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Au bureau, une rentrée en douceur

MoutonSaute

  • Profiter de vos vacances jusqu’au dernier moment!

Je souffre à chaque fois que les cadres avec qui je travaille m’expliquent qu’ils rentrent de vacances plus tôt pour avoir le temps de prendre connaissance de leurs mails « parce que, sinon, je passe mon lundi de rentrée à éplucher ma messagerie ». Exact, comme TOUT LE MONDE!

Parcourir votre messagerie dimanche, avant votre retour officiel, en vous disant « il faut que je lise ça », « il faut que je fasse ça » ne vous avance à rien… sauf à stresser. Attendez donc d’être de retour pour de bon.

Conseils pratiques pour le jour J:

  • Les êtres humains d’abord

Pour ne pas se noyer, éviter de se précipiter vers sa messagerie pour prendre connaissance des « urgences ». Car s’il y avait eu une vraie urgence,  soyez-en sûr, on vous aurait dérangé pendant votre apéro sur la terrasse.

Commencez plutôt par aller saluer vos collègues et échanger quelques mots sur les vacances: cela permet de reprendre contact en douceur avec les événements.

Puis, une fois à votre bureau, procédez comme suit:

  1. consultez d’abord votre agenda. De quoi les deux semaines à venir sont-elles faites?
  2. écoutez votre messagerie vocale. Notez les actions qui en découlent. Date-limite? Direct sur votre agenda. Pas de date-limite? A noter sur votre cahier ou gestionnaire de tâches.
  3. lisez votre messagerie.
  • Messagerie: limiter les bombes à retardement
  1. Passer quelques secondes à lire chaque mail, sans sélectionner a priori les plus « urgents », les plus « importants » … ni ceux dont vous estimez à vue de nez que votre réponse devrait être rapide.
  2. Vérifiez à chaque fois que vous pouvez lire les pièces jointes.
    Je sais, vous n’avez pas le temps! A mon avis, ce que vous ne pouvez pas vous permettre, plutôt, c’est de découvrir, au dernier moment, qu’il y avait une erreur dans les fichiers joints et qu’il faut maintenant rattraper le retard toutes affaires cessantes.
  3. Classez ou jetez tout de suite les « pour info » et répondez immédiatement à un mail seulement si sa réponse vous prend moins de 2 minutes.
  4. Pour tous les autres mails, notez l’action à faire au fur et à mesure: vous y reviendrez à la fin de la consultation de votre messagerie.
  5. Finissez tranquillement votre lecture, en veillant à faire sortir chaque mail lu (et décision prise) de votre boîte de réception.
  • Deux bonnes résolutions de la rentrée
  1. Mettre en place une communication plus efficace:
    demandez à vos interlocuteurs habituels qu’ils s’astreignent à traiter un seul (je répète: un seul) thème par mail. Faites-en de même. On a l’impression que cela va générer plus de mails (ce que personne ne veut) mais en réalité, cela accélère le traitement de chaque mail. Car on évite ainsi les aller-retours improductifs, les « tu as reçu mon mail? », les messages lus mais non traités, etc. Et donc, tout le monde gagne du temps.
  2. Prendre quelques instants en fin de journée pour ranger son bureau:
    jeter les Post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, jeter quelques vieux mails, mettre en évidence la priorité du lendemain… et découvrir chaque matin, en arrivant, le plaisir d’un bureau net, sans distraction visuelle inutile.

Bonne rentrée, chers lecteurs!

Article publié la première fois en 2013

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Les remèdes contre le technostress

Ce serait intéressant de noter, un jour,  combien de temps exactement nous passons devant tous nos outils de connexion.

Et ce qui serait encore plus intéressant, selon moi, ce serait d’en profiter pour repérer tous les signaux internes qui sont liés à cette consultation frénétique: épaules contractées? Mâchoires crispées? Respiration accélérée?

Eh bien, le technostress, c’est ça.

