- Profiter de vos vacances jusqu’au dernier moment!
Je souffre à chaque fois que les cadres avec qui je travaille m’expliquent qu’ils rentrent de vacances plus tôt pour avoir le temps de prendre connaissance de leurs mails « parce que, sinon, je passe mon lundi de rentrée à éplucher ma messagerie ». Exact, comme TOUT LE MONDE!
Parcourir votre messagerie dimanche, avant votre retour officiel, en vous disant « il faut que je lise ça », « il faut que je fasse ça » ne vous avance à rien… sauf à stresser. Attendez donc d’être de retour pour de bon.
Conseils pratiques pour le jour J:
- Les êtres humains d’abord
Pour ne pas se noyer, éviter de se précipiter vers sa messagerie pour prendre connaissance des « urgences ». Car s’il y avait eu une vraie urgence, soyez-en sûr, on vous aurait dérangé pendant votre apéro sur la terrasse.
Commencez plutôt par aller saluer vos collègues et échanger quelques mots sur les vacances: cela permet de reprendre contact en douceur avec les événements.
Puis, une fois à votre bureau, procédez comme suit:
- consultez d’abord votre agenda. De quoi les deux semaines à venir sont-elles faites?
- écoutez votre messagerie vocale. Notez les actions qui en découlent. Date-limite? Direct sur votre agenda. Pas de date-limite? A noter sur votre cahier ou gestionnaire de tâches.
- lisez votre messagerie.
- Messagerie: limiter les bombes à retardement
- Passer quelques secondes à lire chaque mail, sans sélectionner a priori les plus « urgents », les plus « importants » … ni ceux dont vous estimez à vue de nez que votre réponse devrait être rapide.
- Vérifiez à chaque fois que vous pouvez lire les pièces jointes.
Je sais, vous n’avez pas le temps! A mon avis, ce que vous ne pouvez pas vous permettre, plutôt, c’est de découvrir, au dernier moment, qu’il y avait une erreur dans les fichiers joints et qu’il faut maintenant rattraper le retard toutes affaires cessantes.
- Classez ou jetez tout de suite les « pour info » et répondez immédiatement à un mail seulement si sa réponse vous prend moins de 2 minutes.
- Pour tous les autres mails, notez l’action à faire au fur et à mesure: vous y reviendrez à la fin de la consultation de votre messagerie.
- Finissez tranquillement votre lecture, en veillant à faire sortir chaque mail lu (et décision prise) de votre boîte de réception.
- Deux bonnes résolutions de la rentrée
- Mettre en place une communication plus efficace:
demandez à vos interlocuteurs habituels qu’ils s’astreignent à traiter un seul (je répète: un seul) thème par mail. Faites-en de même. On a l’impression que cela va générer plus de mails (ce que personne ne veut) mais en réalité, cela accélère le traitement de chaque mail. Car on évite ainsi les aller-retours improductifs, les « tu as reçu mon mail? », les messages lus mais non traités, etc. Et donc, tout le monde gagne du temps.
- Prendre quelques instants en fin de journée pour ranger son bureau:
jeter les Post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, jeter quelques vieux mails, mettre en évidence la priorité du lendemain… et découvrir chaque matin, en arrivant, le plaisir d’un bureau net, sans distraction visuelle inutile.
Bonne rentrée, chers lecteurs!
Article publié la première fois en 2013
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J'aime chargement…
Je viens de mettre en ligne les 
Je ne sais pas pour vous, mais moi, j’ai toujours trouvé que le rôle du Prince des contes de fées était autrement plus amusant que le rôle de la Princesse. En conséquence, lorsque l’on jouait, mon frère et moi, nous étions deux à inventer et passer avec succès les épreuves. La Princesse? Pas moi. Une poupée était désignée, restait dans son coin et basta. 
Vous rêvez de (re)devenir zen? Alors, ces deux jours, organisés par le magazine Elle, sont pour vous.
Quand on essaie toutes les méthodes pour s’organiser…
Phase 1: prise de conscience qu’il faut un système
Phase 2: expérimentation dudit système
Phase 3: on sophistique le système parce qu’il y a trop d’informations à gérer
Phase 4: on tente de rester à flot mais on est débordé
Phase 5: on commet des erreurs, parce qu’on n’a pas le temps de tout lire
Phase 6: quelques conséquences désagréables…
Heureusement, on a fait mieux depuis (et sans intervention divine): comme par exemple, suivre une formation destinée justement aux personnes débordées, qui n’ont pas le temps de tâtonner et qui veulent être plus agiles, plus souples, … plus efficaces, en somme.
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