Archives de Catégorie: Coach en organisation

Pourquoi et comment on nous garde captifs

Comment se fait-il que nous n’ayons apparemment aucun recul sur nos pratiques? Pourquoi reste-t-on collé à cet écran?

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Organiser les vêtements d’enfants récupérés

via the Organized Home

Voix N°1 (amie): tiens, Céline, je te donne les vêtements taille 1 an dans lesquels ma grande ne rentre plus. Merci qui?

Voix N°2 (mamie): regarde, Céline ce que j’ai trouvé. C’est mignon, non? J’ai pris plus grand, comme ça elle le portera longtemps…

Voix de Céline: Oui, merci beaucoup, c’est très gentil d’avoir pensé à mon bébé à naître. Mais, je n’ose pas vous dire: comment vais-je faire pour m’y retrouver dans toutes ces tailles en attendant que ma descendante ait l’âge adéquat?

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Nouvelle page Facebook pour « S’organiser, c’est facile »

Quelques soucis techniques  sur Facebook (dont certains ont été témoins, ce me semble) + l’envie de mieux communiquer avec vous, chers lecteurs = une nouvelle page Facebook pour « S’organiser, c’est facile ».

  • Si vous êtes déjà abonnés à la page « historique », il vous faudra vous abonner à la nouvelle (ce qui serait très sympa, merci beaucoup). Pour cela, vous avez juste à cliquer sur le lien FB dans la colonne de gauche de ce blog.
  • Si vous avez un doute « suis-je sur la vieille ou la nouvelle page? », une astuce: la nouvelle page s’appelle « S’organiser (virgule) c’est facile. L’ancienne n’avait pas cette virgule.
  • Et puis, si nous sommes déjà amis, vous recevrez évidemment une invitation. Vous connaissez le principe.

A bientôt.

 

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Sondage: êtes-vous hyperstressés au travail?

Voyons si vous répondez comme les 32 000 personnes interrogées par le cabinet Stimulus* au sujet de leur stress au travail.

Il se trouve que ma formation « S’organiser pour booster son efficacité » répond exactement aux situations décrites par ce cabinet.

Alors, si vous avez coché toutes les cases, on se voit bientôt?

* Etude citée par le N° de mai 2018 de Santé Magazine

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Et en rythme, s’il vous plaît (ou Comment tirer parti de ses propres capacités)

Aujourd’hui, parlons rythme, si vous voulez bien. Et voilà, c’est reparti, vous dites-vous à mi-voix. Qu’est-ce qu’elle a encore été chercher, la dame du blog, pour nous amener une de ses idées saugrenues? On va danser, maintenant? Non, chers lecteurs (encore que, si on en croit La Fontaine,…).

En fait, je vous propose de scruter de près votre niveau d’énergie dans une journée. Avec quel rythme vous vous mettez en route le matin, démarrez l’après-midi ou encore pétillez le soir.

Etre organisé (je rappelle que c’est tout de même un peu l’objectif de ce blog et non pas réviser vos fables ou apprendre à jouer à saute-mouton), c’est atteindre ses objectifs avec un minimum d’efforts. S’organiser, c’est, par conséquent

  • être capable de profiter de son énergie pour attaquer en pleine forme ce qui nous demande un effort. Car il ne sert à rien de « se mettre des coups de pied aux fesses » pour faire une tâche alors qu’on est tout simplement épuisé.
  • réserver exprès les tâches peu gourmandes en capacité mentale pour nos heures creuses. Ainsi, même un peu « mou du genou », on arrive tout de même à faire des choses.

C’est ce qu’on appelle optimiser son temps, tout simplement.

Etape 1: repérer son rythme quotidien naturel

Suis-je « du matin » ou « du soir »?

Quand je demande à mes étudiants s’ils pensent être « du matin » ou « du soir », à 95% ils me répondent comme une évidence: du soir! Oui, je sais, jeunes gens fougueux, vous préférez commencer votre journée à 14h, à cause des fêtes bien arrosées, des web séries que vous suivez et des jeux videos.

Je devrais plutôt poser la question ainsi: si vous devez vous concentrer vite et bien, à quel moment cela est-il le plus facile pour vous?

La réponse vous donne le moment de la journée le plus favorable pour attaquer les tâches compliquées, celles qui vous demandent beaucoup d’énergie.

Pour certains, ce sera des tâches de vérification précise (tableaux de données, pointages); pour d’autres, des tâches de réflexion (réfléchir à une définition de poste, préparer les grandes lignes d’une présentation); pour d’autres enfin, des tâches à contenu émotionnel (appeler un client difficile, recadrer quelqu’un…).

