Archives de Catégorie: Comment classer des documents

Aider un collégien à s’organiser, dès la rentrée

range revue personnaliséL’idée de cet article revient à Séverine. Son fils entre au collège, en sixième et, bien sûr, les questions de l’organisation de son bureau et de son travail se posent.

Voici quelques conseils:

  1.  Prévoir un emplacement au mur, au-dessus du bureau, pour l’affichage du sacro-saint emploi du temps (probablement le plus grand changement pour nos collégiens tout neufs)
  2. Prévoir d’autres emplacements pour ledit planning (les parents devraient en avoir un exemplaire, et peut-être aussi dans la cuisine? Ou sur l’agenda familial partagé?)
  3. Un éclairage du bureau du bon côté, c’est-à-dire à gauche si l’enfant est droitier et vice versa.
  4. Une chaise confortable, à hauteur réglable (on grandit très vite, au collège)
  5. Penser à des codes couleur par matière (le rouge pour les maths, le vert pour le français…). On assortit alors le code couleur indiqué sur le planning à la couleur du cahier ou du classeur de la matière correspondante. Surtout utile pour les étourdis!
  6. Pour le matériel (classeur, cahiers, livres), penser à des rangements à la verticale  (porte-revues à prévoir: cf photo) plutôt qu’en piles . En tout cas, tout doit être facile d’accès, avec le moins de gestes possible à faire pour prendre ou reposer quoi que ce soit. Une étagère robuste au-dessus du bureau convient bien.
  7. Un stock de fournitures toujours bien garni (pas forcément rangé dans la chambre, d’ailleurs).
  8. Un peu de discipline: le sac de cours se prépare la veille au soir, les leçons s’apprennent tous les jours, le cartable est vidé toutes les semaines et on en profite pour attribuer une place (classeur ou collées au bon endroit dans le bon cahier) aux  feuilles volantes que l’on retrouve au fond. On peut jeter les vieux emballages et les miettes de goûter, tant qu’on y est.
  9. J’ajoute que le téléphone portable et les consoles ou PC devraient être sortis de la chambre, au moment des devoirs puis du coucher, mais çà…

 

Parents de collégiens, enseignants, avez-vous d’autres conseils? Nous sommes tout ouïe.

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Au bureau, une rentrée en douceur

MoutonSaute

  • Profiter de vos vacances jusqu’au dernier moment!

Je souffre à chaque fois que les cadres avec qui je travaille m’expliquent qu’ils rentrent de vacances plus tôt pour avoir le temps de prendre connaissance de leurs mails « parce que, sinon, je passe mon lundi de rentrée à éplucher ma messagerie ». Exact, comme TOUT LE MONDE!

Parcourir votre messagerie dimanche, avant votre retour officiel, en vous disant « il faut que je lise ça », « il faut que je fasse ça » ne vous avance à rien… sauf à stresser. Attendez donc d’être de retour pour de bon.

Conseils pratiques pour le jour J:

  • Les êtres humains d’abord

Pour ne pas se noyer, éviter de se précipiter vers sa messagerie pour prendre connaissance des « urgences ». Car s’il y avait eu une vraie urgence,  soyez-en sûr, on vous aurait dérangé pendant votre apéro sur la terrasse.

Commencez plutôt par aller saluer vos collègues et échanger quelques mots sur les vacances: cela permet de reprendre contact en douceur avec les événements.

Puis, une fois à votre bureau, procédez comme suit:

  1. consultez d’abord votre agenda. De quoi les deux semaines à venir sont-elles faites?
  2. écoutez votre messagerie vocale. Notez les actions qui en découlent. Date-limite? Direct sur votre agenda. Pas de date-limite? A noter sur votre cahier ou gestionnaire de tâches.
  3. lisez votre messagerie.
  • Messagerie: limiter les bombes à retardement
  1. Passer quelques secondes à lire chaque mail, sans sélectionner a priori les plus « urgents », les plus « importants » … ni ceux dont vous estimez à vue de nez que votre réponse devrait être rapide.
  2. Vérifiez à chaque fois que vous pouvez lire les pièces jointes.
    Je sais, vous n’avez pas le temps! A mon avis, ce que vous ne pouvez pas vous permettre, plutôt, c’est de découvrir, au dernier moment, qu’il y avait une erreur dans les fichiers joints et qu’il faut maintenant rattraper le retard toutes affaires cessantes.
  3. Classez ou jetez tout de suite les « pour info » et répondez immédiatement à un mail seulement si sa réponse vous prend moins de 2 minutes.
  4. Pour tous les autres mails, notez l’action à faire au fur et à mesure: vous y reviendrez à la fin de la consultation de votre messagerie.
  5. Finissez tranquillement votre lecture, en veillant à faire sortir chaque mail lu (et décision prise) de votre boîte de réception.
  • Deux bonnes résolutions de la rentrée
  1. Mettre en place une communication plus efficace:
    demandez à vos interlocuteurs habituels qu’ils s’astreignent à traiter un seul (je répète: un seul) thème par mail. Faites-en de même. On a l’impression que cela va générer plus de mails (ce que personne ne veut) mais en réalité, cela accélère le traitement de chaque mail. Car on évite ainsi les aller-retours improductifs, les « tu as reçu mon mail? », les messages lus mais non traités, etc. Et donc, tout le monde gagne du temps.
  2. Prendre quelques instants en fin de journée pour ranger son bureau:
    jeter les Post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, jeter quelques vieux mails, mettre en évidence la priorité du lendemain… et découvrir chaque matin, en arrivant, le plaisir d’un bureau net, sans distraction visuelle inutile.

