Archives de Catégorie: Comment classer des documents

Phobie administrative ou procrastination ordinaire?

Vraie ou fausse phobie

«La phobie administrative existe, mais elle est moins répandue que ce que l’on entend. De nombreuses personnes utilisent ce terme pour décrire un état ou une activité qui leur déplaît, or la phobie est quelque chose de particulier, avec des symptômes très forts, c’est une peur panique qui se déclenche soit lorsque l’on est en contact avec l’objet dont on a peur, soit quand on sait que l’on va devoir être en contact avec cet objet.» explique Charlotte Kayes, psychologue clinicienne, spécialisée dans le traitement des troubles anxieux à Julie Renson dans Libération du 17 mai 2022.

Il arrive qu’on renonce

L’article se poursuit: « Il n’existe cependant pas de données officielles sur les personnes atteintes de phobie administrative. Mais d’après une étude publiée en décembre par l’assureur Lovys et réalisée par l’institut de sondages YouGov, la gestion administrative serait source d’angoisse pour plus d’un tiers (37 %) des Français et près de 49 % des 18-34 ans. Des chiffres corroborés par l’Insee, selon lequel une personne sur trois déclare avoir renoncé au moins une fois à effectuer une démarche en ligne au cours de l’année 2021. Les raisons invoquées : «Délais d’attente, incompétence de l’interlocuteur, complexité de la procédure, manque de compétences numériques.» D’après l’institut, les personnes âgées et les plus défavorisées rencontrent davantage de difficultés à effectuer des démarches administratives, tout comme les jeunes moins expérimentés que leurs aînés. »

Mon expérience d’organisatrice professionnelle chez les particuliers

Je confirme: l’aversion pour « l’Administratif » (à prononcer avec une moue dégoûtée) est souvent cumulée avec de la peur. Peur de ne pas savoir s’y prendre ou peur de « perdre du temps », par exemple.

Mais le plus souvent, je rencontre des personnes ayant peur de perdre un document ou manquant tellement de confiance dans leur classement qu’elles finissent par dupliquer tout « au cas où », ce qui prend une place folle ou bien ne plus rien classer du tout. Ajoutez l’achat d’un scanner (ou l’usage du smartphone en guise de scanner) puis les environnements numériques dans le cloud et on est au summum de la panique et de l’agacement. La moindre recherche de documents devient alors digne des travaux de madame Desroches-Noblecourt. De quoi être découragé.e en effet.

Et chez les jeunes?

En ce qui concerne les jeunes, le problème vient également du vocabulaire employé par les différents organismes. Ainsi, comment deviner que la Sécu, la CPAM et la Caisse d’assurance maladie sont des synonymes? Comment repérer la différence entre ladite et une mutuelle? Pourquoi cette dernière est fournie par l’entreprise quand on est salarié.e et par… on ne sait qui quand on est auto entrepreneur? Et est-ce qu’un bailleur, c’est la même chose qu’un propriétaire et qu’une agence immobilière? Quid du syndic? Serait-ce une abréviation de syndicat (sic)? Que conserver? Comment classer des documents quand on a l’habitude de tout faire avec son smartphone?

Le classement, c’est pas sorcier

J’interviens souvent, chez les particuliers, pour les aider à mettre de l’ordre dans tous leurs documents, papiers et numériques. On crée ensemble un classement basé sur leur vie, facile à maintenir dans le temps, avec du matériel super simple et des techniques valables pour tous les documents. Pas besoin de scanner, ni de déchiqueter, ni de conserver des tas de documents ad vitam aeternam.

Si le classement est facile, l’aversion administrative diminue. Mais, hélas, je ne peux rien faire pour augmenter notre patience quand nous devons rester des heures en attente au téléphone avec des musiques suraigües en boucle (il y a des fans de Vivaldi, parmi vous, chers lecteurs?) ou des serveurs vocaux qui nous font miroiter l’accès à un humain pour nous raccrocher au nez au bout de 8 minutes.

