Question des lecteurs: comment m’organiser dans mon travail?

Valérie me dit: « Comme beaucoup, je découvre votre blog et le trouve hyper intéressant (merci, comme c’est gentil!). Je l’ai découvert en recherchant des méthodes d’organisation au travail.
Pourriez-vous m’aider ? Je travaille en bibliothèque et je gère plusieurs dossiers en même temps : les animations actuelles, les animations futures, les dossiers de ddes de subventions… en outre, je dois prévenir la hiérarchie, les collègues (TP, 80%, 50% sans compter les absences en arrêt maladie) in situ et celles dans les annexes. Bref, beaucoup d’infos à transmettre, à demander l’avis de… Et me souvenir de l’avoir fait !
Jusqu’à présent je fonctionne avec des papiers volants mais ça vole… et ça se disperse. J’ai essayé le classeur avec onglets, pas pratique à transporter…
Quel type d’organisation vous inspire mon travail ?
Bien cordialement,
Valérie »

Pour schématiser, Valérie, vous avez trois types de choses à « gérer »: les informations relatives à vos projets, vos actions et les informations « transversales ».

Les informations liées à vos projets

Exemple de projet: l’animation du 22 janvier prochain.

Exemple d’informations liées à ce projet: les échanges par mail que vous avez eu avec deux intervenants potentiels pour cette date-là.

Votre organisation: dès qu’un projet se dessine (suite à une réunion, à une idée que vous avez eue, etc.), créez immédiatement

  1. Une chemise cartonnée avec le nom du projet écrit en gros
  2. Un dossier dans vos mails, portant le même nom
  3. Eventuellement un dossier sur votre disque dur, portant le même nom (si vous savez que vous créerez ou enregistrerez différents documents Word, Excel, Powerpoint ou autre)

Ainsi, vous  avez maintenant vos emplacements tout prêts à recevoir les différentes informations sous forme papier ou numérique.

Vos actions

A chaque étape de vos projets, vous avez des actions à faire.

Exemple: informer Brigitte que vous avez choisi tel intervenant et lui transmettre son devis.

Pour ne rien oublier, je vous recommande de posséder deux outils, au format papier ou numérique, à votre guise. Ces deux outils sont

  1. un agenda
  2. une liste d’actions. Elles ne sont pas liées à une date-limite impérative mais il faut quand même les faire dès que possible.

Vous avez raison de noter un maximum de choses. Encore faut-il les noter sur l’un ou l’autre de ces outils, si ce sont bien des actions. Et cocher, une fois que c’est fait: c’est tellement jouissif!

Je vous recommande de vous déplacer avec votre agenda et votre cahier lorsque vous allez voir un(e) collègue.

Les informations « transversales » ou « de référence »

Une information transversale n’est pas liée à un seul projet mais, au contraire,  elle sert  à plusieurs d’entre eux.

Exemple d’information transversale: l’emploi du temps de Carole, qui est en temps partiel. Or Carole est impliquée dans quelques uns de vos projets. Ou encore le planning des animations du 1er trimestre, tel qu’on l’a décidé en réunion.

Ce type d’informations doit être placé dans un endroit spécifique, facile d’accès: une chemise, un affichage sur votre mur, un porte-vue, un dossier sur votre disque dur… où vous voulez, mais pas mélangé avec le reste.

Si j’étais vous, je placerais au même endroit toutes les informations transversales, avec mes contacts, mes codes d’accès, bref tout ce dont quelqu’un qui prendrait mon poste aurait besoin pour s’y retrouver.

Feuilles volantes et autres Post-it

Je n’ai rien contre les notes adhésives et les feuilles volantes. A condition de les identifier comme appartenant à l’une des trois catégories ci-dessus. Et donc, plusieurs fois par jour, il s’agit de les placer (ou de les transcrire si ce sont des actions) au bon endroit.

Ce qui nous amène au…

Rangement du bureau

Cet article à base de métaphore ovine est toujours d’actualités. A vos moutons, Valérie!

Et pour finir, ceci, pour qu’on ne médise plus jamais des moutons.

 

 

 

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