Bonne rentrée, chers lecteurs!

Article publié la première fois en 2013

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Vos 7 sujets favoris sur l’organisation

J’étais curieuse de savoir quels articles vous avaient le plus plu depuis qu’on se connaît par web interposé, c’est-à-dire depuis 2010 chers lecteurs, eh oui.

Voici votre hit-parade:

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Pourquoi je fais ce que je fais ou comment on range chez… Cécile

Cécile m’écrit:

« Bonjour Laurence,

Un petit email pour vous dire un grand merci.
(Ici, Cécile m’explique que les années 2017-2018 ont été difficiles pour elle)
J’ai connu des années plus faciles c’est sûr 😊
Et puis au milieu de tout ce fracas, j’ai pu me reconstruire, en fait sur plein d’aspects me construire car il y avait beaucoup de choses que je ne savais pas ou mal faire et n’avais jamais remis en question.
Vos livres S’organiser c’est facile et S’organiser tout simplement m’ont permis d’avoir les outils pour reprendre d’énormes morceaux de ma vie en main, et cela a été une aide précieuse pour sortir de la dépression.
Voilà je voulais vous dire à quel point vous pouvez changer la vie des gens 😊
Je vous joins la photo qui résume le mieux mes progrès, dommage je n’ai pas pensé à faire un avant après !
Je me permets de vous embrasser,
Cécile « 

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Nouvelle page Facebook pour « S’organiser, c’est facile »

Quelques soucis techniques  sur Facebook (dont certains ont été témoins, ce me semble) + l’envie de mieux communiquer avec vous, chers lecteurs = une nouvelle page Facebook pour « S’organiser, c’est facile ».

  • Si vous êtes déjà abonnés à la page « historique », il vous faudra vous abonner à la nouvelle (ce qui serait très sympa, merci beaucoup). Pour cela, vous avez juste à cliquer sur le lien FB dans la colonne de gauche de ce blog.
  • Si vous avez un doute « suis-je sur la vieille ou la nouvelle page? », une astuce: la nouvelle page s’appelle « S’organiser (virgule) c’est facile. L’ancienne n’avait pas cette virgule.
  • Et puis, si nous sommes déjà amis, vous recevrez évidemment une invitation. Vous connaissez le principe.

A bientôt.

 

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Organiser les mondes parallèles

Au travail, en équipe, vous avez besoin d’organiser vos mondes parallèles.

Objectif : retrouver plus vite l’information que vous cherchez, quel que soit son support

Conseil de base: veillez à ce que vos dossiers physiques et numériques portent le même nom.  Un nom clair, facile à comprendre par tout le monde (vous voulez que vos collègues vous appellent quand vous êtes en vacances? Non, je m’en doutais). Ainsi, un document relatif au projet X, qu’il s’agisse d’un mail, d’un document texte ou d’une brochure sera forcément au bon endroit. Bien étiqueté: Projet X.

Erreurs à éviter

  • appeler un dossier physique « prospects » et le même dossier numérique « contacts ». C’est vrai, c’est proche. Mais ça peut ne pas être exactement la même chose.
  • oublier de se mettre d’accord avec les autres membres de l’équipe sur la nomenclature : celui que vous appelez CherClient ne devrait pas pouvoir s’appeler ClientChéri par votre voisine d’openspace.

Comment on fait

  • provoquez une réunion sur le thème : « allez, on s’organise pour gagner du temps » et ressortez avec une nomenclature qui convient à tous.
  • vous renommerez les dossiers, si nécessaire, au fur et à mesure que vous vous en servez. Inutile de passer une demi-journée à « tout remettre à plat », vous n’avez pas le temps.

