Archives de Tag: messagerie

Au bureau, une rentrée en douceur

MoutonSaute

  • En vacances, déconnectez!

Ne consultez pas vos mails (vous vous souvenez? Vous avez justement paramétré votre messagerie pour que vos interlocuteurs sachent que vous n’êtes pas là!).

Profitez-en donc pour vous libérer de vos laisses électroniques. Allons,  quelques jours par an, ce n’est pas la mer à boire (j’aurais pu trouver une autre métaphore, c’est sûr…).

  • En profiter jusqu’au dernier moment!

Je souffre à chaque fois que les cadres avec qui je travaille m’expliquent qu’ils rentrent de vacances plus tôt pour avoir le temps de prendre connaissance de leurs mails « parce que, sinon, je passe mon lundi de rentrée à éplucher ma messagerie ». Exact, comme TOUT LE MONDE!

Parcourir votre messagerie dimanche, avant votre retour officiel, en vous disant « il faut que je lise ça », « il faut que je fasse ça » ne vous avance à rien… sauf à stresser. Attendez donc d’être de retour pour de bon.

Conseils pratiques pour le jour J:

  • Les êtres humains d’abord

Pour ne pas se noyer, éviter de se précipiter vers sa messagerie pour prendre connaissance des « urgences ». Car s’il y avait eu une vraie urgence,  soyez-en sûr, on vous aurait dérangé pendant votre apéro sur la terrasse.

Commencez plutôt par aller saluer vos collègues et échanger quelques mots sur les vacances: cela permet de reprendre contact en douceur avec les événements.

Puis, une fois à votre bureau, procédez comme suit:

  1. consultez d’abord votre agenda. De quoi les deux semaines à venir sont-elles faites?
  2. écoutez votre messagerie vocale. Notez les actions qui en découlent. Date-limite? Direct sur votre agenda. Pas de date-limite? A noter sur votre cahier ou gestionnaire de tâches.
  3. lisez votre messagerie.
  • Messagerie: limiter les bombes à retardement
  1. Passer quelques secondes à lire chaque mail, sans sélectionner a priori les plus « urgents », les plus « importants » … ni ceux dont vous estimez à vue de nez que votre réponse devrait être rapide.
  2. Vérifiez à chaque fois que vous pouvez lire les pièces jointes.
    Je sais, vous n’avez pas le temps! A mon avis, ce que vous ne pouvez pas vous permettre, plutôt, c’est de découvrir, au dernier moment, qu’il y avait une erreur dans les fichiers joints et qu’il faut maintenant rattraper le retard toutes affaires cessantes.
  3. Classez ou jetez tout de suite les « pour info » et répondez immédiatement à un mail seulement si sa réponse vous prend moins de 2 minutes.
  4. Pour tous les autres mails, notez l’action à faire au fur et à mesure: vous y reviendrez à la fin de la consultation de votre messagerie.
  5. Finissez tranquillement votre lecture, en veillant à faire sortir chaque mail lu (et décision prise) de votre boîte de réception.
  • Deux bonnes résolutions de la rentrée
  1. Mettre en place une communication plus efficace:
    demandez à vos interlocuteurs habituels qu’ils s’astreignent à traiter un seul (je répète: un seul) thème par mail. Faites-en de même. On a l’impression que cela va générer plus de mails (ce que personne ne veut) mais en réalité, cela accélère le traitement de chaque mail. Car on évite ainsi les aller-retours improductifs, les « tu as reçu mon mail? », les messages lus mais non traités, etc. Et donc, tout le monde gagne du temps.
  2. Prendre quelques instants en fin de journée pour ranger son bureau:
    jeter les Post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, jeter quelques vieux mails, mettre en évidence la priorité du lendemain… et découvrir chaque matin, en arrivant, le plaisir d’un bureau net, sans distraction visuelle inutile.

Ravie de vous retrouver, chers lecteurs!

15 Commentaires

Classé dans Apprendre à s'organiser, Arrêter de procrastiner, Comment classer des documents, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, Se former à l'organisation personnelle

Mon facteur est un farceur – ou avec quelle fréquence regardez-vous vos mails? (Réponse au quizz N° 2)

Un peu d’arithmétique, pour ce quizz là.

Du coup, on ne tombe pas tous sur les mêmes valeurs, suivant que l’on se base sur une stricte semaine de 35 heures ou bien qu’on considère que jeter un oeil sur sa messagerie le dimanche matin ne peut pas faire de mal…

En tout cas, on tourne autour de la réponse B (24 000 consultations de messagerie par an).  C’est énorme !

