Comment se servir efficacement d’un agenda?

C’est le commentaire de Cathie qui m’a interpellé sur ce sujet. Elle dit, fort justement, que si on inscrit la date-limite sur son agenda et qu’il nous arrive un imprévu, par exemple, on se retrouve obligé de faire les choses au dernier moment.  Pour palier cette difficulté, que peut-on faire?

1- Tricher sur la date-limite

Au lieu d’indiquer le 23 octobre (vraie date-limite), on note l’événement quelques jours avant.

Avantage de cette technique: ça laisse de la marge, c’est prudent

Inconvénient: si on a besoin d’un suivi quelconque, impossible de de se souvenir de la date exacte, puisqu’on a triché

Conclusion: je ne recommande pas cette technique.

2- Noter à plusieurs endroits, au besoin en recopiant

On note la date-limite sur son agenda, puis on la gribouille sur un Post-it et on se la re-note sur le cahier quand la date approche. Ou tout ça, mais dans un ordre différent.

Avantage de cette technique: ah ça, on ne risque pas d’oublier! A force d’écrire et ré-écrire, ça finit par être bien inscrit dans notre mémoire

Inconvénient: augmentation du stress et perte de temps (recopiages incessants)

Conclusion: stress + perte de temps = où sont l’efficacité et la sérénité, là-dedans, je vous le demande?

3- Distinguer l’événement proprement dit des actions nécessaires

Prenons l’exemple des fêtes de fin d’année (qui approchent, je ne voudrais pas vous stresser, chers lecteurs, mais… tout de même… ça approche. Bref).

Si vous indiquez sur votre agenda, au 24 décembre: « Noël », c’est très bien. Mais ça ne suffit pas pour obtenir un Noël réussi. Parce que la question se pose alors: que faire de toutes les actions menant à Noël? Exemples: invitations? Où? Qui apporte quoi? Cadeaux? Menu? Courses? Et j’en passe…

Considérons que « Noël Réussi » est un projet (plus à ce sujet ici). Quelle est la première action que je dois faire pour entamer ce projet? Celle qui « débloquera » tout le reste? Après réflexion, je découvre qu’il faut avant tout que j’appelle Marie-Claire pour connaître ses dates de disponibilité parce qu’elle est commerçante et qu’elle travaille pendant les fêtes de fin d’année. Nous devrons donc choisir la date du repas familial en fonction d’elle.

Cette action « Appeler Marie Claire » doit-elle être faite à une date précise (sous peine de faire rater mon projet)?

Si oui, je vais la noter sur mon agenda. Mettons au 24 novembre.

Pourquoi ai-je choisi le 24 novembre (me demande Phèdre en commentaire)? Parce qu’appeler Marie-Claire avant cette date ne sert à rien (elle n’aura pas encore son planning).  Et puis, à partir du 25 novembre, entre mes propres emplois du temps professionnel et familial, c’est moi qui n’aurai plus le temps de l’appeler! De plus, si je veux pouvoir planifier tout le reste du « projet » et prévenir toute ma smala dans des délais raisonnables, la date idéale, par rapport à toutes ces contraintes, est le 24 novembre.

Donc, on se retrouve avec deux choses notées sur l’agenda: l’événement « final » et l’action nécessaire au démarrage.

En revanche, si je ne suis pas à quelques jours près, pour l’appeler, je vais alors noter l’action « Appeler Marie-Claire » sur mon cahier d’actions.

Avantage de cette technique: les choses ne sont notées qu’une seule fois et à un seul endroit (cahier ou agenda)

Inconvénient: réfléchir en termes d’action et relire tous les jours agenda et cahier (discipline!)

Conclusion: je suis partiale,  cette technique est précisément celle que je recommande dans mes formations et dans Apprendre à s’organiser, c’est facile

 

 

12 Commentaires

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12 réponses à “Comment se servir efficacement d’un agenda?

  1. Lucien

    Merci de cette mise au point ! La dernière option est aussi celle que je privilégie. En plus elle permet de découper les projets en petits pas, c’est idéal !
    Lucien

  2. Blaou

    Bonjour, pour ma part, j’utilise un agenda électronique (outlook synchronisé au téléphone). Je marque l’événement à la date précise avec des mini-rendez-vous correspondants aux actions. Les actions sont systématiquement rentrées dans une autre couleur. Soit j’ai prévu de faire l’action à un moment précis : appeler marie-claire mercredi matin de 9h à 10h (je ne travaille pas à ce moment-là et elle non plus) et je note un rdv à ce moment-là, soit je note le rdv pour le 24 décembre, mais avec un rappel 2 mois avant. Le gentil et exaspérant outlook va me le rappeler 2 mois avant. Si j’ai une urgence, je repousse pour dans quelques heures ou quelques jours, sinon, je dois effectivement me forcer à le faire quand outlook ou mon téléphone me le demande. J’aime bien l’effet de surprise créé par le rappel d’outlook. L’avantage aussi c’est que je n’ai à l’écrire qu’une seule fois dans mon agenda et je n’y pense plus jusqu’à ce que le rappel apparaisse.
    En revanche, je conçois que certains n’aiment pas qu’une machine leur fasse des rappels, cela peut paraître contraignant.