Vous aimerez sans doute lire également:

Quelques conseils sur le classement des documents.

Et un gros plan sur le classement des documents sur votre PC.

La technique infaillible pour mettre de l’ordre dans son PC en moins d’une minute chrono. Promis.

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Question des lecteurs: où mettre toutes les informations que je reçois?

Lyvia me dit

« ... J’ai cependant une petite question : j’ai un agenda et un Cahier d’actions.
J’ai trouvé intéressant d’utiliser mon Cahier d’actions de la manière suivante :
– page de GAUCHE la liste en continu pour le PERSO
– page de DROITE la liste en continu pour le PRO
Comme çà j’ai une vue d’ensemble, le pro et le perso, mais aussi je ne peux regarder que le pro ou que le perso !

Ma question est la suivante : J’ai plein d’infos qui arrivent au fur et à mesure de la journée (en général au travail, mais ce peut être pour les 2), si ce sont des choses à faire, je les notes dans ma liste d’action, cependant des fois ce ne sont que des informations, des notes à garder, etc… Que dois-je en faire ?! Où les noter pour les conserver, toujours les avoir à porté de main si besoin ??

Et deuxième question : Ces mêmes informations au fur et à mesure de la journée, elles peuvent se rapporter à différents projets/dossiers que je traite.
Alors jusque là, je les notais sur un carnet, puis un post it, puis là, etc… donc pas efficace du tout ; et je suis un peu perdue sur la manière de fonctionner pour tout çà ! »

 

D’abord, Lyvia, votre découpage de cahier  Gauche/Droite  Perso/Pro me semble une bonne idée.

D’autres solutions sont possibles, mais si celle-là vous convient bien, on garde.

Ensuite, oui, trois fois oui, pour l’écriture des actions à faire à partir d’une information reçue.

Pour votre question concernant les informations qui vont servir (ou pas) à différents projets/dossiers, voici ce que je vous propose:

Quand une information tombe entre vos mains expertes, posez-vous la question magique

A quelle occasion en aurai-je besoin? Pour faire quoi?

Cas N° 1: Pff, aucune idée

Si vous ne savez pas répondre, cette information peut être tranquillement jetée.

En effet, si vous la gardez mais ne savez pas à quoi elle va vous servir, vous allez, au choix:

  1. la laisser traîner sur votre bureau, au risque de créer un bazar inutile ou
  2. la ranger n’importe où, au risque de ne pas la retrouver ou
  3. la dupliquer frénétiquement en vous disant « au cas où… », ce qui créera, n’en doutez pas, la même situation qu’au N°1 ci-dessus.

Cas N° 2: Dossier X uniquement

Si vous savez répondre à ma question magique, par exemple ainsi: « cette information me servira pour le dossier X », elle est évidemment à placer dans le dossier X (que celui-ci soit numérique ou papier, peu importe, même combat).

Cas N° 3: Dossier X et Y et Z et ….

Si vous savez répondre, par exemple ainsi: « cette information me servira pour le dossier X et pourrait aussi me servir pour le dossier Y, voire pour le dossier Z qui démarrera dans 3 mois », cela signifie que vous devez créer un Dossier de Référence dans lequel vous mettrez cette information aussi longtemps que vous pensez qu’elle vous sera utile.

Voici quelques exemples de documents de référence, selon votre métier: votre planning d’opérations, les coordonnées de vos collègues, les conditions générales de vente, votre modèle de diapos PPT ou de lettre-type, des procédures, le calendrier des vacances scolaires, les coordonnées des fournisseurs avec lesquels vous travaillez régulièrement, les dates de congés des uns et des autres si ce n’est pas régulier, vos check-lists d’événements récurrents etc…

Cas N° 4: Juste une fois

Si vous savez répondre à ma fameuse question magique, par exemple ainsi: « cette information me servira juste le temps que je rappelle M. Durant », elle peut être écrite sur votre cahier à la suite de votre action « Appeler M. Durant » ou, si elle est plus conséquente (gros dossier, chemise bien pleine, contrat…), placez-la dans une bannette Action  uniquement destinée à cela, juste sous votre nez, à côté de votre cahier. Elle y restera jusqu’à ce que vous ayez eu M. Durant au téléphone.

En conclusion, pour mémoire, la question magique: A quelle occasion vais-je avoir besoin de cette information?

Pour aller plus loin, vous aimerez peut-être vous (re)plonger dans ces articles:

 

 

 

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2018: vers la sérénité?

Je voudrais vous souhaiter une année 2018 sereine, à ma façon.