Haut les coeurs, tout n’est pas perdu: vous trouverez des réponses dans cet article sur la méthode pour classer ses papiers sans se décourager.

« Ils » y arrivent, et pas vous? Découvrez pourquoi votre classement de documents ne fonctionne pas.

Dites-nous donc en commentaire comment ça se passe chez vous, l’Administratif.

Photos de Valentin Ciccarone et Sharon McCutcheon via Unsplash

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Inscrivez-vous au webinaire Créer et faire vivre son classement (papier/numérique)

mercredi 11 mai 2022, de 12h45 à 13h45

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La FBI de la rentrée

Voici une belle FBI (Fausse Bonne Idée).

Dans l’espoir de gagner de l’espace, on choisit un bureau d’angle. Notez que je n’ai rien contre les bureaux d’angle.

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La méthode pour classer ses papiers sans se décourager

En manque d’inspi me dit:

« Pour ma part, le rangement des papiers se fait ainsi :
Boîtes d’archives étiquetés et par thème par année pour certains (banque 2012-2015 par exemple, etc).Mon problème est que je classe dans des pochettes assez régulièrement, mais « pas dans l’ordre ».
Les papiers les plus importants ont leur propre pochette (bulletin de paie de monsieur, bulletin de paie de madame, etc) et une pochette « factures diverses à classer » reprenant par exemple la facture reçue avec la livraison des capsules de café d’il y a 3 mois.
Bref, ces pochettes se remplissent, mais je ne trouve pas (plus ?) la force de les ranger par date (oui oui, par date : le bulletin de paie de janvier doit être sous le bulletin de paie de février)… Mes boîtes d’archives sont limite au bord de l’explosion et je n’ai malheureusement pas de place où les stocker (la minuscule cave est remplie aux 3/4 par les 2 malles « ma vie-mon œuvre » de nos 2 enfants)
J’admets être un peu désemparée ! »

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Vos questions: s’organiser pour faire ses comptes, ranger les papiers, simplifier la vie de famille

Merci d’avoir répondu si nombreux sur les sujets d’organisation que vous souhaitez voir traités sur le blog. J’en ai déjà couvert certains, ici même. Aussi, je vous propose de commencer par ces thèmes-là:

Corinne me dit: « Bonjour, moi ce sont les comptes ! j’ai beau essayer je n’arrive pas à m’y mettre sérieusement et le rangement des papiers. Ce qui est paradoxal c’est que je suis super organisée pour tout le reste !« .

Notons qu’au travail, les dates limites à respecter et notre engagement envers les autres créent des obligations: on les respecte (nous n’avons pas trop le choix, disons). Tandis qu’un tas de papier ou des comptes un peu flous ne sont pas à deux jours près, n’est-ce pas?

Pour Corinne, je propose la lecture de « Le budget pour les nuls, par quoi commencer?« . C’est une série, il n’y a qu’à suivre les liens.

J’ajouterais bien également « Comment se motiver pour économiser« , tant il est vrai que pour tenir dans le temps, il vaut mieux avoir un but.

Pour les papiers, il y a  un article qui fait partie des « favoris » du blog (j’en déduis qu’il remplit bien son rôle d’information), c’est « Classer ses papiers en 6 principes et 5 questions« .

Laure me dit: « Bonjour Laurence,
Moi j’aimerai des conseils pour organiser la vie de famille avec 3 enfants . Je cumule les bonus: écureuil, bordélique, rêveuse, artiste et haut potentiel. Alors je cherche des choses pratico-pratique pour faire les routines, les tableaux de service, les listes de courses, la gestion des devoirs, etc… Merci pour tous vos conseils épicés d’humour. »

Julesetmoa ajoute: « Gérer une famille nombreuse (3 enfants seulement), tout en travaillant et sans s’oublier !! merci. »

Laure et Julesetmoa, je prends le risque de vous frustrer un petit peu en vous répondant que le premier guide que Stéphanie et moi avons écrit « Savoir s’organiser » correspond exactement à votre situation, y compris vos propres caractéristiques que nous cumulons à nous deux. Plutôt que d’en reproduire des extraits (car je mets un point d’honneur à créer du contenu original sur ce blog), je vous invite à vous le procurer; il est disponible dans toutes les bonnes librairies et même en plusieurs langues, si le défi linguistique vous tente. Vous y retrouverez ce même ton léger que vous appréciez sur le blog.