Vous me rétorquerez, avec raison, qu’une bonne partie de votre charge de travail, si vous évoluez dans le secteur tertiaire, vient par le biais de votre messagerie. C’est vrai.

Cependant, les pièges, vous les connaissez:

1- votre messagerie est aussi votre principale source de distraction, que ce soit amusant (« regarde la dernière video des petits chatons qui tombent dans la piscine! ») ou barbant (« mince, encore des consignes contradictoires par rapport à la semaine dernière! »). Et je n’envisage même pas Fesse Bouc;

2- vous mettez plusieurs minutes à revenir à votre niveau de concentration précédent, juste avant l’interruption. Et ces quelques minutes s’allongent, s’allongent, au fur et à mesure de la journée. Fatigue, vous pensez? En tout cas, votre productivité n’y gagne pas, c’est sûr.

3- comme vous ne pouvez pas toujours vous en occuper tout de suite, de ces messages, vous les laisser « stagner » dans votre boîte de réception en attendant d’y revenir. A force, vous vous surprenez à le détester, ce puits sans fond. Et paradoxalement, vous allez le voir régulièrement, comme on surveillerait du lait sur le feu: de peur que ça déborde!

4- D’autres pièges sont envisagés dans cet article-là.

Imaginez maintenant que vous soyez assis chez vous, confortablement installé dans votre canapé.

Aujourd’hui, votre facteur, ce farceur, a décidé de vous apporter votre courrier, non en une fois comme d’habitude, mais en plusieurs fois, comme ça lui vient. Et à chaque passage, il agite une petite clochette, pour vous faire savoir qu’il a déposé une lettre (ou une publicité ou une facture) dans votre boîte aux lettres.

Au début, vous vous levez à chaque fois, pour aller chercher le courrier. Mais bon, au bout d’un moment, ça commence à bien faire d’être interrompu tout le temps, comme ça, pendant que se déroule votre série préférée à la télévision.

Vous vous dites « je vais attendre un peu avant d’aller prendre connaissance de mon courrier ».

Exactement. Je vais attendre un peu.

A partir de maintenant je vais décider d’aller voir mon courrier quand ça m’arrange, avec la fréquence qui m’arrange.

Encore faut-il supprimer la fichue clochette, OK? L’alarme, le signal, le truc qui couine et/ou qui clignote.

Allez, vous pouvez le faire, même pas peur.

Le zen au travail commence ici. Et se continue ci-dessous…

Des conseils pour gérer vos mails.

La technique de l’ardoise magique appliquée à votre messagerie.

Pourquoi, 9 fois sur 10, ça ne sert à rien de tripoter votre smartphone à tout bout de champ.

C’est urgent? Mouais, à voir.

Tout droit du fond des âges, l’éminent Pavlov et ses chiens (si, si, ça a un rapport, vous verrez).

4 Commentaires

Classé dans Comment s'organiser au travail

Comment gérer mes mails?

Vous en recevez, des mails, pas vrai?  Et de plus en plus, comme nous tous. Heureux les privilégiés que le chat professionnel n’a pas encore envahi!

Si vous laissez tous vos mails dans votre boîte de réception, voici ce qu’il se passe:

  • vous les parcourez
  • vous les laissez là en attendant de vous en occuper
  • vous les repassez en « non lu » pour vous faire penser qu’il y a une action à faire
  • il se peut que vous leur mettiez un drapeau/une couleur/une priorité
  • vous continuez à parcourir vos mails au fur et à mesure qu’ils arrivent
  • vous avez tendance à ne traiter que ceux qui prennent moins de 5 minutes (les autres « traînent »)
  • vous continuez à accumulez mails lus (mais rien n’est encore fait) et mails « inconnus » qui viennent d’arriver, ce qui vous oblige à  relire les connus (« ah oui, c’est vrai, il fallait que je … »)
  • sans arrêt, vous tentez de réattribuer une priorité aux mails déjà lus, à la lumière des nouveaux entrants
  • mais comme il n’y a pas que les mails qui soient sources de « choses à faire », ça se complique!
  • vous croulez sous l’overdose de mails et votre messagerie ralentit, ralentit…

Epuisant. C’est normal, vous les lisez deux fois, y pensez deux fois, tentez de décider deux fois.

