Archives de Catégorie: Coach en organisation

Allez, c’est ta dernière chance avant la sortie

Je manifeste parfois mon indulgence d’une façon étrange. J’ai tendance à vouloir donner une dernière chance aux choses avant de cesser notre relation, si je peux dire.

Dans ma penderie

Ainsi, comme beaucoup de femmes, j’ai plus de vêtements qu’il n’est absolument nécessaire (parce que ça compte, la variété, non?). Mais, à côté de ça, je déteste posséder des habits que je ne porte pas.

En effet, quel serait l’intérêt à garder des tenues non utilisées?

  • Occuper de la place sur une tringle?
  • Me flageller parce que cette robe m’a coûté cher?
  • M’entraîner au pliage à la japonaise?
  • Me donner une (illusoire) sensation d’abondance?
  • Représenter (sans pour autant me permettre de la vivre) ma vie rêvée?

Par conséquent, j’ai un coin de ma penderie qui est réservé aux « Dernière chance avant la sortie ». J’y dépose les vêtements que je n’ai pas portés depuis longtemps et m’oblige à trouver une façon de les utiliser.

Si, au bout de quelque temps (c’est variable, je ne suis pas pour les contraintes excessives, tout de même), je n’ai pas réussi à les combiner, les retoucher moi-même, bref, ils n’ont pas saisi cette dernière chance, tant pis. Ils sortent de chez moi (Ebay ou Relais, dans mon cas). Bien entendu, je suis de bonne foi: si je parviens à trouver un usage à ces vêtements, je me réjouis de les faire revenir avec leurs congénères portés.

Sur ma table de nuit

J’agis de même pour les livres. Les accumuler, comme ça, sans même y toucher, me semble du gâchis (et, en tout cas, de l’encombrement poussiéreux).

J’ai donc un tas des « A lire, sinon… ». Sinon, je vous rassure, rien de grave.

Simplement, je me rappelle qu’il s’agit là de leur dernière chance d’être lus et que si je la laisse passer, ça peut signifier qu’ils n’étaient peut-être pas si importants que ça, finalement. Alors, je les aiderai à partir (délicat euphémisme pour désigner un recyclage).

Ce tas me sert aussi à me discipliner: pas de nouveau livre tant que je n’ai pas donné d’abord leur chance à ceux qui sont empilés.

Ailleurs aussi?

Il me semble qu’on peut faire de même avec les livres de recette par exemple, les équipements de cuisine, le matériel de travaux manuels…

Qu’en pensez-vous, chers lecteurs? Utilisez-vous aussi une technique de ce genre pour maximiser vos possessions ou freiner vos acquisitions?

 

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Question des lecteurs: où mettre toutes les informations que je reçois?

Lyvia me dit

« ... J’ai cependant une petite question : j’ai un agenda et un Cahier d’actions.
J’ai trouvé intéressant d’utiliser mon Cahier d’actions de la manière suivante :
– page de GAUCHE la liste en continu pour le PERSO
– page de DROITE la liste en continu pour le PRO
Comme çà j’ai une vue d’ensemble, le pro et le perso, mais aussi je ne peux regarder que le pro ou que le perso !

Ma question est la suivante : J’ai plein d’infos qui arrivent au fur et à mesure de la journée (en général au travail, mais ce peut être pour les 2), si ce sont des choses à faire, je les notes dans ma liste d’action, cependant des fois ce ne sont que des informations, des notes à garder, etc… Que dois-je en faire ?! Où les noter pour les conserver, toujours les avoir à porté de main si besoin ??

Et deuxième question : Ces mêmes informations au fur et à mesure de la journée, elles peuvent se rapporter à différents projets/dossiers que je traite.
Alors jusque là, je les notais sur un carnet, puis un post it, puis là, etc… donc pas efficace du tout ; et je suis un peu perdue sur la manière de fonctionner pour tout çà ! »

 

D’abord, Lyvia, votre découpage de cahier  Gauche/Droite  Perso/Pro me semble une bonne idée.

D’autres solutions sont possibles, mais si celle-là vous convient bien, on garde.

Ensuite, oui, trois fois oui, pour l’écriture des actions à faire à partir d’une information reçue.

Pour votre question concernant les informations qui vont servir (ou pas) à différents projets/dossiers, voici ce que je vous propose:

Quand une information tombe entre vos mains expertes, posez-vous la question magique

A quelle occasion en aurai-je besoin? Pour faire quoi?