La sérénité, je la conçois ainsi*, en plusieurs étapes:

Réfléchir seul ou à plusieurs à nos objectifs dans les 3 à 6 mois à venir

Sans objectif, on risque d’être perpétuellement déçu des événements ou de nos (absences d’) actions. Tendance à papillonner et procrastination nous guettent d’autant plus qu’on ne sait pas où on veut aller.

Choisir ses priorités, ça veut aussi dire « non » aux autres sollicitations: mais si, c’est possible. C’est même indispensable.

Repérer ce qui pourrait freiner l’atteinte de ces objectifs et tenter d’en venir à bout

Des papiers en désordre, des emails qu’on ne retrouve plus, des occasions ratées, un peu trop de Fausses Bonnes Idées dans votre environnement, une difficulté à passer à l’action, des croyances bizarres… en voilà des freins!

Repérer ce qui pourrait faciliter l’atteinte de ces objectifs et trouver les actions qui vont dans le bon sens

Couper l’herbe sous le pied de sa procrastination, mettre en place un système de classement qui nous permet de tout retrouver,  acheter l’un de ces excellents guides écrits tout exprès, comprendre que tout repose sur des petites actions quotidiennes, s’organiser enfin, voire s’inscrire à une formation

Fédérer les personnes qui pourraient nous aider à atteindre ces objectifs

Vos proches, bien sûr. Commençons par eux. Un écureuil se cache (façon de parler) parmi eux? C’est tout de même jouable.

Rester souple pour pouvoir tenir compte des inévitables imprévus

Ce n’est pas en décrétant « je me bloque trois heures pour m’occuper du dossier X » ou « il faut absolument … » que tout se passera comme prévu.  Alors, il vaut mieux se tourner vers la to-do list continue.

… Et se faire confiance

Vous avez remarqué qu’une année sereine ne veut pas dire une année mollassonne, à ne rien faire. En tout cas, de mon point de vue. Et justement, chers lecteurs, ce serait quoi, pour vous, une année sereine?

* bien entendu, rien ne vous empêche de vous mettre à la méditation, au yoga , aux quatre accords toltèques de Miguel Ruiz et à la communication non violente: ça aussi, ça aide à la sérénité.

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Avec ces nouveautés, on se sent enfin compris

Le lien entre le papier et le numérique: enfin!

Quand Oxford (vous savez, les cahiers, les agendas?) m’a parlé de son appli gratuite Scribzee, j’ai tout de suite été séduite.

Ca faisait longtemps que les organisonautes de ce pays (et sans doute d’ailleurs) cherchaient à réconcilier l’aspect spontané de l’écriture sur papier et l’ubiquité de l’accès aux informations numériques. Conserver ses écrits, les lire de n’importe où, les trier, les partager? Avec mon téléphone portable? Eh oui.

Je vous laisse découvrir ce dont il s’agit en vous dirigeant sur le blog de Scribzee (sur lequel j’interviens, vous l’aurez remarqué).

Les organisations pro et perso dans un même outil: enfin!

On en a toutes assez  de jongler entre vie privée et vie professionnelle. Des deux côtés, on a besoin d’une organisation en béton. Sixtine l’a bien compris et m’a envoyé sa dernière création: « Mon petit organisateur de vie« .  Elle a gentiment accepté de me laisser l’évaluer et de lui donner mon avis. Alors, c’est parti.

Ca ressemble à un agenda, à première vue. Joli, l’agenda. Ni « fifille-j’aime-les-licornes », ni « je suis une Maman-et-seule-ma-famille-compte », ni « je suis une killeuse-en-open-space ». Montrable en toutes circonstances, donc.

Couverture souple et plastifiée, avé l’élastique qui va bien. Mais ce n’est pas un agenda tout bête.

On y trouve, dans l’ordre:

Un agenda par trimestre (hello les commerciales), avec numéro de semaine (hello les industrielles), puis un planning au mois, puis (attention: génie), agenda à la semaine dont chaque jour est coupé en deux verticalement: à gauche le perso, à droite le pro. Plus un espace dans le bas pour les tâches du jour, sans heure.

A la fin du mois, on trouve une rubrique Dépenses/recettes, là encore pro/perso. Puis une page de notes et un suivi d’objectifs très visuel.

A la fin de l’organisateur, on découvre un récapitulatif mensuel des dépenses et recettes, des emplacements tout prêts pour des listes à remplir et (non, elle y a pensé?), des listes de tâches ménagères hebdomadaires, un emplacement pour les routines, des listes pour les menus et juste en face,  des listes de courses à détacher (différents commerces), listes de départ en vacances, des emplois du temps (famille nombreuse? Mais oui).

Puis toute une section pro (y compris un emplacement pour vos statistiques si vous animez un blog, pour des sites web à retenir).