  3. Phèdre

    Oui mais Laurence (je crois que c’est la première fois que j’écris ici ! 3PA du projet « commenter tout le temps » ah ah), la partie gênante c’est justement ce « mettons » le 24 novembre. Pourquoi le 24 novembre et pas le 25 ? Pour moi il n’y a que deux possibilités d’urgences : ou c’est une urgence là, tout de suite, maintenant, aujourd’hui, et pas demain (il y en a quand même peu), soit c’est une urgence « dans les prochains jours », mais dans ces cas là il y a énormément de choses qui rentrent dans cette catégorie (comme appeler Marie-Claire) !
    Est-ce qu’on est censé, pour ce type de choses, choisir des dates au jugé et les mettre dans notre agenda ? J’étais persuadée que l’agenda c’était pour « les choses qui doit être faite *impérativement* aujourd’hui sous peine de mort (ou presque) » !
    Vous allez me rétorquer que je dois être perfectionniste, bon d’accord, j’avoue tout, mais tout de même…

  4. Priscilla

    Bonjour, alors moi j’applique la technique n°1 mixée avec la n°3. Je note avec quelques jours d’avance les actions à entreprendre pour le projet (je note le 20/10 que je dois faire quelque chose pour le 28/10) et j’indique sur ce rdv la vraie date limite, comme cela je peux traiter en avance, et en cas d’imprévu je ne suis pas coincée… Tout cela en version papier, car j’ai arrêtée la version numérique (qui pourtant a été efficace longtemps), en fonction du moment où le rappel « surprise » s’affichait, si j’étais occupée, je le voyais, me disais « oui, oui, je ferai plus tard » et puis j’oubliais… Inscription à la cantine pour les enfants loupée (allo Mamie ? tu peux venir chez nous une semaine stp?), rdv médicaux oubliés, bref… j’ai adapté ma technique. Dans tous les cas, l’important c’est de trouver la technique qui nous convient 🙂

  5. YopiYopa

    Suis d accord 🙂
    Pour l’exemple de noel , je vais noter sur ma to do list « Appeler untel » pour pouvoir fixer la date / l heure / le nb d invités.
    Ensuite je vais me faire un tableau avec « qui offre quoi a qui » (tout le monde me demande des idées pour mes …. 4 enfants) donc ca je l anticipe en notant et a chaque fois qu une idee a été prise je la stabilote 😉
    => la to do list et la feuille de cadeaux sont tout le temps ds mon agenda, consultable a tout moment.
    => comme j aime cocher les choses faites, je ne manquerai pas d appeler au moment d un temps libre rien que pour le plaisir de cocher et d avancer le projet 🙂

  6. Phèdre, votre commentaire bien venu vient de donner lieu à une mise à jour de l’article. Merci!:)

  7. Phèdre

    Ah ah ah, merci Laurence ! Mon agenda est désormais heureux ! (euh, pardon, rempli !)

  8. Régine

    J’utilise depuis plusieurs années la technique numéro 3 et ça marche !!! Alors oui, il faut relire tous les jours, mais une fois qu’on a pris l’habitude, on le fait avec plaisir. Et en buvant son café du matin, on feuillette les quelques pages d’agenda des semaines à venir en se demandant s’il y a des nouvelles choses à noter.
    Personnellement j’ai un agenda avec une semaine sur deux pages. Au bas des pages, il y a une zone d’écriture libre que j’utilise pour noter les actions à faire dans la semaine (avec des fois effectivement un jour très précis mais c’est rare). Et je réserve vraiment les « jours » de l’agenda pour noter les rendez-vous à date et heure précise (docteur, réunion, invitations…).
    J’utilise mon cahier pour les projets (comme Noël avec tous les détails) et l’avancement des projets. Et je reporte dans l’agenda les actions à entreprendre suivant l’avancement des projets (acheter carte d’anniversaire pour filleule…).
    Merci pour vos précieux conseils.

  9. AudeL

    Bonjour

    Je ne sais pas si j’ai le droit de mettre cela en commentaire mais je suis certaine que cette conférence peut intéresser beaucoup de monde ici !
    https://www.franceculture.fr/conferences/universite-paris-dauphine/boulimie-dobjets-pourquoi-accumulons-nous-tant-dobjets
    Bonne journée !
    Aude
    PS : ca y est j’ai fait le retro-planning pour Noël !

  10. Emmanuelle

    Je fais un mélange de ces techniques : je note un « rappel » des dates importantes (dead-lines, anniversaire impliquant envoi de cadeau, etc…) quelques jours avant (surtout si l’événement est en début de semaine donc caché jusqu’à ce que je tourne la page).
    Pour les choses à date non précise, mais « globalement dans cette période », je note en haut de la double-page sur une ou deux semaines (stylo gommable).
    Pour l’organisation d’événements, je fais mon rétro-planning à part et je le reporte sur l’agenda quand il est stable.

  11. AudeL, bravo pour le rétro-planning! J’ai eu le plaisir d’être invitée sur RTL avec Valérie Guillard, justement. Inutile de dire que nous avons rapidement sympathisé, ce thème de notre rapport aux objets nous passionnant toutes les deux.

  12. audrey

    Bonjour Laurence,
    J’ai commencé une nouvelle organisation en début de semaine: cahier des tâches et agenda. Je programme à la semaine mes diverses actions, en essayant de tenir les (courts) délais de certaines. voilà déjà 2 jours que je reporte des actions par manque de temps, imprévus et je suis frustrée. Je ne me vois pas commencer ma journée avec des « trous » et me dire  » je verrais bien si ça rentre ». Il faut que ça rentre dans la semaine. Vous l’aurez compris, je suis » un chouïa » perfectionniste..Avez-vous une idée pour la quadrature de mon cercle ?
    Bien cordialement

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