considérable, rendue plus apparente encore parce qu’on ne peut pas compenser cet inconvénient par les « micro-interactions compensatrices » de la « vraie vie ».

Nous avons donc appris les vertus de la discipline en réunion: heure de début, ordre du jour, tours de parole, règles pour poser les questions… tout ce qui était implicite en salle de réunion et donc sujet à interprétation a dû devenir explicite: par conséquent, les règles sont mieux respectées.

Quant à envoyer des mails pendant les réunions, on le faisait déjà avant, alors rien n’a changé, ce me semble…

Revoir les rythmes de réunions d’équipe

Ha la sacro sainte réunion du lundi! Le télétravail pour (presque) tous nous a permis de repérer ce  qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas en termes de communication d’équipe. On garde la réunion hebdo? Ou on préfère 15 minutes en fin de matinée et 20 minutes vers 17h?

S’améliorer en communication non face à face

Regarder sa caméra et non sa propre image sur l’écran quand on s’adresse à nos collègues: on a aussi appris ça. Si on ne le fait pas, nos interlocuteurs décrochent.

Et les présentations Powerpoint alors? Eh bien elles ne nous emballaient déjà pas avant la pandémie… mais depuis, l’accent est mis encore davantage sur nos talents d’orateurs et, franchement, ce n’est pas plus mal.

Convaincre que le télétravail, ça fonctionne

Il paraît que les dirigeants d’entreprise, relayés parfois par les RH, en doutaient.

Eh bien, il s’avère que notre productivité n’a pas baissé. Elle a même sérieusement augmenté pour tous ceux dont les temps de transport se sont trouvés réduits à néant. Une source de fatigue en moins.

Le télétravail fonctionne et la preuve en est faite. On peut en augmenter l’usage, surtout dans les PME.

Et la confiance alors?

Pendant le confinement, on n’a pas vraiment eu le choix:  les managers ont dû faire confiance à leurs équipes, sans « filet ». C’est-à-dire sans présentéisme.

Le monde (de l’entreprise) ne s’est pas écroulé. Tous ceux qui pouvaient matériellement atteindre leurs objectifs l’ont fait, en organisant leur temps comme ils ont pu/voulu.

Peut-être que nous y gagnerons collectivement en termes de management à l’issue de l’épidémie.

Ré-évaluer nos méthodes de travail

Il y a eu sans conteste un vent de panique au sein de certaines équipes: comme on ne se voit plus, accentuons tous les canaux de communication pour conserver le sens de notre appartenance et éviter l’isolement.

Sauf que ça a assez vite conduit à des abus: des mails échangés à toute heure du jour et de la nuit, en passant par la multiplication des boucles Whatsapp et l’enchaînement interminable de visioconférences.

Il a fallu donc (j’adore ça, évidemment): s’organiser.

Autrement dit, constater une bonne fois pour toute que, par exemple:

  • lire ses mails au fur et à mesure qu’ils arrivent est une grosse source de stress
  • ne jamais mettre ses notifications en sourdine, tout outil de communication confondu, est une grave erreur…

et ainsi repenser notre façon d’absorber et traiter l’information.

L’un de mes webinaires qui a le plus de succès, s’intitule « 60 minutes pour maîtriser – enfin- sa messagerie« . J’y vois un signe encourageant.

Du rythme, du rythme

Ce qui nous amène directement au bénéfice suivant.

Il se peut que ces nouvelles conditions de travail nous aient permis de mieux repérer notre propre productivité sur une journée.

Sommes-nous plus du matin? Ou du soir?  En décidant de choisir nos activités en fonction de cette découverte, nous sommes devenus, somme toute, plus efficaces.

Bien sûr, ces découvertes ne valent que si

  • vous avez réussi à « gérer » vos enfants pendant votre journée officielle de travail
  • vous n’avez pas cherché à compenser votre (éventuelle) moindre présence pendant les heures « officielles » par une surreprésentation en ligne le matin et le soir.

Choisir nos applications en fonction de leurs usages

Si vous avez créé pendant le confinement autant de groupes privés et professionnels que vous avez de groupes de travail, amis et famille, je vous plains.

Entre ceux qui avaient du temps libres et ont considéré que s’envoyer des blagues étaient une mission de salut public, ceux qui demandaient des nouvelles de tout le monde tout le temps pour se rassurer et les échanges professionnels sur les projets forcément décalés, pour finir sur les informations scolaires en provenance de l’établissement de nos enfants …  je suis sûre que vous avez fini par comprendre que Whatsapp doit être réservé aux échanges privés et que l’on doit couper les notifications quand on travaille.

Vous n’avez pas besoin que je vous explique que le contenu de cet article est principalement destiné aux personnes qui travaillent dans le secteur tertiaire, qui ont été en bonne santé pendant le confinement etc…

 

 

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