On en déduit que les autres moments de la journée devront être destinés à d’autres types de tâches. Par exemple: faire ses notes de frais, chercher de l’information sur son CPF (comment? Vous ne savez pas que vous possédez un Compte Personnel de Formation?), ranger un peu son bureau, lire la dernière newsletter de l’entreprise, passer ses appels personnels (seulement les indispensables, OK?)…

Etape 2: repérer ses erreurs

Vous êtes peut-être victime, bien malgré vous, de ces deux erreurs:

  • Attendre que tout le monde soit parti pour vous mettre aux travaux de réflexion. Certes, vous êtes au calme, mais certainement pas au mieux de votre énergie. Et puis, même si on est très impliqué dans son travail, veut-on finir tous les soirs à 21h?
  • Gérer toutes les urgences dès l’arrivée au bureau, être obligé de zapper le déjeuner pour finir épuisé et en hypoglycémie vers 16 h. Où vous vous traînerez entre grignotage de paquets de biscuits et surfing sans but sur le net (selon la façon dont vous avez positionné votre écran par rapport à la porte d’entrée).

Etape 3: la solution, en rythme (et en couleur)

Je vous recommande de démarrer votre journée par les tâches que vous vous êtes vous-même planifiées (une belle FBI pour vous convaincre). Si vous avez noté « en dur » sur votre agenda « Appeler Jean-Pierre du contrôle de gestion », ce n’est pas pour rien: c’est bien parce que c’est le BON jour pour appeler ce cher JP.  Faites un maximum de ces tâches-là avant d’aller regarder vos mails entrants (un article inspirant pour vous convaincre).

A présent, suivez le code couleur: en rose, pour ceux qui sont « du matin ». En bleu, pour ceux qui sont de l’après-midi ou du soir.

Après avoir travaillé le plus possible sur VOS priorités, comme indiqué ci-dessus, foncez sur cette messagerie que vous adorez et craignez en même temps. Démarrez maintenant les tâches à forte concentration/faciles.

Faites une courte/longue pause quand votre ventre commence à gargouiller.

Retournez travailler sur les tâches compliquées/faciles.

Déjeuner: personne ne zappe, même si on déjeune en solo.

Continuez le plus possible sur les tâches que vous vous êtes vous-même planifiées, si vous n’avez pas tout coché ce matin. De préférence, placez maintenant les tâches faciles/tâches à forte concentration.

Retournez sur votre messagerie.

Faites une longue pause si vous sentez que votre concentration commence à s’effilocher. Si nécessaire, faites une courte pause.

Continuez à travailler comme vous le sentez jusqu’à la fin de votre journée de travail.

Puis, quittez votre travail et maintenant, zumba, et en rythme, s’il vous plaît!

 

 

 

 

 

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S’affirmer en tant que femme au travail (dans un environnement majoritairement masculin)

C’est le titre de la conférence/atelier que j’anime le samedi 10 mars, de 11h00 à 12h30 à la médiathèque François Mitterrand des Ulis (91).

En ce qui me concerne, c’est évidemment du vécu: de l’aéronautique à l’édition de logiciels, en passant par la radioprotection, j’ai toujours évolué dans un environnement professionnel majoritairement masculin. J’ai appris (par essais et erreurs, on peut bien le dire) à m’affirmer.

Mais je ne suis pas la seule. C’est pourquoi j’aurai le plaisir de co-animer cette conférence avec Karine Bocchialini, Directrice adjointe de l’Institut d’Astrophysique Spatiale et enseignante-chercheuse.

Je crois que nous aurons beaucoup de choses à nous dire, ce samedi-là… nous vous attendons nombreux et nombreuses.

L’entrée est libre et gratuite.

Si vous venez en voiture, je vous suggère de vous garer au parking souterrain gratuit de la Place de la Liberté.

 

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Votre boîte de réception n’est pas une bonne to-do list

Votre boîte de réception n’est pas une bonne to-do list parce que:

  • vos actions à faire sont mélangées avec d’autres informations, ce qui rend difficile leur identification,
  • malheureusement, les objets des mails reflètent rarement leur contenu: il vous faut alors vous souvenir de ce que vous deviez faire au juste pour chacun d’entre eux, ce qui vous oblige à fournir un effort de mémoire supplémentaire,
  • vous êtes distraits par les nouveaux mails qui arrivent pendant que vous vous débattez avec les anciens.

Mais alors, que faire?