La suite? Ce seront certainement les questions de Cool, Claire et Vally…

 

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Travailler de chez soi: le meilleur emplacement

Nous sommes nombreux à travailler de chez nous, slasheurs ou pas. Et de toute façon, on a besoin d’un endroit, si possible sympathique, pour faire nos comptes, utiliser un écran plus lisible que notre smartphone, imprimer des documents etc.

Personnellement, j’aime que ce lieu de travail soit intégré à la pièce centrale de la maison. Sinon, j’ai l’impression d’être punie.

C’est pourquoi j’aime bien les aménagements ci-dessous. Dans l’idée, ca vous plaît?

 

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J’aimerais savoir mieux organiser…

people coffee meeting team

Photo de Startup Stock Photos sur Pexels.com

Chers lecteurs, ce blog existe depuis 9 ans et contient 825 articles sur l’organisation.

Vous y avez trouvé astuces, méthodes et inspiration pour mieux vous organiser (je le sais parce que vous me l’avez dit. Un grand merci pour vos retours, d’ailleurs).

Aujourd’hui, je voudrais vous mettre à contribution pour le rendre encore plus intéressant pour vous.

Voulez-vous me dire, dans les commentaires, quels sujets d’organisation vous aimeriez qu’on y aborde?

Je suis pressée de lire vos avis.

 

 

 

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Finir l’année 2019 plus zen? Oui c’est possible

Vous recevez 150 mails par jour. Vous êtes perpétuellement en réunion. Votre boîte de réception contient 2392 mails semi-traités (ou oubliés). Pas le temps de rappeler vos interlocuteurs sauf urgence. Des informations en pagaille, qu’il faudrait lire, comprendre, intégrer. Des outils de communication dans tous les sens: réseau social d’entreprise, intranet, groupes de travail, visio conférence, chat….

Tout se passe comme si chaque « chose à faire » se jetait sur vous (un peu comme le mouton agressif de l’illustration ci-dessus, quelle sale bête) et ça devient ingérable.

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Aider un collégien à s’organiser, dès la rentrée

range revue personnaliséL’idée de cet article revient à Séverine. Son fils entre au collège, en sixième et, bien sûr, les questions de l’organisation de son bureau et de son travail se posent.

Voici quelques conseils:

  1.  Prévoir un emplacement au mur, au-dessus du bureau, pour l’affichage du sacro-saint emploi du temps (probablement le plus grand changement pour nos collégiens tout neufs)
  2. Prévoir d’autres emplacements pour ledit planning (les parents devraient en avoir un exemplaire, et peut-être aussi dans la cuisine? Ou sur l’agenda familial partagé?)
  3. Un éclairage du bureau du bon côté, c’est-à-dire à gauche si l’enfant est droitier et vice versa.
  4. Une chaise confortable, à hauteur réglable (on grandit très vite, au collège)
  5. Penser à des codes couleur par matière (le rouge pour les maths, le vert pour le français…). On assortit alors le code couleur indiqué sur le planning à la couleur du cahier ou du classeur de la matière correspondante. Surtout utile pour les étourdis!
  6. Pour le matériel (classeur, cahiers, livres), penser à des rangements à la verticale  (porte-revues à prévoir: cf photo) plutôt qu’en piles . En tout cas, tout doit être facile d’accès, avec le moins de gestes possible à faire pour prendre ou reposer quoi que ce soit. Une étagère robuste au-dessus du bureau convient bien.
  7. Un stock de fournitures toujours bien garni (pas forcément rangé dans la chambre, d’ailleurs).
  8. Un peu de discipline: le sac de cours se prépare la veille au soir, les leçons s’apprennent tous les jours, le cartable est vidé toutes les semaines et on en profite pour attribuer une place (classeur ou collées au bon endroit dans le bon cahier) aux  feuilles volantes que l’on retrouve au fond. On peut jeter les vieux emballages et les miettes de goûter, tant qu’on y est.
  9. J’ajoute que le téléphone portable et les consoles ou PC devraient être sortis de la chambre, au moment des devoirs puis du coucher, mais çà…

 

Parents de collégiens, enseignants, avez-vous d’autres conseils? Nous sommes tout ouïe.

