Comment s’organiser avec de nombreux projets

Mouton2TonteC’est Mamiouche qui m’a donné l’idée de cet article. Elle me dit: « Comment organisez -vous les grands projets, sur papier ou/et support numérique? A quelle fréquence les mettre à jour? Comment les enrichir? ».

Schématiquement, il y a deux types de projets: ceux dont on connaît déjà plus ou moins le déroulement et les autres.

Pour compléter cet article, vous trouverez de nombreuses informations sur ce sujet dans Le Grand Livre pour s’organiser.

1- Les Projets dont on connaît déjà plus ou moins le déroulement

Exemples:

  • le déroulement de la préparation d’une formation (un cas que je connais bien)
  • la promotion d’un nouveau produit
  • le circuit qualité en interne avant livraison
  • la préparation d’un anniversaire d’enfant (quand ce n’est pas le premier)
  • la préparation d’une randonnée (quand ce n’est pas première)
  • etc

Ils se rapprochent d’une procédure, d’un process. Oui, je sais, c’est un peu bizarre de parler de process pour un anniversaire d’enfant.

Les actions ont un ordre séquentiel et on ne peut faire l’action N+1 tant qu’on n’a pas fait l’action N.

Personnellement, je me sers d’un gestionnaire de tâches que j’aime bien, Omnifocus. J’ai créé des déroulements-types pour ceux de mes projets qui me sont déjà connus. Les tâches sont programmées avec une date-limite et se déroulent en ordre chronologique. Il m’est bien sûr possible d’intercaler de nouvelles tâches au milieu de celles qui existent déjà.

En entreprise, selon les secteurs d’activité, on pourra utiliser Trello ou Azendoo pour le travail en équipe voire MS Project ou des versions libres de ce genre de logiciels de suivi de projet. On y paramètre, entre autres, les dates-limite et les ressources.

2- Les tout nouveaux projets, ceux qui demandent un « brainstorming » avant de passer à l’action

Ce sont mes préférés, j’avoue. Ils sont nouveaux, il y a plein de paramètres, parfois même, on ne sait pas d’emblée où on va… de quoi utiliser son cerveau à plein (et celui de nos collègues/proches).

Exemples:

  • un nouveau guide pratique à écrire
  • réfléchir à la réorganisation d’un service
  • faire des propositions à la prochaine AG de mon association
  • préparer une présentation orale ou écrite
  • etc

Là, j’ai besoin d’une mind map (ou carte heuristique) sur papier. Pourquoi sur papier? Parce que je vais utiliser toute ma créativité, dans un premier temps, sans rien trier. Et ça, ça va très vite. J’ai donc besoin d’un outil qui aille le plus vite possible entre mon cerveau et le support.

Voici comment je procède:

  • je fais très attention à ce que je mets au centre de la mind map. J’y place mon objectif, ce que je veux obtenir.
  • je gribouille autour du centre tout ce à quoi je pense quand j’évoque cet objectif, que ça me fasse peur ou pas, que je sache le résoudre ou non, que ça dépende de moi ou pas
  • quand je pense que j’ai complètement « vidé » mon cerveau, je mets la mind map de côté. Et j’y reviens régulièrement dès qu’une idée supplémentaire me vient.
  • au bout de quelques jours, je sens que j’ai fait le tour, en tout cas de ce que j’entrevois à ce jour. A ce moment-là, je refais une mind map plus « organisée », pour aboutir à un plan d’action.
  • ce plan d’action, je le rentre dans Omnifocus.
  • je me garde la possibilité de réviser ma mind map autant de fois que nécessaire (et donc de modifier les actions en conséquence).

3- Le suivi des projets

Selon la complexité des projets -Pauline le faisait remarquer en commentaire l’autre jour- c’est bien d’avoir deux niveaux de visualisation:

  • l’un, qui reprend les grandes lignes du projet, assorties de dates-limite si ça s’y prête (mind map ou simple liste, voire logiciel de suivi de projet), pour pouvoir suivre l’avancement.
  • l’autre, votre liste d’actions (pour moi, Omnifocus), qui vous montre vos actions tout projet confondu, pour gérer votre activité au quotidien.
  • On veille à avoir toujours (au moins) une action prévue par projet, parce qu’on ne veut en oublier aucun. On peut vérifier ça tous les jours ou toutes les semaines.
  • On modifie le déroulement-type des projets si nécessaire (pour la prochaine fois).

Si vous n’utilisez pas de gestionnaire de tâches, je vous recommande d’utiliser un cahier. Je conseille parfois de créer deux parties dans le cahier à l’aide d’un post-it par exemple. Une partie du cahier sera destinée à la planification « formelle ». Et l’autre partie ne contiendra que les actions, quelque soit le projet auxquelles elles sont rattachées.

