Archives de Catégorie: Comment s’organiser au travail

8 nouvelles bonnes pratiques au travail que nous devons au confinement

Nous avons découvert (ou renforcé) un certain nombre de bonnes pratiques, lors du confinement dû au coronavirus.  J’en ai identifié 8.

Si vous en avez découvert d’autres, dites-les nous en commentaire.

La discipline en réunion (et avant)

Quand on se retrouve IRL, dans une salle de réunion, on peut parler presque tous en même temps, voire faire des apartés avec notre voisin. En visioconférence, c’est impossible: nos oreilles saturent.

J’ajoute qu’une réunion Zoom non préparée agace tout le monde: elle représente une perte de temps considérable, rendue plus apparente encore parce qu’on ne peut pas compenser cet inconvénient par les « micro-interactions compensatrices » de la « vraie vie ».

Nous avons donc appris les vertus de la discipline en réunion: heure de début, ordre du jour, tours de parole, règles pour poser les questions… tout ce qui était implicite en salle de réunion et donc sujet à interprétation a dû devenir explicite: par conséquent, les règles sont mieux respectées.

Quant à envoyer des mails pendant les réunions, on le faisait déjà avant, alors rien n’a changé, ce me semble…

Revoir les rythmes de réunions d’équipe

Ha la sacro sainte réunion du lundi! Le télétravail pour (presque) tous nous a permis de repérer ce  qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas en termes de communication d’équipe. On garde la réunion hebdo? Ou on préfère 15 minutes en fin de matinée et 20 minutes vers 17h?

S’améliorer en communication non face à face

Regarder sa caméra et non sa propre image sur l’écran quand on s’adresse à nos collègues: on a aussi appris ça. Si on ne le fait pas, nos interlocuteurs décrochent.

Et les présentations Powerpoint alors? Eh bien elles ne nous emballaient déjà pas avant la pandémie… mais depuis, l’accent est mis encore davantage sur nos talents d’orateurs et, franchement, ce n’est pas plus mal.

Convaincre que le télétravail, ça fonctionne

Il paraît que les dirigeants d’entreprise, relayés parfois par les RH, en doutaient.

Eh bien, il s’avère que notre productivité n’a pas baissé. Elle a même sérieusement augmenté pour tous ceux dont les temps de transport se sont trouvés réduits à néant. Une source de fatigue en moins.

Le télétravail fonctionne et la preuve en est faite. On peut en augmenter l’usage, surtout dans les PME.

Et la confiance alors?

Pendant le confinement, on n’a pas vraiment eu le choix:  les managers ont dû faire confiance à leurs équipes, sans « filet ». C’est-à-dire sans présentéisme.

Le monde (de l’entreprise) ne s’est pas écroulé. Tous ceux qui pouvaient matériellement atteindre leurs objectifs l’ont fait, en organisant leur temps comme ils ont pu/voulu.

Peut-être que nous y gagnerons collectivement en termes de management à l’issue de l’épidémie.

Ré-évaluer nos méthodes de travail

Il y a eu sans conteste un vent de panique au sein de certaines équipes: comme on ne se voit plus, accentuons tous les canaux de communication pour conserver le sens de notre appartenance et éviter l’isolement.

Sauf que ça a assez vite conduit à des abus: des mails échangés à toute heure du jour et de la nuit, en passant par la multiplication des boucles Whatsapp et l’enchaînement interminable de visioconférences.

Il a fallu donc (j’adore ça, évidemment): s’organiser.

Autrement dit, constater une bonne fois pour toute que, par exemple:

  • lire ses mails au fur et à mesure qu’ils arrivent est une grosse source de stress
  • ne jamais mettre ses notifications en sourdine, tout outil de communication confondu, est une grave erreur…

et ainsi repenser notre façon d’absorber et traiter l’information.

L’un de mes webinaires qui a le plus de succès, s’intitule « 60 minutes pour maîtriser – enfin- sa messagerie« . J’y vois un signe encourageant.

Du rythme, du rythme

Ce qui nous amène directement au bénéfice suivant.

Il se peut que ces nouvelles conditions de travail nous aient permis de mieux repérer notre propre productivité sur une journée.

Sommes-nous plus du matin? Ou du soir?  En décidant de choisir nos activités en fonction de cette découverte, nous sommes devenus, somme toute, plus efficaces.

Bien sûr, ces découvertes ne valent que si

  • vous avez réussi à « gérer » vos enfants pendant votre journée officielle de travail
  • vous n’avez pas cherché à compenser votre (éventuelle) moindre présence pendant les heures « officielles » par une surreprésentation en ligne le matin et le soir.

Choisir nos applications en fonction de leurs usages

Si vous avez créé pendant le confinement autant de groupes privés et professionnels que vous avez de groupes de travail, amis et famille, je vous plains.

Entre ceux qui avaient du temps libres et ont considéré que s’envoyer des blagues étaient une mission de salut public, ceux qui demandaient des nouvelles de tout le monde tout le temps pour se rassurer et les échanges professionnels sur les projets forcément décalés, pour finir sur les informations scolaires en provenance de l’établissement de nos enfants …  je suis sûre que vous avez fini par comprendre que Whatsapp doit être réservé aux échanges privés et que l’on doit couper les notifications quand on travaille.

