Archives de Catégorie: Comment s’organiser au travail

Quand on essaie toutes les méthodes pour s’organiser…

Phase 1: prise de conscience qu’il faut un système

Phase 2: expérimentation dudit système

Phase 3: on sophistique le système parce qu’il y a trop d’informations à gérer

Phase 4: on tente de rester à flot mais on est débordé

Phase 5: on commet des erreurs, parce qu’on n’a pas le temps de tout lire

Phase 6: quelques conséquences désagréables…

Heureusement, on a fait mieux depuis (et sans intervention divine): comme par exemple, suivre une formation destinée justement aux personnes débordées, qui n’ont pas le temps de tâtonner et qui veulent être plus agiles, plus souples, … plus efficaces, en somme.

Poster un commentaire

Classé dans Apprendre à s'organiser, Arrêter de procrastiner, Coach en organisation, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Se former à l'organisation personnelle

La contrainte: vraie motivation ou leurre?

Photo by Andrew Neel

Je ne compte plus les fois où on me dit:

  • « je rêvais d’être à mon compte. Et maintenant que j’y suis, pas moyen de me mettre au boulot. Je ne travaille que si mes clients m’imposent une date-limite de rendu.
  • le ménage, ce n’est pas mon fort. J’attends qu’une visite se dessine à l’horizon pour envisager de sortir chiffon et aspirateur. Disons, ma belle-mère, au hasard.
  • les régimes, je n’en fais que si je suis motivée par une date-limite:  la perspective de la plage, par exemple. Ou du mariage d’une amie. Le reste du temps, je dévore.
  • j’ai besoin d’une date-limite pour m’organiser dans mon travail de salarié(e), sinon, comment gérer mon temps? »

Laurence, on a bien lu votre article sur comment se motiver (ça me fait plaisir de voir que ce blog vous sert à quelque chose). Mais, au fond, pourquoi avons-nous tout le temps besoin de contraintes extérieures à nous pour nous mettre en branle? »

Lire la suite

10 Commentaires

Classé dans Apprendre à s'organiser, Arrêter de procrastiner, Astuces pour s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, S'organiser à la maison

Au bureau, une rentrée en douceur

MoutonSaute

  • Profiter de vos vacances jusqu’au dernier moment!

Je souffre à chaque fois que les cadres avec qui je travaille m’expliquent qu’ils rentrent de vacances plus tôt pour avoir le temps de prendre connaissance de leurs mails « parce que, sinon, je passe mon lundi de rentrée à éplucher ma messagerie ». Exact, comme TOUT LE MONDE!

Parcourir votre messagerie dimanche, avant votre retour officiel, en vous disant « il faut que je lise ça », « il faut que je fasse ça » ne vous avance à rien… sauf à stresser. Attendez donc d’être de retour pour de bon.

Conseils pratiques pour le jour J:

  • Les êtres humains d’abord

Pour ne pas se noyer, éviter de se précipiter vers sa messagerie pour prendre connaissance des « urgences ». Car s’il y avait eu une vraie urgence,  soyez-en sûr, on vous aurait dérangé pendant votre apéro sur la terrasse.

Commencez plutôt par aller saluer vos collègues et échanger quelques mots sur les vacances: cela permet de reprendre contact en douceur avec les événements.

Puis, une fois à votre bureau, procédez comme suit:

  1. consultez d’abord votre agenda. De quoi les deux semaines à venir sont-elles faites?
  2. écoutez votre messagerie vocale. Notez les actions qui en découlent. Date-limite? Direct sur votre agenda. Pas de date-limite? A noter sur votre cahier ou gestionnaire de tâches.
  3. lisez votre messagerie.
  • Messagerie: limiter les bombes à retardement
  1. Passer quelques secondes à lire chaque mail, sans sélectionner a priori les plus « urgents », les plus « importants » … ni ceux dont vous estimez à vue de nez que votre réponse devrait être rapide.
  2. Vérifiez à chaque fois que vous pouvez lire les pièces jointes.
    Je sais, vous n’avez pas le temps! A mon avis, ce que vous ne pouvez pas vous permettre, plutôt, c’est de découvrir, au dernier moment, qu’il y avait une erreur dans les fichiers joints et qu’il faut maintenant rattraper le retard toutes affaires cessantes.
  3. Classez ou jetez tout de suite les « pour info » et répondez immédiatement à un mail seulement si sa réponse vous prend moins de 2 minutes.
  4. Pour tous les autres mails, notez l’action à faire au fur et à mesure: vous y reviendrez à la fin de la consultation de votre messagerie.
  5. Finissez tranquillement votre lecture, en veillant à faire sortir chaque mail lu (et décision prise) de votre boîte de réception.
  • Deux bonnes résolutions de la rentrée
  1. Mettre en place une communication plus efficace:
    demandez à vos interlocuteurs habituels qu’ils s’astreignent à traiter un seul (je répète: un seul) thème par mail. Faites-en de même. On a l’impression que cela va générer plus de mails (ce que personne ne veut) mais en réalité, cela accélère le traitement de chaque mail. Car on évite ainsi les aller-retours improductifs, les « tu as reçu mon mail? », les messages lus mais non traités, etc. Et donc, tout le monde gagne du temps.
  2. Prendre quelques instants en fin de journée pour ranger son bureau:
    jeter les Post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, jeter quelques vieux mails, mettre en évidence la priorité du lendemain… et découvrir chaque matin, en arrivant, le plaisir d’un bureau net, sans distraction visuelle inutile.

Bonne rentrée, chers lecteurs!

Article publié la première fois en 2013

19 Commentaires

Classé dans Apprendre à s'organiser, Arrêter de procrastiner, Comment classer des documents, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, Se former à l'organisation personnelle

Podcast: tout ce qu’une meilleure organisation peut vous apporter

KlerviYogaKlervi m’a invitée sur son blog, et m’a interrogée sur les bénéfices qu’on peut attendre d’une meilleure organisation.

Nous avons évoqué plein d’autres choses: comment s’organiser lorsqu’on est à son compte, pourquoi il ne faut pas avoir peur de « mélanger » les choses à faire, quels sont les outils d’organisation à privilégier, comment faire quand on a une surcharge de travail, comment dire non, mes futurs projets, etc.

https://klerviyoga.com/2019/07/03/episode-21-laurence-einfalt-apprendre-a-sorganiser/

J’ai bien envie de démarrer une série de podcasts sur ce blog. Qu’en pensez-vous?

 

10 Commentaires

Classé dans Apprendre à s'organiser, Astuces pour s'organiser, Blogs que j'aime, Bordélique?, Coach en organisation, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Mon avis, S'organiser à la maison

La capacité à s’organiser: un soft skill plébiscité partout

Il est toujours intéressant de comparer les méthodes de recrutement de plusieurs pays et le contenu des annonces. Adzuna a réalisé une étude sur les soft skills (les talents non mesurables mais indispensables aux salariés pour évoluer paisiblement et efficacement en entreprise).

On y trouve  – quelle surprise –  que la capacité à s’organiser est l’un des soft skills les plus demandés aux candidats.

Voici les résultats complets de l’étude:

https://www.adzuna.fr/blog/2019/01/22/%e2%80%89soft-skills%e2%80%89-les-competences-les-plus-demandees-par-les-recruteurs-en-2019/

 

 

Poster un commentaire

Classé dans Apprendre à s'organiser, Bordélique?, Coach en organisation, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, Dans les media, Se former à l'organisation personnelle

Bien choisir son gestionnaire de tâches

Pour bien s’organiser, il faut une méthode et des outils.

D’abord la méthode

Je vous expliquais dans cet article comment reconnaître et utiliser une bonne to-do list. C’est la base: car ce sont des actions que nous allons saisir dans notre futur gestionnaire de tâches.

Pa ailleurs, pour bien repérer le type d’informations afin de les retrouver au bon moment, je répondais à la question de Valérie « comment m’organiser dans mon travail?« .

Enfin, si le retro-planning n’est pas votre fort, vous aimerez peut-être relire ma réponse à Brice sur ce sujet.

Zabelle voulait savoir comment rester « sur les rails » et ne pas trop papillonner. Cet article lui donnait des pistes.

Pour mémoire, la méthode de traitement des informations et des « choses à faire » est expliquée en détail dans  mon guide « Apprendre à s’organiser, c’est facile« , paru chez Eyrolles, et bien sûr, lors de mes formations à l’organisation personnelle.

