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Au bureau, une rentrée en douceur

MoutonSaute

  • Profiter de vos vacances jusqu’au dernier moment!

Je souffre à chaque fois que les cadres avec qui je travaille m’expliquent qu’ils rentrent de vacances plus tôt pour avoir le temps de prendre connaissance de leurs mails « parce que, sinon, je passe mon lundi de rentrée à éplucher ma messagerie ». Exact, comme TOUT LE MONDE!

Parcourir votre messagerie dimanche, avant votre retour officiel, en vous disant « il faut que je lise ça », « il faut que je fasse ça » ne vous avance à rien… sauf à stresser. Attendez donc d’être de retour pour de bon.

Conseils pratiques pour le jour J:

  • Les êtres humains d’abord

Pour ne pas se noyer, éviter de se précipiter vers sa messagerie pour prendre connaissance des « urgences ». Car s’il y avait eu une vraie urgence,  soyez-en sûr, on vous aurait dérangé pendant votre apéro sur la terrasse.

Commencez plutôt par aller saluer vos collègues et échanger quelques mots sur les vacances: cela permet de reprendre contact en douceur avec les événements.

Puis, une fois à votre bureau, procédez comme suit:

  1. consultez d’abord votre agenda. De quoi les deux semaines à venir sont-elles faites?
  2. écoutez votre messagerie vocale. Notez les actions qui en découlent. Date-limite? Direct sur votre agenda. Pas de date-limite? A noter sur votre cahier ou gestionnaire de tâches.
  3. lisez votre messagerie.
  • Messagerie: limiter les bombes à retardement
  1. Passer quelques secondes à lire chaque mail, sans sélectionner a priori les plus « urgents », les plus « importants » … ni ceux dont vous estimez à vue de nez que votre réponse devrait être rapide.
  2. Vérifiez à chaque fois que vous pouvez lire les pièces jointes.
    Je sais, vous n’avez pas le temps! A mon avis, ce que vous ne pouvez pas vous permettre, plutôt, c’est de découvrir, au dernier moment, qu’il y avait une erreur dans les fichiers joints et qu’il faut maintenant rattraper le retard toutes affaires cessantes.
  3. Classez ou jetez tout de suite les « pour info » et répondez immédiatement à un mail seulement si sa réponse vous prend moins de 2 minutes.
  4. Pour tous les autres mails, notez l’action à faire au fur et à mesure: vous y reviendrez à la fin de la consultation de votre messagerie.
  5. Finissez tranquillement votre lecture, en veillant à faire sortir chaque mail lu (et décision prise) de votre boîte de réception.
  • Deux bonnes résolutions de la rentrée
  1. Mettre en place une communication plus efficace:
    demandez à vos interlocuteurs habituels qu’ils s’astreignent à traiter un seul (je répète: un seul) thème par mail. Faites-en de même. On a l’impression que cela va générer plus de mails (ce que personne ne veut) mais en réalité, cela accélère le traitement de chaque mail. Car on évite ainsi les aller-retours improductifs, les « tu as reçu mon mail? », les messages lus mais non traités, etc. Et donc, tout le monde gagne du temps.
  2. Prendre quelques instants en fin de journée pour ranger son bureau:
    jeter les Post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, jeter quelques vieux mails, mettre en évidence la priorité du lendemain… et découvrir chaque matin, en arrivant, le plaisir d’un bureau net, sans distraction visuelle inutile.

Bonne rentrée, chers lecteurs!

Article publié la première fois en 2013

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Si je le vois, j’y pense. Et si j’y pense, je le fais. Ah bon?

Pour s’organiser au travail, on a tous essayé plusieurs méthodes spontanées. L’une d’entre elles repose principalement sur notre vue.

Si vous êtes du genre à utiliser vos yeux pour vous organiser, peut-être faites-vous ceci:

  • des guirlandes de post-it autour de votre écran, sous votre clavier, sur votre cahier… partout,
  • vous repassez en gras  (non lus) les emails une fois que vous les avez lus, pour vous faire penser qu’il faudra faire quelque chose avec eux,
  • variante: vous placez des couleurs ou des drapeaux sur les emails nécessitant une action,
  • vous faites des piles de documents par genre. Par exemple, Pile n°1:“ce que je dois faire aujourd’hui”, Pile n°2: “les pas très urgents mais il ne faudra pas que je les oublie” et Pile n°3: « les quand j’aurai le temps”…

Certes, ces techniques fonctionnent… jusqu’à un certain point. Hélas, plus vous gérez d’informations moins cela marche.

 

Tout se passe comme si vous aviez la certitude que « Si je le vois, j’y pense et si j’y pense, je vais le faire« . Or, non.

Parce que:

1- Sans pour autant passer à l’action, vous augmentez votre »tourbillon mental« : « ah, oui, j’avais dit qu’il fallait que je le fasse! Oh mince, ça aussi! »

2- Les priorités changent tout le temps. Et c’est normal.