Vous n’avez pas besoin que je vous explique que le contenu de cet article est principalement destiné aux personnes qui travaillent dans le secteur tertiaire, qui ont été en bonne santé pendant le confinement etc…

 

 

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Appel à contribution: enseignant + Ecureuil, équation compliquée?

Photo de Julia M Cameron

Klm79 me dit : « J’aimerais un article très spécifique concernant mon métier d’enseignant où travaillant beaucoup à la maison, mes archives, cours livres débordent sur le reste de mon espace vital…et depuis le temps il y a matière…
Comment faire pour dépasser ce coté « j’ai peur que ce doc me manque » ?, « et si j’en ai besoin? » ou « il y a des choses bien la dedans…, j’y ai travaillé, …. ce serait dommage de le jeter,….. ça pourrait encore me servir? » et tout s’empile, s’accumule depuis des années…
Merci pour vos messages qui me font avancer dans ma réflexion … »

Vous comprenez pourquoi je fais appel à vous, si vous êtes enseignant(es), chers lecteurs.*

Il y a quelque temps, Pistouche avait gentiment partagé avec nous son organisation de professeur (merci beaucoup). Elle y parlait entre autres de son rapport aux documents. Sans doute avez-vous vos propres astuces pour compléter celles de Pistouche afin de répondre à Klm79?

*Aparte grammatical: zut pour l’écriture inclusive. Je devrais écrire: lecteur.trice(s), mais je lis vite et les points plus les parenthèses au milieu des mots perturbent ma compréhension. Je suis la seule?

Aparte sémantique: comment ça, écureuil? Qu’est-ce qu’elle veut dire la dame du blog? se demandent les nouveaux venus…

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Travailler de chez soi: le meilleur emplacement

Nous sommes nombreux à travailler de chez nous, slasheurs ou pas. Et de toute façon, on a besoin d’un endroit, si possible sympathique, pour faire nos comptes, utiliser un écran plus lisible que notre smartphone, imprimer des documents etc.

Personnellement, j’aime que ce lieu de travail soit intégré à la pièce centrale de la maison. Sinon, j’ai l’impression d’être punie.

C’est pourquoi j’aime bien les aménagements ci-dessous. Dans l’idée, ca vous plaît?

 

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J’aimerais savoir mieux organiser…

people coffee meeting team

Photo de Startup Stock Photos sur Pexels.com

Chers lecteurs, ce blog existe depuis 9 ans et contient 825 articles sur l’organisation.

Vous y avez trouvé astuces, méthodes et inspiration pour mieux vous organiser (je le sais parce que vous me l’avez dit. Un grand merci pour vos retours, d’ailleurs).

Aujourd’hui, je voudrais vous mettre à contribution pour le rendre encore plus intéressant pour vous.

Voulez-vous me dire, dans les commentaires, quels sujets d’organisation vous aimeriez qu’on y aborde?

Je suis pressée de lire vos avis.

 

 

 

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Finir l’année 2019 plus zen? Oui c’est possible

Vous recevez 150 mails par jour. Vous êtes perpétuellement en réunion. Votre boîte de réception contient 2392 mails semi-traités (ou oubliés). Pas le temps de rappeler vos interlocuteurs sauf urgence. Des informations en pagaille, qu’il faudrait lire, comprendre, intégrer. Des outils de communication dans tous les sens: réseau social d’entreprise, intranet, groupes de travail, visio conférence, chat….

Tout se passe comme si chaque « chose à faire » se jetait sur vous (un peu comme le mouton agressif de l’illustration ci-dessus, quelle sale bête) et ça devient ingérable.

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Quand on essaie toutes les méthodes pour s’organiser…

Phase 1: prise de conscience qu’il faut un système

Phase 2: expérimentation dudit système

Phase 3: on sophistique le système parce qu’il y a trop d’informations à gérer

Phase 4: on tente de rester à flot mais on est débordé

Phase 5: on commet des erreurs, parce qu’on n’a pas le temps de tout lire

Phase 6: quelques conséquences désagréables…

Heureusement, on a fait mieux depuis (et sans intervention divine): comme par exemple, suivre une formation destinée justement aux personnes débordées, qui n’ont pas le temps de tâtonner et qui veulent être plus agiles, plus souples, … plus efficaces, en somme.

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La contrainte: vraie motivation ou leurre?

Photo by Andrew Neel

Je ne compte plus les fois où on me dit:

  • « je rêvais d’être à mon compte. Et maintenant que j’y suis, pas moyen de me mettre au boulot. Je ne travaille que si mes clients m’imposent une date-limite de rendu.
  • le ménage, ce n’est pas mon fort. J’attends qu’une visite se dessine à l’horizon pour envisager de sortir chiffon et aspirateur. Disons, ma belle-mère, au hasard.
  • les régimes, je n’en fais que si je suis motivée par une date-limite:  la perspective de la plage, par exemple. Ou du mariage d’une amie. Le reste du temps, je dévore.
  • j’ai besoin d’une date-limite pour m’organiser dans mon travail de salarié(e), sinon, comment gérer mon temps? »

Laurence, on a bien lu votre article sur comment se motiver (ça me fait plaisir de voir que ce blog vous sert à quelque chose). Mais, au fond, pourquoi avons-nous tout le temps besoin de contraintes extérieures à nous pour nous mettre en branle? »

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Au bureau, une rentrée en douceur

MoutonSaute

  • Profiter de vos vacances jusqu’au dernier moment!