Cas N° 1: Pff, aucune idée

Si vous ne savez pas répondre, cette information peut être tranquillement jetée.

En effet, si vous la gardez mais ne savez pas à quoi elle va vous servir, vous allez, au choix:

  1. la laisser traîner sur votre bureau, au risque de créer un bazar inutile ou
  2. la ranger n’importe où, au risque de ne pas la retrouver ou
  3. la dupliquer frénétiquement en vous disant « au cas où… », ce qui créera, n’en doutez pas, la même situation qu’au N°1 ci-dessus.

Cas N° 2: Dossier X uniquement

Si vous savez répondre à ma question magique, par exemple ainsi: « cette information me servira pour le dossier X », elle est évidemment à placer dans le dossier X (que celui-ci soit numérique ou papier, peu importe, même combat).

Cas N° 3: Dossier X et Y et Z et ….

Si vous savez répondre, par exemple ainsi: « cette information me servira pour le dossier X et pourrait aussi me servir pour le dossier Y, voire pour le dossier Z qui démarrera dans 3 mois », cela signifie que vous devez créer un Dossier de Référence dans lequel vous mettrez cette information aussi longtemps que vous pensez qu’elle vous sera utile.

Voici quelques exemples de documents de référence, selon votre métier: votre planning d’opérations, les coordonnées de vos collègues, les conditions générales de vente, votre modèle de diapos PPT ou de lettre-type, des procédures, le calendrier des vacances scolaires, les coordonnées des fournisseurs avec lesquels vous travaillez régulièrement, les dates de congés des uns et des autres si ce n’est pas régulier, vos check-lists d’événements récurrents etc…

Cas N° 4: Juste une fois

Si vous savez répondre à ma fameuse question magique, par exemple ainsi: « cette information me servira juste le temps que je rappelle M. Durant », elle peut être écrite sur votre cahier à la suite de votre action « Appeler M. Durant » ou, si elle est plus conséquente (gros dossier, chemise bien pleine, contrat…), placez-la dans une bannette Action  uniquement destinée à cela, juste sous votre nez, à côté de votre cahier. Elle y restera jusqu’à ce que vous ayez eu M. Durant au téléphone.

En conclusion, pour mémoire, la question magique: A quelle occasion vais-je avoir besoin de cette information?

Pour aller plus loin, vous aimerez peut-être vous (re)plonger dans ces articles:

 

 

 

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2018: vers la sérénité?

Je voudrais vous souhaiter une année 2018 sereine, à ma façon.

La sérénité, je la conçois ainsi*, en plusieurs étapes:

Réfléchir seul ou à plusieurs à nos objectifs dans les 3 à 6 mois à venir

Sans objectif, on risque d’être perpétuellement déçu des événements ou de nos (absences d’) actions. Tendance à papillonner et procrastination nous guettent d’autant plus qu’on ne sait pas où on veut aller.

Choisir ses priorités, ça veut aussi dire « non » aux autres sollicitations: mais si, c’est possible. C’est même indispensable.

Repérer ce qui pourrait freiner l’atteinte de ces objectifs et tenter d’en venir à bout

Des papiers en désordre, des emails qu’on ne retrouve plus, des occasions ratées, un peu trop de Fausses Bonnes Idées dans votre environnement, une difficulté à passer à l’action, des croyances bizarres… en voilà des freins!

Repérer ce qui pourrait faciliter l’atteinte de ces objectifs et trouver les actions qui vont dans le bon sens

Couper l’herbe sous le pied de sa procrastination, mettre en place un système de classement qui nous permet de tout retrouver,  acheter l’un de ces excellents guides écrits tout exprès, comprendre que tout repose sur des petites actions quotidiennes, s’organiser enfin, voire s’inscrire à une formation

Fédérer les personnes qui pourraient nous aider à atteindre ces objectifs

Vos proches, bien sûr. Commençons par eux. Un écureuil se cache (façon de parler) parmi eux? C’est tout de même jouable.

Rester souple pour pouvoir tenir compte des inévitables imprévus

Ce n’est pas en décrétant « je me bloque trois heures pour m’occuper du dossier X » ou « il faut absolument … » que tout se passera comme prévu.  Alors, il vaut mieux se tourner vers la to-do list continue.

… Et se faire confiance

Vous avez remarqué qu’une année sereine ne veut pas dire une année mollassonne, à ne rien faire. En tout cas, de mon point de vue. Et justement, chers lecteurs, ce serait quoi, pour vous, une année sereine?