Enfin, la pochette plastique qui vous permettra de regrouper justificatifs et tickets en tout genre et une planche d’autocollants.

Elle a même pensé à nos sacs à main et propose donc son organisateur de vie au semestre, pour que ce ce ne soit pas trop lourd.

Mon bémol: la partie pro est très orientée blogueuse mais je pense qu’on peut l’utiliser en « slasheuse‘, tout court.

Si je devais résumer mon opinion sur ce joli objet, ce serait: le meilleur du kakebo + bullet journal +astuces d’organisation éprouvées. Combo gagnant.

 

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Question des lecteurs: comment m’organiser dans mon travail?

Valérie me dit: « Comme beaucoup, je découvre votre blog et le trouve hyper intéressant (merci, comme c’est gentil!). Je l’ai découvert en recherchant des méthodes d’organisation au travail.
Pourriez-vous m’aider ? Je travaille en bibliothèque et je gère plusieurs dossiers en même temps : les animations actuelles, les animations futures, les dossiers de ddes de subventions… en outre, je dois prévenir la hiérarchie, les collègues (TP, 80%, 50% sans compter les absences en arrêt maladie) in situ et celles dans les annexes. Bref, beaucoup d’infos à transmettre, à demander l’avis de… Et me souvenir de l’avoir fait !
Jusqu’à présent je fonctionne avec des papiers volants mais ça vole… et ça se disperse. J’ai essayé le classeur avec onglets, pas pratique à transporter…
Quel type d’organisation vous inspire mon travail ?
Bien cordialement,
Valérie »

Pour schématiser, Valérie, vous avez trois types de choses à « gérer »: les informations relatives à vos projets, vos actions et les informations « transversales ».

Les informations liées à vos projets

Exemple de projet: l’animation du 22 janvier prochain.

Exemple d’informations liées à ce projet: les échanges par mail que vous avez eu avec deux intervenants potentiels pour cette date-là.

Votre organisation: dès qu’un projet se dessine (suite à une réunion, à une idée que vous avez eue, etc.), créez immédiatement

  1. Une chemise cartonnée avec le nom du projet écrit en gros
  2. Un dossier dans vos mails, portant le même nom
  3. Eventuellement un dossier sur votre disque dur, portant le même nom (si vous savez que vous créerez ou enregistrerez différents documents Word, Excel, Powerpoint ou autre)

Ainsi, vous  avez maintenant vos emplacements tout prêts à recevoir les différentes informations sous forme papier ou numérique.

Vos actions

A chaque étape de vos projets, vous avez des actions à faire.

Exemple: informer Brigitte que vous avez choisi tel intervenant et lui transmettre son devis.

Pour ne rien oublier, je vous recommande de posséder deux outils, au format papier ou numérique, à votre guise. Ces deux outils sont

  1. un agenda
  2. une liste d’actions. Elles ne sont pas liées à une date-limite impérative mais il faut quand même les faire dès que possible.

Vous avez raison de noter un maximum de choses. Encore faut-il les noter sur l’un ou l’autre de ces outils, si ce sont bien des actions. Et cocher, une fois que c’est fait: c’est tellement jouissif!

Je vous recommande de vous déplacer avec votre agenda et votre cahier lorsque vous allez voir un(e) collègue.

Les informations « transversales » ou « de référence »

Une information transversale n’est pas liée à un seul projet mais, au contraire,  elle sert  à plusieurs d’entre eux.

Exemple d’information transversale: l’emploi du temps de Carole, qui est en temps partiel. Or Carole est impliquée dans quelques uns de vos projets. Ou encore le planning des animations du 1er trimestre, tel qu’on l’a décidé en réunion.

Ce type d’informations doit être placé dans un endroit spécifique, facile d’accès: une chemise, un affichage sur votre mur, un porte-vue, un dossier sur votre disque dur… où vous voulez, mais pas mélangé avec le reste.

Si j’étais vous, je placerais au même endroit toutes les informations transversales, avec mes contacts, mes codes d’accès, bref tout ce dont quelqu’un qui prendrait mon poste aurait besoin pour s’y retrouver.

Feuilles volantes et autres Post-it

Je n’ai rien contre les notes adhésives et les feuilles volantes. A condition de les identifier comme appartenant à l’une des trois catégories ci-dessus. Et donc, plusieurs fois par jour, il s’agit de les placer (ou de les transcrire si ce sont des actions) au bon endroit.

Ce qui nous amène au…

Rangement du bureau

Cet article à base de métaphore ovine est toujours d’actualités. A vos moutons, Valérie!

Et pour finir, ceci, pour qu’on ne médise plus jamais des moutons.

 

 

 

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