Vous avez certainement votre propre technique pour venir à bout de vos projets, chers lecteurs. Vous partagez?

18 Commentaires

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18 réponses à “Comment s’organiser avec de nombreux projets

  1. Mamiouche

    Bonjour Laurence,
    Ravie de lire votre article ce matin. Je me régale et merci!!
    Faut que je comprenne tout cela et que je l’intègre. Remettre en place un gestionnaire de tâches, abandonné depuis quelques temps…
    C’est une véritable organisation à mettre en place. Jusque là, pour ma part, le brainstorming, les procédures, logiciel de suivi de projet et autres, sont réservés exclusivement à ma vie professionnelle, ce qui est totalement absurde!!
    Avec toute ma gratitude.
    Douce et agréable journée!

    Mamiouche

  2. Marie

    Merci pour cet article, très intéressant pour moi et… très nouveau! Car, dans ma vie, pas de « process » ni de « mind-map » 😉 : ce n’est sûrement pas simple, pour ceux qui ont l’habitude de ces pratiques dans leur profession, de les transposer aux tâches quotidiennes ; mais il y a aussi (tous) ceux dont la vie professionnelle ne les a pas familiarisés à ces outils!
    Pour la mind-map et l’évolution de ce travail de défrichage d’idées-organisation, je comprends la théorie, mais j’aimerais beaucoup voir un exemple concret…

  3. Aude

    Bonjour et merci de cet article intéressant.
    Je suis abonnée à votre newsletter depuis peu et je pense que vos techniques vont m’aider à mieux m’organiser et je vous en remercie d’avance.
    Votre livre est reçu, et prêt, y’a plus qu’à 😉
    En préparation de vacances, je voulais justement me faire une checklist à cocher sur mon téléphone, des choses à préparer et à emmener avec plusieurs colonnes, une par membre de la famille (on est 5). Je n’ai pas trouvé d’application miracle, vous n’auriez pas une idée par hasard?
    Merci en tous cas de partager toutes ces bonnes idées.
    A très vite

  4. Aude, pour favoriser l’autonomie des uns et des autres (nous étions cinq, également), dès que mes enfants ont su lire, j’avais finalement opté pour une version… papier, imprimée depuis un tableur à 6 colonnes. Une par personne + une pour le matériel commun (ex: torchons, jeux de société…). Ainsi, en donnant à chacun(e) sa liste, je leur permettais d’être plus actifs dans les préparatifs, ils apprenaient l’anticipation et moi, je n’avais plus qu’à superviser.
    Je laisse les lecteurs du blog partager avec nous leur version numérique mais il me semble qu’un gestionnaire de tâches avec quelques tris possibles par couleur devrait faire l’affaire…

  5. Emmanuelle

    Aude, selon l’age de vos enfants, j’ai une check-list pour 5 (numérique et saisonnière) qui pourrait vous servir, je peux la communiquer à Laurence pour qu’elle vous la transmette, si elle l’accepte (à la maison, je l’imprime la veille et on y travaille à deux… je pense que là, je vais faire préparer ses affaires à la grande en rendant la liste plus précise)

  6. aude

    Merci beaucoup, je garde l’idée de la délégation pour plus tard, ils n’ont que 3, 4 et 6 ans pour le moment. Hugo commence tout juste à lire, je lui laisserai peut-être un sac à préparer 😉
    Emmanuelle, merci aussi, j’ai ma liste sur evernote, j’ai rajouté les cases à cocher en face chaque ligne mais je me disais qu’une appli plus simple devais bien exister!
    Hier, j’en ai trouvé une assez sympa avec plein de check-liste déjà existantes que l’on peut modifier et ou l’on peut s’en créer de nouvelles : ladyplans.
    Mais toujours pas de multicolonnes par membre de la famille…
    Encore merci beaucoup les filles de vos conseils en tous cas. Très bonne soirée 😉

  7. Bonsoir
    Mes enfants sont ados et pré ados maintenant mais ils utilisent tjs le meme principe de liste simpliste que j’avais créé sur Excel il y a 10 ans environ. Je ne sais pas utiliser les organisateurs dont vs parlez qui semblent pourtant magiques alors je travaille avec mes moyens.
    1 fichier été et 1 fichier hiver. Il va sans dire que les hivers où ns partions au chaud je leur imprimai la liste été
    3 colones (1 nombre 1 designation 1 pour cocher) qui commençait ainsi
    Slip caleçon (à reunir ds 1 pochette)
    Chaussettes (à reunir ds 1 pochette)
    T shirt chemises polo
    Piscine : Maillot lunettes bonnet (ds plastique)
    Plage : Maillot casquette
    Pantalon
    Short
    SHOES ds sac plastique
    Basquettes sport
    Basquettes ville
    Tongs
    Boots
    Apres ski
    TROUSSE TOILETTE
    Brosse a dents Dentifrice
    Gel douche
    Shampooing
    Gel cheveux
    Creme solaire
    Medicaments
    DIVERS
    ipod
    Devoirs
    Livres…
    Sac de jouets