* bien entendu, rien ne vous empêche de vous mettre à la méditation, au yoga , aux quatre accords toltèques de Miguel Ruiz et à la communication non violente: ça aussi, ça aide à la sérénité.

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Pourquoi nos listes de tâches n’avancent-elles pas à la même vitesse?

Aurélie me faisait remarquer que ses listes de tâches au travail avancent (descendent? se font cocher?) plutôt vite et bien mais qu’il n’en va pas de même pour sa liste de tâches à faire à la maison. Mais pourquoi diable? Comment se fait-ce?

Plusieurs pistes possibles:

De l’art de s’accommoder des contraintes

En général, au travail, on évolue avec davantage de contraintes: date-limite, réunion, demande des clients, impératifs provenant d’autres services… Du coup, nous sommes en quelque sorte obligés d’avancer, de faire les choses. Ce qui maintient un rythme soutenu et régulier de « tiens, et encore une tâche cochée, YES! ». En revanche, moins de contraintes dans la vie privée = moins de tâches cochées. Après tout, qui va venir vous tirer les oreilles si vous n’êtes pas allée courir mardi soir ou si la serpillère n’est pas passée dimanche? Personne, j’espère.

Je trouve donc tout à fait normal que la liste « travail » soit cochée avec plus de diligence que la liste « maison ».

De cette manie qu’on a d’avoir les yeux plus gros que le ventre

Il se peut que, pleine de bonnes intentions (ah là là, vous aussi?), vous soyez un poil trop ambitieuse.

Autrement dit, vous notez plein de choses sur votre cahier, en étant persuadée que le simple fait de les écrire va les rendre plus probables. Bien sûr, puisque c’est écrit, c’est censé être motivant, non?

Eh non. Il faut un ingrédient supplémentaire, plus subtil: la notion d’engagement.

C’est-à-dire qu’au moment d’écrire une tâche, il faut être convaincu qu’elle est importante, qu’elle mérite d’être faite. Tiens, par exemple: jamais au grand jamais je ne noterais « perdre 3 kilos » sur ma liste. D’abord, c’est vrai que ce n’est pas tout à fait une « tâche ». C’est plus une intention. Et un peu vague en plus. Et à laquelle je ne crois guère, tout bien pesé (c’est le cas de le dire), vu qu’en plus, on approche des fêtes.

Donc, faites maigrir (mais qu’est-ce que j’ai avec ça, moi?) votre liste. N’y notez que des tâches sur lesquelles vous vous engagez vraiment.

De la technique des petits pois pas

Peut-être aussi, pour aller vite, notez-vous des tâches trop « dodues » (allez, encore un petit truc comme ça et j’arrête les métaphores nourricières). J’entends par là que « Acheter les cadeaux de Noël » ressemble à une tâche, c’est vrai. Mais pour pouvoir la réaliser, encore faut-il savoir ce qu’on va acheter. Et du coup, « Acheter les cadeaux de Noël » met du temps à être cochée. Parce qu’en réalité votre tâche devrait plutôt être « Appeler Pascale pour lui demander ce qui ferait plaisir à Bastien ».

Décortiquez, chers lecteurs (tiens, comme le homard ou les crevettes. Ok, je sors).

A propos de décortiquage, vous aimerez sans doute lire cet article sur les to-do lists vraiment utiles. Et celui-ci devrait vous aider également: on y parle de l’intérêt de décloisonner vie privée et vie pro.

 

 

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Réseaux sociaux d’entreprise: bénédiction ou cauchemar?

Cet article du Monde a forcément attiré mon attention.

Et j’ajoute (avec une pointe de cynisme, à la lumière de ce que j’entends dans mes formations):

  • quand on reçoit plus de 100 mails par jour, on n’a peut-être pas envie d’être (en plus) en interaction permanente, avec toutes ces notifications qui nous empêchent de nous concentrer.
  • préférer les interactions avec son chef plutôt qu’avec les autres  équipes signifie qu’on sait bien gérer ses priorités. Car… avec qui se déroule notre entretien annuel, hm?

Du coup, posons-nous la question: après l’open space, la messagerie d’entreprise est-elle devenue la FBI à la mode?

Dites-moi, chers lecteurs, comment se passe la communication dans votre entreprise? Messagerie, chat, machine à café?

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Question des lecteurs: comment m’organiser dans mon travail?