Puis les outils

Cherchons maintenant le gestionnaire de tâches (qui ne soit pas un agenda) pour noter et trier toutes ces actions qui ne sont pas assorties d’une date-limite impérative. En somme, elles sont à faire « sans mollir » mais pas à un jour près.

Comme vous le savez, un cahier fait fort bien l’affaire.

Mais si vous n’envisagez pas votre organisation sans outil numérique, voici les caractéristiques que doit posséder votre gestionnaire de tâches:

  • accessible de partout (maison, transports, travail), ou se synchronise comme qui rigole
  • il vous plaît (ergonomie, couleurs…)
  • vous pouvez attacher des notes aux actions (photo, page web, son…)
  • il vous permet de voir vos actions triées selon les critères suivants
    • par projet
    • par contexte (souvent appelé étiquette ou matérialisé par des couleurs)
    • une signalisation de type « urgence », mais une seule suffit, pas X niveaux de priorité, bon sang!
    • par date d’échéance (indicative, certes mais tout de même super utile)

Le hit-parade des gestionnaires de tâches

Aujourd’hui (ça change vite, leur business model aussi), les outils que je préfère sont:

Vous aurez remarqué que je n’inclus pas le gestionnaire de tâches d’Outlook ni les outils qui servent à collecter et catégoriser toutes vos notes.

Chers lecteurs, qu’utilisez-vous?

7 Commentaires

Classé dans Apprendre à s'organiser, Astuces pour s'organiser, Coach en organisation, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, Se former à l'organisation personnelle

Une tendance selon mon coeur: organisée… mais chic

En entreprise, vous avez constaté comme c’est mal pratique de se trimballer d’une salle de réunion à l’autre avec son portable d’une main, son badge autour du cou, sa clef USB, ses pièces pour le distributeur de café et sa carte de cantine?

Eh bien voilà. La solution est peut-être ci-dessous. On connaissait la banane (en plastique noir, par exemple) ou le holster des salariés qui sont sous astreinte. Pratiques, certes mais certainement pas des modèles de chic.

Bon, ce que je vous montre là, c’est du Fendi, autrement dit, ni pour vous  (qu’est-ce que j’en sais?) ni pour moi.

Mais je gage qu’on devrait tout de même pouvoir trouver une interprétation plus grand public de cette ceinture élégante pour personnes organisées. Et customisable, non? Ce serait encore mieux…

9 Commentaires

Classé dans Astuces pour s'organiser, Comment mieux s'organiser, Comment ranger, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, Mon avis

Le micro scheduling, vous connaissez?

Airport departures timetable showing Delta and Alaska Airlines flights on time and boarding

Voici encore une approche de la gestion du temps qui nous vient des anglo-saxons.

Pour en savoir plus, connaître mon avis sur la question et découvrir si cette méthode vous conviendrait, lisez l‘article d’Hélène Lefrançois dans Ouest France.

 

4 Commentaires

Classé dans Arrêter de procrastiner, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, Dans les media, FBI (Fausses Bonnes Idées)

Appel à témoignages: alors, c’était comment?

Léticia m’a contactée parce qu’elle envisage de venir suivre une formation à l’organisation personnelle dans un cadre professionnel, formation animée par l’auteure de ce blog.

Elle me dit:  « cette formation présente-t-elle vraiment un plus par rapport à la lecture de vos ouvrages ?
D’avance merci beaucoup pour votre réponse qui me permettra de considérer l’opportunité de demander à big boss la possibilité d’y participer. »
Lire la suite

5 Commentaires

Classé dans Apprendre à s'organiser, Coach en organisation, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, Se former à l'organisation personnelle

Quand une professionnelle de l’organisation s’enflamme

Je fais  un métier sérieux, en principe, mais parfois je m’enflamme. Oui, parfaitement, sur un thème aussi peu glamour que l’organisation personnelle. Et quand ça arrive, que l’inspiration me vient, ça donne mes articles préférés. Les voici:

Lire la suite

1 commentaire

Classé dans Apprendre à s'organiser, Astuces pour s'organiser, Bordélique?, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, Home organiser ou home organizer, Mon avis, S'organiser à la maison