Un peu d’arithmétique, pour ce quizz là.
Du coup, on ne tombe pas tous sur les mêmes valeurs, suivant que l’on se base sur une stricte semaine de 35 heures ou bien qu’on considère que jeter un oeil sur sa messagerie le dimanche matin ne peut pas faire de mal…
En tout cas, on tourne autour de la réponse B (24 000 consultations de messagerie par an). C’est énorme !
Vous me rétorquerez, avec raison, qu’une bonne partie de votre charge de travail, si vous évoluez dans le secteur tertiaire, vient par le biais de votre messagerie. C’est vrai.
Cependant, les pièges, vous les connaissez:
1- votre messagerie est aussi votre principale source de distraction, que ce soit amusant (« regarde la dernière video des petits chatons qui tombent dans la piscine! ») ou barbant (« mince, encore des consignes contradictoires par rapport à la semaine dernière! »). Et je n’envisage même pas Fesse Bouc;
2- vous mettez plusieurs minutes à revenir à votre niveau de concentration précédent, juste avant l’interruption. Et ces quelques minutes s’allongent, s’allongent, au fur et à mesure de la journée. Fatigue, vous pensez? En tout cas, votre productivité n’y gagne pas, c’est sûr.
3- comme vous ne pouvez pas toujours vous en occuper tout de suite, de ces messages, vous les laisser « stagner » dans votre boîte de réception en attendant d’y revenir. A force, vous vous surprenez à le détester, ce puits sans fond. Et paradoxalement, vous allez le voir régulièrement, comme on surveillerait du lait sur le feu: de peur que ça déborde!
4- D’autres pièges sont envisagés dans cet article-là.
Imaginez maintenant que vous soyez assis chez vous, confortablement installé dans votre canapé.
Aujourd’hui, votre facteur, ce farceur, a décidé de vous apporter votre courrier, non en une fois comme d’habitude, mais en plusieurs fois, comme ça lui vient. Et à chaque passage, il agite une petite clochette, pour vous faire savoir qu’il a déposé une lettre (ou une publicité ou une facture) dans votre boîte aux lettres.
Au début, vous vous levez à chaque fois, pour aller chercher le courrier. Mais bon, au bout d’un moment, ça commence à bien faire d’être interrompu tout le temps, comme ça, pendant que se déroule votre série préférée à la télévision.
Vous vous dites « je vais attendre un peu avant d’aller prendre connaissance de mon courrier ».
Exactement. Je vais attendre un peu.
A partir de maintenant je vais décider d’aller voir mon courrier quand ça m’arrange, avec la fréquence qui m’arrange.
Encore faut-il supprimer la fichue clochette, OK? L’alarme, le signal, le truc qui couine et/ou qui clignote.
Allez, vous pouvez le faire, même pas peur.
Le zen au travail commence ici. Et se continue ci-dessous…
Des conseils pour gérer vos mails.
La technique de l’ardoise magique appliquée à votre messagerie.
Pourquoi, 9 fois sur 10, ça ne sert à rien de tripoter votre smartphone à tout bout de champ.
C’est urgent? Mouais, à voir.
Tout droit du fond des âges, l’éminent Pavlov et ses chiens (si, si, ça a un rapport, vous verrez).
S'organiser c'est facile 
Au bureau, une rentrée en douceur
Profiter de vos vacances jusqu’au dernier moment!
Je souffre à chaque fois que les cadres avec qui je travaille m’expliquent qu’ils rentrent de vacances plus tôt pour avoir le temps de prendre connaissance de leurs mails « parce que, sinon, je passe mon lundi de rentrée à éplucher ma messagerie ». Exact, comme TOUT LE MONDE!
Parcourir votre messagerie dimanche, avant votre retour officiel, en vous disant « il faut que je lise ça », « il faut que je fasse ça » ne vous avance à rien… sauf à stresser. Attendez donc d’être de retour pour de bon.
Conseils pratiques pour le jour J
Les êtres humains d’abord
Pour ne pas se noyer, éviter de se précipiter vers sa messagerie pour prendre connaissance des « urgences ». Car s’il y avait eu une vraie urgence, soyez-en sûr, on vous aurait dérangé pendant votre apéro sur la terrasse.
Commencez plutôt par aller saluer vos collègues et échanger quelques mots sur les vacances: cela permet de reprendre contact en douceur avec les événements.
Puis, une fois à votre bureau, procédez comme suit:
Messagerie: limiter les bombes à retardement
Je sais, vous n’avez pas le temps! A mon avis, ce que vous ne pouvez pas vous permettre, plutôt, c’est de découvrir, au dernier moment, qu’il y avait une erreur dans les fichiers joints et qu’il faut maintenant rattraper le retard toutes affaires cessantes.
Deux bonnes résolutions de la rentrée
demandez à vos interlocuteurs habituels qu’ils s’astreignent à traiter un seul (je répète: un seul) thème par mail. Faites-en de même. On a l’impression que cela va générer plus de mails (ce que personne ne veut) mais en réalité, cela accélère le traitement de chaque mail. Car on évite ainsi les aller-retours improductifs, les « tu as reçu mon mail? », les messages lus mais non traités, etc. Et donc, tout le monde gagne du temps.
jeter les Post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, jeter quelques vieux mails, mettre en évidence la priorité du lendemain… et découvrir chaque matin, en arrivant, le plaisir d’un bureau net, sans distraction visuelle inutile.
Bonne rentrée, chers lecteurs!
Article publié la première fois en 2013
Partagez!
WordPress:
19 Commentaires
Classé dans Apprendre à s'organiser, Arrêter de procrastiner, Comment classer des documents, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, Se former à l'organisation personnelle
Tagué forte charge de travail, gérer ses mails, messagerie, mieux s'organiser, oragnisation personnelle, organiser ma messagerie, rentrée, s'organiser au bureau, stress