Je souffre à chaque fois que les cadres avec qui je travaille m’expliquent qu’ils rentrent de vacances plus tôt pour avoir le temps de prendre connaissance de leurs mails « parce que, sinon, je passe mon lundi de rentrée à éplucher ma messagerie ». Exact, comme TOUT LE MONDE!

Parcourir votre messagerie dimanche, avant votre retour officiel, en vous disant « il faut que je lise ça », « il faut que je fasse ça » ne vous avance à rien… sauf à stresser. Attendez donc d’être de retour pour de bon.

Conseils pratiques pour le jour J:

  • Les êtres humains d’abord

Pour ne pas se noyer, éviter de se précipiter vers sa messagerie pour prendre connaissance des « urgences ». Car s’il y avait eu une vraie urgence,  soyez-en sûr, on vous aurait dérangé pendant votre apéro sur la terrasse.

Commencez plutôt par aller saluer vos collègues et échanger quelques mots sur les vacances: cela permet de reprendre contact en douceur avec les événements.

Puis, une fois à votre bureau, procédez comme suit:

  1. consultez d’abord votre agenda. De quoi les deux semaines à venir sont-elles faites?
  2. écoutez votre messagerie vocale. Notez les actions qui en découlent. Date-limite? Direct sur votre agenda. Pas de date-limite? A noter sur votre cahier ou gestionnaire de tâches.
  3. lisez votre messagerie.
  • Messagerie: limiter les bombes à retardement
  1. Passer quelques secondes à lire chaque mail, sans sélectionner a priori les plus « urgents », les plus « importants » … ni ceux dont vous estimez à vue de nez que votre réponse devrait être rapide.
  2. Vérifiez à chaque fois que vous pouvez lire les pièces jointes.
    Je sais, vous n’avez pas le temps! A mon avis, ce que vous ne pouvez pas vous permettre, plutôt, c’est de découvrir, au dernier moment, qu’il y avait une erreur dans les fichiers joints et qu’il faut maintenant rattraper le retard toutes affaires cessantes.
  3. Classez ou jetez tout de suite les « pour info » et répondez immédiatement à un mail seulement si sa réponse vous prend moins de 2 minutes.
  4. Pour tous les autres mails, notez l’action à faire au fur et à mesure: vous y reviendrez à la fin de la consultation de votre messagerie.
  5. Finissez tranquillement votre lecture, en veillant à faire sortir chaque mail lu (et décision prise) de votre boîte de réception.
  • Deux bonnes résolutions de la rentrée
  1. Mettre en place une communication plus efficace:
    demandez à vos interlocuteurs habituels qu’ils s’astreignent à traiter un seul (je répète: un seul) thème par mail. Faites-en de même. On a l’impression que cela va générer plus de mails (ce que personne ne veut) mais en réalité, cela accélère le traitement de chaque mail. Car on évite ainsi les aller-retours improductifs, les « tu as reçu mon mail? », les messages lus mais non traités, etc. Et donc, tout le monde gagne du temps.
  2. Prendre quelques instants en fin de journée pour ranger son bureau:
    jeter les Post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, jeter quelques vieux mails, mettre en évidence la priorité du lendemain… et découvrir chaque matin, en arrivant, le plaisir d’un bureau net, sans distraction visuelle inutile.

Bonne rentrée, chers lecteurs!

Article publié la première fois en 2013

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Podcast: tout ce qu’une meilleure organisation peut vous apporter

KlerviYogaKlervi m’a invitée sur son blog, et m’a interrogée sur les bénéfices qu’on peut attendre d’une meilleure organisation.

Nous avons évoqué plein d’autres choses: comment s’organiser lorsqu’on est à son compte, pourquoi il ne faut pas avoir peur de « mélanger » les choses à faire, quels sont les outils d’organisation à privilégier, comment faire quand on a une surcharge de travail, comment dire non, mes futurs projets, etc.

https://klerviyoga.com/2019/07/03/episode-21-laurence-einfalt-apprendre-a-sorganiser/

J’ai bien envie de démarrer une série de podcasts sur ce blog. Qu’en pensez-vous?

 

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La capacité à s’organiser: un soft skill plébiscité partout

Il est toujours intéressant de comparer les méthodes de recrutement de plusieurs pays et le contenu des annonces. Adzuna a réalisé une étude sur les soft skills (les talents non mesurables mais indispensables aux salariés pour évoluer paisiblement et efficacement en entreprise).

On y trouve  – quelle surprise –  que la capacité à s’organiser est l’un des soft skills les plus demandés aux candidats.

Voici les résultats complets de l’étude:

« Soft skills » : les compétences les plus demandées par les recruteurs en 2019

 

 

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