3- Vous n’avez qu’une vision partielle de ce qui vous attend: ce qui est sous votre nez. Le reste, parfois tout aussi important, est ailleurs: sur des listes, dans votre tête, sur une carte de visite, parmi vos notes de réunion…

4- Vous vous redites plusieurs fois les mêmes choses au sujet des mêmes informations: cela finit par être épuisant.

5- Vous savez bien que tous ces signaux finissent par devenir invisibles.
Soit parce qu’ils sont là depuis trop longtemps (ou disparaissent mécaniquement, chassés par les nouveaux messages), soit parce que vous ne pouvez pas (ou n’avez pas envie de) passer à l’action. Mais le pense-bête visuel, lui, reste là.

bureau désordre

SOLUTION

  1. Extrayez une action de chaque email ou papier tant que vous l’avez sous les yeux.
  2. Notez-la sur votre cahier ou votre gestionnaire de tâches si vous ne voulez pas/ne pouvez pas la faire immédiatement.
  3. Puis sortez l’email ou le papier de son emplacement de départ.
  4. Vous aurez maintenant sous les yeux une liste unique des choses à faire, quelle qu’en soit la provenance.

 

AVANTAGES

  1. Plus besoin d’avoir les informations d’origine à la vue pendant des jours et des jours. Votre environnement redevient clair, vos idées aussi.
  2. Cette liste unique vous permet d’avoir une vision complète de tout ce que vous avez à faire. Vous pouvez maintenant choisir quoi faire en toute connaissance de cause et selon les priorités du moment.
  3. Vous voici l’heureux propriétaire d’une boîte de réception qui contient seulement les messages que vous n’avez pas encore lus: quel soulagement!

Pour aller plus loin:

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Mon facteur est un farceur – ou avec quelle fréquence regardez-vous vos mails? (Réponse au quizz N° 2)

Un peu d’arithmétique, pour ce quizz là.

Du coup, on ne tombe pas tous sur les mêmes valeurs, suivant que l’on se base sur une stricte semaine de 35 heures ou bien qu’on considère que jeter un oeil sur sa messagerie le dimanche matin ne peut pas faire de mal…

En tout cas, on tourne autour de la réponse B (24 000 consultations de messagerie par an).  C’est énorme !

Vous me rétorquerez, avec raison, qu’une bonne partie de votre charge de travail, si vous évoluez dans le secteur tertiaire, vient par le biais de votre messagerie. C’est vrai.

Cependant, les pièges, vous les connaissez:

1- votre messagerie est aussi votre principale source de distraction, que ce soit amusant (« regarde la dernière video des petits chatons qui tombent dans la piscine! ») ou barbant (« mince, encore des consignes contradictoires par rapport à la semaine dernière! »). Et je n’envisage même pas Fesse Bouc;

2- vous mettez plusieurs minutes à revenir à votre niveau de concentration précédent, juste avant l’interruption. Et ces quelques minutes s’allongent, s’allongent, au fur et à mesure de la journée. Fatigue, vous pensez? En tout cas, votre productivité n’y gagne pas, c’est sûr.

3- comme vous ne pouvez pas toujours vous en occuper tout de suite, de ces messages, vous les laisser « stagner » dans votre boîte de réception en attendant d’y revenir. A force, vous vous surprenez à le détester, ce puits sans fond. Et paradoxalement, vous allez le voir régulièrement, comme on surveillerait du lait sur le feu: de peur que ça déborde!

4- D’autres pièges sont envisagés dans cet article-là.

MoutonLettre

Imaginez maintenant que vous soyez assis chez vous, confortablement installé dans votre canapé.

Aujourd’hui, votre facteur, ce farceur, a décidé de vous apporter votre courrier, non en une fois comme d’habitude, mais en plusieurs fois, comme ça lui vient. Et à chaque passage, il agite une petite clochette, pour vous faire savoir qu’il a déposé une lettre (ou une publicité ou une facture) dans votre boîte aux lettres.

Au début, vous vous levez à chaque fois, pour aller chercher le courrier. Mais bon, au bout d’un moment, ça commence à bien faire d’être interrompu tout le temps, comme ça, pendant que se déroule votre série préférée à la télévision.

Vous vous dites « je vais attendre un peu avant d’aller prendre connaissance de mon courrier ».

Exactement. Je vais attendre un peu.

A partir de maintenant je vais décider d’aller voir mon courrier quand ça m’arrange, avec la fréquence qui m’arrange.

Encore faut-il supprimer la fichue clochette, OK? L’alarme, le signal, le truc qui couine et/ou qui clignote.

Allez, vous pouvez le faire, même pas peur.

Le zen au travail commence ici. Et se continue ci-dessous…

Des conseils pour gérer vos mails.

La technique de l’ardoise magique appliquée à votre messagerie.

Pourquoi, 9 fois sur 10, ça ne sert à rien de tripoter votre smartphone à tout bout de champ.

C’est urgent? Mouais, à voir.

Tout droit du fond des âges, l’éminent Pavlov et ses chiens (si, si, ça a un rapport, vous verrez).

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