  • C’est ce qui vous fait appréhender le retour de vacances parce que vous savez que votre messagerie déborde.
  • C’est ce qui vous fait répondre à toute vitesse au plus de messages possible, au risque de taper des bêtises.
  • Ce qui vous fait sursauter à chaque ping, couic, bêêê de vos différentes alarmes même si vous pensez ne plus vous en rendre compte.
  • C’est aussi ce qui vous fait devenir « nomophobe« : inquiet à l’idée de ne pas avoir votre téléphone portable.

Comment lutter?

  1. Back to the roots! – 1
    A chaque fois que possible, faisons dont les choses à l’ancienne. Vous vous souvenez du bon vieux duo papier/crayon pour réfléchir?
  2. Back to the roots! -2
    Et à propos de vieillerie, vous souvient-il d’un temps où les portables ne servaient qu’à… téléphoner? Pourrait-on imaginer de supprimer les alertes et réduire les apps pour ne plus être stimulé en permanence?
  3. L’art de la pause pour rafraîchir notre cerveau
    Toutes les une heure et demie, hop une pause. Une vraie. Loin d’un écran. Sans empoigner doudou-smartphone, pour une fois. Faisons un truc calme, seul(e) si possible.
    Oh et sortons déjeuner, tiens. Et, soyons fous, osons utiliser toute la longueur de pause accordée par notre entreprise.
    Qui sait si une idée de génie ne nous viendra pas pendant ces pauses? En tout cas, c’est rarement scotché/voûté sur un écran que les idées de génie arrivent.
  4. Les temps d’attente
    Vous en avez, des temps d’attente. Tout le monde en a. Par exemple: on attend Chef Vénéré pour commencer la réunion; la formatrice décrète une pause; on attend le métro.
    Pourquoi, au nom du ciel, se précipiter sur doudou-smartphone au moindre ralentissement de rythme? Vous craignez quoi? L’ennui? D’avoir l’air inoccupé? Le qu’en dira-t-on? D’avoir l’air ringard? De regarder les gens dans les yeux et, peut-être, de leur sourire? De ne pas être au courant de ce qui se passe? Pour 10 minutes?
    Utilisons notre cerveau pour penser, décider, envisager, imaginer, rêver, se souvenir, prévoir, créer… vous en voulez encore?
  5. Faire une chose à la fois
    Oh le conseil ringard! A l’ère du multitasking!
    Essayez de vous rendre injoignable une demi-heure. Ou, audacieux technostressé que vous êtes, une heure.  Vous risquez quoi? D’avancer sur vos projets et pas ceux des autres. Joli risque, ma foi.
    zen
  6. Tentez le zen pour les nuls
    Je ne suis pas forcément bien placée pour vous parler de philosophie orientale mais ce que je sais, c’est qu’être présent à ce que l’on fait nous rend heureux. Pas les distractions/interruptions.
    Donc, ralentissons exprès. Avez-vous essayé de faire défiler vos mails lentement? De manger votre sandwich super doucement? De vous appliquer au lieu de vous précipiter? C’est dur à faire. Mais c’est intéressant. Essayez. A faire pour retrouver un peu de ce qui nous manque dernièrement: la concentration.
  7. Sauvez votre estime de vous-même
    Faut-il que vous soyez disponible 24h/24 et 7j/7? Le FAUT-IL ? Si la réponse est non,  affirmez-le calmement en refusant de répondre dans les 10 secondes à un message qui ne le nécessite pas. N’encourageons pas les autres à piétiner nos plans et notre temps lorsqu’ils nous harcèlent de demandes en tout genre auxquelles nous nous sentons tenus de répondre à toute vitesse.
  8. De la douceur dans ce monde de brutes
    Et si vraiment vous ne voulez pas débrancher,  sachez que changer sonneries et alarmes, en baisser le volume, peut aussi contribuer à diminuer votre stress. Ne vous en privez pas, c’est paramétrable.

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