Ce n’est pas une fatalité. Voici une technique qui a fait ses preuves:

  • consultez votre messagerie quand vous le décidez (bye bye, l’alarme)
  • attrapez votre cahier (ou gestionnaire de tâches)  pour être prêt à noter les actions à faire
  • pour chaque mail, l’un après l’autre, sans tricher, sans trier, décidez ce qu’il y a à faire (action en vue)
  • si l’action prend moins de deux minutes, répondez de suite puis classez ou jetez le mail
  • si elle prend plus de temps ou qu’il vous manque des informations ou encore que vous ne voulez pas vous en occuper de suite, notez l’action à faire sur votre cahier (ou gestionnaire de tâches)
  • glissez le mail dans un répertoire Action, que vous avez créé (ainsi, le message sort de votre inbox)
  • s’il n’y a pas d’action à faire, classez ou jetez directement le mail
  • passez au mail suivant
  • tous les mails donnant lieu à action sont maintenant sortis de votre boîte de réception (les autres aussi, remarquez)
  • à la fin de votre consultation, il vous reste simplement une liste d’actions à faire
  • vous les avez toutes sous les yeux (sur votre cahier ou gestionnaire de tâches)
  • là, enfin, vous pouvez « gérer » votre temps et vos actions.

Question: Et qu’est-ce que je fais des vieux mails qui sont là depuis des mois?  Il faudra que je dégage du temps pour faire le ménage (soupir).

Réponse: Patience, petit scarabée (oui, j’ose, je vous connais depuis longtemps, maintenant).Vous allez voir qu’on peut faire plus simple qu’un grand ménage et que cela vous prendra 2 minutes, pas plus.

28 Commentaires

Classé dans Comment s'organiser au travail

Messages : checker n’est pas jouer!

Comme tout bon formateur, je propose des pauses à chaque demi-journée pour permettre aux participants à mes stages de se détendre, fumer une cigarette (je suis une ancienne fumeuse, comme je les comprends!), boire un café…

Invariablement, la majorité d’entre eux se précipite sur leur téléphone portable, leur smartphone, voire trottent vigoureusement en direction de leur PC, si la formation a lieu en leurs locaux. Vous ai-je dit que les pauses durent une dizaine de minutes, rarement plus?

Ils reviennent de cette consultation le sourcil froncé, l’air soucieux.

Pourquoi? Parce qu’ils ont -je cite- « checké  leurs mails ». Autrement dit vérifié, relevé, pris connaissance, parcouru.

Or, comme au jeu de dames lorsqu’on était petit, « souffler n’est pas jouer ». Que je transforme allègrement en « checker n’est pas jouer ».

Lorsque vous consultez vos messages, vous n’avez pas toujours la possibilité de passer à l’action immédiatement parce qu’il vous manque des informations ou que ce n’est ni le bon endroit (couloir, métro, salle de formation) ni  le bon moment (pause courte, heure du déjeuner, fin de journée).

Vous pensez « jouer », c’est-à-dire travailler, avancer sur vos tâches. Vous caressez aussi l’espoir que répondre à deux ou trois messages rapidement, « sur le gaz » vous permettra de diminuer le tas de mails qui s’accumule pendant que vous vous formez. Il se peut même que vous attendiez une réponse urgente.

Pourtant, prendre connaissance d’un message, sans avoir de quoi noter l’action à faire dès qu’on aura fini ce qui est en cours, ne sert à rien. Sauf à augmenter votre niveau de stress car vous allez devoir:

  • répéter en boucle dans votre cerveau « il faut que je rappelle Cherclient, il faut que je rappelle Cherclient, il faut que… » .Vous préparez votre réponse à Cherclient au lieu de participer à la suite de la journée… puis vous risquez d’oublier.
  • prendre connaissance (encore!) du message pour vous rafraîchir la mémoire, et en comprendre tous les détails, ce qui revient à n’avoir rien fait (d’où « checker n’est pas jouer »).
  • Et quant à repasser en « non lu » les messages que vous avez pourtant ouverts, pour vous « faire penser qu’il faut y revenir », c’est double stress et confusion à l’horizon…

Envie d’être purement réactif ou vraiment efficace?

Si vous choisissez d’être efficace, prenez de quoi noter avant de prendre connaissance de vos messages. Un cahier, quelqu’un ?

Poster un commentaire

Classé dans Apprendre à s'organiser, Coach en organisation, Comment classer des documents, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, FBI (Fausses Bonnes Idées), Se former à l'organisation personnelle

Urgence, vous dites?

Nous ressentons tous cette culture de l’urgence, cette habitude de travailler en « flux tendu »: ça fait « agile », « réactif », « moderne », » temps réel ». Bref, l’action semble valorisée. La réaction, plutôt. Et au détriment de la réflexion, ça c’est sûr.