    Petits, j’inscrivais le nombre de pieces à emporter qu ils preparaient seuls sur le sol et ns remplissions le sac ensemble. Le tableau restait affiché sur chaque porte de chambre jusqu’au départ en guise de mémo.
    Maintenant sur ma consigne du nombre de jours d’absence ils evaluent eux meme les preparatifs et le tableau reste à portee de main jusqu’au depart.
    (Aude peut ajouter 1 colonne en 2nde position et importer des pictogrammes pour ceux qui ne savent pas encore lire ou bien lire).
    Mais vous, jeunes Mamans generation internet, vous trouverez certainement le moyen de faire évoluer ma gestion basique (n’hesitez pas à me la faire partager)
    A vous lire…

  8. Valguki

    Bonjour
    Une astuce : suivre le MOOC gestion de projet : http://gestiondeprojet.pm/mooc-gdp/ tout simplement.
    Formation à la carte mentale, au brainstorming et à toutes les étapes de la gestion de projet. Evidemment, c’est très professionnel mais beaucoup d’éléments sont applicables à toutes sortes de projets et la communauté des apprenants est internationale.
    Prochaine session en septembre mais les cours sont accessibles en ligne et entièrement gratuits. Si si.

  9. Marie

    Merci pour l’astuce, Valguki 😉

  10. Bonjour, je suis aussi adepte des listes pour préparer les sacs de voyage… Je les crée très simplement sur un traitement de texte type word : un fichier par destination (Montagne-été, Bretagne-printemps, Asie sud Est, etc…), une page par personne + une page commune. J’ai aussi une liste spéciale « location » quand on loue un gîte par exemple. J’adapte les fichiers au fur et à mesure que les enfants grandissent,et j’ai l’espoir ainsi de donner plus tard à chacun sa feuille ! Et surtout, j’essaie de mettre à jour au retour de vacances : tel truc qui finalement a manqué, ou enlever ce qui ne sert à rien, car j’aime voyager le plus léger possible avec un minimum de confort… Et pour faire participer les petits, je leur donne à chacun un petit sac à dos, ils prennent les jouets qu’ils souhaitent à condition que ça rentre dans le sac. Et pour faire participer le papa, c’est lui qui gère le sac « audio/câbles/adaptateurs/films/appareils numériques ».
    (Laurence : je travaille au reportage « animalier » du remplissage de la console chez moi… c’est sidérant. Cette fois cela se remplit moins vite que d’habitude parce que j’ai piqué une crise en la rangeant, mais ça se remplit…)

  11. Pour la préparation des bagages, j’illustre les listes car ils connaissent les chiffres (3 ans et 5 ans). Donc il y a le picto culottes, chaussettes et le nombre à côté.
    Ils peuvent ainsi préparer leur valise seuls.
    Leur petit sac à dos, ils ont des instructions précises : 3 jouets, le doudou et 2 livres maximum, sinon ils les remplissent.

    Pour la gestion de projet, j’utilise les principes de GTD de David Allen : cela rejoint ce que dit Laurence.
    J’ai une liste des projets et une liste de la prochaine action par projets. Tout simple et permet d’avancer dans chacun des projets, même si c’est une mini-étape.
    En ce moment, je lorgne sur les « bullet journal » pour avoir une organisation illustrée et motivante.

  12. @ Mère Geek : j’allais justement demander à Laurence son avis sur le Bullet Journal : FBI ou non ???!!! Parce qu’on voit beaucoup de jolies images sur le net mais…. est ce que ça fonctionne niveau organisation ? Je n’envisage pas de le faire pour organiser mon planning (vive l’agenda partagé quand on est en couple et famille nombreuse! ) par contre je me tâte pour le côté « multi projets ». Tous les ans je me pose la question : est-ce que je n’ai qu’un carnet dans lequel je note tout pour tous les projets, ou un carnet par projet ? Dans le premier cas, l’idée du sommaire du Bullet journal est plaisante, mais y a t il réellement des vrais gens de la vraie vie qui tiennent cela à jour ? et dans le second cas, l’éternel problème qu’on a jamais 4 carnets en même temps sur soi, donc toujours le mauvais…
    (sachant que je parle pour les projets pro, pas perso. En perso, ça va : pas des masses de projets, si ce n’est côté tricot et pour ça j’ai un site communautaire qui me sauve la vie).