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C’est comment chez vous? Ce qui arrive quand je fais de la place pour les travaux

Je m’étais toujours dit que, quand mes filles quitteraient la maison, je pourrai remettre les lieux au goût du jour et raviver un peu ma maison. Rien de grande envergure: juste les plafonds, les murs et le sol de certaines pièces. Le genre de choses qu’on ne peut faire que quand les enfants ont fini de coller, oui, de coller-à-la-vraie-colle des posters sur les murs et de moucheter la moquette avec de la peinture acrylique parce que certaines sont en école d’art, n’est-ce pas, ou que d’autres se font des « make ups » de folie pour leurs fans sur Facebook avec des produits de maquillage de professionnelle des effets spéciaux *. Bref.

Le projet

Dégager de la place pour les travaux. OK, facile. Vider les meubles, vider la bibliothèque, tout déplacer. Ca ne devrait pas être trop dur; ce n’est pas comme si j’étais conservatrice et que je n’évaluais pas régulièrement mes possessions.

Aujourd’hui, mon salon ressemble à ça

Faux, madame l’organisatrice professionnelle!

La dure réalité

C’est en déplaçant tout ça que je me suis rendue compte que je vivais malgré tout dans l’illusion.

Mais qu’est-ce que c’est que tous ces objets dont je ne me sers jamais? Une fois sortis de leur contexte (comprendre: sortis de leur rangement bien douillet), ils semblent bien moins attractifs, vieillots, redondants. Ils sont maintenant exposés à la vue, encombrant pesamment le dessus des placards de la cuisine, les plans de travail,etc.

Mais de combien de grands plats « d’apparat » ai-je vraiment besoin?

 

Et, quelle horreur! Ils me font penser à ce que j’ai éprouvé en contemplant avec mes frère et soeur le contenu des placards de mes parents quand ils sont partis en maison de retraite: « Ah? Ils avaient tout ça? On ne l’aurait jamais cru, ils ne s’en servaient jamais… »

Des verrines moches, des bougeoirs…

 

Dans les cartons, en bas, des MILLIERS de verres (en tout cas, c’est l’impression que j’ai eu quand j’ai dû tous les emballer)

 

Ah et j’ai trop de plantes aussi. Mais ça, pas touche! On n’en a jamais trop (comme dirait Ecureuil 1er en parlant de ses livres).

Chers lecteurs, que vous évoque cet article? A quelle occasion revoyez-vous d’un oeil neuf vos objets, même s’ils sont pieusement rangés dans des placards qui ne débordent même pas?

*Mais non, Petite Dernière, je ne parle pas de toi, voyons. Mais enfin, si tu me lis, j’aimerais bien que tu me dises quel est ce truc noirâtre que tu as vraisemblablement projeté au mur. Pas du faux sang, j’espère?

 

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Allez, c’est ta dernière chance avant la sortie

Je manifeste parfois mon indulgence d’une façon étrange. J’ai tendance à vouloir donner une dernière chance aux choses avant de cesser notre relation, si je peux dire.

Dans ma penderie

Ainsi, comme beaucoup de femmes, j’ai plus de vêtements qu’il n’est absolument nécessaire (parce que ça compte, la variété, non?). Mais, à côté de ça, je déteste posséder des habits que je ne porte pas.

En effet, quel serait l’intérêt à garder des tenues non utilisées?

  • Occuper de la place sur une tringle?
  • Me flageller parce que cette robe m’a coûté cher?
  • M’entraîner au pliage à la japonaise?
  • Me donner une (illusoire) sensation d’abondance?
  • Représenter (sans pour autant me permettre de la vivre) ma vie rêvée?

Par conséquent, j’ai un coin de ma penderie qui est réservé aux « Dernière chance avant la sortie ». J’y dépose les vêtements que je n’ai pas portés depuis longtemps et m’oblige à trouver une façon de les utiliser.

Si, au bout de quelque temps (c’est variable, je ne suis pas pour les contraintes excessives, tout de même), je n’ai pas réussi à les combiner, les retoucher moi-même, bref, ils n’ont pas saisi cette dernière chance, tant pis. Ils sortent de chez moi (Ebay ou Relais, dans mon cas). Bien entendu, je suis de bonne foi: si je parviens à trouver un usage à ces vêtements, je me réjouis de les faire revenir avec leurs congénères portés.

Sur ma table de nuit

J’agis de même pour les livres. Les accumuler, comme ça, sans même y toucher, me semble du gâchis (et, en tout cas, de l’encombrement poussiéreux).

J’ai donc un tas des « A lire, sinon… ». Sinon, je vous rassure, rien de grave.

Simplement, je me rappelle qu’il s’agit là de leur dernière chance d’être lus et que si je la laisse passer, ça peut signifier qu’ils n’étaient peut-être pas si importants que ça, finalement. Alors, je les aiderai à partir (délicat euphémisme pour désigner un recyclage).