Vous n’avez jamais reçu, vous, en réponse à l’un de vos mails, une réponse ultra-rapide, mais parfaitement inutilisable? Et n’avez-vous jamais reçu un coup de fil « t’as pas reçu mon mail? » de la part de l’agité du mulot qui n’arrive pas à comprendre que vous ne soyez pas branché en permanence sur la messagerie… enfin sur SES messages à lui? Moi si. Souvent (soupir).

Perception et réalité

En réalité, cette ambiance survoltée, dopée à l’urgence, est une arnaque. On ne travaille pas mieux dans l’urgence. Invariablement, le  résultat d’un travail fait à la dernière minute est moins satisfaisant que celui qui a été réfléchi puis peaufiné. L’urgence devient plutôt une façon de prioriser ses actions, lorsque l’on sent qu’on est débordé.

Distinguer vraie et fausse urgence

Il y a les vraies urgences (problème imprévisible chez un client, accident du travail, retards imputables à des dysfonctionnements…). Là, on ne se pose pas de questions, on laisse tout tomber et on AGIT. Ca tombe bien, on est très nombreux à adorer ça, fonctionner en pompier.

Et puis il y a les fausses urgences: celles qui étaient de banales « choses à faire » il y a 1 semaine, trois jours ou hier. Celles-là, vous les avez vu venir. Mais vous avez choisi de ne pas leur accorder d’attention du tout puisque ce n’était pas des urgences au moment où vous en avez eu connaissance.

Ajoutons les pièces jointes pas lues, les mails survolés négligemment, les réunions non préparées qui s’éternisent et qui débordent sur le temps de travail de tout le monde… Toutes ces micro-négligences transforment la suite des actions en urgences.

C’est celles-là que nous pouvons  limiter. En anticipant, évidemment.

Une petite habitude à prendre pour en finir avec les urgences qu’on aurait pu éviter

Prenons donc quelques instants, lorsqu’on nous informe de quelque chose, pour:

  • lire complètement le document/mail
  • réfléchir de suite aux situations de blocage possible (qui sera en congé? Ai-je bien tous les éléments? Qu’est-ce que ça implique?)
  • poser immédiatement les questions complémentaires pour nous permettre d’agir en autonomie maximum
  • être explicite du premier coup quand on transfère un mail: que doit faire exactement la personne qui le reçoit?

Vous pensez ne pas avoir le temps de le faire? Dans ce cas, demandez-vous si vous avez du temps à perdre plus tard… au moment de rattraper des bombes à retardement!

1 commentaire

Classé dans Apprendre à s'organiser, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle

Pavlov, ses chiens et la messagerie

Plus vous vérifiez souvent votre boîte de réception, plus vous envoyez de mails.
En effet, impossible de résister à la réponse rapide, à la validation « je le fais vite, comme ça je serai débarrassé », à la tentation de l’ultra-réactivité.

Or, plus vous envoyez de mails, plus vous en recevez.

Le gars de génie qui s’est amusé à compter ça mérite sa statue au Panthéon des organisateurs professionnels (mais c’est juste un « nerd » américain avec beaucoup d’humour). Il a compté un ratio de 1,75 à 2 mails reçus pour chaque mail envoyé. J’avoue que je n’ai pas corroboré ses chiffres par une étude sur échantillon représentatif. Mais mon expérience personnelle et les témoignages de personnes que je forme me font penser qu’il a raison.
Plus vous répondez à vos messages et plus vous le faites vite, plus le volume de mails s’accroît. Tout simplement parce que l’on bascule alors de la messagerie ordinaire à la messagerie instantanée, le chat.

Lorsque je conseille aux participants de mes formations de consulter leur messagerie 2 à 4 fois par demi-journée, à leur initiative, ils me disent parfois que c’est impossible. Que « tout le monde » s’attend à ce qu’ils répondent immédiatement. Il me faut alors leur rappeler que :

  • vous devez travailler selon votre propre emploi du temps (vous avez des objectifs à atteindre dans une année de travail).
  • Si vous-même ne respectez pas cet emploi du temps, quelqu’un d’autre décidera de votre temps.
  • Cette personne, qui que ce soit, contrôlera alors entièrement votre travail.
  • Enfin, nul ne souhaite être assimilé à l’un des chiens du physiologiste Pavlov, conditionné aux alertes de messagerie comme ces malheureuses bêtes le devenaient au son d’une clochette.

Si vous souhaitez vous concentrer sur votre travail et surtout le faire tenir pendant des heures raisonnables ( donc, pas le week-end) vérifiez votre messagerie quand vous le décidez. Pas quand on vous siffle.

3 Commentaires

Classé dans Astuces pour s'organiser, Coach en organisation, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Se former à l'organisation personnelle