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Au bureau, une rentrée en douceur

MoutonSaute

  • Profiter de vos vacances jusqu’au dernier moment!

Je souffre à chaque fois que les cadres avec qui je travaille m’expliquent qu’ils rentrent de vacances plus tôt pour avoir le temps de prendre connaissance de leurs mails « parce que, sinon, je passe mon lundi de rentrée à éplucher ma messagerie ». Exact, comme TOUT LE MONDE!

Parcourir votre messagerie dimanche, avant votre retour officiel, en vous disant « il faut que je lise ça », « il faut que je fasse ça » ne vous avance à rien… sauf à stresser. Attendez donc d’être de retour pour de bon.

Conseils pratiques pour le jour J:

  • Les êtres humains d’abord

Pour ne pas se noyer, éviter de se précipiter vers sa messagerie pour prendre connaissance des « urgences ». Car s’il y avait eu une vraie urgence,  soyez-en sûr, on vous aurait dérangé pendant votre apéro sur la terrasse.

Commencez plutôt par aller saluer vos collègues et échanger quelques mots sur les vacances: cela permet de reprendre contact en douceur avec les événements.

Puis, une fois à votre bureau, procédez comme suit:

  1. consultez d’abord votre agenda. De quoi les deux semaines à venir sont-elles faites?
  2. écoutez votre messagerie vocale. Notez les actions qui en découlent. Date-limite? Direct sur votre agenda. Pas de date-limite? A noter sur votre cahier ou gestionnaire de tâches.
  3. lisez votre messagerie.
  • Messagerie: limiter les bombes à retardement
  1. Passer quelques secondes à lire chaque mail, sans sélectionner a priori les plus « urgents », les plus « importants » … ni ceux dont vous estimez à vue de nez que votre réponse devrait être rapide.
  2. Vérifiez à chaque fois que vous pouvez lire les pièces jointes.
    Je sais, vous n’avez pas le temps! A mon avis, ce que vous ne pouvez pas vous permettre, plutôt, c’est de découvrir, au dernier moment, qu’il y avait une erreur dans les fichiers joints et qu’il faut maintenant rattraper le retard toutes affaires cessantes.
  3. Classez ou jetez tout de suite les « pour info » et répondez immédiatement à un mail seulement si sa réponse vous prend moins de 2 minutes.
  4. Pour tous les autres mails, notez l’action à faire au fur et à mesure: vous y reviendrez à la fin de la consultation de votre messagerie.
  5. Finissez tranquillement votre lecture, en veillant à faire sortir chaque mail lu (et décision prise) de votre boîte de réception.
  • Deux bonnes résolutions de la rentrée
  1. Mettre en place une communication plus efficace:
    demandez à vos interlocuteurs habituels qu’ils s’astreignent à traiter un seul (je répète: un seul) thème par mail. Faites-en de même. On a l’impression que cela va générer plus de mails (ce que personne ne veut) mais en réalité, cela accélère le traitement de chaque mail. Car on évite ainsi les aller-retours improductifs, les « tu as reçu mon mail? », les messages lus mais non traités, etc. Et donc, tout le monde gagne du temps.
  2. Prendre quelques instants en fin de journée pour ranger son bureau:
    jeter les Post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, jeter quelques vieux mails, mettre en évidence la priorité du lendemain… et découvrir chaque matin, en arrivant, le plaisir d’un bureau net, sans distraction visuelle inutile.

Bonne rentrée, chers lecteurs!

Article publié la première fois en 2013

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