Pour s’organiser au travail, on a tous essayé plusieurs méthodes spontanées. L’une d’entre elles repose principalement sur notre vue.
Si vous êtes du genre à utiliser vos yeux pour vous organiser, peut-être faites-vous ceci:
- des guirlandes de post-it autour de votre écran, sous votre clavier, sur votre cahier… partout,
- vous repassez en gras (non lus) les emails une fois que vous les avez lus, pour vous faire penser qu’il faudra faire quelque chose avec eux,
- variante: vous placez des couleurs ou des drapeaux sur les emails nécessitant une action,
- vous faites des piles de documents par genre. Par exemple, Pile n°1:“ce que je dois faire aujourd’hui”, Pile n°2: “les pas très urgents mais il ne faudra pas que je les oublie” et Pile n°3: « les quand j’aurai le temps”…
Certes, ces techniques fonctionnent… jusqu’à un certain point. Hélas, plus vous gérez d’informations moins cela marche.
Tout se passe comme si vous aviez la certitude que « Si je le vois, j’y pense et si j’y pense, je vais le faire« . Or, non.
Parce que:
1- Sans pour autant passer à l’action, vous augmentez votre »tourbillon mental« : « ah, oui, j’avais dit qu’il fallait que je le fasse! Oh mince, ça aussi! »
2- Les priorités changent tout le temps. Et c’est normal.
3- Vous n’avez qu’une vision partielle de ce qui vous attend: ce qui est sous votre nez. Le reste, parfois tout aussi important, est ailleurs: sur des listes, dans votre tête, sur une carte de visite, parmi vos notes de réunion…
4- Vous vous redites plusieurs fois les mêmes choses au sujet des mêmes informations: cela finit par être épuisant.
5- Vous savez bien que tous ces signaux finissent par devenir invisibles.
Soit parce qu’ils sont là depuis trop longtemps (ou disparaissent mécaniquement, chassés par les nouveaux messages), soit parce que vous ne pouvez pas (ou n’avez pas envie de) passer à l’action. Mais le pense-bête visuel, lui, reste là.
SOLUTION
- Extrayez une action de chaque email ou papier tant que vous l’avez sous les yeux.
- Notez-la sur votre cahier ou votre gestionnaire de tâches si vous ne voulez pas/ne pouvez pas la faire immédiatement.
- Puis sortez l’email ou le papier de son emplacement de départ.
- Vous aurez maintenant sous les yeux une liste unique des choses à faire, quelle qu’en soit la provenance.
AVANTAGES
- Plus besoin d’avoir les informations d’origine à la vue pendant des jours et des jours. Votre environnement redevient clair, vos idées aussi.
- Cette liste unique vous permet d’avoir une vision complète de tout ce que vous avez à faire. Vous pouvez maintenant choisir quoi faire en toute connaissance de cause et selon les priorités du moment.
- Vous voici l’heureux propriétaire d’une boîte de réception qui contient seulement les messages que vous n’avez pas encore lus: quel soulagement!
Pour aller plus loin:
- Je règle leur compte aux Post-it (même si je les aime bien)
- « Laurence, on voit bien que vous n’avez jamais vu ma messagerie! » Je crois que si.
- La technique infaillible, en détail, pour gérer vos mails.
- Comment éviter les bombes à retardement (horreur! elles ressemblent à des mails)
- La (désormais) célèbre parabole des chaussettes ou quand accepter de perdre du temps.
- Pour ceux qui manipulent encore beaucoup de papiers: comment gérer les papiers au bureau.
S'organiser c'est facile 
Au bureau, une rentrée en douceur
Je souffre à chaque fois que les cadres avec qui je travaille m’expliquent qu’ils rentrent de vacances plus tôt pour avoir le temps de prendre connaissance de leurs mails « parce que, sinon, je passe mon lundi de rentrée à éplucher ma messagerie ». Exact, comme TOUT LE MONDE!
Parcourir votre messagerie dimanche, avant votre retour officiel, en vous disant « il faut que je lise ça », « il faut que je fasse ça » ne vous avance à rien… sauf à stresser. Attendez donc d’être de retour pour de bon.
Conseils pratiques pour le jour J:
Pour ne pas se noyer, éviter de se précipiter vers sa messagerie pour prendre connaissance des « urgences ». Car s’il y avait eu une vraie urgence, soyez-en sûr, on vous aurait dérangé pendant votre apéro sur la terrasse.
Commencez plutôt par aller saluer vos collègues et échanger quelques mots sur les vacances: cela permet de reprendre contact en douceur avec les événements.
Puis, une fois à votre bureau, procédez comme suit:
Je sais, vous n’avez pas le temps! A mon avis, ce que vous ne pouvez pas vous permettre, plutôt, c’est de découvrir, au dernier moment, qu’il y avait une erreur dans les fichiers joints et qu’il faut maintenant rattraper le retard toutes affaires cessantes.
demandez à vos interlocuteurs habituels qu’ils s’astreignent à traiter un seul (je répète: un seul) thème par mail. Faites-en de même. On a l’impression que cela va générer plus de mails (ce que personne ne veut) mais en réalité, cela accélère le traitement de chaque mail. Car on évite ainsi les aller-retours improductifs, les « tu as reçu mon mail? », les messages lus mais non traités, etc. Et donc, tout le monde gagne du temps.
jeter les Post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, jeter quelques vieux mails, mettre en évidence la priorité du lendemain… et découvrir chaque matin, en arrivant, le plaisir d’un bureau net, sans distraction visuelle inutile.
Bonne rentrée, chers lecteurs!
Article publié la première fois en 2013
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19 Commentaires
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