Ce tas me sert aussi à me discipliner: pas de nouveau livre tant que je n’ai pas donné d’abord leur chance à ceux qui sont empilés.

Ailleurs aussi?

Il me semble qu’on peut faire de même avec les livres de recette par exemple, les équipements de cuisine, le matériel de travaux manuels…

Qu’en pensez-vous, chers lecteurs? Utilisez-vous aussi une technique de ce genre pour maximiser vos possessions ou freiner vos acquisitions?

 

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Question des lecteurs: où mettre toutes les informations que je reçois?

Lyvia me dit

« ... J’ai cependant une petite question : j’ai un agenda et un Cahier d’actions.
J’ai trouvé intéressant d’utiliser mon Cahier d’actions de la manière suivante :
– page de GAUCHE la liste en continu pour le PERSO
– page de DROITE la liste en continu pour le PRO
Comme çà j’ai une vue d’ensemble, le pro et le perso, mais aussi je ne peux regarder que le pro ou que le perso !

Ma question est la suivante : J’ai plein d’infos qui arrivent au fur et à mesure de la journée (en général au travail, mais ce peut être pour les 2), si ce sont des choses à faire, je les notes dans ma liste d’action, cependant des fois ce ne sont que des informations, des notes à garder, etc… Que dois-je en faire ?! Où les noter pour les conserver, toujours les avoir à porté de main si besoin ??

Et deuxième question : Ces mêmes informations au fur et à mesure de la journée, elles peuvent se rapporter à différents projets/dossiers que je traite.
Alors jusque là, je les notais sur un carnet, puis un post it, puis là, etc… donc pas efficace du tout ; et je suis un peu perdue sur la manière de fonctionner pour tout çà ! »

 

D’abord, Lyvia, votre découpage de cahier  Gauche/Droite  Perso/Pro me semble une bonne idée.

D’autres solutions sont possibles, mais si celle-là vous convient bien, on garde.

Ensuite, oui, trois fois oui, pour l’écriture des actions à faire à partir d’une information reçue.

Pour votre question concernant les informations qui vont servir (ou pas) à différents projets/dossiers, voici ce que je vous propose:

Quand une information tombe entre vos mains expertes, posez-vous la question magique

A quelle occasion en aurai-je besoin? Pour faire quoi?

Cas N° 1: Pff, aucune idée

Si vous ne savez pas répondre, cette information peut être tranquillement jetée.

En effet, si vous la gardez mais ne savez pas à quoi elle va vous servir, vous allez, au choix:

  1. la laisser traîner sur votre bureau, au risque de créer un bazar inutile ou
  2. la ranger n’importe où, au risque de ne pas la retrouver ou
  3. la dupliquer frénétiquement en vous disant « au cas où… », ce qui créera, n’en doutez pas, la même situation qu’au N°1 ci-dessus.

Cas N° 2: Dossier X uniquement

Si vous savez répondre à ma question magique, par exemple ainsi: « cette information me servira pour le dossier X », elle est évidemment à placer dans le dossier X (que celui-ci soit numérique ou papier, peu importe, même combat).

Cas N° 3: Dossier X et Y et Z et ….

Si vous savez répondre, par exemple ainsi: « cette information me servira pour le dossier X et pourrait aussi me servir pour le dossier Y, voire pour le dossier Z qui démarrera dans 3 mois », cela signifie que vous devez créer un Dossier de Référence dans lequel vous mettrez cette information aussi longtemps que vous pensez qu’elle vous sera utile.

Voici quelques exemples de documents de référence, selon votre métier: votre planning d’opérations, les coordonnées de vos collègues, les conditions générales de vente, votre modèle de diapos PPT ou de lettre-type, des procédures, le calendrier des vacances scolaires, les coordonnées des fournisseurs avec lesquels vous travaillez régulièrement, les dates de congés des uns et des autres si ce n’est pas régulier, vos check-lists d’événements récurrents etc…

Cas N° 4: Juste une fois

Si vous savez répondre à ma fameuse question magique, par exemple ainsi: « cette information me servira juste le temps que je rappelle M. Durant », elle peut être écrite sur votre cahier à la suite de votre action « Appeler M. Durant » ou, si elle est plus conséquente (gros dossier, chemise bien pleine, contrat…), placez-la dans une bannette Action  uniquement destinée à cela, juste sous votre nez, à côté de votre cahier. Elle y restera jusqu’à ce que vous ayez eu M. Durant au téléphone.

En conclusion, pour mémoire, la question magique: A quelle occasion vais-je avoir besoin de cette information?

Pour aller plus loin, vous aimerez peut-être vous (re)plonger dans ces articles:

 

 

 

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