Valérie me dit: « Comme beaucoup, je découvre votre blog et le trouve hyper intéressant (merci, comme c’est gentil!). Je l’ai découvert en recherchant des méthodes d’organisation au travail.
Pourriez-vous m’aider ? Je travaille en bibliothèque et je gère plusieurs dossiers en même temps : les animations actuelles, les animations futures, les dossiers de ddes de subventions… en outre, je dois prévenir la hiérarchie, les collègues (TP, 80%, 50% sans compter les absences en arrêt maladie) in situ et celles dans les annexes. Bref, beaucoup d’infos à transmettre, à demander l’avis de… Et me souvenir de l’avoir fait !
Jusqu’à présent je fonctionne avec des papiers volants mais ça vole… et ça se disperse. J’ai essayé le classeur avec onglets, pas pratique à transporter…
Quel type d’organisation vous inspire mon travail ?
Bien cordialement,
Valérie »

Pour schématiser, Valérie, vous avez trois types de choses à « gérer »: les informations relatives à vos projets, vos actions et les informations « transversales ».

Les informations liées à vos projets

Exemple de projet: l’animation du 22 janvier prochain.

Exemple d’informations liées à ce projet: les échanges par mail que vous avez eu avec deux intervenants potentiels pour cette date-là.

Votre organisation: dès qu’un projet se dessine (suite à une réunion, à une idée que vous avez eue, etc.), créez immédiatement

  1. Une chemise cartonnée avec le nom du projet écrit en gros
  2. Un dossier dans vos mails, portant le même nom
  3. Eventuellement un dossier sur votre disque dur, portant le même nom (si vous savez que vous créerez ou enregistrerez différents documents Word, Excel, Powerpoint ou autre)

Ainsi, vous  avez maintenant vos emplacements tout prêts à recevoir les différentes informations sous forme papier ou numérique.

Vos actions

A chaque étape de vos projets, vous avez des actions à faire.

Exemple: informer Brigitte que vous avez choisi tel intervenant et lui transmettre son devis.

Pour ne rien oublier, je vous recommande de posséder deux outils, au format papier ou numérique, à votre guise. Ces deux outils sont

  1. un agenda
  2. une liste d’actions. Elles ne sont pas liées à une date-limite impérative mais il faut quand même les faire dès que possible.

Vous avez raison de noter un maximum de choses. Encore faut-il les noter sur l’un ou l’autre de ces outils, si ce sont bien des actions. Et cocher, une fois que c’est fait: c’est tellement jouissif!

Je vous recommande de vous déplacer avec votre agenda et votre cahier lorsque vous allez voir un(e) collègue.

Les informations « transversales » ou « de référence »

Une information transversale n’est pas liée à un seul projet mais, au contraire,  elle sert  à plusieurs d’entre eux.

Exemple d’information transversale: l’emploi du temps de Carole, qui est en temps partiel. Or Carole est impliquée dans quelques uns de vos projets. Ou encore le planning des animations du 1er trimestre, tel qu’on l’a décidé en réunion.

Ce type d’informations doit être placé dans un endroit spécifique, facile d’accès: une chemise, un affichage sur votre mur, un porte-vue, un dossier sur votre disque dur… où vous voulez, mais pas mélangé avec le reste.

Si j’étais vous, je placerais au même endroit toutes les informations transversales, avec mes contacts, mes codes d’accès, bref tout ce dont quelqu’un qui prendrait mon poste aurait besoin pour s’y retrouver.

Feuilles volantes et autres Post-it

Je n’ai rien contre les notes adhésives et les feuilles volantes. A condition de les identifier comme appartenant à l’une des trois catégories ci-dessus. Et donc, plusieurs fois par jour, il s’agit de les placer (ou de les transcrire si ce sont des actions) au bon endroit.

Ce qui nous amène au…

Rangement du bureau

Cet article à base de métaphore ovine est toujours d’actualités. A vos moutons, Valérie!

Et pour finir, ceci, pour qu’on ne médise plus jamais des moutons.

 

 

 

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Un slasheur sachant slasher….

… a intérêt à s’organiser. Démonstration sur le site Slasheurs.fr sur lequel je me suis posée cette semaine. Merci Héloïse!

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Comment se servir efficacement d’un agenda?

C’est le commentaire de Cathie qui m’a interpellé sur ce sujet. Elle dit, fort justement, que si on inscrit la date-limite sur son agenda et qu’il nous arrive un imprévu, par exemple, on se retrouve obligé de faire les choses au dernier moment.  Pour palier cette difficulté, que peut-on faire?

1- Tricher sur la date-limite

Au lieu d’indiquer le 23 octobre (vraie date-limite), on note l’événement quelques jours avant.