  13. Lesanimauxdumercredi, tous les exemples de bullet journal que j’ai vus étaient superbes, ravissants. Ce qui m’a fait craindre un effet « rentrée des classes », vous savez? Quand on utilise tous nos jolis feutres sur un cahier tout neuf? Personnellement, la technique ne semble pas me convenir, mais je ne demande qu’à me laisser convaincre 😉
    Je vous conseillerais volontiers de n’avoir qu’un carnet ou cahier pour tous vos projets, une page (ou 3, peu importe) par projet.

  14. Ah oui, le côté rentrée des classes, je vois bien !!! C’est ce que je crains : on ne tient pa sur le long cours… Merci pour votre réponse, c’est vrai qu’un cahier c’est plus pratique ! Par contre je ne peux pas attribuer un nombre de pages à l’avance par projet, c’est le souci. Difficile de prévoir combien de temps le projet va réellement durer, quel est le projet pour lequel je vais faire le plus de dessins, noter le plus de choses… bon, je ne suis pas une multinationale non plus, alors je vais continuer comme ça 😉

  15. @Lesanimauxdumercredi
    Pour ma part j’utilise le system arc de Staples, qui permet d’ajouter et enlever facilement des pages. La perforeuse n’est pas donnée, mais moins chère que celle du système Atoma (qui se vend apparemment surtout en Belgique et au Luxembourg).
    Sinon, il reste la bonne vieille méthode du cahier-classeur ou du filofax 😉

  16. J’avais essayé ce type de système, mais je n’aime vraiment pas dessiner avec des spirales/anneaux… et je n’aime pas le papier. Je reviens à la méthode 1 petit cahier pour les listes, 1 grand pour les projets. Et tant pis, je passe d’un projet à l’autre au fil des pages, mais bon, comme je ne pense pas qu’un jour qqn d’autre se penchera dedans pour écrire ma monographie… ça ira 🙂

  17. Virginie

    Bonjour à chacun-e,
    Parmi mes projets, il y a en a deux qui sont importants en ce moment (à côté des amis, du travail, etc, etc….) :
    1) fabriquer et vivre dans ma tiny house,
    2) obtenir un diplôme par validation d’acquis.
    Le premier projet doit se réaliser dans 2 à 3 ans. En attendant, je fais des plans, je me renseigne sur les différentes possibilités (dimensions, matériaux), la législation, etc. Et surtout, je range, je classe, je trie, je donne, je jette. Je dois dire que le blog et les livres de Laurence me sont très utile de ce point de vue (durée de conservation des documents importants, p.ex.). En effet, passer d’un appartement de 80m2 à une Tiny House de 15m2 nécessite de déduire beaucoup de choses à l’essentiel. Par exemple :
    – Cuisiner tout (ou presque) à la vapeur douce (même le pain ou les cakes, je vous jure que c’est possible). Pas de place pour des robots ménagers encombrants, des machines Cafépresso en permanence sur le plan de travail, etc.
    – Des vêtements qu’on peut porter 8 ou 9 mois par an, qu’on peut assortir facilement.
    – Limiter les ustensiles de ménage au minimum (pas d’aspirateur, pas de lave-vaisselle, des produits multiusages).
    – Idem pour les produits cosmétiques, d’autant plus que l’eau disponible est limitée. Le peeling du corps ? à sec avec une petite brosse en soie de porc. Les soins de la peau ? Huile végétale et huiles essentielles pour parfumer. Pas de loyer, ça veut dire travailler moins ou… avoir les moyens d’aller au SPA ou chez l’esthéticienne de temps en temps 🙂
    – Choisir des meubles pliables, amovibles, multi-usages.
    – Un espace extrêmement bien organisé.
    A terme, ça sera autant de temps que je ne passerai pas à faire le ménage 😀 J’aime bien cette démarche parce qu’elle m’oblige à me centrer sur ce qui me plaît vraiment, surtout en ce qui concerne les activités qui demandent de la place ou du matériel : vais-je garder mes skis et le matériel qui va avec pour 3 à 5 jours de pratique par an ? Et tout ce matériel de bricolage que je garde pour le jour où j’aurai le temps ? Zou, dans un sac pour une amie qui a des enfants.
    Le deuxième projet est particulièrement rébarbatif. La validation d’acquis représente une immense économie (environ 10x moins cher que la formation en présence), mais nécessite de l’endurance. L’essentiel du temps consiste à réunir, trier, classer et référencer des documents qui prouvent qu’on a les compétences requises. Là encore, les astuces de Laurence sont bien utiles (technique du saucisson, planification et to do list), même quand je dois m’interrompre pendant quelques semaines, je sais toujours où j’en suis quand je reprends mon projet.
    Merci pour ce blog, à bientôt !

  18. Bonjour, votre article est vraiment très bien bravo 🙂

    En ce qui me concerne, j’utilise Trello pour m’aider dans ma gestion et planification de projet, c’est très pratique et efficace, je recommande 😉

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