Avantage de cette technique: ça laisse de la marge, c’est prudent

Inconvénient: si on a besoin d’un suivi quelconque, impossible de de se souvenir de la date exacte, puisqu’on a triché

Conclusion: je ne recommande pas cette technique.

2- Noter à plusieurs endroits, au besoin en recopiant

On note la date-limite sur son agenda, puis on la gribouille sur un Post-it et on se la re-note sur le cahier quand la date approche. Ou tout ça, mais dans un ordre différent.

Avantage de cette technique: ah ça, on ne risque pas d’oublier! A force d’écrire et ré-écrire, ça finit par être bien inscrit dans notre mémoire

Inconvénient: augmentation du stress et perte de temps (recopiages incessants)

Conclusion: stress + perte de temps = où sont l’efficacité et la sérénité, là-dedans, je vous le demande?

3- Distinguer l’événement proprement dit des actions nécessaires

Prenons l’exemple des fêtes de fin d’année (qui approchent, je ne voudrais pas vous stresser, chers lecteurs, mais… tout de même… ça approche. Bref).

Si vous indiquez sur votre agenda, au 24 décembre: « Noël », c’est très bien. Mais ça ne suffit pas pour obtenir un Noël réussi. Parce que la question se pose alors: que faire de toutes les actions menant à Noël? Exemples: invitations? Où? Qui apporte quoi? Cadeaux? Menu? Courses? Et j’en passe…

Considérons que « Noël Réussi » est un projet (plus à ce sujet ici). Quelle est la première action que je dois faire pour entamer ce projet? Celle qui « débloquera » tout le reste? Après réflexion, je découvre qu’il faut avant tout que j’appelle Marie-Claire pour connaître ses dates de disponibilité parce qu’elle est commerçante et qu’elle travaille pendant les fêtes de fin d’année. Nous devrons donc choisir la date du repas familial en fonction d’elle.

Cette action « Appeler Marie Claire » doit-elle être faite à une date précise (sous peine de faire rater mon projet)?

Si oui, je vais la noter sur mon agenda. Mettons au 24 novembre.

Pourquoi ai-je choisi le 24 novembre (me demande Phèdre en commentaire)? Parce qu’appeler Marie-Claire avant cette date ne sert à rien (elle n’aura pas encore son planning).  Et puis, à partir du 25 novembre, entre mes propres emplois du temps professionnel et familial, c’est moi qui n’aurai plus le temps de l’appeler! De plus, si je veux pouvoir planifier tout le reste du « projet » et prévenir toute ma smala dans des délais raisonnables, la date idéale, par rapport à toutes ces contraintes, est le 24 novembre.

Donc, on se retrouve avec deux choses notées sur l’agenda: l’événement « final » et l’action nécessaire au démarrage.

En revanche, si je ne suis pas à quelques jours près, pour l’appeler, je vais alors noter l’action « Appeler Marie-Claire » sur mon cahier d’actions.

Avantage de cette technique: les choses ne sont notées qu’une seule fois et à un seul endroit (cahier ou agenda)

Inconvénient: réfléchir en termes d’action et relire tous les jours agenda et cahier (discipline!)

Conclusion: je suis partiale,  cette technique est précisément celle que je recommande dans mes formations et dans Apprendre à s’organiser, c’est facile

 

 

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On s’allège le quotidien

« Penser à tout, tout le temps, pour les autres, c’est épuisant. Conseils et astuces de pros pour mieux anticiper, impliquer et déléguer sans culpabiliser! » . A lire l’article d’ Isabelle Soing dans le numéro de novembre d’Avantages.

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Résultat du concours photo « le tiroir à machins »

moutons2_championAh ça, on peut dire que vous avez joué le jeu. Et que je t’envoie des photos compromettantes, et que je t’analyse les contenus des photos des autres et que je vote et que je commente… excellent, tout ça. En voilà des lecteurs de blog impliqués!

Quant à l’auteure dudit blog, je dois avouer que je frétillais grave. Quels tiroirs! Quels admirables laisser-allers, collections d’aucazous, absences complètes de logique! Je trouve que ça fait du bien, moi, de voir les tiroirs des autres.

Bref, voici le résultat de notre concours d’automne.

Chère photo N°5, c’est vous qui avez gagné. Bravo!

Contactez-moi à  laurence.einfalt@agence-jara.com et je vous enverrai le guide de votre choix.

Et bien sûr, un grand merci à tous les lecteurs qui ont participé à ce concours.

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